Manajemen sumber daya manusia pada sebuah proyek Manajemen Proyek Teknologi Informasi SE 3773 MPTI- Kualitas - IMD

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA Untuk menyelenggarakan proyek, salah satu sumber daya yang menjadi faktor penentu keberhasilannya adalah tenaga kerja. Jenis dan intensitas kegiatan proyek berubah cepat sepanjang siklusnya, sehingga penyediaan jumlah tenaga, jenis ketrampilan, dan keahlian harus mengikuti tuntutan perubahan kegiatan yang sedang berlangsung.

Untuk merencanakan tenaga kerja proyek yang realistis perlu diperhatikan bermacam-macam faktor, di antaranya yang terpenting adalah seperti berikut ini : Produktivitas tenaga kerja Tenaga kerja periode puncak (peak) Jumlah tenaga kerja kantor pusat Perkiraan jumlah tenaga kerja konstruksi di lapangan Meratakan jumlah tenaga kerja guna mencegah gejolak

Definisi Manajemen SDM Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Sumber daya manusia dalam sebuah proyek antara lain termasuk sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung (jika ada), supplier, dsb

Tahapan Manajemen SDM(1) Perencanaan Sumber Daya Manusia Mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek Akuisisi Tim Proyek Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek

Tahapan Manajemen SDM(2) Membangun Tim Proyek Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek Mengelola Tim Proyek Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek

MSDM penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh sumber daya manusia yang terbaik bagi proyek yang kita jalankan dan bagaimana sumber daya manusia yang terbaik tersebut dapat dipelihara dan tetap bekerja bersama kita dengan kualitas pekerjaan yang senantiasa konstan ataupun bertambah

Definisi lain adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja secara efisien dan efektif sehingga tercapai tujuan bersama perusahaan,karyawan dan masyarakat. Suatu proses menganalisa dan mengelola kebutuhan, organisasi terhadap SDM sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis sebuah perusahaan

Analisis dan desain pekerjaan Staffing Pelatihan dan Pengembangan Manajemen SDM adalah kegiatan Manajemen yang berhubungan dengan: Analisis dan desain pekerjaan Staffing Pelatihan dan Pengembangan Penghargaan Kompensasi Pemeliharaan

Planning Organizing Directing Controlling MSDM merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi : Planning Organizing Directing Controlling

Mengapa SDM harus dikelola??

SDM menyebabkan sumber daya lain dalam perusahaan dapat berfungsi SDM dapat menciptakan efisiensi, efektivitas dan produktivitas perusahaan Melalui MSDM yang efektif, mengharuskan manajem atau pimpinan menemukan cara terbaik dalam mendayagunakan orang-orang yang ada dalam lingkungan perusahaannya, agar tujuan-tujuan yang diinginkan dapat tercapai.

Fungsi MSDM Fungsi Manajemen Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengontrolan 2. Fungsi Operasional Pengadaan Pengembangan Pemberi Kompensasi Integrasi Pemeliharaan

Tugas MSDM Right Man Right Place Right Time

Lingkungan MSDM (Mondy 2008)[2]

Faktor Lingkungan luar: faktor diluar lingkup organisasi yang mempengaruhi SDM suatu perusahaan [2] Pasar Tenaga Kerja: geografis,jumlah,perubahan Pertimbangan Hukum :UU,PERDA,hk tiap negara Masyarakat: Norma masyarakat harus dipatuhi perusahaan Serikat kerja para pekerja yang bergabung untuk meningkatkan posisi dalam berhubungan dengan pihak perusahaan Pemegang saham mempunyai pengaruh besar dalam keputusan managemen krn mempertimbangkan proyek masa depan,biaya,pemasukan,keuntungan,masy sekitar

Faktor Lingkungan luar: faktor diluar lingkup organisasi yang mempengaruhi SDM suatu perusahaan [2] Persaingan dalam berbagai bidang:produk,jasa,pasar tenaga kerja Pelanggan: menuntut barang/jasa dengan kwalitas baik,serta pelayanan setelah pembelian/penggunaan jasa Technology Perubahan cepat yang mengharuskan SDM mengejar,posisi tenaga kerja bergeser Ekonomi :situasi booming vs buruk Peristiwa yang tidak diharapkan/tdk diramalkan terjadi

Analisis dan Evaluasi Jabatan Analisis Jabatan merupakan studi sistematis untuk mengumpulkan semua informasi yang menyangkut suatu jabatan Definisi teknis Analisis Jabatan adalah suatu proses dimana sejumlah pekerjaan dibagi-bagi untuk menentukan pekerjaan,tugas,dan tanggung jawab apa saja yang terlibat, hubungannya dengan pekerjaan lain, syarat-syarat yang harus dipenuhi dimana pekerjaan dilakukan dan kapabilitas personal yang disyaratkan untuk mencapai kinerja yang max

Job Deskripsi JOB ANALISIS Job Spesifikasi Job Evaluasi Untuk standar performansi pelatihan dan penghargaan Job Deskripsi JOB ANALISIS Untuk penggajian dan promosi Job Spesifikasi Untuk sistem penggajian/upah yang sesuai/tepat/adil Job Evaluasi

Analisis Jabatan Suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajarai dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur.

Job Deskripsi Job Analisis Job Spesifikasi

Job Deskripsi Indentifikasi Jabatan Ikhtisar Jabatan Tugas – tugas yang harus dilaksanakan Pengawasan yang harus dilakukan dan harus diterima Hubungan dengan jabatan lain Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan Kondisi fisik lingkungan kerja

Job Spesifikasi Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja Persyaratan pengetahuan dan ketrampilan Persyaratan fisik dan mental Persyaratan umur dan jenis kelamin

Siapa yang bertugas menganalisis Pekerjaan???? Seorang analisis pekerjaan profesional Pakar yang mampu menganalisa pekerjaan Supervisor Manager Pemangku jabatan

Kegunaan Melakukan Evaluasi Jabatan Menentukan standard hasil kerja seseorang Melakukan rekruitment, seleksi dan pelatihan Menyusun jalur promosi Merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanan kerja Mengembangan program kesehatan dan keselamatan kerja

Evaluasi Job Suatu proses dalam menentukan nilai suatu jabatan ,relatif terhadap jabatan-jabatan lain yang ada dalam suatu perusahan  menentukah upah yang tepat dan adil diantara jabatan-jabatan yang ada

Job Design adalah proses penentuan : tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas, bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya, siapa yang berwenang mengambil keputusan dalam pekerjaan

2 Hal yang populer dalam Job Design Job Enrichment (Pengayaan Pekerjaan) Meningkatkan otonomi seseorang untuk mengatur pekerjaannya Adanya keleluasaan dan tanggung jawab yang lebih besar dalam merencanakan kegiatan dan kesempatan yang lebih luas dalam mengendalikan diri sendiri dalam melakukan berbagai aktivitas pekerjaan )

Memperluas isi pekerjaan secara horisontal, mengurangi spesialisasi Job Enlargement (Perluasan Pekerjaan Memperluas isi pekerjaan secara horisontal, mengurangi spesialisasi Sistim ini dapat mengurangi sifat monoton dalam pekerjaan, lingkup pekerjaan seorang pekerja diperluas sehingga tidak membosankan karena lebih banyak variasi pekerjaan yang dihadapi

Job Rotation Memindahkan karyawan pada berbagai jabatan. Tujuan : Supaya memungkinkannya mempelajari sesuatu dari setiap posisi dan apa tujuan dan fungsi dari berbagai unit

MSDM [1] Recruitment : keputusan tentan dimana dan bagaimana cara mencari calon tenaga kerja yang sesuai dengan komposisi yang direncanakan [2] Seleksi Pegawai : memilih calon tenaga kerja yang dianggap paling sesuai bagi perusahaan [3] Penilaian Kinerja & Prestasi : mengukur kecakapan/kemampuan karyawan dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan menggunakan tolok ukur tertentu secara obyektif dan dilakukan secara berkala [4] Pelatihan & Pengembangan SDM

MSDM [5] Perencanaan & Pengembangan Karir : Perencanaan karir  rangkaian dari pengalaman-pengalaman seorang karyawan, dari posisi yang satu ke posisi yang lainnya selama masa kerja Perencanaan karir  proses hingga seseorang dapat memilih tujuan karir serta jalan untuk mencapa tujuan tsb. [6] Kompensasi : sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti kontribusi mereka pada perusahaan / pelaksanaan fungsi MSDM yang berhubungan dengan semua jenis pemberian penghargaan individual sebagai pertukaran dalam melakukan tugas keorganisasian

Tantangan MSDM [1] [1] Eksternal : Perubahan teknologi Peraturan Pemerintah Faktor sosial budaya Pasar tenaga kerja Faktor politik Kondisi perekonomian Faktor geografi Faktor demografi Kegiatan mitra Kegiatan pesaing

Tantangan MSDM [1] [2] Internal : Finansial Penjualan Service Produksi Serikat pekerja Sistem informasi yang semakin terbuka Budaya organisasi

ORGANISASI Organisasi In-Formal Organisasi Formal Adalah struktur dari suatu hubungan agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan Organisasi In-Formal Organisasi Formal

Prinsip Organisasi Yang efektif Serangkaian kegiatan sesuai job Pembagian Karyawan Kompleksitas Organisasi Kewenangan dan pertanggungjawaban Pendelegasian wewenang Rentang pengendalian

Bagaimana Organisasi dikembangkan? Departementalisasi, proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan Sentralisasi, penyerahan kekuasaan dan juga wewenang pemerintahan secara penuh kepada pemerintah pusat Desentralisasi, penyerahan wewenang dari pusat kepada daerah

Bentuk-bentuk organisasi dasar Organisasi Divisional Organisasi Fungsional Organisasi Matrik

ORGANISASI DIVISIONAL Adalah sebuah bentuk organisasi yang kegiatannya menurut pembagian perdevisi,masing masing divisi mengelola kegiatan bisnis Contoh

ORGANISASI FUNGSIONAL Adalah sebuah bentuk organisasi yang kegiatannya Menurut job fungsi masing masing,unit organisasi Ini focus pada bidang tertentu CONTOH :

ORGANISASI MATRIK Adalah bentuk organisasi yang kegiatannya multifungsi antara job tertentu dengan pembagian lokasi CONTOH Proyek A Proyek B Perlengkapan Support Quality Control Proyek C

Personalia  bagian administrasi HRD  fokus pada pengembangan SDM HRM  merencanakan, mengendalian, mengorganisasikan SDM sbg aset organisasi

Tinjauan Umum Manajemen Sumber Daya Manusia

Perencanaan SDM Pada tahap ini yang perlu direncanakan antara lain : Tanggung jawab masing-masing tim Kapan dibutuhkan Identifikasi apakah dibutuhkan training utk orang tsb Rencana renumerasi dan reward Cara menilai kinerja seseorang Kriteria bagaimana menghentikan seseorang Perencanaan SDM dapat dikatakan juga sbg proses membuat organizational chart, Staffing Management Plan dan RAM Jangan lupa memperhatikan kembali atribut dari activity list, karena seharusnya disana sudah teridentifikasi berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan

Roles & Responsibilities Informasi yang terkandung di dalamnya : Peran anggota tim proyek, misalnya programmer, analis, dsb Otoritas tiap anggota tim sesuai perannya Tanggung jawab anggota tim sesuai perannya Kompetensi yang dibutuhkan sesuai peran yang dimaksud

Project Organization Charts Jika proyek kecil, cukup gunakan team leader untuk koordinasi Merupakan bagan yang menggambarkan posisi tim proyek dan relasi pertanggungjawaban (berupa laporan,koordinasi atau kerja sama) tugasnya baik secara formal maupun informal

Work Definition & Assignment Process

OBS & RAM Organizatinal Breakdown Structure (OBS)adalah bagan organisasi yang menggambarkan relasi antara unit-unit organisasi yang akan bertanggungjawab/mengerjakan paket-paket kerja tertentu Responsibility Assignment Matrix (RAM) adalah matriks yang memetakan pekerjaan-pekerjaan sesuai WBS pada orang/individu yang akan mengerjakannya sesuai OBS

Contoh RAM

RAM berkaitan Stakeholders

Contoh RACI R = tanggung jawab, hanya satu R per tugas A = akuntabilitas C = konsultasi I = informasi

Staffing Management Plan Staffing Management Plan adalah rencana yang menggambarkan kapan dan bagaimana seseorang akan ditambahkan atau dihentikan dari tim proyek. Informasi yang terkandung di dalamnya antara lain : Resource Histogram, cara akuisisi anggota tim, timetable, kriteria penghentian anggota tim, kebutuhan pelatihan/training, renumerasi & reward, kesesuaian dengan aturan peraturan ketenagakerjaan, keamanan

Contoh Resource Histogram

Summary Organizational Chart OBS RAM/RACI Staffing Management Plan ( Resource Histogram)

Akuisisi Tim Proyek Resource Assignment Resource Loading Resource Leveling

Resource Loading & Leveling Resource Loading mengacu pada jumlah sumber daya manusia yang ada berkaitan dengan jadwal pekerjaan proyek pada perioda tertentu Resource Histogram dapat digunakan untuk memahami resource loading Overallocation menunjukkan adanya kebutuhan penambahan sumber daya, krn jumlah sumber daya yang ada tidak memadai sesuai dengan beban kerja yang ada Resource Loading berkaitan dengan beban kerja individu pada perioda tertentu

Sample Histogram Showing an Overallocated Individual

Resource Leveling Resource leveling adalah teknik untuk menyelesaikan masalah konflik kebutuhan sumber daya dengan menunda suatu pekerjaan Tujuan utama dari resource leveling adalah agar pendistribusian sumber daya lebih merata dan mereduksi overallocation

Contoh Resource Leveling

Membangun Tim Proyek Tujuan Utama dari membangun tim proyek adalah agar tiap orang yang berada dalam tim dapat bekerja sama dengan efektif demi meningkatkan kinerja proyek pelatihan Kegiatan Team Building Reward & Pengakuan Sistem

Meyers-Briggs Type Indicator (MBTI) MBTI adalah alat untuk menentukan kecenderungan personality seseorang Keempat dimensi dalam MBTI adalah: Extrovert/Introvert (E/I) Sensation/Intuition (S/N) Thinking/Feeling (T/F) Judgment/Perception (J/P)

Dimensi Psikologi MBTI Extrovert/Introvert(E/I) menunjukkan apakah seseorang memiliki motivasi pribadi yang kuat (I) atau butuh dorongan orang lain (E) Sensation/Intuition(S/N) menggambarkan bagaimana seseorang memperoleh informasi. Tipe S adalah orang yang perlu fakta, detail, realita dan ini menggambarkan tipe S adalah orang yang praktis (praktikal). Tipe N adalah orang yang imajinatif, memiliki intuisi yang kuat, menggambarkan seseorang yang inovatif dan konseptual

Dimensi Psikologi MBTI(2) Thingking/Feeling (T/F) Dimensi ini berkaitan dengan cara mengambil keputusan. Tipe T adalah orang yang objektif dan logis, sedang tipe F adalah orang yang subjektif dan personal. Judgement/Perception (J/P) Dimensi yang berkaitan dengan sikap seseorang terhadap stuktur.J cenderung sangat terstruktur, sedang P cenderung terbuka dan lebih fleksibel

Social Styles Profile Menurut David Merril ada 4 zona sikap seseorang berdasarkan tingkat asertif dan responsif nya, yaitu : Drivers : proaktif & berorientasi pada tugas Expressives : proaktif & berorientasi pada orang Analyticals : reaktif & berorientasi pada tugas Amiables : reaktif & berorientasi pada orang

Social Style

Relasi MBTI, Social Style & Tim Proyek TI NTs atau orang yang rasional cenderung tertarik pada bidang-bidang teknologi Orang IT sebagian besar dari masyarakat umumnya pada tidak terbuka Sebaliknya (driver dan amiables, analyticals dan expressives) mungkin mengalami kesulitan bergaul

Reward and Recognition Systems Tim berbasis penghargaan dan pengakuan sistem dapat mempromosikan kerja sama tim Fokus pada tim bermanfaat untuk mencapai tujuan tertentu Luangkan waktu bagi anggota tim untuk mentor dan saling membantu untuk memenuhi tujuan proyek dan mengembangkan sumber daya manusia

Team Performance Assessment Evaluasi kinerja tim proyek dapat berupa : Peningkatan keterampilan Peningkatan kompetensi Penurunan tingkat tenaga kerja yang berpindah-pindah

Cara Mengelola Tim Proyek Observasi dan komunikasi langsung Pemberian penghargaan Manajemen Konflik Issue logs

Nasihat Umum Bagi Sebuah Tim Fokus pada tujuan rapat dan usahakan memberikan hasil positif Perbaiki masalah, daripada menyalahkan seseorang Lakukan rapat rutin dan efektif Dorong agar anggota tim selalu bekerja sama dan saling menolong Berikan penghargaan terhadap pencapaian pribadi maupun kelompok

Using Software to Assist in Human Resource Management Software can help in producing RAMs and resource histograms Project management software includes several features related to human resource management such as viewing resource usage information identifying under and overallocated resources leveling resources

Resource Usage View from Microsoft Project

Resource Usage Report from Microsoft Project

Project Resource Management Involves Much More Than Using Software Project managers must Treat people with consideration and respect Understand what motivates them Communicate carefully with them Focus on your goal of enabling project team members to deliver their best work

Kunci dalam Mengelola SDM Motivasi (intrinsic and extrinsic) Keterlibatan dan kekuasaan Efektivitas

Improving Effectiveness - Covey’s 7 Habits Project managers can apply Covey’s 7 habits to improve effectiveness on projects Be proactive Begin with the end in mind Put first things first Think win/win Seek first to understand, then to be understood Synergize Sharpen the saw

Daftar Pustaka [1] Pengantar Manajemen Bisnis Politeknik Telkom [2] http://blog.stikom.edu/ristanti/files/2011/09/M12.ppt Manajemen SDM (Mata Kuliah Kewirausahaan) yang di download padahari senin, 15 februari 2016 [3] https://syukronali.files.wordpress.com/.../manajemen-sumber-daya-manu... Yang diakses pada hari selasa 16 februari 2016 pukul 11.57

Buatkan 1 buah Proposal tentang Proyek IT 4/26/2019 MPTI- Manajemen Waktu