QUALITY ASSURANCE PROGRAM DALAM PELAYANAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT

Pengertian Istilah Quality Assurance berasal dari istilah bahasa Inggris : Quality artinya : degree of excellence, dan. Assurance artinya : “jaminan resmi” (formal guarantee), “pernyataan positif” (positive declaration). Quality assurance boleh diinterpretasikan sebagai suatu jaminan formal dari suatu derajat keunggulan ( degree of excellence). Pengertian lain juga disebutkan, bahwa : QA is the measurement of the actual level of service provided plus the efforts to modify when necessary the provision of these services in the light of the results of the measurement.

Pengertian Quality assurance, intinya adalah menjamin terjaganya mutu pelayanan kesehatan yang diberikan oleh para tenaga pelayanan kesehatan (baik secara langsung maupun tidak langsung). Yang dilihat adalah apakah para tenaga pelayanan kesehatan melaksanakan tugas secara efektif dan efisien dan layak sesuai dengan keilmuan. Caranya adalah memantau berkesinambungan hasil keluaran untuk mengukur pelayanan yang diberikan, sehingga apabila belum sesuai harapan perlu melakukan perbaikan.

Dimensi Jaminan Mutu Dimensi mutu pelayanan kesehatan meliputi : eketivitas, efisiensi, responsive, empaty, asesibilitas, kompetensi tehnis, kenyamanan, keamanan, dan komunikasi (HAM). Menurut Isabel Stewart terkenal dengan Stewart Standards : mengemukakan Eight Point yang perlu diperhatikan dalam menjamin mutu.

Program QA Program ini dikembangkan sejak tahun 1917 di AS untuk meningkatkan mutu asuhan kesehatan. Evolusi ini diawali dengan standardisasi rumah sakit. Perkembangan standardisasi ke Akreditasi memerlukan waktu 35 tahun. Cara yang dikembangkan sesudahnya adalah : medical audit, utilization review, Continuing Medical Education, Peer Rview, Professional Stndard Organization (PSRO), DRG (doctors Realted Groups) System, Risk Management, Peer Review Organization (PRO).

Menurut Isabel Stewart terkenal dengan Stewart Standards ada 8 poin : – Safety – Therapeutic Effect – Comfort and general happiness of the patient – Economic of time – Economic of energy and effort – Economic of material and costs – Finished workmanship – Simplicity and adaptability

Prinsip – Prinsip QA : Berkiblat untuk selalu meningkatkan mutu pelayanan Perhatian pada setiap langkah dalam proses, Semua orang berpartisipasi dalam peningkatan mutu pelayanan Berorientasi kepada kepuasan klien dan kepuasan karyawan itu sendiri.

Kegiatan QA secara singkat meliputi : Memantau (monitoring) secara rutin Mengkaji (assessment, evaluation) secara periodik Tindakan (action, corection) Evaluasi (follow up) Umpan balik (feed back)

Secara sistematis digambarkan sebagai berikut : Memantau Mengkaji Koreksi Tindak lanjut Umpan Balik

Menjaga mutu di Unit Rekam Medis, melibatkan 2 hal, yakni : Manajemen unit kerja (kepegawaian, sarana / perlengkapan, metode kerja, sistem manajemen informasi kesehatan. Keluaran sistem manajemen informasi kesehatan (dasar keilmuan manajemen informasi kesehatan atau rekam medis).

Tahap Pelaksanaan Quality Assurance Rekam Medis : Pilih masalah, Tetapkan tujuan Pilih sampel Kembangkan kriteria dan standar Nilai fakta melalui telaah dan hitung hasil Analisis hasil Ambil tindakan perbaikan (umpan balik ke staf dan buat rekomendasi) Cek dan recek (tentukan tanggal penelaahan mendatang untuk melakukan perbaikan).

Implementasi Quality Assurance Dalam Rekam medis Pada dasarnya pelaksanaan quality assurance ada tiga tahap yang harus dilalui, yakni tahap menggambarkan, fase pengukuran dan fase melaksanakan tindakan. Ketiga fase tersebut dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan, yakni merupakan suatu siklus yang tidak pernah berakhir. Pada gambar berikut ini menunjukkan suatu siklus jaminan mutu (quality assurance cycle)

Pada fase penggambaran (describing phase) yakni : mengidentifikasi dan menguraikan gambaran permasalahan yang terjadi pada ruang lngkup rekam medis, baik dari aspek input (struktur), proses maupun output. Misalnya input (struktur) : fasilitas, staf dan kualifikasi, peralatan dsbnya. Proses : pengkodean, pengembalian RM, kelengkapan RM, Word processing, Klinik dsbnya, Out put misalnya : RM untuk pasien IGD tersedia dalam waktu 5 menit.

Pada fase pengukuran (measurement phase) yakni : menilai dan mengukur besarnya kesenjangan yang dihadapi.

Pada fase pelaksanaan tindakan (taking action phase), yakni : merupakan fase melaksanakan segala tindakan untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi.

Persyaratan Pelaksanaan – Menguasai keilmuan dasar manajemen informasi kesehatan (rekam medis) – Menguasai dasar hukum yang berkaitan dengan, misalnya UU, PP, SK dan sebagainya. – Dukungan pimpinan

Menjaga mutu di Unit Rekam Medis, melibatkan 2 hal, yakni : 1. Manajemen unit kerja (kepegawaian, sarana / perlengkapan, metode kerja, sistem manajemen informasi kesehatan. 2. Keluaran sistem manajemen informasi kesehatan (dasar keilmuan manajemen informasi kesehatan atau rekam medis).

Tahap Pelaksanaan Quality Assurance Rekam Medis : Pilih masalah, Tetapkan tujuan Pilih sampel Kembangkan kriteria dan standar Nilai fakta melalui telaah dan hitung hasil Analisis hasil Ambil tindakan perbaikan (umpan balik ke staf dan buat rekomendasi) Cek dan recek (tentukan tanggal penelaahan mendatang untuk melakukan perbaikan).

Evaluasi Evaluasi Input (Struktur), Proses Out put

Evaluasi Input (Struktur) 1. Kasus Pelayanan Rekam Medis Topik Masalah : Bentuk Fisik Unit Kerja Rekam Medis (UKRM) 2. Tujuan : Menentukan apakah saat ini cukup tersedia penyimpanan RM aktif dan inaktif Memperhatikan sekuritas area rak penjajaran (filing) Menentukan apakah cukup tersedia ruang gerak bagi staf yang bertugas

Kriteria Hasil : Kriteria Ukuran : Cukup Tempat untuk 5 tahun Sampel : Ya / Tidak / Tdk Berlaku Standar : 5 tahun masa penyimpanan Tercapai : Tidak Komentar : Untuk 3 tahun ( Lihat di hal 7)

Saran-saran : Rak penyimpanan status harus dibeli dan ditambahkan ke rak, sekarang masih cukup tempat tersedia (Lampirkan biaya) Rak penyimpanan RM inaktif harus dibeli. Harus dievaluasi kemungkinan penggunaan ruang lain untuk RM inaktif (Lampirkan biaya) Rencana berkesinambungan untuk penyimpanan/penghancuran harus disampaikan ke Komite RM Akan dijaga kemungkinan memindahkan meja penerimaan ke posisi tengah ruang.

Tindak lanjut : Studi ulang dalam 6 bulan untuk melihat apakah tindakan berfaedah.

LATIHAN EVALUASI REKAM MEDIS Evaluasi Sruktur (Input) Evaluasi Proses Evaluasi Out Put