Monitoring And Evaluation Communities and Education Program in Aceh CEPA - Phase 2 Presented by Irwansya Yahya

Pengertian Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi (berdasarkan indikator yg ditetapkan) secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan program/proyek sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program/proyek itu selanjutnya. Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja program/proyek untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program/proyek. Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi (berdasarkan indikator yg ditetapkan) secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan program/proyek sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program/proyek itu selanjutnya. Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja program/proyek untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program/proyek.

Pertanyaan kunci monitoring 1.Masalah - masalah apa yang timbul ?* 2.Apakah proyek berjalan sesuai jadwal ?** 3.Apakah proyek menghasilkan Output yang direncanakan ?*** 4.Apakah anggarannya sesuai dengan rencana ?**** 5.Apakah strateginya berjalan sesuai dengan rencana?***** 6.Apakah kelompok sasaran (stakeholder) terlibat dalam aktivitas proyek ?******

Tujuan Monitoring 1.Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana 2.Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi 3.Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek. 4.Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan, 5.Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan. 1.Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana 2.Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi 3.Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek. 4.Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan, 5.Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.

Manfaat monitoring Bagi pihak Penanggung Jawab Program : Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya. S ebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya. Bagi pihak Penanggung Jawab Program : Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya. S ebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya.

o Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat o Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik. o Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek. o Membantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu yang singkat o Mengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik. o Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek. Mamfaat Bagi Pihak Pengelola Proyek, yaitu :

Tipe dan Jenis Monitoring Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup : tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemen dsb. yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti penelitian, pelatihan, proses produksi, pemberian bantuan dsb. Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup hasil dari proses yang terutama berkaitan dengan kuantitas (jumlah) Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup : tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemen dsb. yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti penelitian, pelatihan, proses produksi, pemberian bantuan dsb. Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup hasil dari proses yang terutama berkaitan dengan kuantitas (jumlah)

Pentingnya Evaluasi Memperlihatkan keberhasilan atau kegagalan proyek Menunjukkan di mana dan bagaimana perlu dilakukan perubahan-perubahan Menentukan bagaimana kekuatan atau potensi dapat ditingkatkan. Memberikan informasi untuk membuat perencanaan dan pengambilan keputusan. Membantu untuk dapat melihat konteks dengan lebih luas serta implikasinya terhadap kinerja pembangunan. Memperlihatkan keberhasilan atau kegagalan proyek Menunjukkan di mana dan bagaimana perlu dilakukan perubahan-perubahan Menentukan bagaimana kekuatan atau potensi dapat ditingkatkan. Memberikan informasi untuk membuat perencanaan dan pengambilan keputusan. Membantu untuk dapat melihat konteks dengan lebih luas serta implikasinya terhadap kinerja pembangunan.

Tujuan evaluasi Untuk mendapatkan informasi dan menarik pelajaran dari pengalaman mengenai pengelolaan proyek, keluaran, manfaat, dan dampak dari proyek pembangunan yang baru selesai dilaksanakan, maupun yang sudah berfungsi, sebagai umpan balik bagi pengambilan keputusan dalam rangka perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian proyek selanjutnya.

Jenis evaluasi 1.Evaluasi awal kegiatan, yaitu penilaian terhadap kesiapan proyek atau mendeteksi kelayakan proyek. 2.Evaluasi formatif, yaitu penilaian terhadap hasil-hasil yang telah dicapai selama proses kegiatan proyek dilaksanakan. Waktu pelaksanaan dilaksanakan secara rutin (per bulan, triwulan, semester dan atau tahunan) sesuai dengan kebutuhan informasi hasil penilaian. 3.Evaluasi sumatif, yaitu penilaian hasil-hasil yang telah dicapai secara keseluruhan dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan. Waktu pelaksanaan pada saat akhir proyek sesuai dengan jangka waktu proyek dilaksanakan. Untuk proyek yang memiliki jangka waktu enam bulan, maka evaluasi sumatif dilaksanakan menjelang akhir bulan keenam. Untuk evaluasi yang menilai dampak proyek, dapat dilaksanakan setelah proyek berakhir dan diperhitungkan dampaknya sudah terlihat nyata. 1.Evaluasi awal kegiatan, yaitu penilaian terhadap kesiapan proyek atau mendeteksi kelayakan proyek. 2.Evaluasi formatif, yaitu penilaian terhadap hasil-hasil yang telah dicapai selama proses kegiatan proyek dilaksanakan. Waktu pelaksanaan dilaksanakan secara rutin (per bulan, triwulan, semester dan atau tahunan) sesuai dengan kebutuhan informasi hasil penilaian. 3.Evaluasi sumatif, yaitu penilaian hasil-hasil yang telah dicapai secara keseluruhan dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan. Waktu pelaksanaan pada saat akhir proyek sesuai dengan jangka waktu proyek dilaksanakan. Untuk proyek yang memiliki jangka waktu enam bulan, maka evaluasi sumatif dilaksanakan menjelang akhir bulan keenam. Untuk evaluasi yang menilai dampak proyek, dapat dilaksanakan setelah proyek berakhir dan diperhitungkan dampaknya sudah terlihat nyata.

Indikator Program Berbasis Masyarakat 1. Goals -Kualitas hidup -Keberdayaan masyarakat (aktualisasi diri dan koaktualisasi eksistensi komunitas) -Kemandirian masyarakat -Ketahanan masyarakat 2. Outcomes -Apresiasi (kesadaran, tanggung jawab & peran aktif) -Pemanfaatan sumber sosial berkelanjutan -Mekanisme penanganan & pencegahan oleh masyarakat 3. Outputs -Pengendalian (bobot dan pertumbuhan) masalah sosial -Peningkatan cakupan pelayanan (coverage rate) -Derajat penggunaan potensi dan sumber masyarakat -Peran aktif masyarakat 1. Goals -Kualitas hidup -Keberdayaan masyarakat (aktualisasi diri dan koaktualisasi eksistensi komunitas) -Kemandirian masyarakat -Ketahanan masyarakat 2. Outcomes -Apresiasi (kesadaran, tanggung jawab & peran aktif) -Pemanfaatan sumber sosial berkelanjutan -Mekanisme penanganan & pencegahan oleh masyarakat 3. Outputs -Pengendalian (bobot dan pertumbuhan) masalah sosial -Peningkatan cakupan pelayanan (coverage rate) -Derajat penggunaan potensi dan sumber masyarakat -Peran aktif masyarakat

Perbandingan Evaluasi Konvensional dan Partisipatif Aspek Evaluasi konvensional Evaluasi partisipatif SiapaAhli dari luarAnggota masyarakat, staf proyek, fasilitator ApaIndikator keberhasilan, efisiensi biaya dan keluaran hasil/ produk yang telah ditentukan Masyarakat mengidentifikasi sendiri indikator keberhasilan, termasuk hasil/ produk yang akan dicapai BagaimanaFokus pada “objektivitas ilmiah”, ada jarak antara evaluator dengan partisipan, ada pola seragam, prosedur kompleks, akses terbatas pada hasil Evaluasi sendiri, metode sederhana yang diadaptasi dengan budaya lokal, terbuka, ada diskusi hasil dengan melibatkan partisipan dalam proses evaluasi KapanBiasanya tergantung jadwal, kadangkala juga ada evaluasi midterm Tergantung dari proses perkembangan masyarakat dan intensitas relatif sering MengapaPertanggungjawaban, biasanya sumatif, menentukan biaya selanjutnya Pembangunan masyarakat lokal untuk inisiasi, mengontrol, melakukan tindakan koreksi

Format Desain Laporan 1.Latar belakang (jelaskan analisis situasi, pemasalahan, tujuan dan kegiatan proyek) 2.Tujuan (umum dan khusus) 3.Kegunaan (substansi dan ditujukan bagi pengguna yang mana) 4.Cakupan (aspek-aspek di monitor/ evaluasi) 5.Metode o Teknik monitoring dan evaluasi (misal : LFA & PRA) o Indikator dan alat ukur (hasil LFA & PRA) o Sumber Data o Teknik pengumpulan data o Teknik pengolahan data 6. Lokasi 7. Pelaksana dan Struktur organisasi 8. Pelaporan dan diseminasi 9. Waktu dan tahapan Evaluasi 10. Lampiran : - Instrumen - Dokumen proyek yang relevan 1.Latar belakang (jelaskan analisis situasi, pemasalahan, tujuan dan kegiatan proyek) 2.Tujuan (umum dan khusus) 3.Kegunaan (substansi dan ditujukan bagi pengguna yang mana) 4.Cakupan (aspek-aspek di monitor/ evaluasi) 5.Metode o Teknik monitoring dan evaluasi (misal : LFA & PRA) o Indikator dan alat ukur (hasil LFA & PRA) o Sumber Data o Teknik pengumpulan data o Teknik pengolahan data 6. Lokasi 7. Pelaksana dan Struktur organisasi 8. Pelaporan dan diseminasi 9. Waktu dan tahapan Evaluasi 10. Lampiran : - Instrumen - Dokumen proyek yang relevan

The End Dengan berakhirnya Workshop ini diharapakan peserta dapat menguasai: – Memahami pentingnya kegiatan M&E – Mengerti alasan digunakannya M&E – Menguasai rotasi Monitoring & Evaluation – Menguasai data pelaporan M&E – Menjalankan program CEPA sebagaimana telah direncanakan