M.702090.003.01 Melaksanakan penulisan bisnis (business writing)

ELEMEN 1. Mempersiapkan topik pesan yang akan disampaikan KRITERIA UNJUK KERJANYA : Tujuan Penulisan ditentukan Kerangka pesan yang dapat menggambarkan kalimat pembuka, pesan inti, serta kalimat penutup dipersiapkan

Introduction Keterampilan menulis bisnis (business writing) merupakan salah satu keterampilan yang sangat penting karena dengan menulis dapat mengeskpresikan ide. Dalam dunia kerja (bisnis) keterampilan menulis adalah hal yang penting, karena keterampilan ini sangat membantu untuk meningkatkan profesionalisme dan sebaliknya, ketidakmampuan menulis akan menyebabkan pemborosan.

Para profesional yang sudah berpengalaman memahami bahwa tidak ada cara yang paling benar atau yang paling baik untuk menulis semua pesan bisnis. Pesan yang baik dimulai dengan menyiapkan tujuan yang jelas dengan menghubungkan kebutuhan pengirim dan kebutuhan penerima pesan (audiens)

Tujuan Penulisan Dalam tahap perencanaan, hal pertama yang dilakukan seseorang yang akan menulis pesan adalah menentukan tujuan dan menganalisa penerima pesan (audien) Tujuan yang dicapai akan memengaruhi seberapa besar partisipasi dan kontrol yang akan dipegang oleh seorang pengirim pesan terhadap audien.

Tujuan Penulisan bisnis Memberikan informasi (mengenai produk, harga, pelayanan, lainnya) Memberikan persuasi (untuk mendapatkan pemahaman, persetujuan, kesediaan dari pelanggan atau rekan bisnis) Mengajak kolaborasi (untuk menciptakan efisiensi) Tujuan lain (permintaan maaf, konfirmasi, dll)

Yang Perlu disiapkan Menyiapkan Topik pesan bisnis Menentukan Tujuan penulisan bisnis Mencari referensi Menyiapkan peralatan Menyiapkan Draft Konsultasi dan Finishing penulisan bisnis

Contoh2 Kalimat Pembuka dan Penutup Dengan surat ini kami beritahukan kepada saudara…. Bersama ini kami kirimkan…. Kalimat Penutup Kami akhiri surat/laporan ini …. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih…

ELEMEN 2 Menuliskan pesan sesuai topik KRITERIA UNJUK KERJANYA : Nama, Jabatan serta nama perusahaan dituliskan Kerangka pesan yang ada dituliskan

Merencanakan pesan bisnis Menulis pesan bisnis Proses penulisan menurut Bovee and Thill (2008) secara garis besar terdiri dari tiga langkah yaitu: Merencanakan pesan bisnis Menulis pesan bisnis Menyelesaikan pesan bisnis

Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi tertulis adalah: Surat Surat biasanya digunakan untuk menyampaikan dokumen-dokumen singkat yang terdiri dari dua atau tiga halaman. Memo Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang bersifat rutin. Laporan dan Proposal Laporan dan proposal digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat kompleks dan objektif.

Bentuk/gaya penulisan yang sering digunakan: Full Block Form Pada bentuk ini setiap awal pengetikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang disusun dengan gaya ini berspasi tunggal. Modified Block Style Bentuk pengetikan surat ini serupa dengan Full Block Form, setiap awal baris dimulai dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date, (tanggal), complementary close (salam penutup) dan the signature line. Traditional Style Pada bentuk surat ini setiap awal paragraf diketik menjorok ke dalam. Selebihnya sama dengan pengetikan surat dalam bentuk block.

KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh LOGO Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ………………………………………………. ………………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

KEPALA SURAT Bentuk Lurus LOGO Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ……………………………………………….. …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup …………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

KEPALA SURAT Bentuk Setengah Lurus LOGO Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ……………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi ..……………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

Bentuk Paragraf Menggantung KEPALA SURAT LOGO Tanggal Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka, ..……….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …Paragraf Pembuka ………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………Paragraf Isi ………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………..…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial

Kerangka Penulisan Bisnis Kop Surat Reference Line (Penanda tangan dan nomor surat) Tanggal surat Penerima surat (Nama, jabatan, Nama perusahaan dan alamatnya) Attention Line (Status khusus) Salam pembuka Perihal (subject line) Isi surat Salam penutup Tanda tangan Enclosure (Bila ada lampiran, berapa) CC (Carbon Copy), tembusan DIPRAKTEKKAN

Contoh

Bagian-bagian surat bisnis yang merupakan bagian tambahan (Additional letter parts) dibubuhkan pada surat sesuai dengan kebutuhan, yang terdiri dari : Catatan untuk penerima (Addresse notation) Untuk Perhatian (Attention Line) Perihal (Subject Line) Halaman Lembar Kedua (Secondpage heading) Nama perusahaan (Company name)

Lanjutan ..... Inisial Penulis Surat (Reference Initials) Catatan Lampiran (Enclosure Notation) Catatan Tembusan (Copy Notation) Catatan tentang Sifat Pengiriman (Mailing Notation) Catatan Tambahan (Post Script)

Kriteria Penulisan Bisnis Yang Efektif 1. Clarity  Jelas Ungkapkan pernyataan dengan jelas, sehingga mudah dimengerti. Tiap kalimat terdiri antara 17-20 kata, paragraf maksimum 15 baris 2. Completeness  Lengkap Penulisan yang efektif harus mencakup keseluruhan (pendahuluan, batang tubuh, dan bagian akhir), dibutuhkan fakta yang lengkap dan sesuai dengan tujuan penulisan, untuk menjawab seluruh pertanyaan. 3. Conciseness  Ringkas Susunlah penulisan yang mencakup hal penting saja yang sesuai dengan tujuan dan keperluan pembaca. 4. Correctness  Benar Periksa kembali semua fakta, tata bahasa, dan hal lainnya

lanjutan ... 5. Concreteness  Konkret Gunakan kata dan angka yang spesifik, misalnya sebaiknya menyataka “52 persen” atau “8100 pegawai” dari pada “banyak” pegawai, karena hal ini akan lebih memperjelas dan meyakinkan. 6. Consideration  Pertimbangan Terapkan suatu keterpaduan yang serasi dalam penelitian, antara analisa, interpretasi, penyusunan dan penyajian seluruh fakta, figur, dan komentar harus saling terpadu dan mendukung satu sama lainnya. 7. Courtesy  Santun Tuliskan hal-hal yang tidak menyenangkan dengan bijaksana dan sopan.

Kasus Buatlah sebuah surat niaga yang bersisi penawaran barang terkait dengan produk pakaian Buatlah sebuah surat keluhan karena ketidakcocokan produk yang sudah dipesan

Kasus2 Perusahaan memiliki produk baru, dan perlu disampaikan kepada pelanggan Pembayaran dari pelanggan yang membeli produk secara kredit, sudah hampir jatuh tempo dan perlu diigatkan Perusahaan salah mengirim barang