Pengukuran Kinerja Sistem What Are Performance Measurement ? Pengukuran Kinerja Sistem (Performance Measurement Systems) adalah suatu kegiatan penetapan, pengumpulan, analisis, pelaporan dan pengambilan keputusan mengenai semua ukuran kinerja dalam sebuah sistem.

Ruang lingkup pengukuran kinerja sistem

Elemen-elemen dasar dalam pengukuran kinerja sistem informasi terdiri dari : Sasaran; sistem informasi harus mempunyai tujuan/sasaran pada setiap area dimana sistem tersebut diterapkan. Misalnya, sasaran dari entri data adalah dapat menyelesaikan 20.000 entri data transaksi per hari. Kinerja Sistem Sekarang; secara priodik setiap area evaluasi diukur untuk menentukan kinerjanya. Misalnya program entri data akan diukur berapa banyak transaksi yang berhasil diproses dalam setiap hari.

Elemen-elemen dasar dalam pengukuran kinerja sistem informasi terdiri dari (lanjutan): Toleransi Kinerja; menunjukkan seberapa besar deviasi kinerja sistem ditetapkan sebagai batas toleransi terhadap sasaran kinerja sistem. Misalnya sasaran program entri data adalah dapat menyelesaikan 20.000 entri data transaksi per hari dan misalnya ditetapkan deviasinya adalah 2.000 transaksi. Maka apabila ternyata kinerja sistem hanya mampu menyelesaikan kurang dari 18.000 transaksi, ini berarti sistem dapat dianggap mempunyai potensi bermasalah.

Elemen-elemen dasar dalam pengukuran kinerja sistem informasi terdiri dari (lanjutan): Analisis Trend; deviasi antara sasaran dan kinerja diplot selama periode waktu tertentu untuk melihat apakah terdapat trend kinerja yang memburuk. Apabila dalam analisis trend terdapat kecenderungan tersebut maka masalah harus segera dicari sebelum dampaknya membesar pada kinerja sistem informasi. Perhatian Masalah; masalah-masalah yang potensial muncul dalam sistem sekarang segera dibahas pada departemen sistem informasi untuk dianalisis lebih lanjut.

Ukuran Kinerja Sistem ukuran kinerja sistem Menurut (Merle P Martin,1991), : Relevansi (Relevancy); output sistem informasi harus dapat digunakan untuk operasional, taktik atau strategi manajemen. Jika tidak maka informasi menjadi tidak berguna dan informasi penting menjadi tidak jelas. Misalnya pelaporan yang terlalu panjang, laporan tidak dapat digunakan oleh orang yang membutuhkannya, kebutuhan informasi tidak dapat dipenuhi oleh sistem informasi dan sebagainya.

Ukuran Kinerja Sistem ukuran kinerja sistem Menurut (Merle P Martin,1991), lanjutan : 2. Keakuratan (Accuracy); keakuratan sistem informasi terdiri atas aspek-aspek :  Kelengkapan (completeness),  Kebenaran (correctness) dan  Keamanan (security).

Keakuratan (Accuracy); Completeness Data tidak hanya harus diinput dengan benar, tapi juga harus diinput secara lengkap. Keakuratan sistem informasi dapat mencapai 95% tetapi apabila hanya mampu memenuhi kebutuhan informasi sebesar 80%, ini berarti sistem dapat disebut tidak efektif. Sistem disebut efektif apabila mampu memenuhi kebutuhan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Keakuratan (Accuracy) Lanjutan; Correctness Kebenaran akan data/informasi merupakan cara lain untuk menilai akurasi sistem. Semua data harus diinput dengan benar sehingga diharapkan juga akan menghasilkan output yang benar sesuai kebutuhan user.

Keakuratan (Accuracy) Lanjutan; Security Informasi sering dipindahkan/dikirimkan ke orang lain yang membutuhkan (pengguna). Atas transaksi pengiriman data ini, diperlukan otorisasi dari seksi keamanan data (security audits). Sehingga informasi yang mengalir ke luar sistem dapat terjamin keamanan isinya, terlebih kalau informasi tersebut sangat penting dan bersifat rahasia. Pengaturan hak akses bagi user sangat penting untuk diterapkan. Misalnya penggunaan ID dan password dalam sharing data/informasi.

Ukuran Kinerja Sistem ukuran kinerja sistem Menurut (Merle P Martin,1991), lanjutan : 3. Ketepatan Waktu (Timeliness); sistem informasi harus dapat melakukan proses secara cepat dan tepat waktu. Proses input data dapat dilakukan dengan tepat waktu tanpa ada data yang menumpukan untuk diinput. Proses pembuatan laporan dapat dilayani dengan tepat waktu sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan. Proses update data juga dapat setiap saat dilakukan tanpa harus menunggu proses yang lain.

Ukuran Kinerja Sistem ukuran kinerja sistem Menurut (Merle P Martin,1991), lanjutan : Ekonomi (Economy); sistem informasi menggunakan sumber daya dan biaya operasional yang minimum. Efisiensi (Efficiency); nilai tambah/nilai manfaat (produktivitas) penggunaan sistem informasi dibandingkan dengan penggunaan sumber daya manusia dan modal investasi (per satuan unit ekonomi).

Ukuran Kinerja Sistem ukuran kinerja sistem Menurut (Merle P Martin,1991), lanjutan : 6. Reliabilitas (Reliability); menunjukkan keajegan/kestabilan dari penggunaan sistem informasi. Reliabilitas ini dapat diukur dari berbagai indikator misalnya kinerja sumber daya manusia, waktu yang dibutuhkan untuk membetulkan kesalahan program, biaya operasional, tumpukan pekerjaan entri data, kesalahan pelaporan dan sebagainya.

Ukuran Kinerja Sistem ukuran kinerja sistem Menurut (Merle P Martin,1991), lanjutan : 7. Kemudahaan Penggunaan (Usability); sistem informasi didesain dengan memberikan kemudahan bagi user. Sehingga user tidak sering komplain, waktu pelatihan bagi user tidak terlalu lama, rata-rata kesalahan sistem rendah dan sebagainya.

Ukuran Kinerja Sistem ukuran kinerja sistem Menurut TRADE 1995 : Efektivitas (Effectiveness); indikator yang menunjukkan kesesuaian antara output sistem dengan kebutuhan (are we doing the right things ?). Efisiensi (Efficiency); indikator yang menunjukkan penggunaan sumber daya yang minimum (are we doing things right ?). Kualitas (Quality); indikator yang menunjukkan bahwa output sistem merupakan titik temu antara kebutuhan user dengan harapan user.

Ukuran Kinerja Sistem ukuran kinerja sistem Menurut TRADE 1995 (lanjutan): Ketepatan Waktu (Timeliness); indikator yang menunjukkan bahwa semua unit proses dapat diselesaikan dengan benar dan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan user. Produktivitas (Productivity); nilai tambah dari setiap proses dibandingkan dengan penggunaan modal dan tenaga kerja. Keamanan (Safety); indikator yang menunjukkan kesehatan sistem dan lingkungan sistem yang aman dari berbagai aspek.

Manfaat penting dari pengukuran kinerja sistem Untuk mengidentifikasi kebutuhan user. How do we know that we are providing the services/systems that our user require ?. Untuk memahami proses dalam sistem, sehingga dapat membantu dalam menemukan permasalahan dalam sistem. To confirm that we know or reveal what we don’t know. Untuk memastikan bahwa pengambilan keputusan didasarkan pada fakta dan bukan secara emosional. Are our decisions based upon well-documented facts and figures or on intuition and gut feelings ?.

Manfaat penting dari pengukuran kinerja sistem (lanjutan) Untuk menunjukkan dimana perbaikan harus dilakukan. Where can do better ? How can we improve ?. Untuk menunjukkan permasalahan seperti penyimpangan, keusangan dan sebagainya. Jika suatu sistem telah berjalan lama dan tidak pernah ada pengukuran kinerja maka kita dapat berasumsi mungkin saja telah terjadi penyimpangan. They may or may not be, but without measurements there is no way to tell.

Why Do We Need Measure ? Kontrol; Pengukuran kinerja dapat membantu menghilangkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam sistem. Evaluasi Sistem; Pengukuran kinerja sistem dapat digunakan untuk mengevaluasi bagaimana sistem bekerja sekaligus mengupayakan perbaikan-perbaikan.

Why Do We Need Measure ? (lanjutan) Perbaikan Berkelanjutan; Pengukuran kinerja dapat digunakan untuk mengidentifikasi penggunaan sumber daya dan evaluasi proses sehingga dapat tercipta efektifitas dan efisiensi sistem secara kontinu. Evaluasi Manajemen; Pengukuran kinerja sistem dapat membantu untuk pengambilan berbagai keputusan penting dan strategis sekaligus sebagai bahan evaluasi bagi pihak manajemen.

Prinsip-prinsip dalam mencapai keberhasilan pengukuran kinerja sistem Pengukuran hanya dilakukan untuk hal yang penting. Fokuskan pada kebutuhan user/pengguna informasi. Libatkan user dalam desain dan implementasi pengukuran kinerja sistem agar mereka juga ikut memikirkan upaya perbaikan dalam mencapai kualitas pengukuran sistem.