Teori Komunikasi Organisasi Dewi Silvialestari, M. Si.

Teori Komunikasi Organisasi Pendekatan Klasik Pendekatan Manusiawi Pendekatan Sumber Daya Manusia Implementasi Pendekatan Klasik, Pendekatan Manusiawi, dan Pendekatan Sumber Daya Manusia

1 Pendekatan Klasik Fayol, Weber, Taylor Fayol, Weber, Taylor

Metafora Mesin organisasi dikonseptualisasikan sebagai alat yang memiliki standard (standardized), khusus (specialized), dan dapat dipredikasi (predictable).

Teori Organisasi Klasik Henry Fayol Max Weber Frederick Taylor

Teori Manajemen Klasik Fayol 5 elemen dan 4 prinsip

Elemen Manajemen Fayol 1. Planning (Perencanaan) 2. Organizing (Pengorganisasian) 3. Command (Komando) 4. Coordination (Koordinasi) 5. Control (Kontrol) Henry Fayol tidak memasukkan komunikasi sebagai salah satu elemen manajemen secara eksplisit. Namun pada elemen organizing, command, coordination, dan control, mustahil jika tidak menggunakan komunikasi.

Prinsip Manajemen Prinsip Struktur Organisasi (6) Prinsip Kekuasaan dalam Organisasi (3) Prinsip Penghargaan Organisasi (3) Prinsip Sikap (3)

Prinsip Struktur Organisasi Rantai skalar Organisasi harus diatur dalam hierarki vertikal yang ketat dan komunikasi terbatas hanya dapat dilakukan secara vertikal (yaitu, naik dan turun dari bagan organisasi). Kesatuan Komando Karyawan harus menerima pesanan mengenai tugas tertentu hanya dari satu supervisor. Kesatuan arah Setiap kegiatan yang memiliki tujuan yang sama harus ditempatkan di bawah satu pengawas.

Prinsip Struktur Organisasi Pembagian kerja Pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik jika karyawan ditugaskan sejumlah tugas khusus. Perintah Setap karyawan ditunjuk tugas tertentu di dalam organisasi. Jangkauan pengawasan Manajer paling efektif jika mereka memiliki kendali atas sejumlah karyawan terbatas. Fayol menyarankan 20-30 karyawan untuk manajer tingkat pertama dan 6 karyawan untuk manajer tingkat yang lebih tinggi.

Organigram Organisasi Klasik our office

Prinsip Kekuasaan dalam Organisasi Sentralisasi Manajemen pusat memiliki kendali atas pengambilan keputusan dan kegiatan karyawan Otoritas dan tanggungjawab Manajer memegang otoritas yang berasal dari kedudukan mereka dalam organisasi dan karakteristik pribadi mereka (seperti kecerdasan dan pengalaman). Otoritas manajer tersebut disertai tanggung jawab yang diemban. Disiplin Semua anggota organisasi harus taat kepada aturan organisasi dan kepada manajer yang memimpinnya.

Prinsip Penghargaan Organisasi Penggajian Penggajian sesuai. Kesetaraan Perlakuan yang sama terhadap karyawan. Tenure stability Organisasi menjamin ruang dan waktu yang cukup di tempat kerja serta status kepegawaian yang jelas bagi karyawan. Namun, tenure stability terlalu banyak dapat mengakibatkan kontraproduktif.

Prinsip Sikap Mengutamakan tujuan organisasi Organisasi hanya bisa efektif ketika kepentingan organisasi didahulukan atas kepentingan individu. Inisiatif Manajer menghargai upaya karyawan yang bekerja demi kepentingan organisasi. Esprit de corps Tidak ada pertikaian di dalam jajaran organisasi.

Teori Birokrasi Max Weber 6 aspek dan 3 dasar otoritas

Enam Aspek Birokrasi Hierarki Pembagian kerja Sentralisasi Sistem tertutup Birokrasi akan menutup diri dari pengaruh luar lingkungan karena interupsi lingkungan dapat menghambat kelancaran fungsinya. Kekuasaan/ otoritas Fungsi otoritas merupakan aspek paling penting dari Teori Birokrasi Weber. Disiplin Aturan ditetapkan secara rasional untuk semua kemungkinan yang terjdi dalam organisasi. Weber percaya bahwa aturan-aturan ini harus dalam bentuk tertulis.

Tiga Dasar Otoritas Otoritas tradisional (kadang-kadang disebut otoritas yang sah) adalah berbasis kekuasaan pada keyakinan lama/keturunan (Ex: Ratu Inggris) Otoritas karismatik adalah kekuatan berdasarkan kepribadian individu dan kemampuan untuk menarik dan berinteraksi dengan pengikut. Otoritas semacam ini tidak stabil, karena pengikut mungkin menjadi kecewa dengan kualitas pemimpin karismatik (Ex: Donald Trump) Otoritas legal-rasional adalah kekuatan berdasarkan keahlian dan rasionalitas yang telah menciptakan sistem aturan dan norma. Otoritas rasional-legal merupakan dasar fungsi birokrasi.

Teori Weber merupakan fitur "tipe ideal" dari organisasi yang dikenal sebagai birokrasi. Dia mengusulkan bahwa birokrasi adalah sistem tertutup didorong oleh otoritas rasional-legal. Di dalam sistem ini, terdapat aturan yang ketat, pembagian kerja, dan hierarki yang jelas di mana kekuasaan berada terpusat.

Teori Manajemen Ilmiah Taylor 2 hambatan dan 4 komponen

Frederick Taylor berkonsentrasi pada tingkat “mikro" fungsi organisasi Frederick Taylor berkonsentrasi pada tingkat “mikro" fungsi organisasi. Taylor membahas hubungan antara manajer dan karyawan dan kendali individu di tempat kerja.

Latar Belakang Teori Taylor Taylor melihat dua hambatan untuk produktivitas optimal organisasi: Tidak meratanya pekerjaan yang dihasilkan dari pelatihan kerja melalui adat dan tradisi Systematic soldiering yang berakibat pada penghitungan tarif dalam pembayaran upah karyawan

Komponen Manajemen Ilmiah Taylor Menentukan metode paling efisien dalam melakukan setiap pekerjaan menggunakan studi waktu dan gerak. Pemilihan pekerja sesuai kemampuan individu. Melatih pekerja dengan metode yang sudah ditentukan dari hasil studi waktu dan gerak. Hanya “pekerja kelas satu” yang dipertahankan Pembagian kerja yang jelas antara manajer dan pekerja. Manajer organisasi bertugas untuk berpikir, perencanaan, dan tugas administrasi. Pekerja bertugas untuk bekerja fisik.

Peran Komunikasi dalam Pendekatan Klasik Konten Tugas Arah Vertikal (umumnya ke bawah) Media Tertulis Gaya Formal Peran Komunikasi dalam Pendekatan Klasik

Pendekatan Hubungan Manusiawi 2 Pendekatan Hubungan Manusiawi Mayo, Maslow, McGregor

Metafora keluarga Sebuah keluarga tumbuh ketika kebutuhan terpenuhi dan peluang diberikan untuk aktualisasi diri.

Pendekatan Hubungan Manusiawi Elton Mayo Abraham Maslow Douglas McGregor

Teori Hubungan Manusiawi Mayo

Hawthorne Studies Mayo Teori Hubungan Manusiawi merupakan hasil penelitian Elton Mayo dan tim di kompleks Hawthorne milik Western Electric Company. The Illumination Studies Pada fase ini ada dua grup pekerja dipisahkan dalam ruangan yang berbeda. Grup pertama bekerja dengan penerangan konsisten, grup lainnya diberi penerangan berubah-ubah (redup-terang). Hasil studi menunjukkan produktivitas sama-sama meningkat. The Relay Assembly Test Room Studies Mayo dan tim mengisolasi sebuah grup yang berisi enam wanita. Pada grup ini diberlakukan rencana insentif, waktu istirahat, temperatur ruangan, kelembaban udara, jam kerja, dan penyegaran. Peneliti menyimpulkan bahwa peningkatan kepuasan kerja lebih penting dalam menentukan perilaku dan kinerja secara umum daripada aspek fisik dan ekonomi dalam situasi kerja.

Hawthorne Studies Mayo The Interview Program Peneliti mengadakan tes di dalam sebuah ruangan dan mewawancara ribuan pekerja Hawthorne. Tujuan dari program ini adalah menentukan dampak dari kondisi kerja, namun para pewawancara menemukan para pekerja lebih tertarik membicarakan mengenai sikap dan perasaan mereka. Penemuan utama dalam tahap ini adalah banyak masalah pekerja muncul dari sikap emosional daripada kesulitan objektif selama bekerja The Bank Wiring Room Studies Percobaan ini memberikan kesempatan pekerja untuk mengembangkan norma sesuai dengan tingkat produktivitas yang pantas dan memberikan tekanan social satu sama lain untuk mencapai tingkat tersebut. Pekerja yang lambat diharuskan bekerja lebih cepat dan yang cepat melakukan pekerjaan lebih cepat. Produksi berdasarkan pencapaian target dan pemberian insentif yang sesuai dengan target tersebut. Hasil penelitian pada fase ini adalah pengaruh dari grup social terhadap perilaku pekerja melebihi kekuatan struktur organisasi formal.

Hawthorne Studies Mayo Kinerja meningkat dikarenakan perhatian yang diberikan kepada pekerja oleh para peneliti. Fenomena ini menyebabkan perubahan perilaku karyawan yang disebut efek Hawthorne. Kinerja meningkat karena factor sosial informal. Gaya pengelolaan akan berdampak pada perubahan produktifitas. Studi ini mulai menyoroti peran komunikasi informal dan komunikasi kelompok lebih efektif dalam fungsi organisasi.

Teori Hierarki Kebutuhan Maslow

Aktualisasi Diri Penghargaan Diri Kepemilikan Sosial Rasa Aman Kebutuhan Fsiologis Abraham Maslow memiliki hipotesis “setiap manusia memiliki 5 tingkatan kebutuhan”

Hierarki Kebutuhan Maslow 1 Fisik makanan, olahraga, dan kebutuhan tubuh lainnya 2 Keamanan keamanan dan perlinadungan dari bahaya fisik dan emosional 3 Sosial kasih sayang, kepemilikan, penerimaan, dan pertemanan

Hierarki Kebutuhan Maslow 4 Penghargaan faktor internal seperti rasa hormat pada diri sendiri, kemandirian, dan pencapaian. Faktor eksternal seperti status, rekognisi, dan perhatian 5 Aktualisasi Diri mampu mencapai tujuan hidup, termasuk pertumbuhan diri, pengembangan potensi, dan pemenuhan diri

Teori X dan Teori Y McGregor

Teori X dan Teori Y McGregor Douglas McGregor membandingkan pandangan lama (Teori X) dan pandangan baru (Teori Y). McGregor percaya bahwa organisasi yang menganut Teori Y umumnya lebih produktif. Teori X Karyawan lebih suka diarahkan Karyawan ingin menghindari tanggung jawab Mencari uang merupakan tujuan utama karyawan Teori Y Manusia dapat belajar menerima dan mencari tanggung jawab Kebanyakan orang memiliki kemampuan imajinatif dan pemecahan masalah Karyawan mampu mengarahan diri sendiri, Aktualisasi diri merupakan salah satu penghargaan paling penting

Teori X dan Teori Y McGregor McGregor menekankan: Karyawan memiliki kebutuhan perhatian, interaksi sosial, dan pencapaian individu. Karyawan dalam teori hubungan manusia tidak hanya dimotivasi oleh keuntungan finansial tetapi oleh keinginan untuk memuaskan kebutuhan tingkat tinggi. (Sejalan dengan Teori Hierarki Kebutuhan Maslow)

Pendekatan Sumber Daya Manusia 3 Pendekatan Sumber Daya Manusia Blake and Mouton, dan Rensis

Menggabungkan kepentingan manajemen klasik (kepedulian terhadap produksi) dan hubungan manusiawi (perhatian untuk karyawan).

Dorongan Pendekatan Sumber Daya Manusia Banyak gagasan mengenai pendekatan “hubungan manusiawi” secara sederhana  tidak dapat dibuktikan dalam test empiric. Munculnya partisipasi semu ketika manajer meminta pendapat karyawan, hanya untuk memperlihatkan seolah-olah menganut teori Y. Akan timbul manipulasi ide hubungan manusia dan berujung kegagalan memenuhi kebutuhan pekerja. Seharusnya manajer melihat karyawan sebagai sumber daya manusia yang dapat diakses untuk meningkatkan fungsi organisasi dan memenuhi kebutuhan individu. Seorang manajer sumber daya manusia ingin melembagakan bentuk partisipasi yang sepenuhnya bisa memanfaatkan ide-ide dan keterampilan anggota organisasi.

Pendekatan Sumber Daya Manusia Robert Blake and Jane Mouton Rensis

Blake and Mouton’s Managerial Grid Tujuan Robert Blake dan Jane Mouton mengembangkan Manajerial Grid mereka (sekarang disebut Leadership Grid) untuk melatih gaya kepemimpinan manager meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi serta merangsang kepuasan dan kreativitas pekerja individu Mereka mulai dengan asumsi bahwa para pemimpin akan paling efektif ketika mereka menunjukkan kepedulian terhadap orang dan kepedulian terhadap produksi, sehingga menggabungkan kepentingan manajemen klasik (kepedulian terhadap produksi) dan hubungan manusia (perhatian untuk orang).

Blake and Mouton’s Managerial Grid • Pada grid 1.1 Manajer sedikit memikirkan karyawan dan produksi yang seharusnya dihasilkan oleh organisasinya. Dalam menjalankan tugas manajer menganggap dirinya sebagai perantara yang hanya mengkomunikasikan informasi dari atasan kepada bawahan. • Pada Grid 1.9 Manajer mempunyai rasa tanggung jawab yang tinggi untuk selalu memikikan karyawan. Tetapi pemikirannya mengenai produksi rendah. • Pada Grid 9.1 Manajer yang otokratis dimana manajer hanya mau memikirkan tentang usaha peningkatan efisiensi pelaksanaan kerja, tidak hanya sedikit rasa tanggung jawabnya pada pekerja. • Pada Grid 9.9 Manajer mempunyai rasa tanggung jawab yang tinggi untuk memikirkan baik produksi maupun karyawannya. • Pada Grid 5.5 Manajer mempunyai pemikiran yang medium baik pada produksi maupun pada karyawan. Dia berusaha membina moral karyawan dan produksi dalam tingkat memadai serta tidak terlampau tinggi.

Blake and Mouton’s Managerial Grid Dari 5 gaya pada managerial grid, gaya pada grid 9.9 yang merupakan gaya paling efektif untuk diterapkan dalam menjalankan kepemimpinan.

Rensis Likert’s System IV Sistem I Otokratis Eksploitif Pemimpin membuat semua keputusan. Standar dan metode pelaksanaan juga secara kaku. Pemimpin tipe ini sangat otoriter, tidak percaya pada bawahannya, memotivasi bawahan melalui ancaman atau hukuman. Komunikasi yang dilakukan satu arah ke bawah (top-down). Sistem II Otokratis Paternalistic Pemimpin tetap menentukan perintah, tetapi memberi bawahan kebebasan untuk memberikan komentar terhadap perintah-perintah tersebut. Pemimpin mempercayai bawahan sampai tingkat tertentu, memotivasi bawahan dengan ancaman atau hukuman tetapi tidak selalu dan memperbolehkan komunikasi ke atas. Pemimpin memperhatikan ide bawahan dan mendelegasikan wewenang, meskipun dalam pengambilan keputusan masih melakukan pengawasan yang ketat.

Rensis Likert’s System IV Sistem III Konsultatif Pemimpin menetapkan tujuan dan memberikan perintah setelah berdiskusi dgn bawahan. Bawahan dapat membuat keputusan mereka sendiri tentang cara pelaksanaan tugas. Pemimpin menggunakan penghargaan (insentif) untuk memotivasi bawahan dan kadang-kadang menggunakan ancaman atau hukuman. Komunikasi dua arah dan menerima keputusan spesifik yang dibuat oleh bawahan. Sistem IV Partisipatif Sistem yang paling ideal menurut Likert tentang cara bagaimana organisasi seharusnya berjalan. Tujuan ditetapkan dan keputusan kerja dibuat oleh kelompok. Untuk memotivasi bawahan, pemimpin tidak hanya mempergunakan penghargaan ekonomis tetapi juga memberikan pujian. Pemimpin mempunyai kepercayaan sepenuhnya terhadap bawahan. Komunikasi dua arah dan menjadikan bawahan sebagai kelompok kerja.

Peran Komunikasi dalam Teori Organisasi Pendekatan Klasik Pendekatan Hubungan Manusiawi Pendekatan Sumber Daya Manusia Konten Tugas Tugas dan social Tugas, social, dan inovasi Arah Vertikal (ke bawah) Vertikal dan horizontal Semua arah, berbasis tim Media Umumnya tertulis Lebih sering bertatap muka Semua media Gaya Formal Informal Formal dan informal, khususnya informal

4 Implementasi Pendekatan Klasik, Pendekatan Manusiawi, dan Pendekatan Sumber Daya Manusia

Implementasi Pendekatan Klasik pada Organisasi Masa Kini Organisasi rumah makan cepat saji yang telah menentukan “satu cara terbaik ”untuk membuat hamburger, dan prosedur itu dijalankan dengan baik. Gagasan tentang rantai skalar, kesatuan komando, dan rentang kendali merupakan dasar pengorganisasian militer, karena keputusan yang tidak dipertimbangkan dengan hierarki dan aturan, seseorang dapat menyebabkan bahaya besar dengan membuat keputusan yang tidak tepat. Manufaktur dan organisasi layanan didalamnya terdapat berbagai departemen yang bertanggung jawab untuk tugas-tugas dan di mana unit-unit fungsional ini dihubungkan melalui hirarki dan diformalkan struktur organisasi.

Implementasi Pendekatan Klasik pada Organisasi Masa Kini Pekerjaan dan Imbalan dalam Organisasi Saat Ini Pendekatan Taylor masih digunakan dalam organisasi saat ini. Perbedaannya, bentuk komunikasi saat ini tidak hanya soal tugas Tantangan organisasi di di abad 21 adalah kualifikasi, lokasi geografis, preferensi waktu, penghasilan yang tidak memadai, dan konflik kerja / keluarga Solusi dari tantangan tersebut adalah dengan memberikan penghargaan finansial (gaji) yang lebih besar

Implementasi Pendekatan Hubungan Manusiawi Saat ini Perusahaan sudah mulai mempertimbangkan aspek kemanusiaan. Contoh: Saat akan melakukan PHK, karyawan diberikan pesangon sebagai ucapan terima kasih. Prinsip hubungan manusiawi dapat dilihat dalam organisasi saat ini di bidang desain. Contoh: organisasi memperbolehkan flexitime, work from home, dan customized product.

Implementasi Pendekatan Sumber Daya Manusia Saat ini “Apa” Program Pendekatan Sumber Daya Manusia Sejumlah organisasi saat ini sudah menggunakan pendekatan sumber daya manusia. Menekankan manajemen tim dan pentingnya keterlibatan karyawan dalam memastikan kualitas produk atau layanan dan produktivitas organisasi . Proses partisipatif yang menggunakan seluruh kapasitas pekerja, dirancang untuk mendorong komitmen karyawan terhadap kesuksesan organisasi

Implementasi Pendekatan Sumber Daya Manusia Saat ini “Bagaimana” Program Pendekatan Sumber Daya Manusia Prinsip pendekatan sumber daya manusia dapat dilakukan di organisasi saat ini. Namun, baik pengalaman kita sehari-hari maupun penelitian ilmiah sosial menunjukkan bahwa program-program ini sering tidak berfungsi. Penyebabnya manager tidak menjalankan prinsip secara keseluruhan Perubahan program dalam organisasi dapat dicapai hanya jika anggota memahami terminologi program.

Implementasi Pendekatan Sumber Daya Manusia Saat ini “Bagaimana” Program Pendekatan Sumber Daya Manusia Pfeffer’s Seven Practices of Successful Organizations 1 Keselamatan kerja Komitmen kepada karyawan 2 Keselektifan dalam perekrutan Merekrut orang yang tepat untuk menempati posisi tertentu 3 Tim yang dikelola sendiri dan desentralisasi Mencerdaskan karyawan dengan memberi kesempatan individu mengumpulkan informasi dan mengambil keputusan tertentu 4 Kompensasi berdasarkan kinerja Memberikan imbalan yang sepadan dengan tanggungjawab

Implementasi Pendekatan Sumber Daya Manusia Saat ini “Bagaimana” Program Pendekatan Sumber Daya Manusia Pfeffer’s Seven Practices of Successful Organizations 5 Pemberian pelatihan Karyawan garis depan perlu pelatihan untuk mengidentifikasi masalah dan mencari solusi inovatif 6 Mengurangi pembedaan Karyawan akan merasa dihargai jika diperlakukan setara 7 Berbagi Informasi Karyawan memahami pekerjaan mereka sendiri dan kinerja organisasi keseluruhan

Implementasi Pendekatan Sumber Daya Manusia Saat ini “Bagaimana” Program Pendekatan Sumber Daya Manusia Ketahui kapan manajemen berbasis tim sesuai Pertimbangkan sikap manajemen puncak Mempertimbangkan sinisme terhadap perubahan Memfasilitasi proses sosialisasi program

5 Kesimpulan

Pendekatan Klasik Fayol (Teori Manajemen Klasik) Weber 6 elemen (Planning, Organizing, Command, Coordination, Control) 4 prinsip (Prinsip Struktur Organisasi, Prinsip Kekuasaan dalam Organisasi, Prinsip Penghargaan Organisasi, Prinsip Sikap) Weber (Teori Birokrasi) 6 aspek (Hierarki, Pembagian kerja, Sentralisasi, Sistem tertutup, Otoritas, dan Disiplin) 3 Dasar Otoritas (Tradisional, Kharismatik, Rasional-legal) Taylor (Teori Manajemen Ilmiah) 2 hambatan (Tidak meratanya pekerjaan dan Systematic soldiering) 4 komponen (Menentukan metode paling efisien, Pemilihan pekerja sesuai kemampuan, Melatih pekerja dengan metode yang sudah ditentukan, Pembagian kerja yang jelas)

Pendekatan Manusiawi Mayo (Hawthorne Studies) Kinerja meningkat dikarenakan perhatian yang diberikan kepada pekerja (efek Hawthorne). Studi ini mulai menyoroti peran komunikasi informal dan komunikasi kelompok lebih efektif dalam fungsi organisasi. Maslow (Teori Hierarki Kebutuhan) Setiap manusia memiliki 5 tingkatan kebutuhan: Fisik, keamanan, sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri Taylor (Teori X dan Teori Y) Organisasi yang menganut Teori Y umumnya lebih produktif

Pendekatan Sumber Daya Manusia Blake and Mouton (Managerial Grid) gaya pada grid 9.9 yang merupakan gaya paling efektif untuk diterapkan dalam menjalankan kepemimpinan Rensis (Likert’s System IV) Sistem I Otokratis Eksploitif Sistem II Otokratis Paternalistic Sistem III Konsultatif Sistem IV Partisipatif

Peran Komunikasi dalam Teori Organisasi Pendekatan Klasik Pendekatan Hubungan Manusiawi Pendekatan Sumber Daya Manusia Konten Tugas Tugas dan social Tugas, social, dan inovasi Arah Vertikal (ke bawah) Vertikal dan horizontal Semua arah, berbasis tim Media Umumnya tertulis Lebih sering bertatap muka Semua media Gaya Formal Informal Formal dan informal, khususnya informal

Implementasi pada Organisasi Masa Kini Organisasi rumah makan cepat saji yang telah menentukan “satu cara terbaik ” Gagasan tentang rantai skalar, kesatuan komando, dan rentang kendali merupakan dasar pengorganisasian militer Manufaktur dan organisasi layanan yang bekerja terbagi dalam divisi-divisi Pendekatan Klasik Perusahaan saat ini mempertimbangkan aspek kemanusiaan saat akan melakukan PHK, karyawan diberikan pesangon. Organisasi memperbolehkan flexitime, work from home, dan customized product. Pendekatan Manusiawi Perusahaan start up dan perusahaan yang bergerak di bidang kreatif (contoh: advertising) menekankan manajemen tim dan pentingnya partisipasi karyawan dalam memastikan kualitas produk atau layanan dan produktivitas organisasi. Pendekatan Sumber Daya Manusia

Any questions? You can find me at dewi.silvia@upj.ac.id 081311105511 Thanks! Any questions? You can find me at dewi.silvia@upj.ac.id 081311105511