MANAJEMEN LOGISTIK - Berenadeth Y.P.S, M.Si PROSEDUR PERENCANAAN MANAJEMEN LOGISTIK - Berenadeth Y.P.S, M.Si

KONSEP DAN PENGERTIAN Langkah pertama yang harus dilakukan oleh unit logistik dalam kegiatan manajemen logistik adalah perencanaan logistik. Apakah yang dimaksud dengan perencanaan logistik?  Perencanaan dapat diartikan sebagai merumuskan segala sesuatu sebelum dilaksanakan. Perencanaan dapat juga dipahami sebagai penentuan berbagai tindakan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan istilah logistik dapat diartikan sebagai berbagai barang-barang yang dibutuhkan untuk melakukan suatu tindakan-tindakan tertentu untuk mencapai tujuan.

PERENCANAAN LOGISTIK Perencanaan logistik merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang kan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengadaan logistik, penggunaan logistik, pengorganisasian, maupun penegendalian logistik Dengan demikian maka secara sederhana perencanaan logistik ini dapat diartikan sebagai proses perumusan kebutuhan-kebutuhan logistik yang akan akan digunakan pada masa yang akan datang untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi/ perusahaan secara efektif dan efisien.

Dalam proses perencanaan ini setidak-tidaknya harus mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini: Barang apa yang akan diadakan? Mengapa barang itu perlu diadakan? Kapan barang tersebut akan dibutuhkan? Kapan barang itu akan diadakan? Dimana barang tersebut dapat diperoleh? Siapa yang akan menggunakan barang-barang tersebut? Siapa yang bertanggung jawab melakukan pengadaan barang? Seberapa banyak barang itu dibutuhkan? Berapa harga barang-barang yang akan diadakan? Bagaimana cara pengadaan barangnya? Bagaimana prosedur pengadaan barang? Bagaimana aturan-aturan tentang pengadaan barang baik di interal organisasi maupun dari pihak lain misalnnya pemerintah?

Perencanaan logistik ini harus dilakukan jauh-jauh hari sebelum barang itu dibutuhkan.

Unsur-unsur penting Perencanaan Logistik Secara teoritis setiap perencanaan (termasuk perencanaan logistik) hendaknya memenuhi unsur-unsur sebagai berikut: Tujuan Politik Prosedur Budget Program

Perencanaan logistik ini penting dilakukan karena dalam perencanaan ini dibahas mengenai hal-hal sebagai berikut: Ramalan jumlah dan kualitas barang yang dibutuhkan. Tujuan akhir yang akan dicapai dari apa yang telah direncanakan keseluruhannya. Suatu program yang terdiri dari serangkaian tindakan kegiatan untuk mencapai tujuan manajemen logistik berdasarkan pada prioritas pelaksanaan. Jadwal pekerjaan logistik sehingga dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Anggaran untuk mengalikasikan sumber-sumber yang ada atas dasar efisiensi dan efektifitas, anggaran belanja ini dinyatakan dalam bentuk uang. Cara yang tepat dalam pengadaan dan distribusi logistik. Penafsiran kebijakan yang akan diambil agar terjamin dalam keselarasan dan keseragaman kegiatan serta tindakan logistik yang akan dilakukan.

Perencanaan logistik dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) tipe Perencanaan Strategis Perencanaan strategis dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengalokasikan sumber daya logistik selama jangka waktu yang panjang, konsisten dan menunjang bagi seluruh kebijaksanaan dan tujuan organisasi. Jangka waktu perencanaan strategis ini meliputi jangka waktu yang panjang, antara 5 sampai 10 tahun.

2. Perencanaan Operasional Perencanaan operasional dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengembangkan kebijaksanaan dan rencana logistik untuk menangani tindakan manajemen yang rutin atau reguler dalam suatu organisasi. Rencana operasional adalah alat untuk mengkoordinir usaha logistik suatu organisasi. Rencana ini pada umumnya meliputi jangka waktu sampai satu tahun. Rencana operasional yang menyeluruh sekurang-kurangnya mempunyai 3 (tiga) tujuan yaitu modifikasi sistem, pelaksanaan, dan anggaran. Rencana operasional ini dirumuskan oleh manajer logistik sebagai tindakan merealisasikan rencana strategis yang telah dirumuskan oleh manajer puncak organisasi/perusahaan.

3. Perencanaan Taktis Perencanaan taktis dapat diartikan sebagai proses untuk penyesuaian jangka pendek dari sumber daya logistik untuk hal-hal yang tidak menentu atau tidak diduga, keadaan yang kompetitif atau kondisi lingkungan. Jangka waktu perencanaan taktis adalah pendek karena fokusnya berorientasi pada kejadian.

Faktor Biaya dan Manfaat Faktor Anggaran Beberapa faktor yang mempengaruhi proses perencanaan logistik adalah sebagai berikut (Dwiantara dan Sumarto, 2004): Faktor Fungsional Faktor Biaya dan Manfaat Faktor Anggaran Faktor Keamanan dan Kewibawaan Faktor Standarisasi dan Normalisasi