SPAD Sistem Pengelolaan Arsip dan Dokumen www.kearsipan.kemdikbud.go.id Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 2018

BAHASAN 1 Deskripsi SPAD 4 Manajemen Pengguna 2 Konsep SPAD 5 Buku Panduan SPAD 3 Alur Proses SPAD 6 Output SPAD

1 Deskripsi SPAD Pengertian Aplikasi SPAD Ketentuan Umum Aplikasi SPAD SPAD adalah aplikasi berbasis web (on line) untuk meng-inventaris dan mengelola data arsip Ketentuan Umum Aplikasi SPAD Arsip fisik diubah digital. Mengelola file digital, arsip fisik tetap disimpan dalam gudang/tempat penyimpanan arsip. Arsip digital tidak diunggah utuh (arsip besar/rahasia), melainkan hanya deskripsi/ringkasan, cuplikan/treaser. Jika membutuhkan arsip secara utuh menghubungi Subbag Kearsipan, Biro Umum, Setjen Kemendikbud. 1. 2. 3. 4. Manfaat Aplikasi SPAD 1. 2. 3. 4. Memudahkan pencarian dan penelusuran arsip. Menampilkan rekapitulasi data arsip per-unit utama/satker, per jenis/klasifikasi arsip. Menampilkan data rinci dan data deskripsi. Memberi notifikasi/peringatan untuk arsip yang telah memasuki masa retensi.

SPAD 2 Konsep SPAD Arsip Fisik disimpan Proses Digitalisasi Arsip Arsip Fisik disimpan Arsip Digital dikelola dalam SPAD SPAD

3 Alur Proses SPAD Arsip fisik 1 2 3 4 Arsiparis Mengubah arsip fisik menjadi arsip digital 2 Arsiparis 3 4 Entri data dan unggah arsip digital ke SPAD Operator SPAD Menyimpan arsip fisik

Internet Cloud : http://biroumum.kemdikbud.go.id/web/spad/ Alur Jaringan SPAD 3 Internet Cloud : http://biroumum.kemdikbud.go.id/web/spad/ Akses Publik Pengguna Manajemen SPAD Data Center Biro Umum Operator SATKER Operator SATKER Operator PUSAT

4 Admin Pusat Operator Pusat Manajemen Pengguna Admin Unit Utama Subbag Kerasipan, Bag. Tata Usaha Biro Umum Admin Pusat Operator Pusat Admin Unit Utama Operator Unit Utama Admin Satker Operator Satker

4 Manajemen Pengguna MANAJEMEN SPAD ADMIN SPAD ADMIN SPAD SETTING/MENETAPKAN REFERENSI (Jenis arsip, klasifikasi, Unit kerja, pengguna, lokasi, dll) ADMIN SPAD OPERATOR ENTRY DATA ARSIP DAN UNGGAH DOKUMEN DIGITAL OPERATPR SPAD OPERATOR SPAD MANAJEMEN SPAD DASHBOARD UMUM DASHBOARD MANAJEMEN LAPORAN, PENELUSURAN INFORMASI REKAPITULASI

5 Buku Panduan SPAD Buku Panduan Admin Satker/UPT Buku Panduan Operator Satker/UPT Overview SPAD Troubleshooting SPAD Buku Panduan Admin Pusat Buku Panduan Operator Pusat

6 Output SPAD Beranda

Dashboard

KPI (Key Performance Indicator) Perekaman aktivitas pemrosesan data. Dapat difilter per-bulan

Notifikasi Masa Retensi Arsip

Data rekap Arsip

Arsip Tidak Aktif (Telah melewati masa retensi)

Fitur Pencarian Berdasarkan Nomor Naskah Berdasarkan Deskripsi/kata kunci Berdasarkan Tanggal Berdasarkan Unit Kerja Berdasarkan jenis asrip Berdasarkan klasifikasi arsip

Detail Arsip - PDF

Detail Arsip – Foto/image

Detail Arsip – audio

Detail Arsip – video

TERIMA KASIH