PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Kalikan angka bulan lahir anda dengan 4

Tambah angka 13

Kalikan dengan angka 25

Kurangi dengan angka 200

Tambahkan dengan angka tanggal lahir anda

Kalikan dengan angka 2

Kurangi dengan angka 40

Kalikan dengan angka 50

Tambah dengan 2 digit angka terkahir tahun lahir anda

Kurangi dengan angka

1 Digit Pertama: Bulan 2 Digit Kedua: Tanggal 2 Digit Terakhir: Tahun

PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Dapat melakukan PROSES IDENTIFIKASI resiko dan peluang penginkatan terkait dengan mutu, kemudian MENILAI konsekwensi resikonya Dapat menentukan metode pengendalian resiko Tujuan

Resiko Suatu kondisi yang berpotensi menyebabkan tidak efektififnya (gagal) sebuah proses Peluang Peningkatan Suatu kondisi yang sudah berjalan efektif tetapi memerlukan peningkatan Konsekwensi Dampak yang ditimbulkan dari terjadinya resiko dan peluang penginkatan 15

MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PELUANG PENINGKATAN TETAPKAN PENGENDALIAN MENGIDENTIFIKASI PROSES / AKTIFITAS MENILAI RESIKO PENILAIAN KEDUA

Informasi untuk melakukan identifikasi proses / aktifitas : 1.Flow proses 2.Aktifitas rutin dan non rutin 3.Prosedur / Instruksi Kerja 4.Job Description

Contoh : DEPARTEMENPROSESAKTIFITAS MarketingPenanganan OrderPenerimaan inquiry Pembuatan penawaran Submit penawaran ProduksiProses ProduksiPenerimaan perintah produksi Pembuatan jadwal Proses produksi PurchasingPembelianPemilihan supplier Perbandingan harga Pembuatan PO Monitoring kedatangan barang

1.Buat kelompok sesuai departemen 2.Identifikasi proses kerja departemen anda 3.Identifikasi detil aktifitas setiap proses kerja 4.Presentasikan

Informasi untuk melakukan identifikasi resiko dan peluang peningkatan 1.Pengalaman kejadian dimasa lampau 2.Pengalaman kejadian di organisasi lain 3.Prediksi kemungkinan terjadi

PROSESAKTIFITASRESIKO / PELUANG PENINGKATAN Penanganan order Penerimaan inquiryInformasi permintaan kurang jelas Respon lambat Pembuatan penawaran hargaKesalahan harga Kesalahan waktu pengiriman ProduksiPenerimaan SPKInformasi produksi tidak jelas Pembuatan jadwalKapasitas produksi tidak mencukupi Data bahan baku tidak akurat ProduksiBarang reject karena mesin rusak Barang reject karena operator tidak kompeten Produksi terhambat

Konsekwensi yang diakibatkan terjadinya resiko mempertimbangkan :  Kerugian keuangan  Operasional / proses berhenti  Komersial / reputasi organisasi

PROSESAKTIFITASRESIKO / PELUANG PENINGKATAN KONSEKWENSI ProduksiPenimbanganTimbangan tidak validKualitas hasil tidak sesuai; Kerugian keuangan Kesalahan formulaKualitas hasil tidak sesuai; Kerugian keuangan Kesalahan membaca formula Kualitas hasil tidak sesuai; Kerugian keuangan MixingMesin tidak stabilProses berhenti Kesalahan pengoperasian alat Proses berhenti; Kerusakan mesin Kualitas hasil produksi tidak sesuai Kerugian keuangan PengemasanKesalahan timbanganKomplain pelanggan Kerusakan kemasanKerugian keuangan

1.Buat kelompok sesuai departemen 2.Identifikasi resiko dan peluang peningkatan 3.Identifikasi konsekwensi dari resiko 4.Presentasikan

PENILAIAN RESIKO Kemungkina n (K) Dampak (S) Resiko (R) Frekuensi aktifitas Riwarat kejadian Pengendalian Cost Opersional Komersial Menggunakan Matriks

KEMUNGKINAN 26 TipeNilaiUraian SERING4 20% terjadi; 1 kali sampai 3 kali dalam 1 minggu SEDANG3 10% terjadi; 1 kali sampai 3 kali dalam 1 bulan JARANG2 5% terjadi; 1 kali sampai 3 kali dalam 1 tahun HAMPIR TIDAK PERNAH1 2% terjadi; 1 kali sampai 3 kali dalam 5 tahun

DAMPAK 27 NilaiKonsekuensiReputasi OrganisasiOperasionalKinerja 1INSIGNIFIKAN Komplain departemen/ bagian lain (Internal perusahaan) Dampak minimal pada pekerjaan. Tidak berpengaruh terhadap kinerja 2RINGANKomplain pelanggan Gangguan terbatas; Progres kerja melambat atau berhenti sementara masimal 1 hari kerja Kinerja menurun / meningkat kurang dari 10% 3BERAT Komplain pelanggan sampai menyebabkan pinalti / denda Dampak yang signifikan. Progres kerja berkurang atau berhenti hingga 1 minggu Kinerja menurun / meningkat 10% - 50% 4SANGAT BERAT Komplain pelanggan sampai dengan pemutusan kontrak Dampak yang fatal; proses kerja berhenti sampai lebih dari 1 minggu Kinerja menurun / meningkat lebih dari 50%

PENENTUAN NILAI Angka yang diberikan merupakan Best Profesional Judgement dengan mempertimbangkan : 1.Worst Case Scenario 2.Konsensus dari tim 28

NILAIPENGENDALIANLEVEL WAKTU PENANGGULANGAN Resiko tidak dapat ditoleransi. Rincian tindak lanjut harus ditetapkan dan prioritas diterapkan. Manager harus memantau dan memastikan tindakan yang dilakukan. Pemantauan dan pemeriksaan dilakukan paling sedikit setiap bulanan untuk mengurangi tingkat resiko. HIGH (H) 1 BULAN Resiko ini bisa ditoleransi hanya jika tindak lanjut telah diterapkan dan diperiksa oleh Manajemen. Pemantauan dan pemeriksaan dilakukan paling sedikit setiap 3 bulanan. MEDIUM (M) 3 BULAN Resiko dapat ditoleransi jika tindakan pencegahan telah diterapkan termasuk dengan proses rutin seperti prosedur dan pemeriksaan. Pemantauan dan pemeriksaan dilakukan paling sedikit setiap 6 bulanan. LOW (L) 6 BULAN

1.Buat kelompok sesuai departemen 2.Nilai tingkat kemungkinan dan keparahan 3.Tentukan nilai resiko dan level resiko 4.Presentasikan

PENGENDALIAN RESIKO Proses / Prosedur- Membuat sistem kerja secara terdokumentasi yang dijadikan acuan pekerjaan, contoh : Prosedur, IK, Standar Parameter, dll 2. People / Orang- Peningkatan kompetensi dan kepedulian karyawan melalui: training, coaching, pengawasan,dll 3. Sarana dan Prasarana- Melakukan rekayasa alat atau penyediaan alat baik fisik maupun software untuk mencegah terjadinya kegagalan, contoh : conveyor, go not go, software aplikasi, sensor indikator, dll

PENGENDALIAN RESIKO 32 Rencana Pengendalian Resiko 1. Aktifitas yang akan dilakukan 2. Siapa penanggungjawab 3. Batas waktu (target) implementasi 4. Monitoring status implementasi

PENGENDALIAN RESIKO 33 LEVEL TARGET PENANGGUNALANGAN HIGH (H) 1 Bulan MEDIUM (M) 3 Bulan LOW (L) Dapat diabaikan, tetapi dimonitoring secara berkala, maksimal pengendalian 6 bulan

1.Buat kelompok sesuai departemen 2.Tentukan pengendalian yang sudah dilakukan 3.Tentukan rencana tindakan yang akan direncanakan (aktifitas, PIC & target) 4.Lakukan penilaian kedua 5.Presentasikan

35