EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI ORGANISASI Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Peter Drucker berpendapat: EFEKTIF Mengerjakan sesuatu DENGAN BENAR EFISIEN Mengerjakan sesuatu YANG BENAR Peter Drucker berpendapat: Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Efektivitas dan Efisiensi Menurut Soekarno K. (1986:42) efektif adalah pencapaian tujuan atau hasil dikehendaki tanpa menghiraukan faktor-faktor tenaga, waktu, biaya, fikiran alat dan lain-alat yang telah dikeluarkan/ digunakan. Hal ini berarti bahwa pengertian efektivitas yang dipentingkan adalah semata-mata hasil atau tujuan yang dikehendaki. Jadi pengertian efektivitas kinerja organisasi adalah pencapaian tujuan atau hasil yang dilakukan dikerjakan oleh setiap individu secara bersama- sama. efisiensi didefinisikan dan diukur dari perbandingan input dan output atau rasio di mana input  diubah menjadi output (Carter dkk. 1992:37; Mulreany 1991:8; Boyle 1989:19; Gleason dan Barnum 1982:380).  Berdasarkan definisi ini, efisiensi organisasi dapat dicapai dengan meminimalkan input dan mempertahankan output atau dengan mempertahankan input tetapi memaksimalkan output atau secara bersamaan meminimalkan input dan memaksimalkan output. Namun, banyak yang berpendapat bahwa penggunaan istilah efisiensi umumnya hanya dilihat satu sisi mengurangi biaya untuk menghasilkan sejumlah tertentu output (input efficiency). Dalam kajian-kajian ilmu ekonomi, memaksimalkan output dan mempertahankan input (output efficiency) lebih dikenal sebagai produktivitas (Pass dkk. 1993:436-7). EFISIENSI EFEKTIVITAS Efektivitas dan Efisiensi Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Efektivitas Efisiensi KINERJA ORGANISASI Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

EFEKTIVITAS ORGANISASI Efektivitas Individu Efektivitas Kelompok EFEKTIVITAS ORGANISASI Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Organisasi Pendiagnosaan organisasi sebagai salah satu metode pembinaan organisasi menekankan pada hal-hal yang dianggap mempengaruhi ketidakstabilan atau ketidakberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Weisbord memberikan model untuk mendiagnosa organisasi yang sering dikenal dengan model enam kotak Weisbord yang terdiri dari : (1) tujuan (2) struktur (3) sistem penghargaan (4) mekanisme tata kerja (5) tata hubungan (6) kepemimpinan. Thoha,(2000:98). Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Organisasi Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Keberhasilan organisasi Komponen Organisasi Dydiet Hardjito (1997:65), mengemukakan bahwa keberhasilan organisasi mencapai tujuannya dipengaruhi oleh komponen- komponen organisasi meliputi (1) Struktur; (2) Tujuan; (3) Manusia; (4) Hukum; (5) Prosedur pengoperasian yang berlaku (Standard Operating Procedure); (6) Teknologi; (7) Lingkungan; (8) Kompleksitas; (9) Spesialisasi; (10) Kewenangan; (11) Pembagian tugas. Keberhasilan organisasi Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Pendekatan Efektivitas Pencapaian Tujuan Resources Sistem Konstituen Strategik Internal Process/ Integratif Pendekatan Efektivitas Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Pendekatan Pertama Pencapaian Tujuan Pertama dan paling umum digunakan adalah mengukur efektivitas dengan sejauh mana sebuah organisasi mencapai tujuan atau target yang sudah ditetapkan yang disebut dengan Goal Model (Mulreany 1991:19; Boyle 1989:19- 20; Downs dan Larkey 1986:7; Gleason dan Barnum 1982:380). Pendekatan ini mengasumsikan bahwa tujuan dan dapat diukur (clear and measurable objectives) serta semakin banyak tujuan dan target organisasi dapat dicapai maka semakin efektiflah organisasi tersebut. Tetapi karena tidak semua organisasi publik memiliki tujuan yang jelas dan terukur maka pencapaian tujuan dianggap kurang relevan untuk mengukur efektivitas organisasi pemerintah. Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Pendekatan Kedua System Resources Model Pendekatan kedua mengukur efektivitas organisasi, menurut Cameron (1981b:4), disebut System- Resource Model yaitu apabila organisasi tersebut mampu memperoleh semua sumber daya yang dibutuhkan untuk menjaga kelangsungan organisasi tersebut. Semakin banyak sumber daya yang dapat dikumpulkan oleh sebuah organisasi dari lingkungannya maka semakin efektiflah organisasi tersebut. Dengan kata lain, kalau pendekatan Goal Model  menekankan pada output maka pendekatan System-Resource Model mengutamakan pada input. Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Pendekatan Ketiga Internal Process Model Pendekatan ketiga untuk mengukur disebut Internal Process Model yang menekankan pada proses dan mekanisme kerja dalam organisasi. Menurut model ini, sebuah organisasi dapat dikatakan efektif apabila proses dan mekanisme kerja di dalam organisasi tersebut berlangsung damai. Hal ini ditandai dengan adanya saling percaya di antara pegawai dan lancarnya arus informasi horizontal dan vertikal di dalam  organisasi (Cameron 1981b:4). Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Pendekatan Pencapaian Tujuan ASUMSI : Organisasi ada untuk mencapai tujuan. Pencapaian tujuan merupakan efektivitas organisasi. IMPLIKASI : Organisasi harus memiliki tujuan akhir. Tujuan harus diidentifikasi dan didefinisikan dengan baik sehingga bisa dipahami. Tujuan harus bisa dikelola. Harus ada kesepakatan terhadap tujuan tersebut. Kemajuan dalam pencapaian tujuan harus dapat diukur. Pendekatan Pencapaian Tujuan Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Tujuan organisasi adalah hasil keputusan bersama. PENERAPAN : Tujuan organisasi adalah hasil keputusan bersama. Tujuan dirumuskan secara spesifik dan jelas. Perlu ada ukuran yang menjadi indikator pencapaian tujuan MASALAH : Tujuan organisasi belum tentu dirumuskan secara jelas, dengan batasan waktu yang jelas. Tujuan belum tentu dirumuskan dan disepakati bersama (mewakili kepentingan bersama). Tujuan organisasi belum tentu berorientasi pada kepentingan populasi target pelayanan (klien). Tujuan jangka pendek seringkali berbeda/tidak sejalan dengan tujuan jangka panjang. Organisasi belum tentu merumuskan indikator yang jelas untuk mengukur pencapaian tujuan. Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Pendekatan Sistem ASUMSI : Organisasi terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Jika salah satu bagiannya lemah, maka akan berpengaruh negatif pada keseluruhan sistem. Efektivitas mempersyaratkan kesadaran dan keberhasilan interaksi dengan konstituen lingkungan. Manajemen tidak boleh gagal memelihara hubungan baik dengan berbagai konstituen yang memiliki kekuatan untuk mengganggu keberlangsungan organisasi. Keberlangsungan organisasi mempersyaratkan perolehan sumber- sumber secara lengkap dan terus menerus. Pada gilirannya organisasi menyediakan keluaran (dalam organisasi sosial: jasa pelayanan) yang dibutuhkan oleh lingkungannya. Pendekatan Sistem Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Kemampuan organisasi dalam memperoleh sumber- sumber. PENERAPAN : Pendekatan sistem menekankan pada kriteria yang akan meningkatkan kelangsungan organisasi dalam waktu yang lama, seperti : Kemampuan organisasi dalam memperoleh sumber- sumber. Memelihara interaksi di dalam dan dengan lingkungan di luar organisasi. Relasi dengan lingkungan yang menjamin secara terus menerus perolehan masukan dan keluaran yang dapat diterima dengan baik. Efisiensi dalam transformasi masukan menjadi keluaran (jumlah klien yang dilayani, investasi modal dalam teknologi pelayanan, perubahan dalam jumlah klien yang dilayani). Komunikasi yang transparan. Tingkat konflik antar kelompok. Tingkat kepuasan pegawai. 19/09/2018 Resista Vikaliana, S.Si. MM

MASALAH : Pengukuran terhadap variabel proses (seperti komunikasi yang transparan, atau fleksibilitas respon terhadap perubahan lingkungan) sulit diukur. Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Pendekatan Konstituen Strategis ASUMSI : Dalam arena politik, organisasi memiliki sejumlah konstituen, dan setiap konstituen memiliki harapan/tuntutan yang berbeda. Arena politik mengandung berbagai kepentingan yang bersaing untuk mengatur perolehan sumber-sumber. Tingkat kekuatan pengaruh setiap konstituen berbeda. Organisasi yang efektif dikaji dari bagaimana organisasi berhasil memuaskan konstituen kritis/penting yang menentukan kelangsungan organisasi. Manajer memilih tujuan yang menggambarkan respon terhadap kepentingan kelompok yang mengendalikan sumber-sumber penting untuk kelangsungan organisasi. Pendekatan Konstituen Strategis 19/09/2018 Resista Vikaliana, S.Si. MM

Identifikasi konstituen : · PENERAPAN :  Organisasi yang efekif adalah yang dapat memuaskan harapan konstituen (dalam lingkungan organisasi tersebut) dominan yang diperlukan untuk mendukung keberlangsungan organisasi.  Pendekatan ini tidak memberi perhatian pada seluruh lingkungan organisasi, tetapi pada lingkungan yang mengancam kelangsungan organisasi.  Identifikasi konstituen : 1) Pemilik 2) Pekerja 3) Pelanggan/klien 4) Supplier 5) Creditor 6) Serikat 7) Masyarakat lokal 8) Badan pemerintah  Identifikasi harapan setiap konstituen tersebut.  Membandingkan berbagai harapan (menentukan harapan umum, harapan yang tidak sejalan)  Menentukan konstituen strategis yang relatif berpengaruh besar bagi kelangsungan organisasi. · Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

MASALAH : Memisahkan konstituen strategi dari lingkungan yang lebih besar, mudah diucapkan tetapi sulit dilakukan. Karena perubahan lingkungan yang cepat mengakibatkan apa yang dianggap penting kemarin, belum tentu penting untuk hari ini. Kesulitan dalam mengumpulkan informasi yang akurat tentang harapan konstituen. Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Pendekatan Integratif Tidak ada kriteria yang paling bagus untuk evaluasi efektivitas organisasi. Konsep efektivitas subjektif. Kriteria merefleksikan kepentingan evaluator. Kriteria dapat digabungkan dan diorganisasi, sehingga ada kriteria umum dan komprehensif. Pendekatan Integratif Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Kriteria umum efektivitas (Robbins dan Barnwell) : PENERAPAN : Kriteria umum efektivitas (Robbins dan Barnwell) : Fleksibilitas : kemampuan menyesuaikan dengan kondisi dan tuntutan eksternal Kemampuan memperoleh sumber : Kemampuan meningkatkan dukungan esternal dan memperluas kekuatan kerja. Perencanaan : Tujuan-tujuan jelas dan dapat dipahami. Ketersediaan informasi : Saluran komunikasi mempermudah penyampaian informasi tentang berbagai hal yang mempengaruhi pekerjaan. Stabilitas : Kesadaran terhadap aturan dan keberlangsungan pelaksanaan fungsi. Kekompakan : Saling percaya, saling menghargai, dan kerjasama. Keterampilan pekerja : para pekerja terlatih, memiliki ketrampilan dan kapasitas untuk mengerjakan pekerjaan sepatutnya. Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Alat Ukur Efisiensi Data Envelopment Analysis (DEA) merupakan alat manajemen yang paling populer untuk mengukur efisiensi. DEA biasanya digunakan untuk mengukur efisiensi relatif  organisasi atau perusahaan. Satuan ukuran ini biasanya dinyatakan dalam Decision Making Unit (DMU). Efisiensi relatif suatu DMU adalah efisiensi suatu DMU yang dibandingkan dengan efisiensi DMU lainnya dalam satu kesatuan populasi sampel Di sini berlaku syarat bahwa DMU-DMU tersebut memiliki set data yang terdiri dari jenis input dan output yang sama. Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Variasi input Variasi output Hubungan fungsional input – output Contoh: pengaruh pendidikan terhadap kinerja karyawan Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Rasio ini bisa dinyatakan secara parsial dan total. Sebagaimana ukuran efisiensi pada umumnya, ukuran efisiensi dalam DEA dinyatakan sebagai nisbah output dibagi input, sehingga nilai efisiensi maksimalnya adalah 1 atau 100%. Rasio ini bisa dinyatakan secara parsial dan total.  Secara parsial, misalnya output per staff atau output per jam kerja  dengan output bisa  saja merupakan profit, penjualan dan sebagainya. Sedangkan jika secara total, semua output dan input suatu DMU terlibat dalam pengukuran. Dengan demikian, DEA memungkinkan untuk mengetahui faktor input apa yang berpengaruh dalam menghasilkan output, dan begitu pula sebaliknya. Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Diskusi Kelompok (Efektivitas Organisasi) Tentukan dua organisasi formal (berdasarkan tujuan-ekonomi dan sosial) Ceritakan singkat kegiatan operasional organisasi tersebut Identifikasi pendekatan mana yang sesuai untuk memperkirakan efektifitas organisasi tersebut dan paparkan alasan pemilihan pendekatan tersebut! Diskusi Kelompok (Efektivitas Organisasi) Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018

Patria, Sutopo, 2001, Keefektifan Organisasi, Semarang, Universitas Diponegoro ——-, 2003, Perancangan Organisasi, diunduh tanggal 27-09-2010 Blog by Susilawati, diunduh tanggal 7-10-2012 Referensi Resista Vikaliana, S.Si. MM 19/09/2018