Perancangan Struktur Organisasi Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM Mahasiswa Magister Manajemen, Universitas Kristen Indonesia 15 Maret 2018 Disiapkan dan disampaikan oleh: Yunus Triyonggo, PhD., CAHRI.

Definisi Struktur Organisasi Pengaturan formal atas pekerjaan/jabatan dalam suatu organisasi. Perancanaan Organisasi (Organizational Design): Suatu proses yang melibatkan keputusan tentang 6 elemen kunci: Spesialisasi pekerjaan (Work specialization) Departementalisasi (Departmentalization) Rantai komando (Chain of command) Rentang pengendalian (Span of control) Sentralisasi dan desentralisasi (Centralization and decentralization) Formalisasi (Formalization) (Stephen P. Robbins, 2007)

Tujuan pengorganisasian Membagi pekerjaan untuk dikerjakan atas jabatan dan departemen yang spesifik Memberikan tugas dan tanggung jawab terkait dengan jabatan individu Mengkoordinasikan tugas-tugas organisasi yang beragam Mengklaster jabatan-jabatan menjadi Unit Membangun hubungan antara individu, kelompok, dan deparmenten Membangun garis otoritas formal Mengalokasikan dan menyebarkan sumberdaya organisasi

Spesialisasi pekerjaan (Work specialization) Tingkat dimana suatu tugas dalam organisasi dibagi menjadi pekerjaan yang terpisah dengan setiap tahapan diselesaikan oleh orang yang berbeda. Spesialisasi pekerjaan yang berlebihan dapat mengakibatkan kebosanan, kelelahan, stres, kualitas yang rendah, absensi yang meningkat, dan tingkat keluar- masuk karyawan yang lebih tinggi.

Departementalisasi (Departmentalization) Departemantalisasi berdasarkan tipe: Fungsional Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan fungsi yang dipertunjukkan Produk Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan jalur produk Geograpikal Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan teritorial atau geografis Process Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan produk atau aliran pelanggan Pelanggan Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan tipe pelanggan dan kebutuhannya

Departemantalisasi Fungsional Plant Manager Production Manager PPIC Manager Engineering Manager HRD Manager Warehouse Manager Secretary Keuntungan: • Efisien karena menaruh orang dengan spesialisasi, ketrampilan, pengetahuan, dan orientasi yang sama dalam satu kelompok • Koordinasi area fungsional menjadi lebih baik • Spesialisasi lebih dalam Kerugian: • Komuniasi yang kurang antar area fungsional • Pandangan yang terbatas pada tujuan organisasi secara total

Departementalisasi Geografis Sales Director GM Regional Sales Sumatra GM Regional Sales Jabodetabek GM Regional Sales Jabar & Jateng GM Regional Sales Kalimantan & Sulawesi GM Regional Sales Jatim & East Area Secretary Keuntungan: • Lebih efektif dan efisien dalam menangani isu-isu regional spesifik yang muncul • Melayani kebutuhan unik di pasar geografisnya secara lebih baik Kerugian: • Duplikasi fungsi-fungsi • Dapat merasa terisolasi dari area organisasi yang lain

Departementalisasi Produk Director GM Instant Noodle GM Snack Foods GM Baby Foods GM Seasoning GM Foods & Beverage Keuntungan: + Mempersilakan spesialisasi pada produk dan layanan tertentu + Manajer dapat menjadi ahi di industri terkait + Lebih dekat ke pelanggan Kerugian: • Duplikasi fungsi-fungsi • Pandangan yang terbatas pada tujuan organisasi secara keseluruhan

Departementalisasi Proses Plant Superintendent Planning Manager Preparing Manager Assembling Manager Lacquering & Sanding Manager Finishing Manager Keuntungan: + Lebih efisien dalam hal aliran proses Kerugian: • Hanya dapat diterapkan pada jenis produk tertentu

Departementalisasi Pelanggan Sales Director General Trade Manager Modern Trade Manager Horeca Manager Local MT Manager Export Manager Keuntungan: + Kebutuhan dan problemn pelanggan dapat dipenuhi lebih efektif Kerugian: • Duplikasi fungsi • Pandangan yang terbatas pada tujuan organisasi secara keseluruhan

Rantai komando (Chain of command) Garis otoritas yang tidak terputus yang ditarik dari level atas organisasi hingga level paling bawah dan mengklarifikasi siapa melapor ke siapa

Rantai komando (Chain of command) Otoritas (Authority) Hak yang melekat dalam posisi manajerial untuk memberi tahu orang apa yang harus dilakukan dan mengharapkan mereka melakukannya. Tanggung jawab (Responsibility) Kewajiban atau ekspektasi untuk berkinerja. Kesatuan komando (Unity of Command) Konsep dimana satu orang harus memiliki satu atasan dan harus melapor hanya ke orang tersebut.

Rentang pengendalian (Span of control) Jumlah karyawan yang dapat disupervisi secara efektif dan efisien oleh seorang manajer. Lebar rentang dipengaruhi oleh : Ketrampilan dan kemampuan manajer Karakteristik karyawan Karakteristik pekerjaan yang sedang dilakukan Kesamaan tugas/pekerjaan Kompleksitas tugas/pekerjaan Kedekatan fisik bawahan Standarisasi tugas/pekerjaan

Mengkontraskan Rentang pengendalian Anggota di setiap level Teratas Aumsi Rentang 4 Asumsi Rentang 8 1 1 4 8 Level Organisasi 16 64 64 512 256 4,096 1,024 4,096 Rentang 4: Karyawan: 4,096 Manajer (Level 1-6): 1,365 Rentang 8: Karyawan: 4,096 Manajer (Level 1-4): 585

Formalisasi (Formalization) Tingkat dimana jabatan/pekerjaan dalam organisasi terstandarisasi dan perilaku karyawan diatur oleh aturan dan prosedur. Jabatan/pekerjaan yang sangat diformalkan menjadikan diskresi yang minimal atas segala sesuatu yang dilakukan. Formalisasi yang rendah berarti batasan-batasan yang sedikit dalam bagaimana karyawan menjalankan pekerjaannya.

Know the most organization fits Matrix Organization

Source: Alberto Díaz & Javier Blanch, 2015

Agile Organization