ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI PEMERINTAH DAERAH (PERMENPAN RB NO. 37/2013)

AREA PERUBAHAN REFORMASI BIROKRASI Hasil yang diharapkan Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing) Tatalaksana Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance Peraturan Perundang-undangan Regulasi yang, tidak tumpang tindih dan harmonis, serta mendorong pencapaian kinerja pemerintahan Sumber daya manusia aparatur SDM apatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN Akuntabilitas Meningkatnya akuntabilitas dan kinerja birokrasi Pelayanan publik Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat dan dunia usaha Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi (sesuaikan dengan bahasa budaya kerja)

Sasaran Reformasi Birokrasi Ukuran kualitatif/kuantitatif 1. Terwujudnya pemerintahan yang bersih dan bebas korupsi, kolusi, dan nepotisme; ⁻ Nilai Zona Integritas; ⁻ Nilai Efisiensi; ⁻ Indeks Persepsi Korupsi; ⁻ Opini BPK; dan ⁻ Indikator lain yang relevan. 2. Meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat; ⁻ Indeks Kepuasan Masyarakat; ⁻ Integritas Pelayanan; ⁻ Tingkat Kepatuhan terhadap Standar Pelayanan; ⁻ Nilai pemeringkatan; ⁻ Ukuran-ukuran yang terkait dengan MDGs; dan 3. Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi ⁻ Nilai Akuntabilitas kinerja; ⁻ Nilai kinerja organisasi; dan

PROGRAM REFORMASI BIROKRASI DAN UPAYA PERCEPATANNYA Program RB Upaya Percepatan 1. Manajemen Perubahan a. Pembentukan tim manajemen perubahan K/L dan Pemda b. Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi K/L dan Pemda c. Sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi 2. Penataan Peraturan Perundang-undangan Penataan berbagai peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh K/L dan Pemda, termasuk didalamnya penataan peraturan perundang-undangan sebagai langkah yang harus dilakukan untuk melaksanakan program-program reformasi birokrasi yang lainnya. 3. Penataan dan Penguatan Organisasi a. Evaluasi dan Penataan Organisasi Pemerintah Daerah b. Evaluasi dan Penataan Jabatan Struktural Eselon III, IV dan V pada Unsur Pelaksana dan Penunjang c. Penguatan unit kerja yang menangani organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat

Program RB Upaya Percepatan 4. Penataan Tatalaksana a. Pengembangan E-Office (pengembangan Website, E-Administrasi Umum/ Manajemen Dokumen Elektronik (E-Arsip), Administrasi Keuangan Elektronik/Sistem Keuangan Elektronik, dan Administrasi Kepegawaian Elektronik/Simpeg); b. PengembanganE-Planning; c. PengembanganE-Budgeting; d. PengembanganE-Procurement; e. PengembanganE-Performance (SAKIP); f. Efisiensi Penggunaan Fasilitas Kedinasan; g. Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja; h. Pendayagunaan Fasilitas Pemerintah yang ada; i. Efisiensi Perjalanan Dinas.

Program RB Upaya Percepatan 5. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur a. Analisis & Pemetaan Jabatan di K/L & Pemda b. Penerapan Minus Growth (Penerimaan<Jumlah PNS Pensiun setiap tahun) c. Pembatasan dan/atau Pengurangan Belanja Pegawai d. Monev Redistribusi/Realokasi PNS e. Penerapan Pemberian Pensiun Dini secara sukarela f. Penerapan seleksi CPNS melalui Penggunaan Computer Assisted Test (CAT) untuk seleksi CPNS g. Penguatan Assessment Center untuk Promosi Jabatan, Diklat Penjenjangan dan/atau Fungsional h. Penerapan Pengisian Lowongan Jabatan Secara Terbuka i. Penetapan Standar Kompetensi j. Peningkatan Kemampuan PNS Berbasis Kompetensi k. Penerapan Diklat PNS Berbasis Kompetensi l. Penegakan Etika dan Disiplin Pegawai Negeri m. Sertifikasi Kompetensi Profesi

Program RB Upaya Percepatan n. Mutasi dan Rotasi Sesuai dengan Kompetensi Secara Periodik o. Pengukuran Kinerja Individu p. Penguatan Jabatan Fungsional melalui: Penambahan jumlah, Penetapan Pola Karier, Peningkatan Kemampuan, dan Peningkatan Tunjangan 6. Penguatan Pengawasan a. Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing K/L dan Pemda b. Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting c. Pelaporan Harta Kekayaan PNS: d. Whistle Blower System e. Pelaksanaan saran perbaikan yang diberikan oleh BPK/KPK/APIP f. Kegiatan pendidikan/pembinaan dan promosi anti korupsi g. Pengendalian gratifikasi

Program RB Upaya Percepatan 7. Penguatan Akuntabilitas Kinerja a. Penandatanganan Pakta Integritas b. Keterbukaan Informasi Publik c. Peningkatan Akuntabilitas Kinerja dan Keuangan dari Instansi Pemerintah 8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik a. Deregulasi Perizinan Usaha b. Penguatan Budaya Pelayanan Prima melalui: 1) Penetapan dan Penerapan Standar Pelayanan Publik dan Maklumat Pelayanan 2) Pemeringkatan Pelayanan Publik Seluruh K/L dan Pemda 3) Survei Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) 4) Pengelolaan Pengaduan Masyarakat c. Pembatasan Waktu Pengurusan Izin, Kejelasan Biaya dan Persyaratan Perizinan d. Penguatan Pelayanan Terpadu Satu Pintu

FOKUS PERUBAHAN PRIORITAS PEMERINTAH DAERAH DALAM JANGKA PENDEK 1. Pengembangan Sistem Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Dikaitkan dengan kinerja organisasi dan sistem pemberian tunjangan kinerja daerah atau bentuk tunjangan yang ditujukan untuk mendorong peningkatan kinerja pegawai. Pada tahun 2014 diharapkan seluruh kementerian/ lembaga dan pemerintah daerah harus sudah menerapkan sistem ini. 2. Pengembangan sistem perencanaan kebutuhan pegawai. Diharapkan dapat memberikan prediksi kebutuhan pegawai sampai lima tahun mendatang sesuai dengan kebutuhan nyata pemerintah daerah yang dihitung atas dasar beban kerja, analisis jabatan, evaluasi jabatan dan standar kompetensi jabatan.

Fokus Perubahan Prioritas 3. Pengembangan sistem rekruitmen terbuka Baik dalam kaitan dengan penerimaan pegawai baru ataupun dalam kaitan dengan pengisian lowongan jabatan struktural 4. Pengembangan Quick Wins yang terkait dengan pelayanan publik di daerah Setiap tahun diharapkan pemerintah daerah minimal menetapkan satu quick wins untuk menjaga momentum positif terhadap penilaian pelaksanaan reformasi birokrasi oleh masyarakat 5. Pengembangan sistem pengelolaan pengaduan masyarakat Pengembangan ini dimaksudkan untuk secara terus menerus menjaga komunikasi dengan publik dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan di daerah 6. Inovasi daerah Seluruh SKPD didorong untuk melakukan inovasi dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan ataupun efisiensi dan efektivitas proses pelaksanaan pemerintahan daerah 7. Menetapkan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas dari Korupsi/Wilayah Birokrasi Bersih Melayani Sebagai contoh pelaksanaan reformasi birokrasi secara utuh di unit kerja yang dipilih

KETATALAKSANAAN DAN PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK PADA PEMERINTAH PROV JATIM

A. PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS Dasar Hukum : 1. PERMENDAGRI NOMOR 54 TAHUN 2009 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH 2. PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 113 TAHUN 2010 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

PENGERTIAN Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang dibuat dan dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang Kop Naskah Dinas adalah bagian teratas dari naskah dinas baik menggunakan lambang atau tidak yang memuat sebutan pimpinan pemerintah daerah atau nama SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Stempel Jabatan adalah alat / cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur, Ketua / Wakil Ketua DPRD Provinsi Jawa Timur. Stempel PD / Instansi adalah alat / cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

TUJUAN TATA NASKAH DINAS Menciptakan adanya keseragaman yang baik yang menyangkut teknis maupun prosedur penyelenggaraan tata naskah. Mewujudkan keterpaduan tata naskah dinas dengan tata kearsipan yang semakin berdayaguna dan berhasil guna. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya. Meningkatkan dayaguna dan hasilguna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Mencegah dan mengurangi terjadinya kesimpang-siuran, tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan dalam komunikasi kedinasan.

Contoh penomoran surat Nomor : …(I) / …(II) / …(III) / …(IV) Keterangan : (I) Kode Klasifikasi / Masalah (II) Nomor Urut / Agenda (III) Kode Wilayah PD (IV) Tahun Pembuatan

Contoh pembubuhan paraf : (I) KEPALA DINAS / BADAN ……. NAMA JELAS Pangkat NIP. (II) Keterangan : (I) Paraf pejabat satu tingkat di bawah pejabat penandatangan (Sekretaris/Kabid) (II) Paraf pejabat dua tingkat di bawah pejabat penandatangan (Kasubag / Kasie / Kasubid)

B. PENGGUNAAN PAKAIAN DINAS Dasar Hukum : Permendagri No. 6 Tahun 2016 tentang Perubahan Ketiga Atas Permendagri No. 60 Tahun 2007 tentang Pakaian Dinas PNS di lingkungan DEPDAGRI dan PEMDA; Peraturan Gubernur Jawa Timur NO. 16 Tahun 2016

BEBERAPA PENGERTIAN : Pakaian Dinas adalah pakaian seragam yang dipakai pegawai sesuai dengan waktu dan kebutuhannya; Atribut adalah tanda-tanda yang melengkapi pakaian dinas, sehingga dapat dibedakan identitas setiap pegawai; Tanda Lokasi adalah penyebutan nama Perangkat Daerah; Kartu Tanda Pengenal adalah kelengkapan pakaian dinas sebagai identitas pegawai yang memuat nama unit kerja, foto, nama, NIP, jabatan dan golongan darah dari pegawai yang bersangkutan serta masa berlakunya dalam bentuk kartu; Papan Nama Pegawai adalah kelengkapan pakaian dinas sebagai identitas pegawai; Kelengkapan pakaian dinas adalah kelengkapan pakaian yang dikenakan sesuai jenis pakaian dinas beserta atributnya termasuk ikat pinggang, kaos kaki dan sepatu.

Fungsi Pakaian Dinas perwujudan rasa kesetiakawanan sesama korps pegawai; perwujudan ketertiban, keseragaman, jiwa korsa, kedisiplinan, wibawa, motivasi kerja dan pengabdian aparatur; perwujudan pembinaan dan pengawasan, serta etika ASN.

JENIS PAKAIAN DINAS a. Pakaian Dinas Harian (PDH) : - PDH LINMAS warna hijau - PDH Warna Khaki - PDH Batik b. Pakaian Sipil Harian (PSH) c. Pakaian Sipil Resmi (PSR) d. Pakaian Dinas Upacara (PDU) e. Pakaian Sipil Lengkap (PSL) f. Pakaian Dinas Lapangan (PDL) g. Pakaian Dinas Harian (PDH) Kemeja Warna Putih

Jenis Pakaian Dinas lainnya : a. Pakaian Dinas Khusus; b. Pakaian Khas Jawa Timur (PKJ); c. Pakaian KORPRI; d. Pakaian Olah Raga.

Penggunaan Pakaian Dinas PDH warna Khaki dipakai pada hari Senin. PDH batik dipakai pada hari Selasa, Kamis dan Jum’at. PSH dipakai pada hari Senin bagi Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan Pejabat Administrator. Pakaian Dinas Kemeja warna putih dipakai pada hari Rabu.

Pakaian Olah Raga dipakai setiap hari Jumat pada saat kegiatan olah raga. PKJ dipakai pada waktu upacara pelantikan pejabat dan Hari Jadi pemerintah Provinsi. Pakaian KORPRI dipakai pada Upacara Hari Besar Nasional, HUT KORPRI dan setiap upacara tanggal 17 atau upacara lain yang ditentukan

C. PENATAAN HARI DAN JAM KERJA Dasar Hukum : Kepres no. 68 tahun 1995 ttg Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah; Kepmenpan No. 08 Tahun 1996 ttg Pedoman Pelaksanaan Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah; Kpts Gubernur Jawa Timur No. 41 Tahun 2000 ttg Pengaturan Hari dan Jam Kerja di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur.

MAKSUD DAN TUJUAN Sebagai Acuan Umum bagi seluruh Instansi Pemerintah Daerah; Agar terdapat kesamaan dalam pelaksanaan penerapan 5 (lima) hari kerja.

PENGATURAN JAM KERJA PADA PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR Senin s.d. Kamis : Pk. 07.00 – 15.30 WIB. Istirahat : pk. 12.00 – 12.30 WIB. Jumat : Pk. 07.00 – 14.30 WIB. Sholat Jumat : Pk. 11.00 – 13.00 WIB.

PENGECUALIAN 5 (lima) HARI KERJA Pelayanan Rumah Sakit; Pelayanan Telepon; Pelayanan Listrik Pelayanan Air Minum; Pelayanan Pemadam Kebakaran; Pelayanan Keamanan dan Ketertiban; Pelayanan SAMSAT Lembaga Pendidikan (SD, SMP, SMA dan SMK)

D. PENYUSUNAN STANDAR PELAYANAN(SP/SPP) a. SP/SPP adalah tolok ukur yang pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur (UU 25/2009) b. Wajib disusun oleh setiap penyelenggara pelayanan publik c. Ditetapkan dalam bentuk Keputusan Pimpinan Instansi / Unit Pelayanan

Komponen Standar Pelayanan Publik : 1) Dasar hukum 2) Persyaratan 3) Sistem,mekanisme dan prosedur 4) Jangka waktu penyelesaian 5) Biaya/tarif 6) Produk pelayanan 7) Sarana,prasarana dan/atau fasilitas 8) Kompetensi pelaksana 9) Pengawasan internal 10) Penanganan pengaduan,saran dan masukan 11) Jumlah pelaksana 12) Jaminan pelayanan 13) Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan 14) Evaluasi kinerja pelaksana

E. PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR a. Adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana, kapan, dimana dan oleh siapa dilakukan Wajib disusun oleh setiap SKPD/(BUMD) c. Ditetapkan dalam bentuk Keputusan Pimpinan SKPD/(BUMD) d. Mengacu pada Peraturan Menteri PAN No. 21 Tahun 2008 / Peraturan Mendagri No. 52 Tahun 2011 / Peraturan Menteri PANRB No. 35 Tahun 2012

Tujuan Penyusunan SOP Memberikan kejelasan dan transparansi kepada masyarakat sebagai penerima pelayanan mengenai hak dan kewajibannya. Memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses pelaksanaan tugas. Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan. Memberikan informasi secara proporsional mengenai pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh aparatur. Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas bagi aparatur.

Manfaat SOP Menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja/pelayanan. Lebih jelas mengetahui peran dalam posisi masing-masing di internal. Memberikan kejelasan alur prosedur/kerja dalam suatu pekerjaan/pelayanan. Memberikan keterangan dan keterukuran dalam suatu pekerjaan/pelayanan. Meminimalisir kesalahan dalam pekerjaan/pelayanan. Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional unit kerja.

F. PENYUSUNAN DIREKTORI PELAYANAN PUBLIK / SISTEM INFORMASI PELAYANAN PUBLIK (SIPP) a. SIPP adalah layanan informasi publik satu pintu berupa aplikasi berbasis website dan dapat diakses oleh masyarakat dengan mudah, cepat, akurat dan akuntabel : - menyediakan informasi yanblik secara menyeluruh - memberikan kemudahan dan kecepatan dalam memperoleh informasi yanblik - menjamin keakuratan informasi yanblik

b. Informasi yang disediakan dalam SIPP : - profil penyelenggara - profil pelaksana - standar pelayanan - maklumat pelayanan - pengelolaan pengaduan - penilaian kinerja

G. SURVEI KEPUASAN MASYARAKAT DAN IKM a. Mendasarkan pada PerMenPANRB Nomor 14 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusunan SKM, mewajibkan kepada semua instansi untuk melakukan SKM b. dilakukan secara periodik, melibatkan masyarakat dan akan lebih baik jika dilakukan oleh pihak ketiga (prinsip Citizen Charter) c. Memasukkan variabel SKM sebagai salah satu indikator dalam penilaian KOVABLIK Jatim

Mengukur tingkat kepuasan masyarakat sebagai pengguna layanan TUJUAN SKM Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pelayanan publik

SEMBILAN UNSUR SKM Persyaratan Kompetensi Pelaksana Sistem, Mekanisme, dan Prosedur Perilaku Pelaksana Penanganan Pengaduan, Saran, dan Masukan Waktu Penyelesaian Biaya / Tarif Sarana dan Prasarana Produk Spesifikasi Jenis Pelayanan

NILAI INTERVAL KONVERSI (NIK) KINERJA UNIT PELAYANAN (y) PERSEPSI NILAI INTERVAL (NI) NILAI INTERVAL KONVERSI (NIK) MUTU PELAYANAN (x) KINERJA UNIT PELAYANAN (y) 1 1,00 – 2,5966 25,00 – 64,99 D Tidak baik 2 2,60 – 3,064 65,00 – 76,60 C Kurang baik 3 3,0644 – 3,532 76,61 – 88,30 B Baik 4 3,5324 – 4,00 88,31 – 100,00 A Sangat baik NILAI PERSEPSI, NILAI INTERVAL, MUTU PELAYANAN DAN KINERJA UNIT PELAYANAN

76 INDEKS KEPUASAN MASAYRAKAT (IKM) DINAS/KANTOR/UNIT/UPT ……… CONTOH FORMAT PUBLIKASI IKM DI RUANG PELAYANAN INDEKS KEPUASAN MASAYRAKAT (IKM) DINAS/KANTOR/UNIT/UPT ……… KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMERINTAH PROV/KAB/KOTA…… BULAN/TRIWULAN/SEMESTER…….TAHUN…… NILAI IKM NAMA LAYANAN : 76 RESPONDEN JUMLAH : orang JENIS KELAMIN : L = ………….orang / P = ………………orang PENDIDIKAN : SD = ……………. Orang SMP = ……………. Orang SMA = ……………. Orang DIII = ……………. Orang S1 = ……………. Orang S2 = ……………. Orang Periode Survei = (tgl-bln-tahun) s/d (tgl-bln-tahun) TERIMAKASIH ATAS PENILAIAN YANG TELAH ANDA BERIKAN MASUKAN SANGAT BERMANFAAT UNTUK KEMAJUAN UNIT KAMI AGAR TERUS MEMPERBAIKI DAN MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN BAGI MASYARAKAT

H. PENANGANAN PENGADUAN a. pengaduan dimaknai sebagai kesempatan untuk melakukan perbaikan b. mewajibkan kepada semua instansi / unit pelayanan untuk membuka akses dalam menerima pengaduan pelayanan publik c. mengekspose nomor telepon dan petugas yang bertanggung jawab menangani pengaduan melalui media - media yang tersedia d. membuat protap pengaduan pelayanan publik membuka front liner, help desk pengaduan dsb. e. mengintegrasikan sistem pengaduan kedalam sistem LAPOR SP4N

I. FORUM KONSULTASI PUBLIK (FKP) a. Untuk percepatan peningkatan kualitas yanblik diperlukan peran serta penyelenggara pelayanan publik dan masyarakat selaku pengguna / penerima pelayanan sebagai upaya membangun sistem penyelenggaraan pelayanan publik yang adil, transparan, dan akuntabel FKP adalah kegiatan dialog, diskusi pertukaran opini secara partisipatif antara penyelenggara layanan publik dengan publik (rapat bersama, FGD, publik hearing, loka karya, musrenbang, talkshow, media sosial, aplikasi online, survei, dll Hasil penyelenggaraan FKP dituangkan dalam bentuk berita acara janji perbaikan pelayanan publik

J. MODEL PELAYANAN SATU ATAP / SATU PINTU / TERPADU a. Memberikan kemudahan kepada masyarakat untuk memperoleh pelayanan pemerintah b. Pemanfaatan multiple chanel c. Mengurangi social cost masyarakat d. Pelayanan satu pintu bidang penanaman modal (DPMPTSP) e. Telah terbentuk di seluruh prov/kab/kota