AUDIT TERHADAP SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA Presented: Redaktur Wau Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Overview Siklus Penggajian dan Personalia 1. Permasalahan Audit 2. Tujuan Audit Siklus Penggajian dan Personalia 3. Struktur Pengendalian Intern 4. Prosedur Analitis Audit 5. Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Siklus Penggajian dan Personalia Siklus penggajian dan personalia meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran kesemua pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi. Pegawai dapat berupa eksekutif dengan gaji tetap ditambah dengan bonus, pekerja kantor berdasarkan gaji bulanan dengan atau tanpa lembur, wiraniaga berdasarkan komisi, buruh pabrik dan pegawai serikat pekerja dibayar berdasarkan jam. Siklus penggajian dan personalia meliputi semua bentuk kompensasi yang diberikan kepada seluruh aktivitas tenaga kerja yang dipekerjakan perusahaan. Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Siklus Penggajian dan Personalia Pos-Pos yang terbentuk dalam siklus penggajian dan personalia: Kompensasi pokok (meliputi gaji, upah insentif dan macam-macam tunjangan karyawan 1 Pajak atas gaji atau upah karyawan 2 Biaya tenaga kerja langsung (biaya overhead pabrik) 3 Biaya tenaga kerja tidak langsung 4 Utang atas gaji atau upah karyawan 5 Gaji dibayar dimuka atau uang muka gaji 6 Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Permasalahan Audit Siklus ini menjadi penting dengan beberapa alasan Pertama gaji, upah, dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaan Kedua beban tenaga tenaga kerja (labour) merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan pada perusahaan menufaktur dan konstuksi, dimana klasifikasi dan alokasi beban upah yang tidak semestinya dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material Terakhir, penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah besar sumber daya perusahaan karena inefisiensi atau pengujian melalui fraud Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Permasalahan Audit Dalam perusahaan yang lebih besar, seringkali kebanyakan akun buku besar atau lebih akun beban gaji. Penggajian juga mempengaruhi akun persediaan barang jadi pada perusahaan manufaktur. Audit atas siklus penggajian dan personalia meliputi perolehan pemahaman atas struktur pengendalian intern, penetapan resiko pengendalian, pengujian atas substantif atas transaksi, prosedur analitis dan pengujian terinci atas saldo Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Tujuan Audit dalam Siklus Penggajian Transaksi penggajian mencerminkan kompensasi semua jasa jasa yang terjadi untuk periode yang diliput oleh periode laporan keuangan Eksistensi atau okurensi (occurrence) terbentuknya transaksi Pencatatan semua biaya-biaya penggajian mencerminkan kewajiban pajak yang berasal dari kompensasi dalam periode yang diaudit Saldo utang pajak ataupun pajak yang dibayar dimuka mencerminkan jumlah yang menjadi kewajiban pada tanggal neraca Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Tujuan Audit dalam Siklus Penggajian Pencatatan biaya gaji beserta pajaknya mencakup keseluruhan biaya-biaya jasa-jasa karyawan selama tahun yang diaudit Kesempurnaan (completeness) pencatatan transaksi Saldo utang pajak ataupun utang yang dibayar dimuka mencerminkan jumlah yang menjadi kepada pemerintah pada tanggal neraca Hak-hak dan kewajiban-kewajiban perusahaan Saldo utang pajak ataupun pajak yang dibayar dimuka merupakan kewajiban yang sah bagi perusahaan pada tanggal neraca Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Tujuan Audit dalam Siklus Penggajian Perhitungan setiap pembayaran terhadap biaya penggajian dan peringkasan catatannya dilakukan dengan cermat Penilaian atau alokasi Perhitungan terhadap saldo hutang pajak ataupun pajak yang dibayar di muka pada tanggal neraca telah diperhitungkan dengan cermat Biaya penggajian di pabrik telah diklasifikasi dengan cermat menjadi biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja tak langsung Perhitungan terhadap pajak atas upah telah diperhitungkan berdasarkan tarif pajak yang berlaku Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Tujuan Audit dalam Siklus Penggajian Gaji dan pajak atas gaji telah diidentifikasi dan diklasifikasi dalam laporan keuangan dengan layak dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia Penyajian dan pengungkapan Rekening utang pajak dan utang gaji telah diklasifikasi sebagai utang lancar dalam laporan keuangan pada saat tanggal neraca Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Menilai Materialitas, Resiko dan Strategi Audit Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor. Kecurangan semacam ini timbul dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang disengaja dalam menyusun klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada karyawan yang dihitung dengan tarif yang lebih tinggi. Disamping adanya kecurangan tersebut, akuntan harus memperhatikan ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif sampai dengan pembuatan daftar gaji dan pembuatan slip gaji Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Menilai Materialitas, Resiko dan Strategi Audit Hal-Hal yang harus dipertimbangkan dalam menilai siklus penggajian dan personlia: Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajian 1 Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern untuk transaksi penggajian 2 Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak material 3 Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Menilai Materialitas, Resiko dan Strategi Audit Teknis Audit Yang Disarankan Verifikasi kecermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan buku pembantu 1 Terapkan prosedur analitikal 2 Lakukan inspeksi proses penghitungan daftar gaji dan hutang 3 Hitung kembali dan lakukan pengujian terhadap daftar gaji dan upah 4 Bandingkan penyajian statement dengan GAAP (Generally Accepted Accounting Principle) 5 Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Struktur Pengendalain Intern Aspek Struktur pengendalian yang harus diperhatikan oleh auditor adalah: Sangat dipengaruhi sistem perekonomian yang berlaku. Dalam menerapkan sistem penggajian ini dipengaruhi oleh kesepakatan kerja dengan organisasi buruh setempat. Dalam masalah penggajian ini manager personalia menghadapi masalah yang sangat pelik karena pada dasarnya transaksi tenaga kerja terjadi setiap saat bersamaan dengan operasinya perusahaan Lingkungan Pengendalian Mencerminkan proses penanganan transaksi penggajian dalam operasi perusahaan. Auditor harus memahami sistem yang digunakan untuk menangani transaksi jasa-jasa tenaga kerja beserta aspek pengendaliannya Lingkungan Pengendalian Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Struktur Pengendalain Intern Aspek Struktur pengendalian yang harus diperhatikan oleh auditor adalah: Menghendaki pelaksanaan lima aspek kategorisasi sistem pengendalian intern dalam operasi perusahaan. Kelima kategori tersebut adalah otorisasi yang memadai, dokumen dan buku-buku catatan, pemisahan tugas, akses kendalian dan pengecekan oleh pihak yang independent Prosedur Pengendalian Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Catatan dan Dokumen dalam siklus penggajian Personal Authorization adalah surat keputusan yang berisi penempatan dan penugasan seseorang karyawan dalam posisi dan jabatan tertentu 1 Clock Card adalah formulir daftar hadir karyawan 2 Time tickect adalah formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seseorang karyawan atas penugasan dan jabatan tertentu 3 Payroll Register adalah laopran yang berisi informasi penggajian seluruh karyawan perusahaan 4 Payroll Check adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang sebagai kompensasi yang diserahkan kepadanya 5 Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Catatan dan Dokumen dalam siklus penggajian Labor Cost Distribution Summary adalah laporan yang berisi jumlah pembayaran gaji setiap periode untuk setiap klasifikasi rekening gaji 6 Employee Personnel File merupakan data permanen yang berisi histori kerja setiap karyawan 7 Personnel Data Master File adalah arsip data personel terkomputerisasi dan termuktahir 8 9 Employee Earning Master File adalah arsip data personel untuk komputer mengenai penghasilan masing-masing karyawan Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam siklus penggajian Hiring Employees Fungsi ini berkaitan dengan proses penempatan karyawan pada suatu unit kerja Authorizing Payroll Changes Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan penetapan struktur gaji atau upah seseorang beserta perubahannya dalam sistem penggajian perusahaan Preparing Attendance Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan pencatatan kehadiran seseorang dalam kantor atau pabrik dan pencatatan aktifitas seseorang di unit kerja masingmasing Preparing the Payroll Adalah fungsi personalia yng berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluruh karyawan Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam siklus penggajian Recording the Payroll Adalah fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan semua transaksi penggajian Paying the Payroll Adalah fungsi berkaitan dengan pembayaran gaji kepada setiap individu karyawan Filling Payroll Tax Return Adalah fungsi ini berkaitan dengan penanganan pembayaran pajak untuk setiap individu karyawan Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Prosedur Analitis No Prosedur Kekeliruan Yang Mungkin Terjadi 1 Bandingkan saldo akun beban gaji dengan tahun lalu (disesuaikan untuk peningkatan Tingkat upah dan peningkatan volume Salah saji dari akun beban gaji 2 Bandingkan beban tenaga kerja langsung (overhead pabrik) dengan beban tenaga kerja tidak langsung Salah saji dari tenaga kerja 3 Bandingkan beban komisi sebagai persentase dari penjualan dengan tahun lalu Salah saji dalam beban komisi 4 Bandingkan beban pajak ditanggung perusahaan sebagai persentase dari gaji dan upah dengan tahun lalu (disesuaikan untuk perubahan dalam tarip pajak) Salah saji dalam beban pajak ditanggung perusahaan Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula Prosedur Analitis No Prosedur Kekeliruan Yang Mungkin Terjadi 5 Bandingkan akun hutang pajak penghasilan pegawai dengan tahun lalu Salah saji dalam hutang pajak penghasilan pegawai Pemeriksaan Akuntansi-Departemen Akuntansi STIE Santa Ursula
Daftar Pustaka Arens, Alvin A., Randal J.Elder and Mark S. Beasley, Auditing and Assurance Services : An Integrated Approach. 11th Edition, 2008. Prentice Hall International Elder, R. J., Beasley, M. A, & Arens, A. A. (2010). Auditing and Assurance Services: An Integrated Approach (13th Ed.). New Jersey: Preston Prentice Hall. Ikatan Akuntansi Indonesia. Standar Profesional Akuntan Publik. (2009). Salemba Empat Sukrisno & Estralita. Auditing dan Petunjuk Pembuaatan Kertas Kerja Pemeriksaan. 2004. FEUI
Questions? Comments?