PERENCANAAN PENYELENGGARAAN EVENT Program Sarjana Ilmu Komunikasi, Universitas Gunadarma

Tujuan Setelah mempelajari bab ini, pembaca dapat ; Memahami perencanaan penyelenggaraan event. Mengetahui proses perencanaan event. Mengembangkan proses penyelenggaraan event yang efektif.

Pendahuluan Dalam mengelola suatu kegiatan sangat diperlukan strategi, strategi yg tepat hanya dpt dilakukan apabila penyelenggara event mengetahui dg pasti apa tujuan diselenggarakan event. Tahapan awal dalam mengelola event setelah penetapan tujuan adalah mencari tempat penyelenggaraan event yg sesuai dg tema event, bekerjasama dg penyedia jasa akomodasi, transportasi serta penyedia jasa lainnya.

Tahap Perencanaan Event Dalam perencanaan terdapat banyak hal yg kompleks, banyak kebutuhan di luar dugaan. Pada pelaksanaannya sebuah rencana event telah ditentukan tujuannya akan sulit dilaksanakan seratus persen sama, karena dalam pelaksanaannya akan muncul banyak hal dan perlu dilakukan penyesuaian dg keadaan. Proses perencanaan merupakan kunci terselenggaranya sebuah kegiatan, dalam mempersiapkan rencana harus sudah dipastikan jenis kegiatan yg akan diselenggarakan. Misal ; eksibisi, konferensi, konser. Bagaimanapun perencanaan sangat menyita waktu dan memerlukan usaha keras, segala sesuatu mungkin saja terjadi tidak sesuai dg harapan, tetapi inilah inti dr perencanaan, yaitu tidak untuk gagal pada saat event berlangsung.

Proses Perencanaan Event Proses perencanaan event dimulai dg menentukan tujuan yg dapat diterima dg jelas oleh setiap anggota tim yg akan terlibat dalam pelaksanaan event. Tujuan merupakan langkah awal dalam setiap perencanaan sebuah event. Tujuan diselenggarakan suatu event dapat berupa ; pembelajaran, bertukar pikiran, sosialisasi, peringatan dll

Proses Perencanaan Event.......lanjut Rencana awal penyelenggaraan event dimulai dengan dua tahap yaitu ; Mencari informasi tentang event yang akan diselenggarakan. Mengumpulkan informasi yang berhubungan Setelah semua informasi tentang penyelenggaraan event didapat, tahap selanjutnya adalah menuangkan rencana ke dalam perencanaan yg lebih detil dan dilakukan oleh pihak yg kompeten dg bidangnya.

Penyelenggaraan Event yang Efektif. Menurut Shone&Parry (2002) dan Rogers (2003), untuk memudahkan event dapat diselenggarakan dg baik, maka ada beberapa pertanyaan dasar harus dijawab : Kenapa harus diselenggarakan Event.? Pertanyaan tersebut harus mampu menjelaskan mengapa event tersebut harus diselenggarakan.

Lanjut...... b.Siapa yang akan terlibat dalam proses penyelenggaraan event (dan siapa yang tidak perlu terlibat). c. Informasi atau riset apa saja yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan pada penyelenggaraan event..? d. Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk terselenggaranya kegiatan tersebut..? e. Bagaimana event akan diselenggarakan..?

Dimanakah event akan diselenggarakan..? Lanjut...... Dimanakah event akan diselenggarakan..? Kapan event akan diselenggarakan..?

Kesimpulan Perencanaan penyelenggaraan event merupakan tahapan yang penting dilaksanakan. Tahap selanjutnya adalah merencanakan event secara detil dalam kelompok yg spesifik Rencana keuangan yg disesuaikan dg tujuan untuk merencanakan keuangan sesuai dg target pencapaian yg diharapkan. Rencana pemasaran akan berhubungan dg bagaimana event dipasarkan pada target yg di bidik. Keseluruhan kegiatan; operasional, keuangan dan pemasaran merupakan kegiatan yang memiliki tujuan sama, yaitu suksesnya penyelenggaraan event.

Sekian trima kasih