Sistem Teknik Dokumentasi Pertemuan ke 2 Sistem Informasi Akuntansi : Program S1 FE- UNSADA Saminem, SE.,MBA

Dokumentasi? Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang bagaimana cara kerja sebuah system. Dokumentasi menjelaskan bagaimana system informasi akuntansi beroperasi dan karena itu adalah bagian penting dari akuntansi setiap sistem

Dokumentasi? Dokumentasi menjelaskan sistem bekerja termasuk Informasi yang mencakup berikut ini: Who (Siapa yang menginput data) What (Data apa yang diolah) Where (Dimana penyimpanan data) When (Kapan data tersebut dijadikan informasi) Why (Mengapa dibuat laporan ) How (Bagaimana pengawasan terhadap sistem)

Dokumentasi Sistem? Dokumentasi sistem adalah suatu kegiatan merekam aktivitas transaksi keuangan secara prosedural yang dijelaskan dalam bentuk visualisasi/ gambar dengan simbol-simbol dokumentasi sistem yangtelah distandarkan/ diseragamkan sebelumnya.

Teknik Dokumentasi? Teknik dokumentasi adalah sebagai suatu cara pengumpulan data yang diperoleh dari dokumen- dokumen yang ada atau catatan-catatan yang tersimpan, baik itu berupa catatan transkrip, buku, surat kabar, dan lain sebagainya.

Sistem Teknik Dokumentasi Sistem teknik dokumentasi adalah suatu teknik untuk mendokumentasikan sistem yaitu dengan membuat diagram arus data, membuat bagan alir dokumen, bagan alir struktur, bagan alir program, tabel keputusan, gantt charts, dan diagram jaringan.

Kegunaan Teknik Dokumentasi Sistem? 1.Membantu kerja analis sistem dalam melakukan project pengembangan sistem yang sedang dijalankannya 2.Membantu kerja auditor dalam melakukan proses audit laporan keuangan 3.Sebagai buku panduan operasi/ kegiatan aktivitas bisnis perusahaan 4.Mengimplementasikan dan menggambarkan kebijakan peusahaan Dokumentasi sistem dapat dilakukan dengan menggunakan teknik dokumentasi.

Alat-alat Dokumentasi? 1. Diagram Arus Data (DAD) / Data Flow Diagram (DFD) : Arus data dalam sebuah organisasi Deskripsi grafis sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data Suatu teknik untuk pembuatan diagram yang digunakan untuk mendokumentasikan logika design sebuah sistem Teknik ini untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru Disusun dengan menggunakan empat simbol utama

SimbolNamaPenjelasan Sumber dan tujuan data Orang dan organisasi yang mengirim data ke dan menerima data dari sistem digambarkan dengan kotak. Tujuan data = data sinks Arus dataArus data yang masuk ke dalam dan keluar dari sebuah proses digambarkan dengan garis lurus atau garis lengkung panah. Proses transformasi Proses yang mengubah data dari input menjadi output digambarkan dengan lingkaran. Disebut juga sebagai gelembung (bubbles). Penyimpanan data Penyimpanan data digambarkan dengan dua garis horisontal (paralel) Pengendalian Internal Pengendalian internal. Pengendalian internal diberi nomor dan dijelaskan dalam tabel pendamping di bab Simbol Diagram Arus Data

Contoh DAD :

2. BAGAN ALIR (FLOWCHART) : Penyajian dalam sebuah gambar yang menjelaskan seluruh aliran kerja, dokumen, dan operasi sebuah sistem. Teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem. Alat-alat Dokumentasi?

: Beberapa jenis bagan alir meliputi: a.Bagan alir dokumen Arus dokumen dan informasi antardepartemen atau area pertanggungjawaban. b.Bagan alir sistem Hubungan antar input, pemrosesan, dan output sistem informasi. c.Bagan alir program Urutan operasi logis komputer yang menjalankan program. Bagan Alir (Flowchart)

Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat kategori : 1.Simbol input/ output Menunjukkan input ke atau output dari sistem 2.Simbol pemrosesan Menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan 3.Simbol penyimpanan Menunjukkan tempat data disimpan 4.Simbol arus dan lain-lain Menunjukkan arus data di mana bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir

Simbol Bagan Alir SimbolNamaPenjelasan Simbol-simbol Input/Output DokumenSebuah dokumen atau laporan Dokumen rangkapDigambarkan dengan menumpuk simbol dokumen Tampilan, output elektronik Informasi ditampilkan oleh alat output elektronik. Terminal CRT atau monitor komputer PC atau layar Pemasukan data on-line (keying operation) Entri data oleh alat on-line seperti CRT atau komputer pribadi, terminal, tablet, atau telpon; pemasukan data secara manual on line keyboard Terminal CRT, Komputer Pribadi, Alat input dan output elektronik Entri data elektronik dan simbol output digunakan bersama untuk menunjukkan alat yang digunakan untuk keduanya.

SimbolNamaPenjelasan Simbol-simbol Pemrosesan Pemrosesan komputer Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh komputer; biasanya menghasilkan perubahan dalam data atau informasi. Kegiatan manual Sebuah kegiatan pemrosesan yang dilaksanakan secara manual.

SimbolNamaPenjelasan Simbol-simbol Penyimpanan Disk bermagnit; Database Data yang disimpan secara elektronik dalam databse; Master file Pita bermagnitData disimpan dalam sebuah pita bermagnit; pita yang merupakan media penyimpanan backup yang populer. File dokumen kertasFile dokumen kertas. Huruf mengindikasikan file urutan pemesan N = secara numerik, A = secara alfabet, D = berdasarkan tanggal Jurnal/Buku besarJurnal atau Buku besar akuntansi berbasis kertas N

SimbolNamaPenjelasan Simbol arus dan lain-lain Arus dokumen atau pemrosesan; flowline (garis alir) Mengarahkan arus pemrosesan atau dokumen Arus data atau informasi Mengarahkan arus data atau informasi Hubungan komunikasiTransmisi data dari satu lokasi ke lokasi lain melalui saluran komunikasi

Sistem Teknik Dokumentasi SimbolNamaPenjelasan Simbol arus dan lain-lain Keputusan Langkah pembuatan keputusan Konektor dalam halaman; penghubung Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sama Konektor luar halamanEntri dari, atau keluar ke, halaman lain (halaman yang berbeda) Simbol bagan alir :

SimbolNama Penjelasan Simbol arus dan lain-lain Terminal Awal, Akhir, atau titik interupsi dalam proses Anotasi (catatan tambahan) Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjelasan sebagai klarifikasi Predefined Process (Sub Program) Permulaan Sub Program/ prosedure atau Proses menjalankan Sub Program/ prosedure; Menggambarkan proses yang masih berisi proses lain di dalamnya

SimbolNamaPenjelasan Simbol arus dan lain-lain PreparationSebagai pemberian nilai awal; mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage Sort OfflineProses pengurutan data diluar proses komputer

Sistem Teknik Dokumentasi SimbolNamaPenjelasan Simbol arus dan lain-lain Extract (Arsip Sementara); File non komputer yang diarsipkan. Huruf mengindikasikan file urutan pemesan N = secara numerik, A = secara alfabet, D = berdasarkan tanggal Proses Merge; Menyatukan (collate) Menunjukkan langkah yang memerintahkan informasi ke dalam format standar Menunda (Delay)Digunakan untuk material dalam trolley, menunggu diproses lebih lanjut, menunggu elevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan Simbol bagan alir :

Sistem Teknik Dokumentasi SimbolNamaPenjelasan Simbol arus dan lain-lain Loop limit Menandakan awal suatu siklus, bila tanda tersebut dibalik secara vertikal maka tanda tersebut berarti akhir dari suatu siklus Penyimpanan jumlah (summing junction); Menyimpulkan beberapa cabang Menunjukkan jalur dalam flowchart di mana beberapa cabang berkumpul kembali ke proses tunggal atau; orMenyatakan bahwa aliran proses berlanjut lebih dari 2 cabang Simbol bagan alir :

Sistem Teknik Dokumentasi SimbolNamaPenjelasan Simbol arus dan lain-lain control transfer Memindahkan informasi dari sistem ke tujuan transfer control. Seperti tindakan CPU untuk transfer control (mengudate program counter untuk subrutin, call/ return), dll. Symbols couple (simbol pasangan) Simbol ini menunjukkan suatu data/elemen yang dikirimkan dari satu modul ke modul lainnya. Anak panah dengan lingkaran padat menunjukkan elemen kontrol yang dikirimkan. Flow Direction; simbol arus; connecting line Digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain atau menyatakan jalannya arus suatu proses. Simbol bagan alir :

Contoh Flowchart PT. Inti Megah Tbk melakukan pendataan barang yang ingin dibeli karena barang tersebut sudah kosong digudang, kemudian karyawan PT. Inti Megah Tbk menyerahkan dokumen barang yang ingin dibeli ke supplier, supplier tersebut mengambilkan barang dan memberikan barang tersebut beserta nota pembelian. Karyawan PT.Inti Megah Tbk mendapatkan nota pembelian kemudian membuat laporan pembelian kepada pimpinan PT.Inti Megah Tbk.

3. Diagram Proses Bisnis : ▪ Deskripsi grafis dari proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan. ▪ Cara visual untuk menjelaskan langkah- langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis.

Simbol Diagram Proses Bisnis:

Sistem Teknik Dokumentasi Simbol Diagram Proses Bisnis: SimbolNamaPenjelasan Informasi anotasiInformasi yang membantu menjelaskan proses bisnis yang dimasukkan ke dalam diagram proses bisnis, dan jika dibutuhkan, panah yang tebal digambar dari penjelasan simbol ArusArus data atau informasi yang ditunjukkan oleh panah

Contoh Diagram Proses Bisnis:

Soal-soal latihan 1. Apa yang dimaksud dengan dokumentasi? 2. Apa yang dimaksud dengan dokumentasi sistem? 3. Apa pengertian Teknik Dokumentasi ? 4. Jelaskan apa kegunaan teknik dokumentasi system? 5. Sebutkan dan jelaskan alat-alat dokumentasi?