Suatu Pengantar Disajikan oleh Margono Slamet TEORI ORGANISASI Suatu Pengantar Disajikan oleh Margono Slamet

HAKEKAT PENGORGANISASIAN Ini ceritera tentang empat orang yang bernama: Everybody, Somebody, Anybody dan Nobody. Ada satu tugas penting yang harus dikerjakan dan Everybody diminta untuk mengerjakannya. Everybody yakin bahwa Somebody akan mengerjakannya. Sebetulnya Anybody dapat mengerjakannya, tetapi Nobody yang mengerjakannya. Somebody marah sebab itu tugas Everybody. Everybody pikir bahwa Anybody dapat mengerjakannya, tetapi Nobody sadar bahwa Everybody tidak akan mengerjakannya. Akhirnya, Everybody menyalahkan Somebody yang sebetulnya Nobody diminta oleh Anybody.

TEORI ORGANISASI Kekuatan Sosial Jenis-jenis Organisasi Topik-topik yang dibahas : Kekuatan Sosial Jenis-jenis Organisasi Teori Organisasi Taxonomi Organisasi Proses Organisasi Individu dalam Organisasi

KEKUATAN SOSIAL (Social Power) Kekuatan Sosial adalah sumber energi yang mampu mengge-rakkan sejumlah orang ke arah yang dikehendaki oleh sumber energi tersebut. Ada dua macam kekuatan sosial : 1. KEWENANGAN (Authority) hak untuk melakukan perintah kepada orang lain. Authoritative = Kekuatan sosial yang syah. 2. PENGARUH (Influence) kekuatan yang tidak didukung oleh kewenangan (Non-authoritative power) Kedua kekuatan itu selalu beriringan.

STRUKTUR KEPEMIMPINAN (Power Structure, Struktur Kekuasaan) q Orang-orang yang memiliki kekuasaan, kewenangan, kepemimpinan dan pengaruh dalam suatu sistem sosial. q Kumpulan individu-individu yang bertindak bersama- sama atau sendiri-sendiri dalam membuat keputusan. POWER STRUCTURE : A. Monomorphic : 1. Kekuasaan yang sama dipegang oleh beberapa orang, atau 2. Orang yang sama memegang kewenangan / kekuasaan tentang beberapa hal yang berbeda. B. Polymorphic : = Kewenangan yang berbeda dipegang oleh orang yang berbeda.

TINGKAT KEKUASAAN : 1. Tingkat Atas menyangkut kebijaksanaan, mempengaruhi semua orang. 2. Tingkat Menengah menyangkut pelaksanaan, pengaruh terbatas. 3. Tingkat Bawah menyangkut hal-hal kecil yang bersifat teknis, pengaruh sangat terbatas.

JENIS-JENIS ORGANISASI 1. LEADER-ORIENTED ORGANIZATION : - Putusan selalu oleh pemimpin - Pengabdian dan kepatuhan anggota diperlukan 2. PATRIARCHAL (LEADERSHIP) ORGANIZATION : - Hubungan pimpinan-anggota seperti hubungan antara Bapak-Anak ----> perlindungan. - Selalu memerlukan restu / persetujuan pemimpin, meskipun putusan dibuat oleh anggota. 3. BUREAUCRACY : - Diatur oleh suatu struktur tertentu. - Beroperasi sesuai seperangkat peraturan / ketentuan tertentu. - Tanpa menghubungkan denagn pemimpin atau pemegang kekuasaan tertentu.

4. DEMOCRATIC ORGANIZATION :. - Anggota mempunyai hak bersuara 4. DEMOCRATIC ORGANIZATION : - Anggota mempunyai hak bersuara. - Keputusan diambil secara bersama. - Pemimpin tunduk pada keputusan bersama. - Pemimpin memberi arahan, tidak memberi perintah.

TEORI ORGANISASI Organisasi terbentuk/terdiri dari beberapa kelompok. Dalam penyuluhan organisasi harus bersifat pendidikan : sebagai media pendidikan/belajar. Organisasi : orang-2 ---> interaksi ---> tujuan bersama. Struktur organisasi selalu formal. STRUKTUR TAXONOMY (System) Organisasi INDIVIDU PROSES

TAXONOMI ORGANISASI Tujuan organisasi Filosofi dan TataNilai Komposisi Anggota Struktur Organisasi Teknologi Lingkungan Fisik Lingkungan Sosial dan Budaya Ciri-ciri Waktu

TAXONOMI ORGANISASI 1. TUJUAN (Objectives and Goals) : Variabel-variabelnya adalah : 1. TUJUAN (Objectives and Goals) : a. Tujuan organisasi vs Tujuan individu : konggruen atau konflik b. Tujuan organisasi bisa formal atau informal. c. Tujuan wajib (mandatory) vs Tujuan tambahan (voluntary, optional) d. Sifat tujuan : Jauh vs Dekat (Remoteness). Masalah persepsi. e. Polarisasi : Apakah ada tertentangan antar tujuan-tujuan yang ada f. Tujuan tunggal vs Tujuan ganda/jamak. Terlalu sedikit atau terlalu banyak dilihat dari jumlah anggota. g. Apakah konflik dengan tujuan organisasi lain. h. Tujuan jangka pendek vs Jangka panjang.

4. STRUKTUR ORGANISASI : a. Jumlah anggota, fasilitas (Size) 2. FILOSOFI DAN TATA NILAI : a. Pengendalian perilaku. b. Nilai yang dijunjung anggota. 3. KOMPOSISI ANGGOTA : a. Pendidikan b. Kemampuan intelektual c. Ciri kepribadian d. Hubungan sosial : kerjasama, bantu-mambantu, persaingan, permusuhan, klik, dll. e. Keragaman Motivasi f. Status dan jenjang yang dimiliki. 4. STRUKTUR ORGANISASI : a. Jumlah anggota, fasilitas (Size) b. Diferensiasi : - Jumlah tingkatan dalam organisasi (Sedikit atau banyak) - Adakah Sub-group dalam setiap tingkatan.

c. Cara Pengendalian anggota : - sesuai perilaku standar - Pengendalian terpusat vs terbagi - Rentang kendali : berapa orang dikendalikan oleh setiap pengawas. - Sanksi apa untuk pengendalian (negatif atau positif) - Fleksibilitas pengendalian. d. Struktur Peranan : Apakah punya peranan-2 yang secara resmi dibagikan. - Partisipasi anggota. 5. TEHNOLOGI : a. Fungsi apa yang harus dilakukan. b. Apa jasa atau produk yang dihasilkan. c. Apa fasilitas yang tersedia. d. Kompleksitas teknologi.

7. LINGKUNGAN SOSIAL DAN BUDAYA : 6. LINGKUNGAN FISIK : a. Keisolasian sosial. b. Keterbatasan komunikasi. c. Mobilitas anggota. d. Stres yang diakibatkan. 7. LINGKUNGAN SOSIAL DAN BUDAYA : a. Apakah sesuai atau bertentangan dengan tata nilai dari organisasi. b. Bagaimana nilai-2 dan tujuan-2 disekitarnya. 8. CIRI-CIRI WAKTU : a. Usia organisasi. b. Lama partisipasi dalam organisasi. c. Jangka waktu pencapaian tujuan organisasi.

STRUKTUR ORGANISASI Struktur suatu Organisasi menggambarkan bagaimana organisasi itu mengatur dirinya sendiri, bagaimana mengatur hubungan antar orang dan antar kelompok. Struktur Organisasi adalah suatu keputusan yang diambil oleh organisasi itu sendiri berdasakan situasi, kondisi dan kebutuhan organisasi. Struktur suatu Organisasi ada kaitannya dengan tujuan, sebab struktur organisasi itu adalah cara organisasi itu mengatur dirinya untuk bisa mencapai tujuan yang ingin dicapainya. Struktur Organisasi adalah unik untuk setiap organisasi.

- ukuran menciptakan dilemma : kecil kurang, besar susah. VARIABEL STRUKTUR UKURAN (SIZE) : - makin besar akan semakin komplek, semakin impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan. - ukuran menciptakan dilemma : kecil kurang, besar susah. - tak ada yang tahu ukuran yang optimum. 2. RENTANG KENDALI : - Jumlah orang yang langsung di bawah pengawasan dan tanggung-jawab seorang pejabat/pemimpin. - Jumlah yang optimum adalah antara 6 - 10. - Kalau terlalu banyak tidak akan bisa diawasi, dan disupervisi secara optimal.

3. JUMLAH TINGKATAN HIRARKHI : - Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal. - Sebaiknya tak terlalu banyak. - Perhatikan efektivitas komunikasi. 4. STRUKTUR KEWENANGAN : - Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi. - Siapa saja yang termasuk dalam struktur ? - Bila hanya satu orang bisa timbul kesulitan. - Pendelegasian wewenang. 5. STRUKTUR KOMUNIKASI : - Variabel yang terpenting. - Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah. - Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal.

7. STRUKTUR STATUS DAN PRESTIS : 6. STRUKTUR TUGAS : - Sama dengan struktur peranan. - Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya. - Apakah semua pekerjaan terbagi habis ? - Apakah semua anggota mendapat peranan ? - Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan ? 7. STRUKTUR STATUS DAN PRESTIS : - Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan ? - Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi ? - Apakah prestis terbagi secara merata ? - Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota ? 8. JARAK PSIKOLOGIS : - Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang-orang di bawah (yang melakukan pekerjaan). - Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi. - Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak.

PROSES ORGANISASI Proses-proses yang ada dalam organisasi menunjukkan adanya “kehidupan” dalam organisasi. Proses dalam organisasi ditandai dengan adanya kegiatan individu anggota atau kegiatan bersama. Ada enam proses yang perlu ada dalam organisasi : 1. HUBUNGAN ANTAR PERANAN : - Ada saling pengertian ? - Hubungan timbal balik. - Aktivitas organisasi terjadi atas dasar adanya hubungan antar peranan. 2. KOMUNIKASI : - Bagaimana mereka saling berkomunikasi. - Seberapa akurat Dan tepat waktu. - Seharusnya proses ini effektif. - Komunikasi adalah awal interaksi. - Komunikasi yang effektif menghasilkan inter- aksi yang produktif.

3. PENGENDALIAN (CONTROL) : - Bagaimana perilaku anggota dikendalikan. - Effektivitas hubungan pimpinan -- anggota. - Pengendalian meliputi kegiatan pemantauan dan pengenaan sanksi. 4. KOORDINASI : - Perhatian yang diberikan pada berbagai kegiatan diarahkan pada tujuan. - Bertujuan mengurangi salah pengertian dan konflik antara orang-orang yang melakukan berbagai kegiatan. - Pastikan bahwa semua bergerak ke arah tujuan yang sama.

- Cara-cara yang formal maupun informal. 5. SOSIALISASI : - Bagaimana cara anggota baru diperkenalkan pada sistem ? - Cara-cara yang formal maupun informal. - Apakah proses ini dilakukan dan mencukupi? - Tanpa sosialisasi yang cukup anggota baru akan lama menyesuaikan diri dengan organisasi. 6. SUPERVISI : - Kombinasi pengawasan dan pembinaan. - Orientasinya pada perbaikan, bukan pada pemberian sanksi/penghukuman. - Kepemimpinan seharusnya bersifat membina / membimbing / memperbaiki / melatih, tidak memerintah, reaktif, mempermalukan, menghukum.

INDIVIDU DALAM ORGANISASI Individu merupakan variable organisasi yang terpenting, sebab merekalah yang menentukan dan melakukan segalanya dalam organisasi. Variable-variable individu yang perlu diperhatikan : MOTIVASI : - intrinsik & ekstrinsik. (Dorongan untuk berbuat sesuatu). - Motivasi untuk aktif atau tidak aktif dalam kegiatan organisasi. 2. SIKAP MENTAL (Attitute) : - sikap terhadap organisasinya - sikap terhadap anggota lain. - sikap terhadap pekerjaan/tugas yang didapat - sikap terhadap nilai-nilai organisasi, dll.

3. APTITUTE (Kemampuan, kapasitas) : - Apa yang dapat dilakukan anggota - Kemampuan yang dimiliki anggota yang berkaitan dengan tujuan organisasi. 4. TEMPERAMEN (Perangai) : - Stabilitas emosi - Mempengaruhi interaksi dengan orang lain. 5. PERSEPSI TERHADAP PERANAN (Role perception): - Apakah tahu peranannya dalam organisasi. - Apakah tahu peranan orang lain dalam org. - Apakah tahu peranan organisasi dalam masyarakat.

JENIS-JENIS INDIVIDU 1.UPWARD MOBILE : - The organization man - Orang yang bekerja keras untuk mencapai tujuan organisasi. - Orang ini cenderung naik dalam jenjang status organisasi. 2. AMBIVALENT : - Kadang-kadang rajin, kadang-kadang malas. - Tergantung pada situasi menguntungkan ? 3. INDIFFERENT : - Tidak/kurang peduli pada organisasi. - Hanya sekedar melaksanakan tugas. - Tak ada keterlibatan emosi. Interaksi kelima variabel menghasilkan jenis-jenis individu itu.

KEPRIBADIAN DAN ORGANISASI Kualitas individu sangat penting dan berarti bagi organisasi. Struktur organisasi tak banyak artinya bila tak ditunjang oleh kualitas individu anggota-anggotanya. Kualitas proses dalam organisasipun sangat bergantung pada kualitas individu. Kepribadian adalah keseluruhan sifat-sifat dan kemampuan individu. Ada sedikitnya tiga unsur kepribadian yang sangat penting bagi organisasi : 1. KOGNITIF ( Kemampuan berfikir ) : a) Kemampuan/kapasitas “melihat kedua belah sisi” dari setiap issu. b) Fleksibilitas : kemampuan untuk berubah / mengubah bila memang perlu kemampuan melihat segala sesuatu sebagai kontinuum (bukan hitam-putih)  kemampuan beradaptasi. c) Kemampuan berfikir abstrak : misalnya berfikir tentang teori.

d) Toleran : kemampuan menghargai pendapat orang lain. e) Kemampuan menerima penundaan penghargaan / imbalan (Kemampuan berkorban dalam jangka pendek untuk mendapatkan hasil / imbalan dalam jangka panjang) 2. STRUKTUR NILAI : a) Optimistik kemampuan melihat sisi yang baik, tidak hanya sisi yang jelek. b) Menghargai pencapaian (achieving). c) Berorientasi ke depan. d) Non-fatalistic , tak menyerah sebelum habis berusaha. e) Berani mengambil risiko. f) Universalistik : berfikiran luas.

3. KEMAMPUAN BERHUBUNGAN DENGAN ORANG LAIN : a) Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi dengan orang. b) Kapasitas untuk percaya pada orang lain. c) Bersahabat. d) Demokratis, menghargai pendapat orang. e) Modern : terbuka u/ hal-hal baru yg baik. f) Tidak berprasangka. g) Bertoleransi.

TIPE-TIPE KEPRIBADIAN Kepribadian setiap individu itu berbeda dengan individu yang lain, sehingga dapat dikatakan kepribadian setiap individu itu bersifat unik. Untuk memudahkan kepribadian itu data dikelompokkan menjadi empat, yaitu: Sanguinis yang populer; Melankolis yang sempurna; Koleris yang kuat; Phlegmatis yang damai.

Gambaran sekilas : Seorang Sanguinis itu bersifat spontan, lincah, periang, optimistik, ekstrovert, tetapi suka pamer dan suka memerintah. Seorang Melankolis bersifat penuh pemikiran, setia, tekun, analitis, tetapi pesimistik dan introvert. Seorang Koleris bersifat suka berpetualang, persuasif dan percaya diri, tetapi keras kepala dan kurang simpatik. Seorang Phlegmatis bersifat ramah, sabar, puas, dan diplomatis, tetapi kurang bersemangat dan pemurung.

Setiap kepribadian memiliki kekuatan dan kelemahan. Semua jenis kepribadian diperlukan adanya dalam setiap sistem sosial / organisasi. Kepribadian sebagai totalitas sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang tidak bisa disebut baik atau jelek, komponen-komponennya yang bisa jelek/lemah atai baik/kuat. MARI KITA MENGETES DIRI KITA SENDIRI.

Tiga Fondasi Utama dari Organisasi TEORI ORGANISASI 1. TAXONOMI ORGANISASI 4. INDIVIDU 2. STRUKTUR 3. PROSES Tiga Fondasi Utama dari Organisasi

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN ORGANISASI Perencanan Berkreasi Pengorganisasian PERILAKU ANGGOTA Pemotivasian Pengendalian Komunikasi 1. BERKREASI : melihat apa yang ada dengan pandangan baru (segar), berbeda dengan cara pandang orang lain. Jenis-jenis kreatifitas : 1) Inovasi : munculnya sesuatu yang baru. 2) Sintesis : menyerap Dan menggunakan berbagai gagasan dari macam- macam sumber. 3) Ekstensi : memperluas kegunaan dari suatu inovasi. 4) Duplikasi : meniru apa yang baik di Organisasi lain.