Supply Chain Reni Karno Kinasih

Pengertian Supply Chain Supply Chain adalah sebuah sistem yang mengatur atau mengelola arus barang ataupun jasa. Mulai bahan baku dari pemasok (supplier) hingga menjadi barang jadi yang sudah siap dikonsumsi oleh konsumen. Untuk itu banyak hal yang terkait di dalam supply chain ini, sebut saja di antaranya adalah inventory bahan baku atau pun barang setengah jadi, manufacturing, transportasi, hingga sampai distribusi barang. Jika diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia, supply chain adalah rantai pasok yang mempunyai arti urut-urutan proses (seperti rantai) mulai dari pembelian bahan baku sampai barang jadi siap untuk digunakan. Nama lain dari supply chain adalah rantai pasok atau rantai suplai.

Manajemen Rantai Suplai Terjemahan definisi yang merujuk pada The Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP) tentang Manajemen Rantai Suplai adalah sebagai berikut:

Supply Chain Management adalah fungsi – fungsi yang terintegrasi dan memiliki tanggung jawab utama untuk menghubungkan fungsi dari bisnis utama dan proses bisnis dalam dan di seluruh perusahaan untuk mewujudkan model bisnis yang kohesif dan berkinerja tinggi. Manajemen Rantai Suplai adalah koordinasi dari bahan, informasi dan arus keuangan antara perusahaan yang berpartisipasi. Manajemen rantai suplai bisa juga berarti seluruh jenis kegiatan komoditas dasar hingga penjualan produk akhir ke konsumen untuk mendaur ulang produk yang sudah dipakai.

Konsep Rantai Pasokan  Pemikiran pertama dari supply chain adalah bahwa secara praktikal setiap produk yang sampai kepada end user merupakan kumpulan usaha dari berbagai organisasi. Organisasi-organisasi inilah yang secara kolektif dianggap sebagai rantai pasok. Pemikiran selanjutnya dari supply chain adalah bahwa rantai pasok telah eksis dalam kurun waktu yang lama, namun sebagian organisasi hanya memusatkan perhatiannya ke kepentingan mereka sendiri. Tanpa pengelolaan yang memadai, maka tiap-tiap organisasi yang berperan dalam rantai pasok seringkali bergerak tidak efektif.

Tujuan dalam rantai suplai Tujuan dalam rantai suplai ialah memastikan material terus mengalir dari sumber ke konsumen akhir. Bagian-bagian (parts) yang bergerak di dalam rantai suplai haruslah berjalan secepat mungkin, dan dengan tujuan mencegah terjadinya penumpukan inventori di satu lokal, arus ini haruslah diatur sedemikian rupa agar bagian-bagian tersebut bergerak dalam koordinasi yang teratur. Istilah yang sering digunakan ialah synchronous. (Knill, 1992)

Contoh supply chain pada aliran arus perpindahan produk dapat dilihat melalui ilustrasi berikut ini:

Aliran Arus Fisik / Material Dalam aliran fisik material barang melibatkan transformasi, pergerakan, penyimpanan barang (storage) dan bahan baku (raw material), daur ulang (recycle), limbah (waste) dan pembuangan. Secara sederhana, arus ini adalah yang paling mudah dilihat. Aliran Arus Informasi Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material mentah.

Aliran Arus Finansial / Keuangan Aliran keuangan meliputi informasi dan atau persyaratan kredit, jadwal pembayaran, tenggang waktu, penetapan kepemilikan dan status pengiriman.

Contoh Supply Chain / Mata rantai 1: Suppliers Aliran fisik yang ada dalam mata rantai yang pertama ini antara lain bahan baku, material mentah, material tambahan ataupun suku cadang. Suppliers atau pemasok yang berada dalam rantai pertama saling berhubungan dengan suppliers lainnya. Pada mata rantai pertama ini saja jumlahnya bisa sangat banyak tapi bisa juga hanya ada pemasok tunggal atau sedikit.

3 macam komponen rantai suplai

1. Rantai Suplai Hulu/Upstream supply chain Upstream aktivitas dari supplier ke perusahaan, kegiatan tersebut meliputi pembelian bahan baku dan segala hubungan antara supplier ke perusahaan itu sendiri. Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan

2. Manajemen Internal Suplai Rantai/Internal supply chain management Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan.

Contoh Supply Chain / Mata rantai 1 – 2 : Suppliers, Manufacturer Mata rantai pertama dihubungkan dengan mata rantai kedua. Di sini dapat berupa manufacturer , plants , assembler , fabricator atau bentuk lain. Pada titik ini dilakukan pembuatan, pabrikasi, asembling, perakitan dan konversi hingga finishing. Sampai di tahap ini, dengan perencanaan yang baik, sebenarnya sudah terdapat potensi untuk melakukan penghematan. Target – target penghematan pada titik ini contohnya dalam hal inventories untuk raw material, bahan setengah jadi, dan bahan jadi yang berada di pihak suppliers, manufacturer, dan tempat transit.

3. Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream supply chain segment Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.

Contoh Supply Chain / Mata rantai 1 – 2 – 3 : Suppliers, Manufacturer, Distributor Finishing Product yang dihasilkan oleh manufacturer kemudian didistribusikan kepada konsumen. Bisnis distributor adalah sebuah usaha, dimana pihak perantara menjembatani kepentingan jual beli antara produsen dan retailer. Proses Distributor itu sendiri dimulai dengan pembelian produk dari pabrik atau mata rantai manufacturer, atau distributor lain yang lebih besar. Selanjutnya terjadi pengklasifikasian produk untuk didistribusikan ke retailers ataupun ke end user.

Contoh Supply Chain / Mata rantai 1 – 2 – 3 – 4 : Suppliers, Manufacturer, Distributor, Retailer Outlets Pedagang besar biasanya mempunyai fasilitas gudang (warehouse) milik sendiri atau dapat juga menyewa dari pihak lain. Gudang ini digunakan untuk menumpuk barang sebelum didistribusikan lagi ke pihak retailer. Pada titik ini kembali dapat kita lihat potensi-potensi untuk melakukan efisiensi. Dari segi logistik, dapat memanfaatkan konsep backloading atau muatan balik dari truk yang kosong saat perjalanan pulang.

Contoh Supply Chain / Mata rantai 1 – 2 – 3 – 4 -5 : Supplier, Manufacturer, Distributor, Retailer Outlets, Customers Dari rak-raknya, para pengecer atau retailers ini menawarkan barangnya langsung kepada para pelanggan atau pembeli atau pengguna barang tersebut. Yang termausk outlets adalah toko, warung, warung serba ada, swalayan, toko kelontong, koperasi, mall, club stores, dan sebagainya di mana pembeli akhir melakukan pembelian.

Walaupun secara fisik dapat dikatakan bahwa ini merupakan mata rantai yang terakhir, sebetulnya masih ada satu mata rantai lagi, yaitu dari pembeli (yang mendatangi retailer outlet tadi) ke real customers atau real user, karena pembeli belum tentu pengguna sesungguhnya. Mata rantai supply baru betul-betul berhenti setelah barang yang bersangkutan tiba di pemakai langsung (pemakai yang sebenarnya) barang atau jasa dimaksud.

Contoh kasus penerapan supply chain

Sebuah Pabrik Sepatu yang sudah beroperasi dan memiliki konsumen dalam dan luar negeri. Maka kegiatan Supply Chain Management akan seperti ini:

Procurement Procurement atau pengadaan bahan baku. Hal-hal yang akan dikelola adalah mulai dari siapa yang akan memasok bahan baku sepatu (seperti kulit, karet untuk sol sepatu, dan sebagainya), apakah perlu dilakukan impor bahan baku nya, kapan penyediaan bahan baku yang tepat. Jika memang perlu impor selain penentuan supplier luar negerinya, perlu dipikirkan juga perusahaan jasa yang bisa melakukan atau membantu proses impor ini. Dan apakah perusahaan jasa impor tersebut juga sekaligus sebagai penyedia jasa angkutan (transporter) yang bisa membawa bahan baku impor tersebut hingga sampai di gudang penyimpanan.

Inventory Setelah semua bahan baku sudah siap maka perlu dilakukan pengontrolan terhadap penyimpanannya. Pemilahan saat penyimpanan barang atau bahan baku menjadi sangat penting dalam hal ini. Contoh: bahan baku seperti kulit binatang asli misalnya tidak boleh digabung dengan penyimpanan bahan kimia untuk pembersih. Atau penyimpanannya diharuskan pada temperatur tertentu. Kemudian barang-barang yang masuk ke dalam gudang juga perlu dicatat waktu masuknya, batch record, suppliernya. Karena nantinya akan sangat bermanfaat pada saat barang tersebut akan digunakan untuk kegiatan produksi. Beberapa pabrik menggunakan sistem FIFO (First In First Out). Artinya barang yang masuk terlebih dahulu ke dalam gudang maka akan jadi prioritas untuk digunakan lebih dulu dibandingkan dengan yang terakhir masuknya. Ada juga yang menggunakan sistem FEFO (First Expired First Out). Artinya bahan baku yang kadaluarsanya lebih awal maka akan jadi prioritas untuk digunakan terlebih dahulu.

Production/Manufacturing Setelah bahan baku sudah tersedia di gudang maka aktifitas yang dikelola selanjutnya dalam Supply Chain adalah proses produksi. Sederhananya adalah proses pembuatan barang jadi dari seluruh bahan baku yang diperlukan, sehingga ada beberapa hal yang perlu jadi pertimbangan. Contohnya: jumlah yang akan diproduksi, waktu produksi, jumlah operator yang dibutuhkan, jumlah mesin atau alat bantu yang dibutuhkan, dan masih banyak lagi.

Distribution Barang jadi yang sudah dihasilkan maka perlu didistribusikan atau diteruskan hingga mencapai kepada pelanggan. Untuk pelanggan yang ada di luar negeri maka sama seperti waktu mau melakukan impor bahan baku. Apakah perlu juga menggunakan perusahaan jasa untuk membantu urusan ekspor hingga mencapai pelanggan di luar negeri. Kadangkala barang-barang jadi dari pabrik tidak bisa langsung didistribusikan oleh pabrik tersebut hingga langsung ke tangan pengguna. Mereka butuh perusahaan yang khusus melakukan distribusi barang atau sering disebut Distributor yang fungsinya akan melakukan distribusi barang kepada pelanggan langsung atau melalui agen-agen penjual.

Customer Service Berikutnya yang menjadi aspek dalam supply chain adalah customer service. Yaitu sebagai sub sistem yang mengelola informasi ataupun pertanyaan dari pelanggan, pemasok, distributor, ataupun agen yang menyangkut produk yang dihasilkan. Kadang bagian ini seringkali dilupakan atau ditiadakan dalam bagian supply chain management. Padahal bagian ini menjadi sesuatu yang sangat krusial di dalam menjalankan sebuah pabrik ataupun usaha lainnya. Demikian beberapa aspek atau kegiatan yang dikelola di dalam sebuah supply chain. Tetapi sebenarnya masih ada beberapa hal lainnya yang kadang menjadi bagian atau sub sistem di supply chain.  Hal itu seperti: pengembangan produk baru, pengelolan informasi teknologi.

Supply Chain vs Logistic Supply chain mangement sering dianggap sebagai bentuk baru dari logistic management, karena yang dikelola hampir mirip menurut beberapa orang. Tetapi tidak demikian sebenarnya, logistik lebih fokus bagaimana perpindahan barang dari satu tempat ke tempat lain dapat terjadi dengan lancar dan efisien. Logistik menjadi bagian dari supply chain, untuk memastikan arus barang dapat mengalir dengan lancar dan efisien dari satu tempat ke tempat lain.

Terima Kasih Reni Karno Kinasih