Devinisi Audit Internal Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk melihat kesesuaian penerapan sistem manajemen terpadu terhadap kebijakan perusahaan, prosedur dan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan. Program Audit Internal Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu. Rencana Audit Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit dan tim audit.

Auditor Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk melaksanakan audit yang telah mendapatkan pelatihan Audit Internal dengan acuan ISO 19011. Auditee Pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit. Temuan Audit Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta saran untuk peningkatan/ perbaikan. Ketidaksesuaian Hasil audit yang menunjukkan bahwa pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan persyaratan/prosedur yang berlaku.

Memberikan arahan dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan. Dokumen Audit Dokumen merupakan referensi untuk melakukan aktivitas yang perupakan perwujudan dari Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004. Dengan adanya dokumen ini banyak manfaat yang diperoleh diantaranya: Memberikan arahan dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan. Menjaga konsistensi pelaksanaan pekerjaan. Media untuk evaluasi efektivitas sistem serta peningkatan efektivitas sistem. Media untuk training karyawan Struktur dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan terdiri dari 3 level yakni: Level 1 Pedoman Level 2 Prosedur Level 3 Instruksi Kerja , Identifikasi aspek dan dampak lingkungan

Level 1 Pedoman Lingkungan Pedoman lingkungan merupakan dokumen yang berisi kebijakan srategis perusahaan dalam menjalankan Sistem Manajemen Lingkungan. Dalam pedoman lingkungan ini berisi tentang: Kebijakan lingkungan Objective dan Target Lingkungan Deskripsi tentang ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Lingkungan Deskripsi tentang bagaimana organisasi memenuhi persyaratan standar ISO 14001;2004 yang diwujudkan dalam kebijakan strategis Struktur organisasi dan Tim Interaksi dengan dokumen lain

Lanjutan..... Management Representative bertanggung jawab untuk penyusunan Pedoman Lingkungan, dimana dalam penyusunan pedoman harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: Persyaratan ISO 14001:2004 Kebutuhan klien ataupun masyarakat sekitar serta peraturan perundang-undangan lingkungan yang relevan Kebijakan internal Organisasi atau perusahaan Persyaratan ISO 9001;2008 (apabila Sistem Manajemen lingkungan yang dibangun diintegrasikan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001;2008).

Lanjutan.... Strategi penyusunan Pedoman Lingkungan berdasarkan pendekatan clausa persyaratan ISO 14001:2004. Beberapa kelebihan penyusunan Pedoman Lingkungan dengan pendekatan clausa persyaratan ISO 14001;2004 adalah: Kemudahan untuk memastikan pemenuhan terhadap semua persyaratan yang diminta dalam standar ISO 14001:2004, sehingga tidak persyaratan yang terlewatkan Kemudahan ketika Sistem Manajemen Lingkungan akan di integrasikan dengan sistem manajemen lain misalnya ISO 9001;2008 yang saat ini sudah di terapkan oleh organisasi, atau sistem yang lain seperti Sistem Manajemen Kesehatan Keselamatan Kerja OHSAS 18001:2007.

Level 2 Prosedur lingkungan Prosedur lingkungan merupakan dokumen yang berisi tentang bagaimana menjalankan kebijakan strategis yang ada dalam Pedoman Lingkungan, yang merupakan proses manajemen dalam Organisasi atau perusahaan, berikut ini beberapa prosedur pengelolaan lingkungan yang dibutuhkan dalam penerapan Sistem Manjemen Lingkungan seperti: Prosedur Operasi Pengelolaan Lingkungan Prosedur Operasi Pemeliharaan Infrastruktur Properti Prosedur Operasi Kebersihan Prosedur Operasi Keamanan Prosedur Operasi Pengendalian Lingkungan Hidup  

Lanjutan.... Di samping itu juga beberapa Prosedur Sistem Manajemen yang tentunya hampir sama dengan yang dibutuhkan untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan seperti: Prosedur Operasi pengendalian Dokumen Prosedur Operasi Rapat Tinjauan Manajemen Prosedur Operasi pengendalian Catatan Mutu Prosedur Operasi Perbaikan dan pencegahan Ketidaksesuaian dalam Sistem Prosedur Operasional Internal Audit

Lanjutan .... Prosedur-prosedur yang di butuhkan untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan berdasarkan persyaratan standar ISO 14001:2004 yang juga merefleksikan kebutuhan untuk menjalankan kebijakan strategis yang ada dalam Pedoman Lingkungan di antaranya: Prosedur Identifikasi dan evaluasi Aspek Dampak Lingkungan ( clausa: 4.3.1. ISO 14001:2004) Prosedur Identifikasi, Akses dan Evaluasi pemenuhan Peraturan Perundang-undangan ( clausa : 4.3.2. dan 4.5.2. ISO 14001:2004). Prosedur Competency Awaness dan Training ( clausa: 4.4.2 ISO 14001:2004) Prosedur Komunikasi (clausa : 4.4.3. ISO 14001:2004) Prosedur Pengendalian Operasional Lingkungan( Clausa:4.4.6. ISO 14001:2004)

Prosedur Emergency Respons Plan ( clausa:4.4.7. ISO 14001;2004) Lanjutan.... Prosedur Emergency Respons Plan ( clausa:4.4.7. ISO 14001;2004) Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Lingkungan ( Clausa 4.5.1 ISO 14001:2004) Prosedur Pengendalian Ketidak sesuaian dan tindakan Perbaikan dan Pencegahan ( Clausa: 4.5.3. ISO 14001:2004) Prosedur Pengendalian Dokumen (clausa:4.4.5. ISO 14001;2004) Prosedur Pengendalian Rekaman (clausa : 4.5.4 ISO 14001;2004) Prosedur Internal Audit (clausa: 4.5.5. ISO 14001:2004) Prosedur Kajian Manajemen ( clausa: 4.6 ISO 14001;2004)

LEVEL 3 Istruksi Kerja Instruksi Kerja merupakan dokumen spesifik untuk kegiatan individu atau kelompok kerja tentang kegiatan lingkungan yang kritis yang membutuhkan acuan kerja untuk mencegah ketidak sesuaian. Organisasi atau perusahaan terkait dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 14001:2004 sudah menyusun Instruksi Kerja terkait dengan mutu dan lingkungan. Beberapa contoh diantaranya seperti: Instruksi Kerja pemantauan pengangkutan sampah dan limbah organik Instruksi Kerja penilaian kebersihan Lingkungan Instruksi Kerja patroli lingkungan Instruksi Kerja pencegahan bahaya kebakaran Instruksi Kerja penanggulangan bahaya kebakaran Instruksi Kerja pengamanan perbengkelan dan lain-lain

Laporan Audit Internal ISO 14001 Laporan Pelaksanaan Audit Internal disusun Ketua Tim Auditor paling lambat 21 hari setelah audit berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan Audit Internal dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dibuat oleh auditor yang dirangkum pada Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian. Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Unit Kerja yang diaudit, sebagai bahan untuk Tinjauan Manajemen. Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang dibuat oleh auditor, disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat.