Hierarchical Model of an Accounting System Financial Statements Chart of Accounts Cycles Revenue Expenditure Production Finance Financial Reporting Purchasing Inventory Cash General Ledger Sales Payroll Property Application Systems Accounts Receivable Consolidation Standard Journal Entries Identify accounts affected by each application system Sumber : Accounting Information Systems, 8/E, Bodnar/Hopwood, Prentice Hall Business Publishing, 2001

Keunggulan Kompetitif Perangkat Lunak Akuntansi Secara kuantitatif, informasi yang dihasilkan software akuntansi harus mampu mengakomodasi tiga hal utama, yakni : Keadaan keuangan berupa hasil pendapatan dan arus kas atau modal, Keadaan hubungan dengan pihak luar baik pelanggan atau pemasok, Analisis laporan keuangan.

Kualitas Informasi Akuntansi (1) Kualitas informasi akuntansi pada dasarnya berisi tiga hal pokok, yakni : keakuratan, kepadatan dan ketelitian. Menurut Wilkinson, beberapa kriteria untuk memilih software akuntansi, yakni : Perangkat lunak memiliki tingkat kesepadanan (compatibility) dengan perangkat keras yang dimiliki oleh organisasi usaha saat ini. Sifat perangkat lunak yang fleksibel untuk dimodifikasi secara spesifik yang ada dalam program aplikasi tersebut. Hubungan terintegrasi dengan modul-modul lain dalam sistem akuntansi Terdapat alat-alat atau menu-menu untuk berinteraksi dengan program aplikasi akuntansi Memiliki tempat yang cukup untuk menyimpan file-file data yang terintegrasi Kelengkapan dan kemudahan untuk dibaca bagi pembaca laporan

Kualitas Informasi Akuntansi (2) Kemampuan untuk menghasilkan proses-proses untuk periode yang berkesinambungan Kemampuan untuk menghasilkan laporan-laporan bagi pihak manajerial Kemampuan untuk memenuhi tanggung jawab fungsional suatu organisasi, misalnya dalam menangani penerimaan pembayaran dari pelanggan untuk piutangnya 10. Tingkatan dan tipe pendukung yang dapat disediakan oleh para penyedia perangkat lunak 11. Terdapat biaya operasional untuk membeli dan memasang program aplikasi tersebut Sumber : Nasrizal. “Hati-hati Memilih Software Akuntansi”. Artikel Media Akuntansi No. 10/TH VII/Juni 2000.

Keunggulan SI Akuntansi berbasis Komputer : Sistem akuntansi berbasis komputer memiliki beberapa keunggulan, antara lain : Dari segi kecepatan, sistem komputer dapat menghasilkan informasi jauh lebih cepat dari manual dalam tenggang waktu yang bersamaan. Volume hasil,volume transaksi yang diolah jauh lebih banyak Pencegahan kekeliruan, pemakaian komputer akan mencegah terjadinya kekeliruan dimana hal ini dibuktikan dengan transaksi ditolak jika salah prosedur. Posting otomatis, pekerjaan pembukuan akan dilaksanakan menurut proses pengolahan data otomatis menurut teknologi yang dipakai. Penyusunan laporan otomatis, komputer melakukan pemrosesan Pencetakan dokumen otomatis, pekerjaan komputer dalam menghasilkan informasi menurut prosedur pemrograman sistematis sehingga menjadi laporan yang diinginkan.

Integrasi Antara Modul dalam Perangkat Lunak Akuntansi Modul – modul Perangkat Lunak Akuntansi Integrasi Antara Modul dalam Perangkat Lunak Akuntansi (Sumber : Program Akuntansi Terpadu Untuk Bisnis Retail dengan Visual Basic , Lim Phek Yiong, hal 25, Penerbit ANDI, Yogyakarta)

Modul AR, AP, GL, Stock, Payroll, dll Paket Perangkat Lunak Akuntansi (1) Ada banyak paket perangkat lunak akuntansi jadi, baik buatan lokal maupun luar negeri , umumnya memiliki fitur-fitur seperti: Multi User Multi Company Berbagai Bahasa Database Multi Cabang Multi Currency Modul AR, AP, GL, Stock, Payroll, dll

Paket Perangkat Lunak Akuntansi (LUAR NEGERI) Open Source Adempiere · Compiere · EdgeERP · FrontAccounting · GnuCash · IntarS · OpenERP · opentaps · Stoq · TurboCASH · WebERP Gratis Microsoft Office Accounting Express Retail ALERE Accounting · AME Accounting Software · Banana Accounting · CYMA Systems · FinanceToGo · MAS Accounting Software · Microsoft Dynamics AX · Microsoft Dynamics GP · Microsoft Dynamics NAV · Microsoft Dynamics SL · MYOB · Microsoft Office Accounting Professional · Microsoft Small Business Financials · Peachtree Accounting · Quasar Accounting · QuickBooks · SAP Business One

Paket Perangkat Lunak Akuntansi (DALAM NEGERI) Open Source Kasirsoft Gratis SMINT (www.tiwinet.net) Retail Zahir Accounting, Andal software, Krishand, Accs, Abipro, MAS Accounting

Sumber : Dr. Lily Wulandari PENGANTAR MYOB Sumber : Dr. Lily Wulandari

Pengantar(1) Myob Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.

Pengantar(2) Ada beberapa alasan mengapa kita harus menggunakan software ini dalam perusahaan, antara lain : Mudah digunakan Dengan tampilan menu dan aliran transaksi yang sederhana dan mudah di ingat, MYOB mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendalam tentang komputer dan akuntansi. Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap pemakai ( user )

Pengantar(3) Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan. Dapat diaplikasiakn untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan. Menampilkan laporan keuangan komparasi ( perbandingan ) serta menampilkan analisis dalam bentuk grafik.

Pengantar(4) MYOB ini berjalan dibawah sistem operasi windows dan sebaiknya windows yang lebih tinggi seperti Vista, XP dan lain-lain. Setelah diinstall kemudian software aplikasi MYOB dijalankan maka akan tampil gambar sebagai berikut.

Pengantar(5) Penjelasan dari gambar di atas sebagai berikut : Open berfungsi untuk membuka file yang sudah dibuat sebelumnya. Create digunakan untuk merancang file yang baru. Explore digunakan untuk membuat file dengan menggunakan contoh perusahaan yang disediakan oleh program. What’s New untuk melihat atau mencari informasi yang baru seputar program Myob Exit berguna untuk keluar dari Program Myob.

Definisi M.Y.O.B(1) Minding Your Own Business (M.Y.O.B) Accounitng merupakan paket program komputer untuk bidang akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software). Program dibuat oleh Data-Tech Software Pty. Ltd. Australia. Data-Tech Software merekomendasikan M.Y.O.B Accounting arsitek, konsultan, galeri seni, salon kecantikan, kontraktor dan sebagainya.

Definisi M.Y.O.B(2) Program aplikasi akuntansi yang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. MYOB Limited mengeluarkan MYOB Accounting versi 15 dengan sejumlah fasilitas namun tetap memiliki karakteristik yang sama, yaitu pemasukkan daftar akun, pengaturan (setup), mengelola bank, pelanggan, pemasok, produk sampai pada laporan keuangan seperti neraca, labarugi dan sebagainya.

Definisi M.Y.O.B(3) Prasyarat untuk dapat memakai program secara maksimal adalah penguasaan pengetahuan dasar akuntansi meliputi konsep, prinsip, prosedur dan teknik pencatatan akuntansi untuk pos-pos dalam laporan keuangan.

Prosedur Kerja MYOB 1. BUAT DATA PERUSAHAAN 5. CETAK LAPORAN KEUANGAN DAN LAPORAN LAIN 2. ENTRI SALDO AWAL PERIODE 4. ENTRI DATA PENYESUAIAN ( Akhir Periode) 3. ENTRI BUKTI TRANSAKSI

1. BUAT DATA PERUSAHAAN Identitas Perusahaan Periode Akuntansi Cara Buat Bagan Akun Folder Penyimpanan Data Membuat Bagan Akun 5.1. Melalui Impor 5.2. Buat Satu Persatu Mengatur Linked Account Menghapus Akun Tidak Perlu Membuat Kode Pajak Membuat Nama Produk Membuat Nama Pelanggan Membuat Nama Pemasok 1. BUAT DATA PERUSAHAAN

Setting Awal MYOB(1) Pada awal kita buka program Myob, maka akan diperlihatkan sebuah tampilan dengan beberapa pilihan yang disediakan. Sebagai contoh akan dibuat file untuk perusahaan bar, langkahnya sebagai berikut : Pilih Create, kemudian akan tampil gambar sebagai berikut.

Informasi Awal MYOB

Setting Awal MYOB(2) Klik next saja, ini adalah informasi awal program Myob. Langkah berikutnya adalah isi data perusahaan, termasuk nama Perusahaan, alamat, No. Telepon, Fax dam Email, lalu klik Next.

Mengisi Data Perusahaan

Setting Awal MYOB(3) Langkah berikutnya adalah setting periode Akuntansi.

Setting Awal MYOB(4) Untuk setting ini, anda harus pastikan settingan tahun benar yaitu 2009 dan settingan bulan juga harus tepat yaitu di akhiri bulan desember pada Last month of financial (bulan akhir periode akuntansi) serta bulan Januari pada Conversion Month (bulan awal periode akuntansi). Karena kalau salah, maka pada waktu menjurnal nantinya akan berpengaruh. Kemudian klik Next.

Kolom Konfirmasi Kemudian klik Next, akan muncul gambar berikut. Ini adalah kolom konfirmasi yang disediakan oleh MYOB yang digunakan untuk memastikan sistem akuntansi yang dipilih telah sesuai dengan sistem yang digunakan perusahaan atau belum.

Setting Awal MYOB(5) Pada langkah ini anda diperlihatkan 3 pilihan untuk memilih Perkiraan. Pilihan pertama = bila menggunakan perkiraan dari program Myob Pilihan kedua = bila ingin mengimpor perkiraan dari perusahan lain / file lain Pilihan ketiga = bila ingin membuat sendiri perkiraan tersebut. Anda boleh memilih apa saja, karena nantinya akan anda set juga perkiraannya, standarnya pilih saja No. 1 lalu klik Next

Setting Awal MYOB(6) Kemudian silahkan isi jenis Perusahaan dan type bisnis dari perusahaan tersebut. Ini pun boleh diabaikan, lalu klik aja Next. Pada langkah ini tentukan tempat penyimpanan file anda.

Menentukan Tempat Penyimpanan

Setting Awal MYOB(7) Setelah itu, silahkan klik Next. maka tampil proses dari settingan awal file anda. Kemudian pada pilihan terakhir , pilih Command Center. Setelah anda klik Command Center maka akan muncul tampilan awal file anda seperti gambar berikut 

Tampilan Awal MYOB(1) Pada gambar di atas diperlihatkan beberapa gambar yang merupakan perintah secara cepat, atau bisa juga menggunakan perintah lain yaitu yang terdapat pada bagian atas dari program Myob tersebut. Berikut ini penjelasan beberapa perintah gambar di atas.

Tampilan Awal MYOB(2) Account Digunakan untuk membuat daftar perkiraan dan melakukan jurnal umum. Banking Untuk mencatat perkiraan yang berhubungan dengan transaksi bank, selain membeli maupun menjual barang dagang. Sales Untuk mencatat penjualan barang, termasuk penerimaan piutang dan segala yang berhubungan dengan penjualan tersebut.

Tampilan Awal MYOB(3) Time Billing Untuk mencatat dan mengatur waktu yang diset secara otomatis untuk pembayaran baik untuk klien maupun aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan dengan waktu. Purchase Untuk mencatat pembelian barang, termasuk membayar hutang dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pembelian barang tersebut. Payroll Untuk mencatat tentang gaji, upah, pajak dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pegawai atau karyawan.

Tampilan Awal MYOB(4) Inventory Untuk mencatat persediaan barang dagang khusunya perusahaan dagang Card File Untuk mencatat dan mengatur secara permanen data-data pelanggan, pemasok, pegawai dan hubungannya dengan pihak lain.

Report Baru(1) Mencari kebenaran gambaran finansial user dari yang sesungguhnya dengan menggunakan report baru ini : Statement Cash Flows – memperlihatkan bagaimana perubahan posisi cash flow memberikan waktu periode dengan manampilkan mata uang berasal dan kemana uang tersebut pergi. Costumer Ledger Report – menampilkan sebuah cerita lengkap dari transaksi untuk lintas costumer yang memiliki tanggal jarak dengan perjalanan pemasukan seimbang.

Report Baru(2) Vendor Ledger Report – memperlihatkan semua transaksi user per pelanggan dengan jarak dengan perjalan pemasukan seimbang. Jobs Slip Summary dan Detail Report – menampilkan waktu aktivitas pembiayaan user dari pekerjaan. User dapat menjumlah report ini dengan aktivitas, costumer, atau pekerja. Job Exception Report – dua report baru unutk membantu user menjalankan pemasukan dan transaksi lain yang tidak mempunyai hubungan pekerja dengan dua report tersebut.

Outstanding Report Management Membuat report yang tepat yang user perlukan dan report akses yang cepat yang user inginkan dengan bentuk report baru : Pilih satu field report – pilih dengan teliti dari field report untuk memudahkan pembuatan report yang berisi hanya informasi yang user inginkan pada print out sederhana. Favorite Report – untuk kecepatan akses untuk report yang user gunakan harian atau regular dasar penambahan sederhana untuk menu report. Memudahkan akses dan memilih field report yang tersedia. Report filter yang lain untuk membantu bagian dan memotong data report user.

Form Design Memudahkan pembuatan form yang terlihat lebih profesional dengan aturan disain yang fleksibel : Memudahkan penggunaan. Pembuatan kotak dengan rounded edges. Penggunaan warna untuk garis, teks, atau bingkai. Penambahan batas untuk field. Pengisian grafik latar atau penggunaan watermark setiap perbedaan format file, termasuk : .bmp, .gif, .jpg, .dan sebagainya.

Inventory Management Memasukan item inventaris (masukan item-item dari sistem lain), kategori dan analisis, dan perjalanan automatisasi Perangkat lunak MYOB Accounting juga menawarkan para pemula membangun perancangan dan kapabilitas pemesanan, membuat stock dari berbagai bagian, dan automatisasi penawaran, pembelian atau pembangunan ketika item-item berjalan pada level paling bawah pada preset stock.

Item Barang Register item adalah analisis berharga dan alat audit yang memperbolehkan user untuk melihat daftar dari semua penjualan, pembelian, dan transaksi inventory yang telah dicatat untuk single item atau untuk semua item. User dapat melihat quantitas dan nilai item pada tanggal tertentu, atau menampilkan history dari semua transaksi yang dibuat untuk beberapa item dalam periode khusus. User dapat menggunakan report item register detail untuk mencetak daftar dari semua penjualan, pembelian, dan transaksi inventory yang hanya dicatat untuk sebuah item selama bulan tertentu, selanjutnya dengan menjalankan balancing dari nilai dan kuantitasnya

Penyimpanan Account Number Akutansi menyedikan, seperti cek atau akutansi simpanan, menyediakan field untuk nomor akuntansi penyimpanan.

Point and Click Accounting Dibalik kemudahan tampilan perangkat lunak MYOB Accounting mencatat dua kali pemasukan transaksi akunting yang automatisasi mengambil dari informasi bisnis. Pengisian dikenal dalam form screen seperti cek atau faktur dan catatan tercetak. Drill down menggunakan panah ke kiri dari transaksi untuk pencatatan lebih detail. Hal ini sama seperti sistem help yang dapat diakses dari setiap screen untuk membantu ketika memerlukan informasi lain.

Get Started Perangkat lunak MYOB Accounting memberikan tahap demi tahap melalui bentuk akunting organisasi. Pada setiap tahap akan menanyakan key fact tentang keinginan user.

Pelaporan Bagian Menggunakan Kategori Pada pertumbuhan bisnis, user menginginkan untuk mengontrol dan mereview penampilan berbagai macam pembelian terpusat pada department user, kantor, penyimpan atau lokasi. Dengan perangkat lunak MYOB Accounting sekarang user dapat menjalankan setiap penampilan pembelian terpusat dengan alokasi sebuah kategori untuk masing-masing transaksi yang dimasukan. Untuk menjamin bahwa report user lengkap, user pun dapat membuat seleksi dari kategori wajib untuk masing-masing transaksi.

Transaksi Inventory Yang Fleksibel Jika menggunakan perangkat lunak MYOB Accounting pada sistem manajemen inventory, user akan menilai fleksibilitas dan kebebasan user ketika mengerjakan transaksi inventory. User dapat menarik kembali, mengedit, dan sebaliknya dan menghapus pernyataan inventory dan tranfer yang seperti user dapatkan dengan mencatat transaksi yang lain.

Baris Demi Baris Memo Pada Transaksi Bank Didalam penambahan standard menu field, user dapat memasukan sebanyak 255 karakter memo pada setiap line item pada uang pengeluaran, uang penerimaan atau transaksi jurnal umum, menggambarkan transaksi dengan detail. Ini dapat digunakan ketiak pencatatan pembayaran, penerimaan atau pemasukan jurnal umum yang masing-masing item tidak bersangkutan seperti yang diinginkan untuk mencatat kelengkapan secara detail.

Analisa Bisnis Dan Pelaporan Membuat pemberitahuan tempat pemilihan bisnis dengan akurat dan detail informasi dapat diakses dilebih 155 report dan grafik yang fleksibel. Akses ke dalam tanggal Profit Loss Statement dan Balance Sheets, produk meliputi report dan mengirim langsung ke Microsoft Excel atau Email atau menyimpan ke disk untuk akunting user.

Menghubungkan MYOB Dengan Software Office MYOB Office Link meghubungkan Perangkat lunak MYOB Accounting produk yang lebih populer di kantor sperti Microsoft Word dan Excel untuk costumer yang memfocuskan marketing dan komunikasi dan menyaring analisis data. Membuat templet biasanya untuk hubungan costumer dengan MYOB Office Link untuk Microsoft Word dan Corel Word Perfect.

Email, Invoices, Orders dan Report Perangkat lunak MYOB Accounting membuat format PDF dokumen untuk di transfer program email, gunanya untuk melihat kembali sebelum mengirim email. Costumer, suplier, dan hubungan lain dapat juga mengirim email dari Card File.

Import Data Dari System Terdahulu Perangkat lunak MYOB Accounting menerima standard tipe file, mengimpor informasi bisnis dari program perangkat lunak accounting yang lain dengan sangat mudah, informasi bisnis ini disebut QuickBook V.7x, MYOB QuickBook Conversion Assistant.

Pengaksesan Data Personal Secara Instan Perangkat lunak MYOB Accounting merangkul kekayaan dari costumer, suplier dan informasi penghubung lainnya dan semua penyimpanan dengan mudah mengakses Card File. Kumpulan kredit costumer yang unik dan metode pembayaran dan perawatan adalah hubungan yang detail.

Organisasi Pekerjaan Pastikan pekerjaan Anda berada pada alur yang benar : Menggunakan 15 digit untuk fleksibility yang lebih baik dalam membuat gambaran nomor pekerjaan. Memudahkan penunjukan dan penempatan sub pekerjaan. Memperbolehkan user untuk mencalonkan user pekerja baru sebagai sub pekerja tanpa memperhatikan yang lainnya dari pesanan secara abjad.

Multi Currency Premier multi currency menonjolkan pembuatannya lebih mudah untuk mencatat transaksi dalam dollar, poundterling, yen atau mata uang lainya ketika membeli dan menjual barang dan jasa. Hal tersebut mudah untuk menjalankan kontrol akuntansi melalui sebuah dual account (lokal dan asing) system.

Multi User Access Dengan Premier’s tidak membatasi nomor dari password yang melindungi profile user, user dapat mengontrol dengan screen, report dan menu item yang user akses, menjamin kesensitivan informasi bisnis memiliki ciir tersendiri.

Terima Kasih