Aplikasi Komputer Pertemuan 1 Pengantar Aplikasi Komputer Mengenal Aplikasi Word (Bagian 1) Rabu, 29 Agustus 2018 Safitri Jaya, S.Kom, M.T.I

Aturan perkuliahan Syarat kehadiran Syarat nilai Syarat kelulusan Maksimum keterlambatan 15 menit dari jadwal kuliah Ketidakhadiran tanpa keterangan / melalui wa dianggap tidak hadir, kecuali mendapat izin resmi dari prodi/panitia penyelenggara kegiatan/rumah sakit Proses perizinan langsung dilaporkan ke unit Biro Pendidikan (BP) Syarat nilai Total nilai keseluruhan adalah 100% Komponen penilaian : Tugas 30%, UTS 30% dan UAS 40% Syarat kelulusan Kehadiran minimal 75% atau 10 kali pertemuan dalam 1 semester Mengerjakan tugas Mengikuti ujian baik UTS maupun UAS Nilai minimum kelulusan adalah C- / 50

Rubrik nilai Nilai Huruf Nilai Angka A 90 - 100 A- 80 – 89 B+ 75 – 79 70 – 74 B- 65 – 69 C+ 60 – 64 C 55 – 59 C- 50 – 54 D 40 – 49 E 0 - 39

Pembahasan dalam 1 semester Aplikasi perkantoran menggunakan Microsoft Office Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Power Point Microsoft Access (tambahan) Microsoft Outlook Microsoft Visio Microsoft Project

Pendahuluan Aplikasi perkantoran adalah sebuah perangkat lunak yang diperuntukkan khusus untuk pekerjaan di kantor. Komponen- komponennya umumnya didistribusikan bersamaan,memiliki antar muka pengguna yang konsisten dan dapat berinteraksi satu sama lain. Beberapa software yang termasuk kategori aplikasi perkantoran diantaranya : Microsoft Office (Sistem Operasi Windows dan Macintosh) Open Office (Sistem Operasi Linux) Star Office (dikeluarkan oleh Sun Microsystem)

Microsoft Office - Word Pengantar Membuat Surat massal Format Halaman Mencetak Label Undangan Memberi Komentar Pada Dokumen Membuka dan Mengedit PDF Menampilkan Header Table Pada Halaman Lain Membuat Daftar Isi Otomatis Menambahkah Menu Drop Down List Menggunakan Smart Art

Membuat surat massal Salah satu fungsi dari Ms.Word adalah untuk membuat surat. Sebagai contoh adalah surat undangan. Berikut adalah cara untuk membuat surat undangan massal : Membuat database untuk penerima surat Buatlah sebuah template surat yang mengandung data NAMA dan ALAMAT PENERIMA (isi dapat dikosongkan) Klik menu Mailings, Select Recipiens, Type a New List Tentukan field apa saja yang akan digunakan (berdasarkan contoh, field yang digunakan adalah NAMA dan ALAMAT PENERIMA). Klik Customize Columns untuk melakukan pengaturan fields. Isi data sesuai kebutuhan, dan simpan database pada folder.

Membuat surat massal Memasukkan Data ke Template Surat Jika database sudah tersimpan, langkah berikutnya adalah memasukkan data tersebut ke dalam template surat dengan cara sebagai berikut : Pastikan template surat masih terbuka, dan letakkan kursor pada area NAMA Klik menu Insert Merge Field, pilih field nama yang ada pada database Klik tombol Preview Result Anda dapat menggunakan tombol next untuk mencetak semua nama undangan yang ada pada database Lakukan hal yang sama untuk pengisian data ALAMAT PENERIMA

Membuat surat massal Mailings dari Data Excel Siapkan template word yang akan digunakan dan juga data excel yang sudah disimpan dalam folder. Pilih tab Mailings, Select Recipiens, Use an Existing List Pilih file excel yang akan digunakan Langkah selanjutnya akan tampil jendela select table, klik pada file yang sudah ada (Sheet1$), diikuti tombol OK. Jangan lupa sebelumnya checklist pada First row of data contain column header. Tempatkan kursor pada area isian sesuai field yang dibutuhkan, klik Insert merge field Klik tombol preview result untuk melihat tampilan hasil Untuk mencetak data-data yang lainnya, anda dapat menekan tombol next Lakukan sampai pada pembacaan data terakhir

Format halaman berbeda dalam 1 dokumen Klik menu insert, ribbon header dan footer, kemudian klik menu Format Page Number Pilih format romawi, klik OK Jika halaman berikutnya ingin menggunakan format angka, maka pada halaman terakhir yang menggunakan format romawi, klik Page Layouts, break dilanjutkan klik next page Maka pada halaman setelah romawi yang terakhir akan berubah menjadi format angka Klik kembali page number dan pilih format page dengan format angka

Mencetak 2 Nomor Halaman dalam 1 Dokumen Buka Dokumen yang diprint Buka Page Setup dengan cara klik Page Layout kemudian klik tanda panah kecil disamping Page Setup (atau dobel klik pada ruller) Setelah Page setup terbuka, kemudian klik Margin Pilih 2 Page per sheet Pilih Orientasi Jika Pilih Portrait maka hasil print akan berada di atas dan bawah Jika Pilih Lanscape maka hasil print akan berada di bagian kanan dan kiri

Mencetak Label Undangan Siapkan template label undangan (salah satu referensi : tjlabels.com / untuk model tom jerry) Misalkan menggunakan label T&J no 103 Atur ukuran dan jenis font untuk label Klik tab Mailings, select recipiens, use an existing list Pilih file excel yang akan digunakan Langkah selanjutnya akan tampil jendela select table, klik pada file yang sudah ada (Sheet1$), diikuti tombol OK. Jangan lupa sebelumnya checklist pada First row of data contain column header.

Mencetak Label Undangan Tempatkan kursor pada area isian sesuai field yang dibutuhkan, klik Insert merge field, ganti Text dengan NAMA dan Sample dengan ALAMAT Klik rules, next record, dan letakkan di bawah <<ALAMAT>>, hal ini bertujuan agar data yang ditampilkan tidak sama Masukkan semua field tersebut dengan cara mengulangi langkah 6 – 8, atau cukup copy paste Klik preview result untuk melihat hasil akhir Untuk proses pencetakan, pastikan atur next dan preview sesuai dengan jumlah kolom label.

Memberi Komentar pada Dokumen Dokumen di dalam Ms Word dapat diberi komentar atau catatan terkait dengan isi di dalamnya. Berikut adalah langkah-langkahnya : Buka file word yang akan diberikan komentar Cari teks yang akan diberikan catatan/komentar, blok pada area yang ingin diberikan catatan/komentar Klik menu review, new comment Jendela comment akan muncul otomatis disamping kanan dokumen Untuk melihat isi komentar, dapat klik bagian simbol atau klik menu show comments pada tab review Jika ada lebih dari satu komentar di dalam dokumen dan ingin melihatnya secara berurutan dapat klik next untuk melihat komentar selanjutnya atau klik preview untuk kembali ke komentar sebelumnya Klik delete untuk menghapus komentar