SISTEM PENGURUSAN KUALITI OLEH KETUA JURUAUDIT TAKLIMAT PENEMUAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI OLEH KETUA JURUAUDIT Encik Shahriman Hashim (Ketua Juruaudit QMS UPM) 21 APRIL 2015 Dewan Senat

MAKLUMAT AUDIT

OBJEKTIF AUDIT 1 2 Untuk menentukan sama ada UPM: melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO 9001:2008 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti UPM serta objektif dan sasaran Sistem Pengurusan Kualiti UPM; dan 2 bersedia untuk menghadapi Audit Pensijilan Semula, oleh badan pensijilian.

SKOP AUDIT Perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, perhubungan industri dan masyarakat, pengurusan pembangunan pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat.

PEMBAHAGIAN JURUAUDIT Terbahagi kepada LIMA (5) KUMPULAN yang telah melaksanakan audit antara 23 – 26 MAC 2015 dan 30 MAC – 2 APRIL 2015 85 JURUAUDIT UPM YANG BERTUGAS

PEMBAHAGIAN KUMPULAN 74 KETUA JURUAUDIT : ENCIK SHAHRIMAN HASHIM TIMBALAN KETUA JURUAUDIT : ENCIK MAT RAZI ABDULLAH KUMP KETUA/TIMBALAN KETUA BIL. SUB KUMP Puan Norlida Zamberi (K) Puan Zufliha Zakaria (TK) A 19 Puan Noraihan Noordin (K) Puan Saliza Mustafa (TK) B 15 Puan Noremy Busu (K) Puan Liyana Ithnin (TK) C 11 Encik Abdul Mohammad Omar (K) * Pindaan 19 Mac Puan Norbayah Ahmad (TK) D 12 Encik Nasrudin Yahya (K) Puan Rahiza Abu Hanipah (TK) * Pindaan 19 Mac E 17 74 Jumlah Sub Kumpulan

HASIL PENEMUAN AUDIT

KEKUATAN KPI UPM dan Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras berjaya dikenal pasti. Komitmen untuk menambah baik kualiti perkhidmatan - integrasi pensijilan SPK, EMS dan ISMS bermula tahun 2015 untuk fasa pertama. Dokumen SPK boleh dirujuk oleh semua staf menerusi id dan kata laluan putra masing-masing. Capaian laman sesawang sistem e-ISO boleh diakses di luar kampus. Komitmen Pengurusan PTJ yang baik dalam melaksanakan SPK di PTJ masing-masing. Ekosistem kualiti UPM adalah baik dan teratur menerusi pelaksanaan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) UPM, Mesyuarat Jawatankuasa ISO (JKISO) UPM dan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses (MSKP) oleh Peneraju Proses.

KEKUATAN   Program Pembudayaan Kualiti yang menyokong matlamat ke-lima Pelan Strategik UPM 2014-2020 iaitu “Mempertingkat Kualiti Tadbir Urus” , merupakan satu komitmen tinggi UPM bagi memantapkan sistem kualiti secara berterusan dan menjadikannya satu budaya yang diguna pakai oleh warga UPM. Pembudayaan kualiti dan inovasi akhirnya dapat diterjemahkan melalui pengiktirafan oleh badan pensijilan serta disokong oleh program dan aktiviti pengukuhan kualiti dan inovasi perkhidmatan yang diperkenalkan universiti.

HASIL PENEMUAN & PERBANDINGAN PERKARA JUMLAH NCR (KLAUSA) MENGIKUT TAHUN JUMLAH BUKTI OBJEKTIF MENGIKUT TAHUN 2015 2014 2013 2012 KETAKAKURAN (NCR) 25 NCR (KLAUSA) 35 NCR (KLAUSA) 40 NCR (KLAUSA) 222 264 269 PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) 32 OFI (KLAUSA) 53 OFI (KLAUSA) 26 OFI (KLAUSA) 198 243 171 24 NCR (KLAUSA) 184 29 OFI (KLAUSA) 217

24 KLAUSA dengan 184 BUKTI OBJEKTIF KETAKAKURAN (NCR) 24 KLAUSA dengan 184 BUKTI OBJEKTIF

PENEMUAN KETAKAKURAN (NCR) MENGIKUT KLAUSA

PENEMUAN KETAKAKURAN (NCR) MENGIKUT PROSES

PROSES YANG TIADA PENEMUAN KETAKAKURAN Pejabat Bendahari (BEN) Pengurusan Sumber Manusia (BUM) Pusat Pembangunan Maklumat Dan Komunikasi (IDEC) Latihan (LAT) Pusat Kebudayaan Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS) Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Aset (PPPA) Penasihat Undang-Undang (PPUU) Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri & Masyarakat) (TNCJIM)

PENEMUAN KETAKAKURAN (NCR) MENGIKUT PTJ

PTJ YANG TIADA PENEMUAN KETAKAKURAN Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) Institut Gerontologi Institut Penyelidikan Matematik Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan Institut Kajian Sains Sosial Institut Pertanian Tropika Akademi Sukan Pusat Pengimejan dan Diagnostik Nuklear Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset Pejabat Penasihat Undang-undang

PTJ YANG TIADA PENEMUAN KETAKAKURAN Kolej Mohamad Rashid Kolej Kedua Kolej Canselor Kolej Kelima Kolej Keenam Kolej Sultan Alaeddin Suleiman Shah Kolej Tun Perak Kolej Pendeta Zaaba Kolej Sepuluh Kolej Sebelas Kolej Dua Belas Kolej Tiga Belas Kolej Empat Belas Kolej Lima Belas

PTJ YANG TIADA PENEMUAN KETAKAKURAN Kolej Enam Belas Kolej Tujuh Belas Kolej Sri Rajang UPMKB Bahagian Hal Ehwal Pelajar UPMKB Cawangan Perpustakaan Sultan Abdul Samad UPMKB Pusat Islam UPMKB Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi UPMKB Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset UPMKB Pejabat Bendahari UPMKB Pejabat Pendaftar UPMKB

CADANGAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) 29 KLAUSA dengan 217 CADANGAN

PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) MENGIKUT KLAUSA

PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) MENGIKUT PROSES

PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) MENGIKUT PTJ

KELEMAHAN/CADANGAN Pengurangan peruntukan kewangan kepada PTJ memberi kesan kepada hampir keseluruhan program dan aktiviti di PTJ. PTJ perlu merangka dan merancang program/aktiviti yang boleh memberi penjimatan dan nilai tambah kepada PTJ, dan boleh menjana pendapatan. Kawalan ke atas rekod masih lagi lemah. Banyak penemuan ketakakuran yang dicatatkan dalam setiap program Audit Dalaman. Proses perlu ditambah baik atau diringkaskan proses berkenaan tanpa menjejaskan keperluan standard. Komitmen pensyarah dalam penyediaan keperluan pengajaran dan pembelajaran iaitu berkaitan dengan fail kursus masih kurang. Kewujudan sistem dalam talian diharap akan dapat membantu pensyarah melengkapkan semua keperluan yang telah ditetapkan dengan lebih mudah.

KELEMAHAN/CADANGAN Kebanyakan PTJ tidak melaksanakan proses pelupusan rekod bagi rekod yang mencapai tempoh pelupusan sebagaimana yang ditetapkan dalam dokumen SPK UPM. Universiti masih belum mempunyai satu sistem pelupusan rekod yang seragam yang boleh digunapakai di semua PTJ dengan berpandukan kepada Akta Arkib Negara Malaysia 2003. Penemuan berulang tentang penggunaan logo pensijilan SPK (ISO 9001) yang tidak mengikut ketetapan badan pensijilan dan akreditasi, sebagaimana yang ditemui semasa Audit Pemantauan oleh pihak SIRIM tahun 2014.

PENUTUPAN KETAKAKURAN PTJ hendaklah mengambil tindakan dalam tempoh 21 hari bekerja atau tarikh yang ditetapkan dan dipersetujui antara Auditor dan Auditi. Tarikh 21 hari adalah pada 21 Mei 2015

SEKIAN TERIMA KASIH