GRAND DESIGN PERPUSTAKAAN Dr. Yasmine Nasution, SE., Mapp.Comm Depok, 26 Juni 2013

AGENDA Pemahaman tentang Grand Design Penyusunan Grand Design

PEMAHAMAN GRAND DESIGN

MANAJEMEN Proses perencanaan, implementasi dan evaluasi antar fungsi/unit kerja untuk membantu organisasi mencapai tujuannya.

MENGAPA ORGANISASI TIDAK MENYUSUN GRAND DESIGN Tidak memiliki pengetahuan tentang perencanaan strategis Membuang-buang waktu Mahal Malas Tidak perlu karena sudah sukses Takut gagal Tidak perlu Pernah menyusun dan tidak berhasil Sumber konflik Curiga Tidak ada pengaruh terhadap reward

GRAND DESIGN YANG EFEKTIF Dinamis dan dilakukan terus menerus A people process more than a paper process Proses belajar Didukung dengan data kualitatif dan kuantitatif Sederhana Tim yang efektif dan terjadwal Asumsi sesuai Tidak menutupi kelemahan Pikiran terbuka (open-mind) Bukan hanya ritual Fleksibel tapi terarah Menggunakan bahasa sederhana (tidak penuh dengan jargon-jargon) Tidak mengarah kepada strategi yang sangat banyak dalam waktu yang sama Komunikasi Penggunaan sumberdaya yang efektif dan efisien

JENIS-JENIS STRATEGI Berdasarkan waktu: Berdasarkan jenisnya: Jangka panjang jangka pendek Berdasarkan jenisnya: Stratejik Operasional Berdasarkan tingkatan dalam organisasi: Strategi Organisasi strategi Unit Kerja strategi Fungsional

TAHAPAN MANAJEMEN STRATEGI PERENCANAAN IMPLEMENTASI EVALUASI

Perencanaan Strategi Visi dan Misi Analisa Eksternal Analisa Internal Long-Term Objectives Alternatif Strategi Pemilihan Strategi

PENYUSUNAN STRATEGI DI UNIT KERJA Searah dengan tujuan organisasi induk Keterkaitan dengan unit yang lain Memperhatikan batasan sumber daya

Implementasi Strategi Tujuan Tahunan Kebijakan Alokasi Sumber Daya

ISU DALAM IMPLEMENTASI STRATEGI Budaya Struktur organisasi Anggaran Sistem informasi Sistem remunerasi terkait kinerja Change management Politik

Evaluasi Strategi Evaluasi Internal Evaluasi Eksternal Pengukuran Kinerja Langkah Perbaikan

EVALUASI STRATEGI Dibutuhkan indikator kinerja yang jelas dan terukur Evaluasi internal : kinerja dibandingkan dengan kinerja sebelumnya Evaluasi eksternal : kinerja dibandingkan dengan kinerja organisasi lain yang sejenis Mengukur kinerja secara rutin Menetapkan langkah perbaikan

INDIKATOR KINERJA - contoh pinjaman per anggota komunitas sekolah (dinyatakan per murid dan per tenaga pendidik ) jumlah kunjungan perpustakaan per anggota komunitas sekolah (dinyatakan per murid dan per tenaga pendidik) peminjaman per butiran materi perpustakaaan (yaitu perputaran koleksi) pinjaman per jam buka perpustakaan (selama jam sekolah dan setelah jam sekolah berakhir) penggunaan komputer dan sumber informasi terpasang. jumlah buku yang tersedia untuk setiap anggota ketersediaan terminal/komputer meja untuk setiap anggota survei kepuasan pengguna biaya per unit untuk berbagai fungsi, layanan dan kegiatan biaya staf per fungsi (contoh, peminjaman buku) jumlah biaya perpustakaan yang dinyatakan dalam prosentase dari jumlah anggaran organisasi biaya media yang dinyatakan dalam prosentase jumlah anggaran sekolah Lain-lain…..

PENYUSUNAN GRAND DESIGN

PROSES PENYUSUNAN GRAND DESIGN Visi & Misi Analisa Eksternal Arah / Sasaran / Tujuan Indikator Keberhasilan Evaluasi Kinerja yang lalu Analisa Internal Strategi Keterkaitan Program Kerja Jadwal

PERSIAPAN PENYUSUNAN GRAND DESIGN Kapan mulai menyusun? Siapa yang menyusun? Bahan apa yang harus disiapkan? Bagaimana proses dan jadwalnya?

What do we want to become I. VISI DAN MISI Visi What do we want to become MISI What is our business

Contoh: FUNGSI PERPUSTAKAAN PERGURUANTINGGI a) fungsi pendidikan b) fungsi informasi c) fungsi penelitian d) fungsi rekreasi e) fungsi publikasi f) fungsi deposit g) fungsi interpretasi (Sumber: Standar Nasional Perpustakaan – Perpustakaan Nasional 2011)

CONTOH VISI DAN MISI PERPUSTAKAAN Berdasarkan Standar Nasional Perpustakaan – Perpustakaan Nasional 2011 Visi perpustakaan : Perpustakaan perguruan tinggi memiliki visi perpustakaan yang mengacu pada visi perguruan tinggi. Misi perpustakaan : memfasilitasi proses pembelajaran serta berperan dalam meningkatkan iklim/atmosfir akademik.

CONTOH VISI DAN MISI PERPUSTAKAAN Berdasarkan Pedoman perpustakaan Sekolah IFLA / UNESCO “Perpustakaan sekolah dalam pendidikan dan pembelajaran untuk semua”. Misi Perpustakaan sekolah : menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi agar berfungsi secara baik di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan. Perpustakaan sekolah merupakan sarana bagi para murid agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab.

PROSES PENYUSUNAN VISI DAN MISI Visi dan misi yang jelas dibutuhkan sebelum penyusunan alternatif strategi dan implementasi strateg Partisipasi dari seluruh bagian sangat penting agar ada rasa memiliki dan komitmen terhadap organisasi Dapat mengacu pada organisasi yang menjadi benchmark.

MANFAAT ADANYA VISI DAN MISI Kejelasan tujuan yang searah antara seluruh pimpinan unit kerja Menjadi dasar dalam tahap penyusunan grand design yang berikutnya sepeti analisa eksternal dan internal serta penentuan strategi Memotivasi organisasi Mendukung pencapaian kinerja yang lebih baik Menciptakan sinergi antara seluruh bagian dll

II. ANALISA EKSTERNAL DAN INTERNAL Analisa eksternal dilakukan untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman terhadap pencapaian visi dan misi organisasi Analisa internal dilakukan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi Menganalisa distinctive competencies (keunggulan yang berbeda) dari organisasi

FAKTOR EKSTERNAL : PELUANG ATAU ANCAMAN? Regulasi Ekonomi PERPUSTAKAAN Budaya Teknologi Demografi Pesaing Lainnya ?

KEKUATAN ATAU KELEMAHAN? FAKTOR INTERNAL : KEKUATAN ATAU KELEMAHAN? PERPUSTAKAAN Sumber Daya Manusia Fasilitas Lokasi Dana Koleksi Lainnya ?

III. TUJUAN JANGKA PANJANG Tujuan yang spesifik dari suatu organisasi dalam rangka pencapaian visi dan misinya Jangka panjang = lebih dari satu tahun Manfaat memiliki tujuan jangka panjang: Memberikan arah perusahaan Alat evaluasi Menciptakan sinergi Membentuk skala prioritas Agar koordinasi menjadi lebih fokus Sebagai dasar atas perencanaan, pengelolaan, memotivasi serta pengendalian

IV. PENETAPAN STRATEGI Mengacu kepada : Melibatkan semua unit kerja Visi dan misi Tujuan jangka panjang Analisa eksternal dan internal Melibatkan semua unit kerja Memperhatikan aktivitas, sistem dan proses dalam organisasi Menyiapkan beberapa alternatif strategi, untuk dianalisa berdasarkan sumber daya yang dimiliki

MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT) Upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi peningkatan kinerja organisasi. (Sumber: Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun 2011. Tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen)

AKTIVITAS DALAM MANAJEMEN PENGETAHUAN upaya perolehan, penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali, penggunaan dan penyebaran, serta evaluasi dan penyempurnaan terhadap pengetahuan sebagai aset intelektual organisasi.

SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN (Knowledge Management System) Sistem (umumnya berbasis teknologi informasi) yang digunakan untuk melakukan pengelolaan atas pengetahuan pada tiap tahapan, baik saat perolehan, penyimpanan, pengambilan kembali, pemanfaatan maupun penyempurnaannya.

PROSES DASAR DALAM MANAJEMEN PENGETAHUAN Perolehan pengetahuan Berbagi pengetahuan Memanfaatkan pengetahuan

STRATEGI BERDASARKAN SWOT Matrix Strengths-Opportunities (SO) Weaknesses-Opportunities (WO) Strengths-Threats (ST) Weaknesses-Threats (WT)

SWOT MATRIX Strategi SO a…….. b…….. c……… Strategi WO c…….. Strategi ST Kondisi internal Kekuatan 1. 2. 3. Kelemahan Kondisi eksternal Peluang Strategi SO a…….. b…….. c……… Strategi WO c…….. Ancaman Strategi ST Strategi WT

STRATEGI DALAM SWOT Matrix SO strategi yang menggunakan kekuatan internal untuk menangkap peluang di lingkungan organisasi. WO strategi meningkatkan kondisi internal (mengatasi kelemahan) dengan memanfaatkan peluang yang ada. ST strategi yang menggunakan kekuatan internal untuk menghindari atau mengurangi dampak hambatan (ancaman) dari lingkungan. WT strategi bertahan yang bertujuan untuk mengatasi kekurangan dari kondisi internal sambil menghindari ancaman lingkungan.

ALTERNATIF STRATEGI - contoh Memperbaiki infrastruktur yang berbasis digital Meningkatkan keahlian tenaga perpustakaan Membuka network dengan perpustakaan lain sehingga terintegrasi Mengubah konsep perpustakaan tidak hanya mendukung dalam proses pengajaran tapi juga penelitian ( terkait memanfaatkan pengetahuan) ………..

PELAKSANAAN PROGRAM KERJA Bagaimana prioritas pelaksanan program kerja Kapan suatu program kerja dilakukan Apa indikator keberhasilan suatu program kerja / target capaian Siapa penanggungjawab Apakah ada unit kerja yang terkait

PELAKSANAAN PROGRAM KERJA Indikator Kinerja Target Perhitungan Indikator Kinerja a…. b…. c….

JADWAL PELAKSANAAN PROGRAM KERJA Waktu Pelaksanaan Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 a…. x b… c… d…

TERIMA KASIH