TIM ERPA GKI KB (tim evaluasi Rencana Program dan Anggaran) Presentasi & Pemaparan Di Persidangan Majelis Jemaat GKI Kebayoran Baru 1 Mei 2011

Tim ERPA Ketua : Gunawan Tanumihardja Wakil Ketua : Pnt Pudjartono Sekretaris : Tjocky Nasution Anggota : Rio Wisaksono Hermine Paulina Pakan Erwin Barus Widjanarko Tantono Reinhart Simanjuntak Danny Kosasih Pdt. JH. Wirakotan

Sistim Manajemen Organisasi Planning Organizing Actuating Controlling

Sistim Manajemen Organisasi Gereja Planning Organizing Actuating Controlling Penyelenggara Panitia RPA Mabid & BPJ BPHM Tim ERPA Output Rencana Program & Anggaran Pengelola Kegiatan (i.e Komisi, Panitia, Tim, dll) Staffing Pelaksanaan Program Kegiatan Laporan Pelaksanaan: Laporan Kegiatan Laporan Keuangan BPHM: Hasil pemeriksaan keuangan Hasil penggunaan Anggaran Tim ERPA: Evaluasi Pelaksanaan Program Rekomendasi Rekomendasi Evaluasi Evaluasi

Apa itu Evaluasi & Rekomendasi? Evaluasi Pelaksanaan: Penilaian terhadap pelaksanaan program pelayanan, dilakukan secara obyektif. Rekomendasi: Saran atau Usulan dilakukannya perbaikan, modifikasi atau revisi berdasarkan hasil evaluasi

Proses Evaluasi Pelaksanaan Program Laporan Pelaksanaan Program Evaluasi Rekomendasi: Proposal vs Misi Rencana Program vs Pelaksanaan Koreksi/ Perbaikan Modifikasi Revisi Eliminasi / Penambahan Program Rencana Program Evaluasi 1. Mengumpulkan Laporan Hasil Pelaksanaan Program. 2. Menyelaraskan Rencana Program dengan butir-butir MISI. 3. Evaluasi Kuantitatif : Hasil Pelaksanaan Program >< Rencana Program. 4. Evaluasi Kualitatif : Hasil Pelaksanaan Program >< Proposal atau KAK (TOR). Rekomendasi Menilai hasil pelaksanaan program. Memberikan rekomendasi untuk Koreksi - Perbaikan Modifikasi Revisi. Analisa Kuantitatif & kualitatif

Tujuan Evaluasi Menyelaraskan: Menghindari: Program dengan MISI Pelaksanaan program dengan tujuan dan sasaran rencana program Menghindari: “copy-paste” Pengulangan kesalahan Melihat apakah program dilaksanakan secara efektif dan efisien. Memberikan rekomendasi, sebagai: Masukan bagi Rencana Program tahun berjalan dan tahun berikutnya Bahan Laporan Tahunan Kehidupan Jemaat

Faktor Kunci Sukses (Key Critical Factors) Dukungan & Komitmen: Majelis Jemaat Semua pelaksana program Proposal atau Kerangka Acuan Kerja (TOR) dalam membuat perencanaan Keseragaman Format Proposal RPA Laporan Pelaksanaan Kegiatan Laporan Hasil Pelaksanaan Program Tepat waktu Akurat Adanya Tim yang melakukan Evaluasi (Tim ERPA)

Kronologis Tim ERPA 2009 2010 2011 Q4 Q1 Q2 Q3 SK Tim ERPA?? 2009 Q4–2010 Q1: Kompilasi data Mabid & BPJ tahun 2009 sebagai acuan evaluasi tahun 2010-2011 2009 - Nov Tim ERPA terbentuk 2010 Q3-Q4: Usulan Format Proposal & Format Laporan Pelaksanaan Program 2011 Q1-Q2: Usulan KAK, SK,Sistim Manajemen 2009 Q4–2010 Q2: Mapping Misi & Sosialisasi dengan Mabid & BPJ PMJ Nopember 2009 : Pembentukan Tim ERPA dan menetapkan 10 orang anggota Tim dengan Ketua Pnt.Gunawan T. 2.Tim rapat setiap hari Selasa. 3. Tim berkomunikasi dengan Mabid2 dan BPJ. 4. Mulai 2010, Tim mencoba mendapatkan Laporan Bulanan Hasil Pelaksanaan Program dari Mabid2 dan BPJ2. Ternyata tidak semua Mabid dan BPJ membuat laporan Bulanan Pelaksanaan Program. 5. Ada kesimpang siuran tentang Format Laporan Bulanan 6. Pelaksanaan Program lebih perlu untuk dievaluasi, maka diusulkan untuk merobah menjadi Tim Evalusasi Rencana Program dan Pelaksanaan Anggaran (ERPPA). 7. Ada 2 Surat Keputusan tentang Tim. 8. Lingkup Tim terbatas Evaluasi Pelaksanaan Program -- Nama yang lebih tepat Tim Evaluasi Pelaksanaan Program dan Anggaran (EPPA). 2009 Q4–sekarang: Rapat Rutin Setiap Selasa Pertemuan dengan Tim SOP GKI KB 2009 Q4 – sekarang,: - Laporan Bulanan Evaluasi Pelaksanaan Program Mabid & BPJ - Rekomendasi & Usulan

TERIMA KASIH - GBU

Pertanyaan/ Opini dll: Pnt. Agus: evaluasi diawali dengan tugas masing-masing (job desc), SOP, dan KPI. Index ditetapkan berdasarkan ketetapan bersama. Setelah itu diadakan Audit Evaluation. Pdt. Titus: RPA 2011-2012 sudah dibuatkan proposalnya, namun perlu dicek apakah sudah sesuai dengan format yang diusulkan oleh Tim ERPA. Bila tidak sama, tolong agar tetap dapat dilaksanakan proses evaluasi berdasarkan format yang ada. Agar dapat memberikan rekomendasi atas RPA tahun 2012-2013 berikutnya Pnt. Wiwoho (Wika): Apa yang dilakukan Tim ERPA dianggap sudah bisa memberikan tertib administrasi, mengapa belum disetujui? Pnt.Suharno: Controlling  internal dan external. Internal: Tim ERPA, external: BPHM. SOP sudah dibuat dan disetujui sewaktu… Usulan kepada Tim ERPA, agar evaluasi bulanan disampaikan kepada BMPJ. Apabila tidak ditanggapi, tetap diberikan bulan-bulan berikutnya. Agar Tim ERPA juga bekerja sama dengan BPHM, sebagai alat controlling dari PMJ. Pnt. Zisca: Usulan dan rekomendasi format baru evaluasi dari Tim ERPA sudah didengar dalam BPMJ Bila laporan keuangan dan program tidak dibuat, maka uang muka untuk program berikutnya tidak bisa diberikan Pak Gunawan: Terbentuknya Tim ERPA adalah rekomendasi dari BPK pada waktu tahun pelayanan Bpk. Sudung. Pak Rio: Laporan kegiatan belum lengkap.