SISTEMATISASI MONITORING ANGGARAN DAN IMPLEMENTASI AKB SEBAGAI DASAR PENGENDALIAN LIMIT CASHCARD PADA PLTA PT PJB UP BRANTAS Surabaya, Februari 2018 I.Karima Tri Puspita/9317093OJT Bekerja Cepat, Tuntas, Berkualitas dan Ikhlas

DAFTAR ISI LATAR BELAKANG Unit PLTA di UP Brantas AKB ( Anggaran Kas Bulanan ) SK AKB PT PJB Urutan Proses Bisnis Anggaran - Planning, Organizing & Controlling Cashcard Definisi Mekanisme PERMASALAHAN Urgensi Permasalahan Tujuan & Batasan Penelitian III. PEMBAHASAN Analisa Masalah Pembuatan tool Implementasi tool monitoring Pembuatan IK ( Instruksi Kerja ) KESIMPULAN DAN SARAN

291 MW UNIT PEMBANGKITAN BRANTAS UNIT UP BRANTAS MENDALAN SENGGURUH SIMAN SUTAMI UNIT UP BRANTAS SELOREJO WLINGI AMPELGADING LODOYO NGEBEL TULUNGAGUNG GOLANG WONOREJO GIRINGAN Daftar Isi

SK Direksi No. 094.K/020/DIR/2013 Daftar Isi - Anggaran Kas Bulanan (AKB) adalah AKO dan AKI yang disusun secara bulanan untuk keperluan kegiatan operasi maupun investasi selama 1 (satu) TA. - Lampiran 1, Ketentuan Umum point 3.3 General Manager/Kepala Unit memastikan bahwa AKB dimanfaatkan secara efektif, efisien dan akuntabel sesuai kegiatan dan program yang telah disetujui. - Lampiran 2, Pedoman Pelaksanaan RKAP Point 8 Berdasarkan AKO dan AKI dibuat AKB dengan ketentuan sebagai berikut : 8.1. Total AKB tidak boleh melebihi pagu AKO dan AKI dalam 1 ( satu ) tahun. 8.2. Penyusunan AKB untuk kebutuhan 1 ( satu ) tahun dilakukan unit pada awal periode anggaran. Daftar Isi

USULAN ANGGARAN DARI PLTA ALUR PROSES USULAN ANGGARAN DARI PLTA RKAP RKAU AKB UP BRANTAS AKB PLTA LIMIT Daftar Isi

CASHCARD Cashcard adalah tool untuk pengambilan kas di ATM yang besaran nominalnya ditentukan oleh Kantor UP Brantas. Setiap PLTA memiliki cashcard yang dipegang oleh Admin atau Kepala PLTA yang digunakan untuk mengambil limit. Daftar Isi

ALUR PROSES CASHCARD Daftar Isi

Belum ada tool monitoring cashflow di Unit PLTA. Urgensi Permasalahan Pemberlakuan Cashcard belum disertai dengan Instruksi Kerja nya, sehingga mengakibatkan belum ada nya pedoman dalam pelaksanaan sistem cashcard tersebut. Belum ada tool monitoring cashflow di Unit PLTA. Terdapat permintaan tambahan dropping atas SKP diluar AKB yang masih terus dilakukan. Daftar Isi

Tujuan & Batasan Penelitian TUJUAN PENELITIAN Membuat Instruksi Kerja berkaitan dengan penggunaan cashcard sebagai panduan Admin PLTA dalam menggunakan cashcard. Membuat tool monitoring cashflow yang dapat memberikan data secara cepat dan akurat, sehingga meningkatkan kontrol di UP. Brantas. Menyempurnakan proses bisnis bidang keuangan. BATASAN PENELITIAN Monitoring Anggaran Kas Bulanan (AKB) PLTA dalam rangka mendukung optimalisasi pengendalian limit PLTA PT PJB UP Brantas.

Urgensi Penelitian Pengendalian anggaran termasuk pengukuran dalam Kinerja Proses Kinerja Proses yang baik adalah langkah awal untuk mencapai Kinerja Hasil yang baik Pencapaian Kinerja Hasil PLTA yang baik akan mendukung Kinerja Hasil UP Brantas Daftar Isi

Hipotesis Penelitian Instruksi Kerja yang disusun secara sistematis oleh penulis akan mempermudah kerja tenaga administrasi di PLTA dan staff keuangan di Kantor UP Brantas. Dengan menggunakan tool aplikasi pendukung yang direncanakan, akan didapatkan data yang akurat dalam waktu yang singkat sehingga monitoring dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Dapat menyempurnakan proses bisnis bidang keuangan khususnya dalam pengendalian anggaran. Daftar Isi

Manfaat Cashcard NO SEBELUM IMPLEMENTASI SESUDAH 1 KETERANGAN SEBELUM IMPLEMENTASI SESUDAH 1 Tidak ada saldo idle Saldo min UP = 1,5 M Saldo min PLTA = 25 jt Saldo min UP = Rp. 1.100.000,- Saldo min PLTA = Rp. 0,- 2 Konsistensi thd rencana kerja Anggaran Operasi ( per bulan ) >< realisasi Anggaran Operasi ( per bulan ) = realisasi Daftar Isi

Root Cause Problem Solving (RCPS) Daftar Isi

Grafik Pencapaian PLTA SELOREJO Daftar Isi

Cara Pembuatan Tool Monitoring Query pada corvu Copy SQL Microsoft Excel – running wizard Microsoft Query Run SQL pada Excel Pivot data Form AKB – “Sumifs”

CARA KERJA TOOL MONITORING Video cara pengendalian cashflow manual Video pengendalian cashflow menggunakan tool: Dengan cara manual membutuhkan waktu : ± 9 menit x 13 PLTA = ± 117 menit Dengan menggunakan tool, membutuhkan waktu : ± 90 detik untuk semua PLTA Daftar Isi

INSTRUKSI KERJA Daftar Isi

INSTRUKSI KERJA Daftar Isi

REVIEW USULAN PROBLEM SOLVING Kondisi saat ini Kondisi yang diharapkan Transfer knowledge tidak maksimal ketika ada pergantian Admin PLTA Transfer knowledge dapat maksimal karena sudah dibuatkan instruksi kerja yang benar Akun dummy seringkali belum nol saat closing karena admin PLTA seharusnya melakukan pencatatan saat limit di dropping Akun dummy akan nol saat closing karena admin PLTA melakukan pencatatan sesuai dengan instruksi kerja saat limit di dropping Pemahaman atas pembebanan transaksi masih kurang Pemahaman atas pembebanan transaksi akan meningkat dengan adanya FGD Masih banyak terdapat permintaan tambahan dropping limit atas SKP diluar AKB yang masih terus dilakukan Permintaan atas tambahan limit dapat dikurangi; PLTA memahami prosedur penambahan limit yang benar Mindset masih anggaran harus dihabiskan Mindset program kerja selesai dengan anggaran yang diberikan PLTA belum mampu melakukan pengendalian atas anggarannya masing-masing PLTA mampu melakukan pengendalian atas anggarannya masing-masing Kesulitan dalam menilai kinerja hasil PLTA Kinerja hasil PLTA dapat diketahui dengan lebih mudah

Kesimpulan & Saran Sistematisasi monitoring anggaran mempermudah pengendalian anggaran kas dengan lebih mudah dan optimal. Adanya warning bagi PLTA yang penyerapan anggarannya sudah hampir mendekati perencanaannya (80%) sebagai langkah preventif untuk mencegah overbudget di masa mendatang. Instruksi kerja mempermudah dalam pencapaian kinerja proses dan transfer knowledge ketika ada perubahan personil keuangan dan administrasi di PLTA. Kesimpulan Tool dapat diimplementasikan di Unit PJB Lain dengan sedikit modifikasi pada SQL. Oracle dapat digunakan untuk laporan-laporan lain yang berbasis data Ellipse. Forum Group Discussion (FGD) rutin dilaksanakan untuk meningkatkan pemahaman dan kompetensi petugas administrasi PLTA dalam bidang keuangan. Saran

Terima Kasih