Oleh : Mohamad Rizal Nur Irawan PERENCANAAN Oleh : Mohamad Rizal Nur Irawan

Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan; rencana harus di implementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. “perencanaan kembali’” kadang2 dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu perencanaan harus bersifat fleksibilitas agar mampu menyesuaikan diri dengan kondisi yang terjadi secepat mungkin.

Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan seleksi sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

Alasan perlunya perencanaan Perencanaan dilakukan untuk mencapai : “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan. “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat perencanaan Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepat Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti Menghemat waktu, usaha dan dana.

Kelemahan perencanaan Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata Perencanaan cenderung menunda kegiatan Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan seiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

Hubungan perencanaan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya Perencanaan dengan pengorganisasian dan personalia Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, fisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya2 tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Contoh; penyusunan personalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia.

Perencanaan dengan pengarahan Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.

Perencanaan dengan pengawasan Perencanaan dan pengawasan berhubungan sangat erat. Pengawasan penting sebagai produk perencanaan yang efektif. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

Tipe perencanaan dan rencana Bidang fungsional : mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia. Tingkatan organisasional : termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Karakteristik (sifat) rencana : faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif. Waktu : menyagkut rencana jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Unsur-unsur rencana : dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dsb.

Dua tipe utama rencana Rencana strategik (strategic plan) ; yang dirancan untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas – mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi. Rencana operasional (operational plan) ; penguraian lebih terperinci bagaimana rencana strategik akan dicapai.

Perencanaan Operasional Perencanaan Strategik Pusat bahasan Masalah-masalah pengoperasian Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang Sasaran Laba sekarang Laba di waktu yang akan datang Batasan Lingkungan sumber daya sekarang Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang Hasil yang diperoleh Efisiensi dan stabilitas Pengembangan potensi mendatang Informasi Dunia bisnis sekarang Kesempatan di waktu yang akan datang Organisasi Birokrasi / stabil Kewiraswastaan/fleksibel Kepemimpinan Konservatif Mengilhami perubahan radikal pemecahan masalah Berdasarkan pengalaman masa lalu Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru Resiko rendah Resiko tinggi

Hambatan dalam perencanaan yang efektif Kurang pengetahuan tentang organisasi Kurang pengetahuan tentang lingkungan Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif Kesulitan perencanaan operasi yang tidak berulang Biaya Takut gagal Kurang percaya diri Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif Penolakan terhadap perubahan

Kriteria penilaian efektifitas rencana Kegunaan Ketepatan dan obyektivitas Ruang lingkup Efektifitas biaya Akuntabilitas Ketepatan waktu

Cara mengatasi hambatan Manajer dapat mengatasi hambatan perencanaan melalui penciptaan sistem organisasi yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan, baik yang dilakukan manajer puncak maupun manajer tingkat bawah dan para karyawan bukan manjerial. Hambatan dalam diri para perencana dapat diatasi dengan memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual.

Selanjutnya dipelajari....... Pengambilan Keputusan...