PERMESINAN DAN PERALATAN KANTOR

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Pelayanan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan khusus, sebagai contoh komunikasi, pengarsipan, surat dan penduplikasian, yang biasanya dikelola secara efektif ketika tersentralisasi

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Memilih sarana komunikasi kantor memerlukan perhatian seksama dengan pertimbangan faktor-faktor sebagai berikut : 1. Kecepatan dan biaya Apakah biaya tambahan untuk kecepatan pengiriman yang lebih besar menjamin penggunaan media tertentu ?

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Apakah frekuensi menggunakan media tersebut mempengaruhi biaya ? 2. Kerahasiaan – Apakah ini penting ? 3. Tanggungjawab 4. Kesalahan

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Permulaan untuk masalah komunikasi yang efektif adalah memutuskan yang mana komunikasi secara tertulis dan yang mana yang dapat disampaikan secara lisan baik di dalam ataupun di luar organisasi

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Komunikasi Tertulis Komunikasi tertulisan internal adalah suatu komunikasi tertulis yang digunakan antara kantor dengan departemen atau antara karyawan dan manajemen

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Komunikasi tertulis eksternal adalah komunikasi yang digunakan antara perusahaan dengan suatu organisasi atau supplier, agensi luar dan publik Jenis-jenis komunikasi tertulis :Teks yang dihasilkan oleh mesik ketik, pengolah kata, surat elektronik, teleks dan faksimili

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Komunikasi Lisan Telepon Sebagian besar sistem kantor memerlukan penggunaan papan swich sehingga beberapa panggilan masuk dan keluar dapat ditangani secara bersamaan

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Mesin penjawab terhubung dengan telepon dan akan menjawab panggilan serta mencatat pesan yang disampaikan. Ini direkam dalam magnetic tap dan dapat diputar kembali kemudian oleh orang yang berkepentingan

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Staf lokasi atau paging system Loudspeaker : Pesan direlay di semua gedung sekaligus Bell atau lonceng Radio paging Mobil phone

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Telekomunikasi Penggunaan jalur telepon untuk menghubungkan terminal remote kepada komputer sentral menghasilkan sejumlah perkembangan yang penting seperti :

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Single-high powered computer yang melayani perusahaan nasional dan multinasional Biro pelayanan yang melayani klien yang menyebar di area yang luas Sistem reservasi perusahaan penerbangan dan hotel

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Penggunaan satelit ruang angkasa untuk mentransmisi data ke luar negeri Penggunaan teknologi internet mewujudkan bisnis tanpa batas waktu dan lokasi. Memungkinkan bisnis untuk mengadakan kegiatan bisnis via online seperti electronic commerce (e-commerce)

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Pelayanan Kantor Lainnya Pengarsipan a. Pengarsipan adalah pengumpulan data, catatan, surat, kertas kerja, dan dokumen yang diorganisir dan dikelompokkan untuk mendukung kegiatan bisnis

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR b. Metode utama pengelompokkan adalah menurut abjad, angka, geografis, dengan subyek, kronologis atau kombinasinya

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR c. Inti sistem pengarsipan yang baik adalah : 1). Efektif biaya 2). Kesederhanaan dan aksesbilitas – mudah dipahami dan dioperasikan 3). Keringkasan dan keamanan – memerlukan ruang yang kecil dan dokumen penting diberikan perlindungan khusus

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR 4). Sistem tersebut harus mampu diperluas dengan mudah dan catatan harus siap tersedia 5). Pengarsipan harus terus di-update, referensi silang digunakan jika perlu dan menggunakan sistem pengelompokkan yang paling tepat

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Surat a. Peralatan ruang surat : Pembuka surat otomatis, pemberi cap, mesin pencari alamat, peralatan sortir, peralatan melipat dan inserting serta alat penimbang

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR b. Cara penyampaian surat : 1). Pengiriman cepat : E-mail, priority services, surat kelas satu 2). Pengiriman aman dan rahasia : Surat tercatat 3). Pelayanan kurir : Untuk pengiriman barang lokal, nasional, dan internasional dalam 24 jam dan 7 hari dalam seminggu. Biaya tergantung pada ukuran dan berat dari item yang dikirimkan dan jarak yang harus ditempuh. Pelayanan kurir biasanya menawarkan perlindungan asuransi untuk barang yang diangkut.

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR 4). Pelayanan parsel 5). Freight Service : Untuk pengiriman barang yang besar dan berat yang tidak cocok untuk cara pengangkutan lain. Sebagai contoh suku cadang mesin, mobil, atau bagian dari mesin.

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Reproduksi Dokumen Merupakan pelayanan yang sangat penting di dalam bisnis atau organisasi bisnis di dalam menduplikasi dokumen

(1) MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Bagaimana memilih peralatan yang tepat : 1). Kecocokan dengan jenis mesin copy 2). Biaya 3). Kecepatan 4). Kemudahan pengoperasian 5). Fasilitas service dan ketahanan Supervisi yang tepat di dalam penggunaan peralatan adalah penting

(2) SISTEM INFORMASI KANTOR Informasi mengenai suatu organisasi dapat dibuat dengan sangat mudah di dalam sistem komputer yang dapat memberikan akses untuk data dengan segera. Sekarang sebagian organisasi menggunakan perkembangan teknologi modern

(2) SISTEM INFORMASI KANTOR Tujuan memiliki perkembangan teknologi adalah untuk : 1). Menyediakan informasi 2). Menyediakan data yang akurat, ketika diperlukan 3). Membantu melakukan pekerjaan lebih efisien 4). Memungkinkan berbagai tugas dilaksanakan 5). Memberikan data dengan cara yang lebih dapat dimengerti, sebagai contoh grafik/warna

(2) SISTEM INFORMASI KANTOR Keuntungan Sistem Informasi kantor : 1). Pengurangan di dalam biaya staf dan peralatan 2). Volume pekerjaan yang lebih besar yang diselesaikan 3). Peningkatan di dalam ketersediaan dan keakuratan informasi 4). Update data yang lebih cepat 5). Komunikasi jarak jauh dapat lebih efisien

(2) SISTEM INFORMASI KANTOR 6). Akses data dapat dilakuka dari banyak lokasi, sebagai contoh dari rumah, kantor 7). Lebih banyak waktu tersedia untuk area utama kerja individu (lebih sedikit untuk komunikasi, pengarsipan dan pengambilan kembali)

(3) SISTEM KONFERENSI Terkadang mengadakan perjalanan diperlukan di dalam kegiatan bisnis. Akan tetapi, biaya perjalanan personil untuk menemui kolega bisnis, klien, dan calon klien adalah sangat tinggi. Dengan teknologi maju, konferensi via telepon atau video dapat mengganti pertemuan di suatu kota bahkan luar negeri

Jenis-jenis konferensi adalah sebagai berikut : (3) SISTEM KONFRENSI Jenis-jenis konferensi adalah sebagai berikut : 1). Telekonferensi : Menggunakan jalur telepon di dalam mengadakan pertemuan di tempat-tempat yang berbeda. Meskipun cara ini tidak memberikan kesempatan untuk pertukaran komunikasi detail secara tertulis selama konferensi, Ini hanya menawarkan kontak pribadi

(3) SISTEM KONFRENSI 2). Video konferensi : menggunakan gambar televisi dan suara peserta secara kontinu dan juga menunjukkan dokumen 3). Konferensi yang menggunakan kekuatan proses sistem komputer. Anggota menggunakan terminal screen teks/ data yang dapat dirubah dan dibahas

(4) SISTEM KOMUNIKASI LAINNYA 1). Private Branch Exchange (PBX) : Dapat digunakan sebagai terminal data, dimana data dapat dikumpulkan dan informasi diberikan ke komputer sentral 2). Viewdata System : Dihubungkan dengan terminal komputer dan informasi dapat ditampilkan pada penerima televisi yang dimodifikasi dengan bentuk yang sama seperti Visual Display Unit (VDU)

(4) SISTEM KOMUNIKASI LAINNYA 3). Voice Recognition System : Suatu sistem yang akhirnya menggantikan keyboard sebagai interface utama manusia dengan kantor 4). Fasilitas Sistesis Suara : Suatu sistem yang digunakan di beberapa bank, yang memungkinkan seorang pelanggan, melalui touch-tone telepon, suatu tombol untuk meminta posisi saldo tunai saat itu dan jawaban disentesa-suara diberikan.

(4) SISTEM KOMUNIKASI LAINNYA 5). Fasilitas Sentral : Cetak kecepatan tinggi untuk volume data yang besar, fasilitas penyimpanan sentral dan penarikan kembali, microfilm sentral dan peralatan persiapan microfiche 6). Mini Komputer : Adalah istilah yang digunakan untuk versi yang lebih kecil dari mesin mainframe yang lebih besar, yang dapat dipasang dengan mudah diperalatan komputer biasa.

(4) SISTEM KOMUNIKASI LAINNYA 7). Videophone : Kombinasi dari audi dan visual. Memungkin seseorang untuk melihat orang lain di jalur lain ketika melakukan panggilan telepon 8). CD-ROOM (Compact Disk-Read Only Memory) : Disk optik untuk menjumlah sejumlah besar data lebih dari penggunaan floppy disk atau tape.

TAMBAHAN PENGERTIAN PERALATAN KANTOR Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari peralatan/perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk- produk kantor yang diharapkan. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai akan sulit menghasilkan hasil kantor yang baik.

TAMBAHAN PENGERTIAN PERALATAN KANTOR Peralatan/perbekalan kantor ada 5 macam yaitu : 1. Perabot kantor  adalah segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

TAMBAHAN PENGERTIAN PERALATAN KANTOR 2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, materai, pita mesin tik, dsb. 3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

TAMBAHAN PENGERTIAN PERALATAN KANTOR 4. Pesawat Kantor  yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb. 5. Interior kantor  yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

LATIHAN 1 Ruang : ……… Perabot Kantor : a. ………………………… 1. b. ………………………… NO. PERBEKALAN KANTOR FUNGSI 1 2 1. Perabot Kantor : a. ………………………… b. ………………………… c. ………………………… ………………… …………………… 2. Peralatan Kantor : 3. Permesinan Kantor :

LATIHAN 1 Ruang : ……… Pesawat Kantor : a. ………………………… 4. b. ………………………… NO. PERBEKALAN KANTOR FUNGSI 1 2 4. Pesawat Kantor : a. ………………………… b. ………………………… c. ………………………… ………………… …………………… 5. Interior Kantor :

LATIHAN 1 Ruang yang akan disurvey : 1. Ruang perpustakaan 2. Ruang front office 3. Ruang akademik 4. Ruang pantry 5. Ruang IT 6. Ruang perawatan/kesehatan Waktu yang dibutuhkan dalam latihan hanya 50 menit