ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN PT. TOTAL SOLUTION WITASARI/29213354 SMAK07, JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA

Gambaran Umum PT. Total Solution PT Total Solution adalah sebuah perusahaan distribusi hardware peralatan komputer (PC, jaringan dan software) di Jakarta yang didirikan pada tanggal 28 Agustus 1991. Perusahaan tersebut membeli barang dari berbagai suplier dalam partai besar. Barang-barang tersebut dikemas dan didistribusikan ke retailer seluruh wilayah DKI Jakarta dan Jabodetabek.

Bagian-bagian Struktur Organisasi PT. Total Solution PENERIMAAN GUDANG PENGEPAKAN PENGIRIMAN BENGKEL KANTOR

Struktur Organisasi Berjalan

Flowchart Penjualan Berjalan

IDENTIFIKASI PERMASALAHAN Diasumsikan bahwa permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam system penjualan, yaitu sebagai berikut: Pelanggan mengeluh karena barang yang dipesan mengalami kecatatan atau kualitas barang buruk Adanya kesalahan informasi dari perhitungan persediaan fisik gudang dengan master file persediaan dalam sistem. Evaluasi pemberian kredit yang tidak benar. Banyaknya kerugian piutang yang tidak tertagih. Pengendalian manajemen yang kurang efektif.

ANALISIS DISTRIBUSI PEKERJAAN Tugas dan tanggungjawab untuk tiap pegawai di PT. Total Solution telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas. Hal ini dapat diketahui dari deskripsi pekerjaan yang telah dibuat untuk masing-masing pegawai. Berikut ini tampilan desain untuk struktur organisasi PT. Total Solution pada system penjualan.

Desain Struktur Organisasi

ANALISIS DOKUMEN Terkait atas penjualan yang terjadi dokumen yang diperlukan dalam penjualan kredit diantaranya; Order Penjualan (OP) atas permintaan pelanggan, Order Penjualan yang telah Disetujui (OPD) oleh bagian kredit, Order Permintaan Barang (OPB) kepada gudang, Order Pengiriman Barang (OPBrg), Surat Tanda Terima Barang (STTB) sebagai bukti pengiriman barang Invoice penjualan (INV) oleh bagian piutang. Selain dokumen yang berkaitan atas transaksi penjualan terdapat laporan-laporan yang timbul atas dokumen-dokumen tersebut yang telah diproses diantaranya; laporan penjualan, laporan piutang, laporan buku pembantu piutang, laporan kartu piutang, laporan persediaan, laporan aging schedule piutang, laporan pelanggan (customer) dan laporan jurnal penjualan.

Desain Siklus Penjualan

RANCANGAN FLOWCHART PENJUALAN BERJALAN PT. TOTAL SOLUTION

RANCANGAN FLOWCHART PENJUALAN BERJALAN PT. TOTAL SOLUTION

Desain Diagram Konteks Penjualan

Desain DFD Level Zero Penjualan

Desain ERD Penjualan

NORMALISASI DATA UNF Data yang direkam dan dimasukkan secara mentah dalam suatu tabel pada bentuk ini sangat mungkin terjadi inkonsistensi dan anomali data Kode_Pelanggan, Nama 1, Nama 2, Alamat, No_Telpeon, Jabatan, Batasan Kredit, ID_Barang, Nama Barang, Jenis, Merek, Satuan, HPP, Barang_Masuk, Terjual, Barang_Akhir, Harga_Jual, No_Penawaran, Kode_Pelanggan, Tanggal, Nama 1, ID_Barang, Nama Barang, Jenis, Merek, Jumlah, Satuan, Harga_Jual, Order_Pesanan, Kode_Pelanggan, Tanggal, ID_Barang, Jumlah, No_Penjualan, Tanggal, Order_Pesanan, Kode_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah, Harga_Total, Keterangan, Order_Permintaan, No_Penjualan, Kode_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah, Order_Pengiriman, Order_Permintaan, Kode_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah, Alamat, No_Telepon, Tanggal, No_Faktur, Nama 1, Jumlah, Tanggal, ID_Barang, Harga_Total, Order_Pengiriman, Satuan, Kode_Pelanggan, Harga_Jual, No_Penerimaan Kas, Akun Pembayaran, No_Faktur, Kode_Pelanggan, Tanggal, Jumlah Dibayar, Lp. Penjualan, Lp. Piutang, Lp. Persediaan.

NORMALISASI DATA Kode_Pelanggan*, Nama 1, Nama 2, Alamat, No_Telepon, Jabatan, Batasan Kredit, ID_Barang*, Nama Barang, Jenis, Merek, Satuan, HPP, Harga_Jual Barang_Masuk, Terjual Barang_Akhir, No_Penawaran*, Tanggal, Order_Pesanan*, No_Penjualan*, Harga_Total, Keterangan, Order_Permintaan*, Order_Pengiriman*, No_Faktur*, No_Penerimaan Kas*, Akun Pembayaran, Jumlah Dibayar, Lp. Penjualan, Lp. Piutang, Lp. Persediaan. 1NF Bentuk normal yang pertama atau 1NF mensyaratkan beberapa kondisi dalam sebuah database, berikut adalah fungsi dari bentuk normal pertama ini. Menghilangkan duplikasi kolom dari tabel yang sama. Buat tabel terpisah untuk masing-masing kelompok data terkait dan mengidentifikasi setiap baris dengan kolom yang unik (primary key).

NORMALISASI DATA PELANGGAN PERSEDIAAN PENAWARAN HARGA ORDER PELANGGAN 2NF Syarat untuk menerapkan normalisasi bentuk kedua ini adalah data telah dibentuk dalam 1NF, berikut adalah beberapa fungsi normalisasi 2NF. Menghapus beberapa subset data yang ada pada tabel dan menempatkan mereka pada tabel terpisah. Menciptakan hubungan antara tabel baru dan tabel lama dengan menciptakan foreign key. Tidak ada atribut dalam tabel yang secara fungsional bergantung pada candidate key tabel tersebut. PELANGGAN PERSEDIAAN PENAWARAN HARGA ORDER PELANGGAN PENJUALAN Kode_Pelanggan*, Nama 1, Nama 2, Alamat, No_Telepon, Jabatan, Batasan Kredit, ID_Barang*, Nama Barang, Jenis, Merek, Satuan, HPP, Harga_Jual Barang_Masuk, Terjual Barang_Akhir, No_Penawaran*, Tanggal, Order_Pesanan*, No_Penjualan*, Harga_Total, Keterangan,  

NORMALISASI DATA 2NF PERMINTAAN BARANG PENGIRIMAN INVOICE PENERIMAAN KAS LAPORAN Order_Permintaan*, Tanggal, Order_Pengiriman*, No_Faktur*, No_Penerimaan Kas*, Akun Pembayaran, Jumlah Dibayar, Lp. Penjualan, Lp. Piutang, Lp. Persediaan.

NORMALISASI DATA 3NF Normalisasi database dalam bentuk 3NF bertujuan untuk menghilangkan seluruh atribut atau field yang tidak berhubungan dengan primary key. Dengan demikian tidak ada ketergantungan transitif pada setiap kandidat key. Syarat dari bentuk normal ketiga atau 3NF adalah : Memenuhi semua persyaratan dari bentuk normal kedua. Menghapus kolom yang tidak tergantung pada primary key. PELANGGAN PERSEDIAAN PENAWARAN HARGA ORDER PELANGGAN PENJUALAN Kode_Pelanggan*, Nama 1, Nama 2, Alamat, No_Telepon, Jabatan, Batasan Kredit, ID_Barang*, Nama Barang, Jenis, Merek, Satuan, Harga_Jual HPP, Barang_Masuk, Terjual, Barang_Akhir, No_Penawaran*, Tanggal, ID_Barang**, Kode_Pelanggan**, Order_Pesanan*, Jumlah No_Penjualan*, Harga_Total, Keterangan, Order_Pesanan**,  

NORMALISASI DATA 3NF PERMINTAAN BARANG PENGIRIMAN INVOICE PENERIMAAN KAS LAPORAN Order_Permintaan*, Tanggal, No_Penjualan**, Kode_Pelanggan**, ID_Barang**, Order_Pengiriman*, Order_Permintaan**,   No_Faktur*, Order_Pengiriman**, No_Penerimaan Kas*, No_Faktur**, Akun Pembayaran, Jumlah Dibayar, Lp. Penjualan, Lp. Piutang, Lp. Persediaan.