Manajemen Transportasi dan Distribusi

Fungsi dasar manajemen distribusi dan transportasi Melakukan segmentasi dan menentukan target service level Menentukan mode transportasi yang akan digunakan Melakukan konsolidasi informasi dan pengiriman Melakukan penjadwalan dan penentuan rute pengiriman Memberikan pelayanan nilai tambah Menyimpan persediaan Menangani pengembalian (return)

Strategi distribusi Secara umum strategi distribusi produk dari pabrik ke pelanggan ada tiga, yaitu : Pengiriman langsung (direct shipment) Pengiriman melalui warehouse Cross-docking

Pengirman langsung (direct shipment) Pengiriman dilakukan langsung dari pabrik ke pelanggan tanpa melalui gudang atau fasilitas penyangga Cocok untuk produk yang berumur pendek atau mudah rusak dalam proses bongkar muat/pemindahannya Terjadi penghematan karena hilangnya fasilitas gudang atau fasilitas penyangga Walaupun terkadang biaya distribusi mejadi lebih tinggi karena tidak dapat mencapai scale of economics Contoh : pengiriman coca cola dari pabrik ke giant, carefour, dll Menanggung resiko yang tinggi jika ketidakpastian permintaan/pasokan tinggi

Pengiriman melalui warehouse Produk yang dikirim dari pabrik melewati satu atau lebih gudang atau fasilitas penyangga Cocok untuk produk dengan tingkat ketidakpastian demand/supply yang tinggi serta produk dengan daya tahan relatif lama (durable products) Gudang berfungsi sebagai tempat konsolidasi beban dari sejumlah supplier sehngga pengiriman skala ekonomi bisa dicapai Jika terdapat ketidaksinkronan dalam demand dan supply maka gudang sebagai peredam ketidakpastian Biaya operasional menjadi lebih tinggi dan barang relatif lama sampai ke tangan pelanggan

Cross-Docking Produk yang dikirim ke pelanggan akan melalui fasilitas cross- dock yang berada di antara pabrik dan pelanggan Di tempat ini, kendaraan penjemput dan pengirim akan bertemu dan terjadi transfer beban (dimungkinkan terjadi konsolidasi yang melibatkan banyak pabrik dan pelanggan) Pengiriman bisa relatif cepat dan tetap mencapai economics of scale Kegiatan handling akan jauh berkurang dan inventory di supply chain tidak setinggi model warehousing Strategi ini lemah dari sisi kebutuhan investasi sistem yang cukup tinggi untuk mencapai visibilitas informasi serta koordinasi diantara pabrik-pelanggan, antar pabrik dan antar pelanggan

Moda transportasi Manajer supply chain perlu memahami kelayakan, keunggulan, dan kelemahan tiap jenis alat transportasi dalam membuat keputusan pengiriman/distribusi produknya Shipper : pemilik barang yang berkepentingan barangnya untuk dikirim Carrier : pihak yang bertugas melakukan pengiriman, misal jasa pengiriman Mode transportasi terbaik mana yang digunakan bisa berbeda apabila ditinjau dari sudut pandang yang berbeda (shipper vs carrier)

Dasar pertimbangan evaluasi moda transportasi Dilihat dari sudut pengirim atau carrier Hal yang perlu dipertimbangkan: Biaya-biaya yang terlibat Biaya alat transportasi (beli atau sewa) Biaya operasional tetap (biaya terminal atau bandara) Biaya operasional variabel (biaya bahan bakar) Biaya-biaya lain seperti overhead Aspek lain seperti kecepatan, volume angkut, fleksibilitas

Dasar pertimbangan evaluasi moda transportasi Dilihat dari sudut shipper Hal yang perlu dipertimbangkan: Biaya transportasi, biaya persediaan, biaya loading- unloading, dan biaya fasilitas Tingkat service level yang diperoleh dan ketidakpastian waktu pengiriman Trade off antara berbagai ongkos tersebut harus dicari dalam menentukan mode transportasi Misal : ada mode transportasi yang mahal, namun cepat dan menghasilkan penurunan inventory secara signifikan

Evaluasi umum moda transportasi

Penentuan rute dan jadwal pengiriman Biaya bukanlah satu-satunya faktor pertimbangan dalam proses pengiriman Permasalahan penjadwalan dan penentuan rute pengiriman bisa memiliki beberapa tujuan, seperti: Meminimumkan biaya pengiriman Meminimumkan waktu Meminimumkan jarak tempuh Yang lainnya menjadi kendala (constraint), seperti : Time window (waktu tertentu) Maksimum jarak tempuh tiap kendaraan Kapasitas kendaraan

Metode Saving Matrix Yaitu metode untuk meminimumkan jarak atau waktu atau ongkos dengan mempertimbangkan kendala- kendala yang ada Langkah-langkah yang harus dikerjakan: Mengidentifikasi matrik jarak Mengidentifikasikan matrik penghematan (saving matrix) Mengalokasikan toko ke kendaraan atau rute Mengurutkan toko (tujuan) dalam rute yang sudah terdefinisi

Contoh Sebuah perusahaan akan mengirimkan produk dari gudang pusat yang diasumsikan berada di titik pusat (0,0) ke 8 lokasi toko yang koordinatnya ditampilkan berikut Perusahaan bisa menyewakan maksimum 3 truk dengan kapasitas 700 unit Toko tujuan Koordinat x Koordinat y Ukuran order 1 10 8 320 2 -3 85 3 16 -8 300 4 150 5 9 200 6 120 7 12 180 230

Mengidentifikasikan matrik jarak Langkah I : Mengidentifikasikan matrik jarak Menentukan jarak antara gudang ke masing-masing toko dan jarak antar toko Untuk sederhananya, menggunakan lintasan terpendek sebagai jarak antar lokasi Apabila jarak riil antar lokasi diketahui, maka jarak riil tersebut lebih baik digunakan daripada dihitung secara teoritis

Tabel 1. Matrik jarak dari gudang ke toko dan antar toko   Gudang Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 12,8 0,0 10,4 13,2 17,9 17,1 26,2 10,2 6,0 15,3 11,7 9,1 7,1 15,0 11,4 1,4 6,4 6,7 8,6 17,7 15,6 4,0 20,9 10,0 11,0 9,2 6,3 8,2 19,8 8,9 2,2 Tabel 1. Matrik jarak dari gudang ke toko dan antar toko

Mengidentifikasikan matrik penghematan (savings matrix) Langkah 2 : Mengidentifikasikan matrik penghematan (savings matrix) Asumsi awal : setiap toko akan dikunjungi oleh satu truk secara eksklusif (akan ada 8 rute yang berbeda dengan satu tujuan masing-masing) savings matrix mempresentasikan penghematan yang bisa direalisasikan dengan menggabungkan dua pelanggan ke dalam satu rute Ilustrasi perubahan yang terjadi dengan mengkonsolidasikan toko 1 dan toko 2 ke dalam satu rute

Perubahan jarak yang terjadi adalah 2 J (G,1) + 2 J (G,2) – [ J (G,1) + J (1,2) + J (2,G)] = J (G,1) + J (G,2) – J (1,2) Hasil tersebut diperoleh dengan asumsi bahwa jarak (x,y) sama dengan jarak (y,x) Dapat digeneralisasi : S (x,y) = J (G,x) + J (G,y) – J (x,y) S (x,y) adalah penghematan jarak (savings) yang diperoleh dengan menggabungkan rute x dan y menjadi satu Dengan rumus di atas matrik penghematan dapat dihitung untuk semua toko

  Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 0,0 10,1 13,6 2,2 17,0 5,3 16,4 14,8 4,5 15,6 17,8 12,5 8,2 6,6 9,9 9,1 24,4 12,9 12,6 15,8 13,7 12,8 10,9 10,3 4,4 7,6 6,8 10,5 11,9 Tabel 2. Matrik penghematan jarak dengan menggabungkan dua rute yang berbeda

Tabel 3. Langkah awal semua toko memiliki rute terpisah Mengalokasikan toko ke kendaraan atau rute Di awal kita mengalokasikan tiap toko ke rute yang berbeda atau rute awal yang ditunjukkan pada tabel 3 berikut.   Gudang Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 Rute 1 0,0 Rute 2 10,1 Rute 3 13,6 2,2 Rute 4 17,0 5,3 16,4 Rute 5 14,8 4,5 15,6 17,8 Rute 6 12,5 8,2 6,6 9,9 9,1 Rute 7 24,4 12,9 12,6 15,8 13,7 12,8 Rute 8 10,9 10,3 4,4 7,6 6,8 10,5 11,9 Order 320 85 300 150 200 120 180 230 Tabel 3. Langkah awal semua toko memiliki rute terpisah

Jumlah beban masing-masing 320 dan 180 sehingga bisa dilakukan Penggabungan akan dimulai dari nilai penghematan terbesar karena kita berupaya memaksimumkan penghematan Dimulai dari angka 24,4 yang merupakan penghematan dari penggabungan toko 1 dan 7 Jumlah beban masing-masing 320 dan 180 sehingga bisa dilakukan   Gudang Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 Rute 1 0,0 Rute 2 10,1 Rute 3 13,6 2,2 Rute 4 17,0 5,3 16,4 Rute 5 14,8 4,5 15,6 17,8 Rute 6 12,5 8,2 6,6 9,9 9,1 24,4 12,9 12,6 15,8 13,7 12,8 Rute 8 10,9 10,3 4,4 7,6 6,8 10,5 11,9 Order 320 85 300 150 200 120 180 230

Penghematan terbesar kedua adalah 17,8 (toko 4 dan toko 5) Jumlah beban kedua toko 150 + 200 = 350 ; toko 5 bisa bergabung ke rute 4   Gudang Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 Rute 1 0,0 Rute 2 10,1 Rute 3 13,6 2,2 Rute 4 17,0 5,3 16,4 14,8 4,5 15,6 17,8 Rute 6 12,5 8,2 6,6 9,9 9,1 24,4 12,9 12,6 15,8 13,7 12,8 Rute 8 10,9 10,3 4,4 7,6 6,8 10,5 11,9 Order 320 85 300 150 200 120 180 230

Penghematan berikutnya adalah 16,4 yang merupakan penggabungan toko 3 dan toko 4 Toko 4 sudah tergabung dengan toko 5, maka kita lihat apakah toko 3 bisa ikut bergabung Tambahan toko 3 membuat total beban menjadi 650 (masih di bawah kapasitas truk, sehingga bisa bergabung) Sisa kapasitas truk hanya 50 sehingga rute 4 sudah selesai dengan melayani toko 3, 4, dan 5 Nilai penghematan berikutnya adalah 12,9 dimana toko 2 bergabung dengan rute 1, sehingga rute 1 melayani toko1, 2, dan 7 dengan total beban sebanyak 585 Selanjutnya adalah penggabungan toko 2 dan toko 8 menjadi satu rute dengan beban 350

Jadi kita berakhir dengan tiga kelompok, yaitu: Rute 1 : toko 1, 2, dan 7 (beban 585) Rute 2 : toko 3, 4, dan 5 (beban 650) Rute 3 : toko 6 dan toko 8 (beban 350)   Gudang Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 Rute 1 0,0 Rute 2 10,1 Rute 3 13,6 2,2 Rute 4 17,0 5,3 16,4 14,8 4,5 15,6 17,8 Rute 6 12,5 8,2 6,6 9,9 9,1 24,4 12,9 12,6 15,8 13,7 12,8 Rute 8 10,9 10,3 4,4 7,6 6,8 10,5 11,9 Order 320 85 300 150 200 120 180 230

Mengurutkan toko (tujuan) dalam rute yang sudah terdefinisi Langkah 4 : Mengurutkan toko (tujuan) dalam rute yang sudah terdefinisi Akan dibahas dua metode sederhana, dengan prinsip meminimumkan jarak perjalanan truk : Metode Nearest insert Metode Nearest neighbor Memilih toko yang kalau dimasukkan ke dalam rute yang sudah ada menghasilkan tambahan jarak yang minimum Sebagai ilustrasi kita lihat rute 1 yang melayani toko 1, 2, dan 7 Pada awalnya kita memiliki trip dari gudang ke gudang dg jarak 0 Selanjutnya kita lihat berapa jarak yang terjadi dengan menambahkan masing-masing toko ke rute yang ada: G – 1 – G = 25,6 G – 2 – G = 20,8 G – 7 – G = 31,2

Metode Nearest insert (lanjutan) Karena jarak yang dihasilkan minimum yaitu 20,8 dari alternatif kedua, maka yang dikunjungi dulu adalah toko 2 sehingga saat ini kita memiliki rute G – 2 – G Dengan cara yang sama kita mengevaluasi toko mana yang selanjutnya akan dikunjungi Dari dua alternatif diperoleh : G – 2 – 1 – G = 36,4 G – 2 – 7 – G = 39,2 Karena yang minimum adalah alternatif 1 dengan jarak 36,4 maka yang dikunjungi setelah toko 2 adalah toko 1 Karena hanya tersisa satu toko, maka pekerjaan kita selesai dan rute yang terbentuk G – 2 – 1 – 7 – G dengan jarak 43,2

Tidak selalu cara yang berbeda menghasilkan jarak yang sama Metode Nearest neighbor Prinsipnya selalu menambahkan toko yang jaraknya paling dekat dengan toko yang kita kunjungi terakhir... Di awal kita berangkat dari gudang sehingga kita mencari toko terdekat dari gudang Di antara 3 toko yang terdekat adalah toko 2 dengan jarak 10,4 Selanjutnya dari toko 2, jarak ke toko 1 dan 7 sama-sama 13,2 sehingga bisa dipilih salah satu (misal nomor terkecil) Rutenya menjadi : G – 2 – 1 – 7 – G Tidak selalu cara yang berbeda menghasilkan jarak yang sama Kita bisa membandingkan beberapa algoritma yang berbeda, kemudian memilih jarak total yang minimum

Melakukan monitoring pengiriman Informasi posisi barang dalam pengiriman penting diketahui sejak dini oleh kedua belah pihak sehingga bisa dilakukan proses pengendalian secara dini Proses monitoring membutuhkan teknologi yang bisa secara real time melaporkan posisi barang setiap saat Teknologi ini bisa meliputi komunikasi radio, satelit, barcoding, intelligent messaging, dsb.

Dapat melakukan perubahan tujuan jika terjadi perubahan mendesak Manfaat yang bisa diberikan dengan pemakaian teknologi yang tepat dalam memonitor proses pengiriman : Perusahaan pengiriman bisa melakukan pemetaan posisi geografis armada mereka dalam suatu peta elektronik Pengurangan waktu pengiriman karena dimungkinkan untuk melakukan perubahan rute untuk menghindari kemacetan Dapat melakukan perubahan tujuan jika terjadi perubahan mendesak Kepastian yang lebih tinggi didapat oleh kedua belah pihak  Apabila ada tanda keterlambatan, maka pemesan dapat melakukan tindakan alternatif, misalnya pemesanan mendadak atau perubahan jadwal produksi (jika barang digunakan untuk bahan baku)

Tugas Dikumpulkan Saat UTS Sesuai Kelompok Berikan contoh perusahaan dalam menerapkan Manajemen Transportasi dan Distribusi atau Manajemen Distribusi/Lean Distribution, serta jelaskan model yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Buat summary dari penelitian yang berkaitan dengan penentuan lokasi gudang (Facility Location), dengan 4 model yang ada (boleh jasa atau manufaktur) dan cantumkan sumber penelitian yang dipakai. Contoh : Sumber ; Gunasekaran, A., et al, 2004, A Framework for Supply Chain Performance Measurement, Int. Journal Production Economics Vol. 87, page. 333-347. Note : Referensi bisa dilihat pada beberapa contoh penelitian

Perusahaan bisa menyewakan maksimum 3 pickup dengan kapasitas 300 unit Sebuah perusahaan akan mengirimkan produk dari gudang pusat yang diasumsikan berada di titik pusat (0,0) ke 5 lokasi toko yang koordinatnya ditampilkan berikut Perusahaan bisa menyewakan maksimum 3 pickup dengan kapasitas 300 unit Note : Referensi bisa dilihat pada beberapa contoh penelitian Toko tujuan Koordinat x Koordinat y Ukuran order 1 12 18 120 2 -3 10 80 3 6 -5 150 4 8 110 5 -6 7 175