AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi PENGERTIAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) oleh: Tim Pengembang SPMI Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Penjaminan Mutu 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi POKOK BAHASAN Pengertian Audit Mutu Internal Tujuan dan manfaat Audit Mutu Internal Istilah dalam Audit Mutu Prinsip Dasar Audit Klasifikasi Audit Lingkup (Cakupan) Audit Kesimpulan audit Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi CAPAIAN PELATIHAN AMI Peserta mampu memahami : Pengertian AMI Tujuan dan manfaat AMI Istilah yang digunakan dalam AMI 4. Prinsip dasar AMI 5. Klasifikasi audit Lingkup (cakupan) AMI Kesimpulan AMI Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 LANDASAN HUKUM: Bab III Pasal 52 Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (1) Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. (2) Penjaminan mutu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar pendidikan tinggi. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Pasal 5 ayat (1) Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Tentang SPM Dikti (1) SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas: Penetapan Standar Pendidikan Tinggi; Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi; Evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi Pengendalian pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi; dan Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi. (2)  Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c dilakukan melalui Audit Mutu Internal. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Garis Besar Proses SPMI Akademik dan Non Akademik Dokumen/ Buku Kebijakan Mutu Dokumen/ Buku Manual Mutu Dokumen/ Buku Standar Mutu Dokumen/ Buku Formulir Mutu Pelaksanaan Penjaminan Mutu Dokumen Mutu/ Buku Kebijakan Manual Standar Formulir Kaizen Tindakan Penjaminan Mutu Audit Pelaksanan Penjaminan Mutu Evaluasi Penjaminan Mutu Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 6

Evolusi dan Peran AMI Evolution & Roles of Internal Audit Masa lalu Masa kini Fault finding Watchdog Arrogant Process Cost center Underqualified person Financial & operational Prevention Business Partner Humble Risk Based Audit Add Value High Caliber Person Strategic Culture Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Definisi Audit Mutu Internal Audit Mutu Internal adalah proses pengujian yang sistematik, mandiri, dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di PT sesuai prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan institusi. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Audit Mutu bukanlah asesmen/penilaian melainkan pencocokan kesesuaian antara pelaksanaan dengan perencanaan suatu kegiatan/program Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

PENGERTIAN AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL Audit internal: Audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap standar mutu organisasi sendiri ( standar Internal), Peraturan, Prosedur, Instruksi kerja. Audit eksternal: Audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar eksternal. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU Klien (Client): Organisasi/perorangan yang mempunyai hak untuk mengatur atau hak kontrak untuk meminta audit. Teraudit (Auditee): Organisasi/ unit kerja/ orang yang diaudit. Teraudit bisa sekaligus sebagai klien. Auditor: Orang yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untuk mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan dibantu beberapa auditor. Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi. Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Prinsip Dasar Audit Mutu Internal Sikap dasar auditor: Mempunyai sifat profesional. 2. Penyajian yang wajar : Wajib memberikan laporan yang objektif. 3. Ketelitian : Kecermatan dalam menggali informasi sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid. 4. Independen : Mempunyai sikap netral dan obyektif saat membuat kesimpulan audit. Berdasar bukti : Penjelasan yang rasional dalam menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Pengertian Beberapa Istilah dalam Audit Mutu Check list (Daftar Tilik): Daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil Audit Dokumen untuk diverifikasi lebih lanjut dalam Audit Lapangan/Visitasi/Kepatuhan. Temuan Audit (Audit Findings): Hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 POSISI AUDIT DALAM SIKLUS SPMI Audit Mutu Internal merupakan bagian dari siklus SPMI Audit Mutu PPEPP ============ E PDCA ============= C 1.P 2.P 3.E 4.P 5.P Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Bentuk Evaluasi lainnya Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Check/Evaluasi Monitoring Evaluasi Diri Audit Mutu Bentuk Evaluasi lainnya Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 LATIHAN Berikan contoh assessment yang pernah dialami ! Berikan contoh kegiatan Audit Mutu Internal ! Pilih contoh berikut (Fasilitator memberikan contoh peserta memilih Audit Mutu atau Assessment ) ! Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Tujuan Audit Mutu Internal Memastikan implementasi sistem manajemen sesuai dengan sasaran/tujuan Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen mutu Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu Memastikan sistem manajemen memenuhi standar/ regulasi Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Manfaat Audit Mutu Internal Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara mengevaluasi dan mendorong adanya peningkatan melalui proses: 1. Mengkomunikasikan tujuan PT, Standar Dikti yang ditetapkan PT dan nilai- nilai yang telah ditetapkan 2. Memantau pencapaian kesesuaian tujuan dengan standar 3. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan standar 4. Mengurangi Risiko PT : Resiko Kualitas Resiko Hukum Resiko Keuangan Resiko Strategik Resiko Kepatuhan Resiko Operasional Resiko Reputasi Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Tahapan Audit Mutu Internal Audit Dokumen/Desk Evaluasi/Sistem Audit Kepatuhan/Visitasi/Lapangan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Lingkup (cakupan) audit Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya: Dokumen sistem mutu Organisasi Komitmen (tanggung jawab) manajemen Sumber daya, meliputi: Sumber Daya Manusia Infrastruktur Proses dan pengendaliannya Evaluasi dan perbaikan Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Client/pihak manajemen menentukan lingkup audit (yang akan di-sampling) sebelum proses audit dilakukan. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Pelatihan SPMI-PT AMI November 2010 22

Klasifikasi Temuan Audit: Observasi (OB) : Ketidaksesuaian yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah. Ketaksesuaian (KTS) : Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 TEMUAN AUDIT Mencapai Standar - Standar ditingkatkan Melampaui – Standar ditingkatkan Belum mencapai – Perlu tindakan koreksi Menyimpang – Perlu tindakan koreksi Untuk temuan yang belum mencapai dan menyimpang dari standar dikategorikan maka temuan tersebut dikategorikan Observasi (OB) atau Ketidaksesuaian (KTS). Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 K T S O B KeTidakSesuaian Observasi Temuan yang belum mencapai, menyimpang dan tidak sesuai dengan standar atau persyaratan yang ditentukan PT Temuan yang berpotensi menjadi ketidaksesuaian atau temuan yang dapat segera diperbaiki Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Kriteria KTS KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan. KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen. KTS yang mengancam sertifikasi atau registrasi. KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi. KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan. KTS yang mudah diralat. KTS yang tidak menghambat sertifikasi/ registrasi. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan. Laporan Audit Mutu Internal tentang kelemahan sistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut. Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir. Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan. Contoh KTS Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi. Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi Audit Mutu Internal. Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan. Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Ketidaksesuaian/Observasi Perlu ada TINDAKAN KOREKSI Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) Permintaan perbaikan kepada auditee atas dasar laporan audit agar auditee menghilangkan KTS atau penyebab KTS Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Definisi Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal di atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secara berkelanjutan. Tindakan Koreksi Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Tindakan Koreksi Cara mendapatkan Tindakan Koreksi Mengidentifikasi akar masalah dari KTS. Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS. Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah pengulangan KTS. Menerapkan langkah pengendalian. Mendokumentasi tindakan koreksi yang dilaksanakan. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Eskalasi Temuan Yaitu temuan-temuan yang terjadi di unit kerja, namun tindaklanjutnya sangat tergantung kepada institusi yang menaungi unit tersebut. Cara auditor menyikapi temuan yang eskalatif, yaitu dengan merekomendasikan status temuan ditutup di unit tersebut (CONSIDERED CLOSED), namun di bagian verifikasi ditambahkan keterangan bahwa temuan tersebut dipindahkan ke institusi (universitas/fakultas) dengan status temuan terbuka (OPEN) Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Langkah Konkrit Tugas Auditor dalam hal KTS Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat ketidaksesuaian dengan standar yang diacu). Menjelaskan KTS kepada auditee. Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS (misalnya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit). Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Langkah Konkrit Tugas Auditee dalam hal KTS Memahami KTS secara rinci. Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian). Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Kesimpulan Audit Kesimpulan audit adalah rangkuman atau hasil gabungan dari proses audit yang dibuat oleh tim audit, berdasarkan pertimbangan tujuan audit dan semua temuan audit. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Pengertian Istilah dalam Audit Mutu Internal Tindakan Koreksi Tindakan Pencegahan Verifikasi Tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian yang dikenali/situasi lain yang tidak dikehendaki. Tindakan untuk menghilangkan kemungkinan penyebab ketidaksesuaian/ kemungkinan situasi yang tidak dikehendaki. Tindakan memastikan, melalui ketetapan tentang bukti obyektif bahwa persyaratan yang ditentukan telah terpenuhi. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Secara umum, pemahaman pengertian audit mutu internal diperlukan untuk : Merencanakan program Audit Mutu Internal dengan membuat jadwal dan daftar pengecekan audit yang baik. 2. Menentukan auditor yang bertugas dengan tepat. 3. Melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasil audit sebelumnya dengan efektif. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 INDIKATOR KEBERHASILAN AUDIT Tindak lanjut (corrective action) Implementasi rekomendasi Repeat order/minta diaudit kembali Customers Satisfaction PIMPINAN PERGURUAN TINGGI dan AUDITI Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Auditor sebaiknya Mampu memberi pelayanan lebih baik dari yang diharapkan oleh auditee. Memberikan kontribusi positif untuk meningkatkan mutu hasil kerja auditee. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 Ringkasan Tujuan utama Audit Mutu Internal ialah untuk mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang ditetapkan sebagai lingkup audit. Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit mutu perlu secara periodik untuk menjadikan institusi berkualitas. Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan mudah maka temuan audit harus diformulasikan dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat dengan mudah dipahami. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Manfaat AMI bagi Pimpinan PT Mengetahui Konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan yang diharapkan (Learning Outcome). 2. Mengetahui Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus. 3. Mengetahui Kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap manual prosedur dan instruksi kerja program studi. 4. Mengetahui Kecukupan penyediaan sarana-prasarana dan sumber daya pembelajaran, penelitian dan/atau pengabdian kepada masyarakat. 5. Mengetahui Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi penelitian dan pengabdian serta kerja sama. Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Pimpinan Perguruan Tinggi /Fakultas Menetapkan tujuan AMI: Merencanakan audit Rapat Tinjauan Manajemen Menetapkan objek dan lingkup audit 1 3 M1 : Melakukan Rapat Tim Auditor M2 : Melakukan Audit Dokumen M3 : Menetapkan Jadwal Site Visit M4 : Melakukan Audit Lapangan M5 : Membuat Laporan Audit Unit Jaminan Mutu Membentuk Tim Auditor 2 M 3 M 4 M 2 SIKLUS AMI 1, 2, 3 dst M5 M 1 Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018

Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018 TERIMA KASIH Direktorat Penjaminan Mutu, Belmawa 2018