Sistem Informasi Monitoring Administrasi Keuangan Di Dewan Koperasi Indonesia Daerah (DEKOPINDA) Kota Cimahi Oleh : Ripqi Sofyan (10507200) PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG 2011

Latar Belakang Perkembangan teknologi pada awal abad ke-21 telah mengalami kemajuan yang signifikan. Teknologi bertambah canggih dan kompleks, seiring dengan hal tersebut manusia sebagai pemakai teknologi tanpa lelah terus memperbaiki dan memperbaharui teknologi agar sesuai dengan apa yang diharapkan yaitu untuk mempermudah aktivitas manusia itu sendiri. Hampir di semua aspek kegiatan telah menggunakan teknologi sistem informasi sebagai penunjang kegiatannya, baik itu dalam bidang ekonomi, sosial budaya, pendidikan kesehatan, dan lain sebagainya. Karena teknologi informasi ini telah menjadi kebutuhan primer bagi kelangsungan hidup perusahaan salah satunya untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan tersebut. Kemajuan suatu perusahaan atau insatansi dapat dilihat dari beberapa aspek salah satunya adalah aspek pelayanan administrasi dan keuangannya. Oleh karena itu, perusahaan atau instansi dituntut untuk mempunyai sistem yang baik terkait pelayanan administrasi dan keuangannya karena hal tersebut mempengaruhi kredibilitas suatu perusahaan atau instansi. DEKOPINDA atau Dewan Koperasi Indonesia Daerah Kota Cimahi merupakan suatu instansi pengelolah koperasi-koperasi yang berada di Kota Cimahi dimana instansi tersebut merupakan induk koperasi. DEKOPINDA kota Cimahi sendiri berfungsi sebagai pengelola koperasi-koperasi yang berada di lingkungan Cimahi itu sendiri. Koperasi-koperasi di Kota Cimahi sering kali membutuhkan pelayanan pembayaran iuran wajib tahunan dan pelaksanaan laporan Rencana Anggaran Tahunan ( RAT ) dengan tepat yang akan dilakukan oleh DEKOPINDA. Menjawab betapa pentingnya kebutuhan tersebut, maka DEKOPINDA sebagai Dewan Koperasi akan memberikan pelayanan adminintrasi dan keuangan yang baik sebagai proses pemberian informasi yang tepat bagi Koperasi-koperasi yang telah terdaftar dalam data DEKOPINDA.

Identifikasi Masalah Belum efektifnya sistem pelayanan administrasi dan keuangan khususnya pembayaran iuran wajib di DEKOPINDA karena masih manual sehingga dapat menyebabkan ketidak akuratan data dan waktu pemprosesan pun dibutuhkan waktu yang cukup lama sehingga tidak efektif dalam kinerja waktu. Perhitungan pembayaran iuran wajib yang dilakukan masih secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Masih terdapat kesalahan dalam proses pembuatan laporan dikarenakan memerlukan ketelitian dari pegawai dalam menghasilkan laporan.

Rumusan Masalah Bagaimana sistem administrasi dan keuangan yang sedang berjalan di DEKOPINDA sebagai pendukung pembayaran iuran wajib. Bagaimana cara membuat atau merancang Sistem Informasi yang dapat berfungsi secara efektif dan efisien serta dapat mendukung proses pembayaran iuran wajib untuk laporan administrasi dan keuangan di DEKOPINDA. Bagaimana mengimplementasikan Sistem Informasi Aplikasi Iuran Wajib di DEKOPINDA. Bagaimana mengevaluasi Sistem Informasi Aplikasi Administrasi dan Keuangan yang dibuat.

Tujuan Penelitian Untuk mengetahui system yang sedang berjalan dan menerapkannya untuk mendukung sistem yang baru di DEKOPINDA Kota Cimahi. Membuat perancangan Sistem Informasi Administrasi dan Keuangan Dewan Koperasi Indonesia Daerah Kota Cimahi, salah satunya dalam bidang setoran iuran wajib dan penyelenggaraan buku RAT . Implementasi sistem yang diusulkan, apakah telah sesuai dengan perancangan dan kebutuhan Instansi, selain itu juga harus mengimplementasikan bagaimana pihak terkait dapat mengoperasikan sistem yang dibuat. Mengimplementasi dari sistem yang diterapkan, sehingga tidak mengalami banyak kesalahaan dalam input data dan perhitungan iuaran wajib.

Batasan Masalah Bahasan yang mencakup system informasi administrasi dan keuangan sangat lah luas, agar tidak menjadi terlalu luas pembahasan tentang system informasi administrasi dan keuangan, maka saya membatasi hanya membahas aspek system sebagai berikut : Dalam administrasi dan keuangan DEKOPINDA saya hanya meneliti iuran wajib tahunan koperasi yang berada di Cimahi, dengan melihat sebuah buku laporan RAT atau (Rapat Anggota Tahunan). Menghitung iuran yang wajib di setorkan kepada DEKOPINDA dari setiap koperasi. Membuat sebuah laporan data koperasi yang sudah dan belum menyetorkan iuran wajib tahunannya yang telah dihitung.

Use Case Diagram Use Case diagram digunakan untuk mendeskripsikan apa yang seharusnya dilakukan oleh sistem. Diagram use menyediakan cara mendeskripsikan pandangan eksternal terhadap sistem dan interaksi-interaksinya dengan dunia luar.

Use Case Diagram Pada sistem yang sedang berjalan

Activity Diagram Pada sistem yang sedang berjalan Activity Diagram merupakan suatu bentuk flow diagram yang memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas sebuah proses. Ada 6 Activity Diagram yang terdapat Pada sistem yang sedang berjalan, Yaitu : Activity diagram rapat anggota tahunan Activity diagram pemeriksaan RAT Activity diagram hitung dana pendidikan, dana pdk, dan iuran wajib Activity diagram buat laporan data koperasi Activity diagram buat surat waktu penagihan Activity diagram membuat laporan keuangan

Activity diagram rapat anggota tahunan yang sedang berjalan

Activity diagram pemeriksaan RAT

Activity diagram hitung dana pendidikan, dana pdk, dan iuran wajib

Activity diagram buat laporan data koperasi

Activity diagram buat surat waktu penagihan

Activity diagram membuat laporan keuangan

Evaluasi Sistem yang sedang berjalan No. Masalah Worker Pemecahan Masalah 1. Proses pendataan koperasi yang menyerahkan buku RAT masih manual Admin Dibuatnya sistem informasi yang terintegrasi dengan database yang sudah menyerahkan buku RAT pada DEKOPINDA 2. Proses perhitungan dana pendidikan, dana PDK, dan iuran wajib masih menggunakan manual Sekretaris Dengan adanya aplikasi sistem informasi ini maka diharapkan mampu melakukan proses perhitungan pada buku RAT untuk wajib setor koperasi 3. Pembuatan laporan yang memakan waktu yang lama dikarenakan data yang belum terintegrasi. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan lebih mengefisienkan waktu dalam pembuatan laporan.

Use Case Diagram Use Case diagram digunakan untuk mendeskripsikan apa yang seharusnya dilakukan oleh sistem. Diagram use menyediakan cara mendeskripsikan pandangan eksternal terhadap sistem dan interaksi-interaksinya dengan dunia luar.

Use Case Diagram Pada Sistem Yang diusulkan

Activity Diagram Pada sistem yang Diusulkan Activity Diagram merupakan suatu bentuk flow diagram yang memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas sebuah proses.

Activity Diagram Melakukan RAT

Activity Diagram Hitung RAT

Activity Diagram Lihas Status Pembayaran

Activity Diagram Tambah Anggota Koperasi

Sequence Diagram Sequence Diagram menjelaskan interaksi object yang disusun dalam suatu urutan waktu. Sequence diagram memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan suatu yang dilakukan dalam use case.

Sequence Diagram Melakukan RAT

Sequence Diagram Hitung RAT

Sequence Diagram Lihat Status Pembayaran

Sequence Diagram Tambah Anggota Koperasi

Collaboration Diagram Seperti Sequence Diagram, Collaboration Diagram juga digunakan untuk memperlihatkan aliran-aliran pada Use Case. Sementara Sequence Diagram berurutan menurut waktu, Collaboration Diagram berfokus pada relasi-relasi yang terjadi antara objek yang satu dengan objek-objek yang lainnya.

Collaboration Diagram Melakukan RAT

Collaboration Diagram Hitung RAT

Collaboration Diagram Lihat Status Pembayaran

Collaboration Diagram Tambah Anggota Koperasi

Class Diagram Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah obyek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi obyek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi).

Class Diagram Pada Sistem Yang Diusulkan

TAMPILAN HALAMAN UTAMA PROGRAM

Kesimpulan Dengan dibangunnya sistem informasi administrasi dan keuangan ini diharapkan dapat mempermudah penyelenggaraan buku RAT dan perhitungan iuran wajib tahunan yang wajib di bayar oleh tiap koperasi kepada Dewan Koperasi Indonesia Daerah Kota Cimahi. Dengan dibangunnya sistem informasi administrasi dan keuangan ini diharapkan dapat membantu kerja administrasi dan sekretaris dalam melakukan pendataan data koperasi dan perhitungan iuran yang wajib dibayar oleh tiap koperasi. Dengan dibangunnya sistem informasi administrasi dan keuangan ini diharapkan dapat mempercepat proses perhitungan iuran wajib yang harus di setor. Dengan dibangunnya sistem informasi administrasi dan keuangan ini diharapkan dapat mengurangi kesalahan dalam data koperasi yang sudah dan belum di hitung iuran yang wajib setornya. Dengan dibangunnya sistem informasi administrasi dan keuangan ini diharapkan dapat mempermudah administrasi dan sekretaris dalam menentukan koperasi yang sudah dihitung iuran wajib setornya.

Saran Untuk nantinya diharapkan untuk pihak Dekopinda agar menyediakan fasilitas yang mendukung diadakannya pendaftaran untuk pendaftaran dan penyerahan buku RAT secara online, sehingga komputer yang digunakan selama pendaftaran offline ini tidak terlalu banyak pengguna. Pengumuman mengenai koperasi mana yang sudah terhitung iuran wajib setornya juga akan lebih baik lagi apabila dilakukan secara online, sehingga tidak perlu mendatangi Dekopinda dan pihak Dekopinda pun tidak perlu menyebarkan surat penagihan, agar dapat melihat pengumuman mengenai koperasi yang wajib setor langsung secara online jika sudah menyerahkan buku RAT. Tetap terjaganya koordinasi antar user dalam melakukan pengumpulan buku RAT dan perhitungan wajib setornya.

Jumlah Pendapatan : Rp. 159.049.407 Jumlah Biaya : Rp. 63.802.870 SHU : Rp. 95..246.537 Dana Pembangunan Daerah Kerja (PDK) Biaya hara Inventaris:Rp. 1.240.500 Biaya hara bangunan:Rp. 326.000 Biaya rumah tangga Kantor : Rp. 108.500 Jumlah dana PDK : Rp. 1.675.000 Dana Pendidikan Biaya THR : RP. 39.548.000 Biaya sekretariat : Rp. 1.412.550 Jumlah dana Pendidikan : Rp. 40.960.550 Iuran Wajib Ketentuan Dekopinda RP. 300.000