Manajemen Kearsipan II Pengampu: Rindang Diannita, S.KM

PENYIMPANAN ARSIP Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang, agar aman, terjaga dan terpelihara.

PENYIMPANAN ARSIP STATIS Kondisi lingkungan Pengamanan Proteksi

KONDISI LINGKUNGAN Lokasi, tempat penyimpanan arsip harus jauh dari lokasi yang berbahaya seperti : -Area penyimpanan bahan kimia, -Dapur, -Kamar mandi, -Basement yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip, -Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan arsip.

Untuk menjaga kondisi fisik arsip tetap baik: -Suhu dijaga agar tidak melebihi 27º Celcius. -Kelembaban tidak lebih dari 60%. -Hindari pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan. -Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya memasang tirai. -Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas. -Sirkulasi udara yang bebas dan segar.

PENGAMANAN Pemeliharaan Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala. Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepat dan tepat. Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.

2. Penanganan Arsip Pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan. Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya. Teknik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung. Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.

3. Kemudahan Akses Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali. Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.

PROTEKSI Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya. Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin kebersihan.

KEAMANAN Pencegahan&Penanggulangan Bahaya Api/Kebakaran : e.g: Fire Alarm System atau tabung pemadam, Smoke Detection. Pencegahan dan Penanggulangan Bahaya Serangga: Pemeliharaan arsip dengan menggunakan kapur barus, tymol, fostoxin, paradecrolobensin; Menjaga kebersihan ruangan.

Next... Pencegahan dari Kehilangan Arsip : Identifikasi terhadap petugas yang berwenang memasuki ruang simpan arsip inaktif dilaksanakan secara ketat dan konsisten. Setiap petugas yang memasuki area ruang penyimpanan arsip harus menggunakan tanda pengenal khusus yang disahkan oleh pejabat yang berwenang. Dikembangkannya prosedur penggunaan dan penggandaan arsip untuk menjaga keamanan informasi arsip. Pelatihan bagi petugas agar mampu mencegah dan menanggulangi bencana terhadap arsip.

PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS 1. Sentralisasi Penyimpanan Arsip Dinamis 2. Desentralisasi 3. Kombinasi (Sentralisasi & Desentralisasi)

SENTRALISASI ARSIP 1. Devinisi Sentralisasi arsip artinya penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja (sentral). Bagian ini dikenal dengan nama Tata Usaha (TU).

Kelebihan: Ruang dan peralatan arsip dapat hemat. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip.

Kekurangan: Hanya efektif dan efisien untuk organisasi yang kecil. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

DESENTRALISASI ARSIP 2. Devinisi Desentralisasi arsip adalah semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Direkomendasikan untuk kantor yang berukuran besar, luas, dengan ruang kantor atau ruangan yang terpisah-pisah.

Kelebihan: Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. Keperluan akan arsip mudah dipenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kekurangan: Penyimpanan arsip tersebar, dan dapat menimbulkan duplikasi. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja., sehingga penghematan sukar dijalankan. Penataran, sosialisasi, dan pelatihan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya doble job dan tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipan. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, danini pemborosan.

KOMBINASI Kombinasi arsip merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi arsip. Pengarsipan ini dapat mengatasi kelemahan-kelemahan sentralisasi arsip dan desentralisasi arsip. Hal ini pun tergantung kepada tujuan kantor, luas pekerjaan, taraf pekembangan dan kebutuhan. Pada organisasi kantor yang telah berkembang sering dipergunakan asas gabungan ini.

Next... Dalam arsip kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan (active file) dikelola unit kerja masing-masing. Sedangkan, arsip yang tidak aktif dipergunakan (inactive file) dikelola di Sentral Arsip. Note: Jadwal pemindahan arsip/retensi harus sesuai jadwal dan dilakukan dengan sebaik-baiknya. Diperlukan pemilihan, sortir, dan diteliti apakah file masih berguna atau sudah tidak.

TATA CARA PENYIMPANAN 1. Horizontal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas). 2. Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. 3. Lateral Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

Contoh tempat/instansi yang menggunakan sistem pengarsipan: 1 Contoh tempat/instansi yang menggunakan sistem pengarsipan: 1. Sentralisasi ? 2. Desentralisasi ? 3. Kombinasi ?