FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI SPECIAL EVENTS PERTEMUAN 6 SAHIRA HUMAIRA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI

VISI DAN MISI UNIVERSITAS ESA UNGGUL

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN Mampu menguraikan aspek – aspek budgeting untuk event

Menghindari kesalahan dalam penyusunan anggaran Melupakan tujuan event Menentukan harga tiket sebelum diketahui dengan pasti beberapa total biaya yang akan dikeluarkan untuk keseluruhan event. Tidak melibatkan pihak-pihak yang mengetahui keuangan secara pasti sehingga penyususunan anggaran tidak sesuai dan tidak akurat. Merasa sangat optimis bisa mendapatkan tempat penyelenggaraan, padahal sulit untuk mendapatkan tempat sesuai harapan. Melupakan komponen biaya lain yang sama pentingnya dengan biaya tetap yang harus dikeluarkan, misalnya tidak memperhitungkan biaya keselamatan, keamanan, asuransi dan penambahan biaya pajak. Tidak memiliki dana yang cukup sebagai modal awal, biasanya banyak uang muka yang harus dikeluarkan dari awal untuk pemesanan di muka seperti uang muka sewa tempat penyelenggaraan. Pengeluaran yang tidak disertai tanda bukti atau bon yang mengakibatkan control terhadap pengeluaran berkurang.

Pedoman penyusunan anggaran Selalu berpedoman pada tujuan event. Selalu melakukan pengecekan terhadap harga terkini dari setiap komponen yang menjadi biaya event. Jika event akan diselenggarakan masih dalam hitungan bulan atau tahun, musim High season sebaiknya ditambahkan biaya untuk menghindari kenaikan harga pada saat event diselenggarakan. Menetapkan harga tiket setelah seluruh komponen biaya dihitung ditambah dengan beberapa keuntungan yang diharapkan. Mempertimbangkan apakah event yang ditetapkan akan dihadiri oleh jumlah pengunjung sesuai dengan target yang telah ditetapkan atau tidak. Bagaimana jika yang menghadiri event hanya 70 %, 50 % atau kurang dari 50 %.

Perbandingan antara pemasukan dan pengeluaran Pemasukan cenderung tidak pasti sedangkan Pengeluaran cenderung pasti. Untuk mengatasi kerugian maka perlu Sponsor Donatur Usaha pre event (Cari dana) Berusaha meminimalkan pengeluaran atau mengatur keuangan. (menggunakan Plan B)

Pedoman Mengelola Keuangan Event Mengatur jadwal pemasukan dan pengeluaran Menjalankan fungsi melakukan penagihan dan menyisihkan pengeluaran pada pos-pos yang dianggarkan dan waktu pembayaran yang telah dijadwalkan.

Pembagian pembiayaan Event Before Event (Pemasukan dan pengeluaran sebelum event dilaksanakan). During Event (Pemasukan dan pengeluaran pada saat event dilaksanakan). After Event ( pemasukan dan pengeluaran sesudah event dilaksanakan).

Sumber pemasukan: Modal Organizer (Ini dihitung pinjaman dan segera dikembalikan) Karcis pengunjung Pendaftaran peserta (untuk lomba, seminar, workshop) Penjualan stand pameran Pemasangan display promosi di area pameran Penyebaran barang-barang promosi brosur, leaflet dan sebagai pada area promosi Promosi dalam bentuk presentasi sederhana di ruang seminar Sponsor (pemerintah, lembaga, organisasi, institusi, perusahaan, perorangan) Donatur Iklan bersama Merchandise Liputan (Filler artis, press conference) Beverage

Bila pemasukan beberapa hari menjelang hari H tidak sesuai dengan rencana Mencari Alternatif ide pemasukan lain Bekerja lebih keras untuk memastikan jumlah audience yang sesuai dengan target Memperkecil pengeluaran dengan penghematan, perubahan format namun yang tidak terikat ketentuan dengan sponsor atau mengubah inti acara. Menjadwalkan ulang pembayaran

Pembayaran lunas During Event Honor pengisi acara (bisa juga pada saat mereka selesai tampil) Biaya transport termasuk uang bensin, tol, parkir dan tip supir. Honor petugas keamanan Honor petugas lapangan atau tenaga part time Tip untuk petugas engineering (untuk pengurusan masalah listrik) Biaya sewa tempat (tergantung negosiasi) Biaya konsumsi langsung di luar paket catering (bisa pada saat selesai makan) Biaya publikasi pers

Pembayaran lunas After Event maksimal 3 hari Honor petugas operasional (panitia dan Tim produksi dan petugas penerima tamu) Biaya dokumentasi foto dan video (setelah hasil diserahkan) Pelunasan kepada event kontraktor. Biaya pemberitaan di media mengenai liputan seputar event. Penambahan fasilitas yang dipakai selama event. Biaya kerusakan yang terjadi pada event Biaya-biaya tidak terduga

Mengatur Pembayaran Pembayaran harus disesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. Jangan sampai terjadi pembengkakan pengeluaran. Apabila pengeluaran melebihi atau di luar anggaran, maka ada plan A, B dan C. Pelunasan harus mengacu pada jadwal pemasukan uang dari sponsor atau peserta Pembayaran tahap awal diantaranya uang muka sewa tempat, pengisi acara, perlengkapan, perijinan, operasional panitia dan tim marketing misalnya: transportasi, penggandaan proposal dan penyebaran proposal, biaya komunikasi seluler, meeting, entertain dsb).

Tahap Pembayaran Dalam melakukan pembayaran, event organizer biasanya melakukannya dalam 2 (dua) sampai 3 (tiga) tahapan, yaitu: Pembayaran saat kontrak ditandatangani. Besar jumlahnya berkisar 30 hingga 50 % tergantung kesepakatan. Bila pembayaran pertama hanya 30 % berarti pembayaran dibagi 3 tahap dan tahap kedua 20 % dibayarkan sekitar 3-7 hari menjelang hari H. Sisa 50 % dibayarkan pada saat pekerjaan selesai.

Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Model Pembayaran Model 1 Model 2 50 % saat MOU ditandatangani 50 % pelunasan sesudah pekerjaan selesai 30 % saat MOU ditandatangani 20 % menjelang Pelaksanaan event 50 % pelunasan sesudah pekerjaan selesai. Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 15

Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul Program Barter Penyusunan kontrol Keuangan kurang ketat. Contoh: Buatlah perbandingan yang rinci bila kita mendapat penawaran tempat gratis yang belum lengkap fasilitas dengan gedung yang memang khusus untuk menyelenggarakan event. Pemasukan sponsor/donatur tidak mencapai target. Perkiraan hasil dari pengunjung atau peserta yang tidak mencapai target. Adanya biaya yang tidak diperkirakan (biaya tak terduga), yaitu biaya yang sama sekali tidak bisa diperkirakan sama sekali. Contohnya: Kita tidak tahu bahwa event yang kita buat tersebut sepi pengunjung karena ada kegiatan lain yang menyedot perhatian seperti pertandingan sepak bola. Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 16

4 (empat) hal yang mempengaruhi Keuangan Event Dalam program barter ini, pada kenyataannya sponsor akan jauh lebih mudah memberikan dana sponsor dalam bentuk produk dibanding dengan uang tunai. Barter tempat. Pihak penyelenggara menggunakan tempat tersebut untuk penyelenggaraan event dan sebagai kompensasinya pihak penyelengara turut mempromosikan tempat tersebut ke dalam berbagai materi promosi. Selain itu, juga dapat pula dilakukan kompensasi dengan pemberian sejumlah kompensasi karcis atau tiket masuk untuk peserta yang berasal dari tempat tersebut sebagai contoh untuk event musik. Sedangkan untuk event Seminar atau workshop diberikan fasilitas diskon (sesuai dengan kesepakatan) untuk peserta yang berasal dari tempat tersebut. Lidia Evelina MM Event Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul 17

SELESAI