MERANCANG PROYEK PERUBAHAN Diklatpim Tk IV Angkatan ke-107 BPS Tahun 2018, Pusdiklat Badan Pusat Statistik, 2 s.d. 3 Mei April 2018 Arbi Setiyawan S.St.,MT Ahmadriswan Nasution

HARAPAN PROPER GAGASAN terobosan dari peserta sesuai dengan lingkup kewenangannya. HASIL PROSES DIAGNOSA pada KEGIATAN dan permasalahan yang ada bukan bermula dari judul kemudian disesuaikan mendapat DUKUNGAN penuh dari atasan maupun maupun stakeholders meningkatkan KINERJA organisasi dan bermanfat bagi stakeholders dan masyarakat

PRASYARAT PROPER KELAYAKAN Bermanfaat atau memberi keuntungan lebih terhadap organisasi, dengan sumberdaya yang digunakan DAPAT DILAKSANAKAN Mendapat dukungan sumberdaya, komitmen dan dapat dikelola dengan baik dan berjangka panjang

AREA PERUBAHAN (MINIMAL) 1.Organisasi (misalnya : Kinerja organisasi, Pengembangan karir, Kepemimpinan dll) 2.Proses (misalnya : Penyederhanaan, Pengaturan Standar Pelayanan dll) 3.Personil (misalnya : Kompetensi, Motivasi, Pola pikir, Perilaku, Budaya Integritas dll) Kesenjangan antara kondisi yang dihadapi terhadap tuntutan standar formal dan tuntutan eksternal perkembangannya menjadi dasar tindakan perubahan

Outline Rancangan Proper NoLANNoPusdiklat BPS 1Deskripsi1Identitas Proper 2Latar Belakang2 3Tujuan perubahan3Tujuan dan Manfaat 4Manfaat perubahan4Ruang Lingkup 5Ruang lingkup5Milestone 6Organisasi proper6Kriteria Keberhasilan 7Milestone7Identifikasi stakeholder 8 8Tata kelola proyek 9sumberdaya9Anggaran proyek 10Identifikasi potensi kendala10Kendala dan Strategi Antisipasi 11Jadwal rencana kegiatan11Pengesahan

1. Identitas Proyek Nama Nama proper yang akan dilakukan (dari kegiatan di judul, misal: “Layanan Data dan Informasi Proaktif ”) Deskripsi Gambaran singkat proper mencakup penjelasan: 1.Bentuk inovasi 2.Proses inovasi 3.Output 4.Nilai yang ditawarkan dan imbalan (dari BMC) Sponsor Atasan langsung yang akan menjadi pengarah dan pendukung proper (mentor) Project LeaderPeserta

2. Latar Belakang 1.Penjelasan singkat mengapa diperlukan suatu perubahan melalui terobosan/inovasi 2.Dimulai dari kondisi ideal/normatif yang seharusnya terjadi dan kondisi yang terjadi saat ini (analisis gap dan/atau kanvas inovasi) 3.Penjelasan singkat proses analisis masalah sampai terpilihnya gagasan (KAP sebagai acuan) 4.Poin-poin penting adaptasi BM 5.Formulasi judul

3. Tujuan dan Manfaat Capaian jangka pendek (pengungkit mencapai tujuan/capaian jangka panjang) Capaian jangka menengah (bln 3-6) Capaian jangka panjang (bln 7-12) a. Tujuan Manfaat proper dalam mendukung RB, perbaikan kinerja, dan kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab organisasi Manfaat output proper jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang bagi unit kerja dan stakeholder Konsistenkan dengan nilai yang ditawarkan di BMC dan tabel manfaat (di analisis stakeholder) b. Manfaat

4. Ruang lingkup Penjelasan area perubahan atau inovasi/terobosan pada masa BT II Penjelasan program (fokus proper) Penjelasan tempat implementasi (lokus proper) Penjelasan kegiatan penting (kegiatan utama proper)

5. Milestone Milestone /tahapan menggambarkan CAPAIAN (sesuai tujuan proper) Dibedakan antara jangka pendek (rinci), jangka menengah (global/output), dan jangka panjang (global/output) Dalam bentuk tabel dan/atau uraian a. Tahapan Pelaksanaan

Contoh Tabel #. Milestone/Tahapan Pelaksanaan NoMilestone/TahapanWaktu Jangka Pendek 1Tersedianya tim kerja5 hari (19 s/d 20 Maret 2018) 2Tersedianya rencana kerja5 hari (20 s/d 21 Maret 2018)...dst... Jangka Menengah Jangka Panjang

5. Milestone Berisi rincian kegiatan setiap milestone jangka (minimal 2 kegiatan per milestone) Milestone dapat dipisahkan menurut kategori, misalnya: persiapan, pelaksanaan, pengendalian Dalam bentuk tabel dan/atau uraian b. Rencana Kegiatan Jangka Pendek

Contoh Tabel #. Rincian Kegiatan Milestone Jangka Pendek NoKegiatanWaktuPenanggung jawab 1. Tersedianya tim kerja 1 Melakukan diskusi dengan mentor tentang calon tim kerja 19 Maret 2018Team leader 2Menyusun drat SK tim kerja20 Maret dst Tersedianya rencana kerja dst (s/d milestone terakhir)

Contoh Rencana kerja pelaksanaan proyek perubahan dibagi dalam tiga kelompok besar yang mengacu pada milestone yang sudah dibuat, dengan rincian sebagai berikut: 1. Persiapan, mencakup milestone: 1.Tersedianya tim kerja, terdiri dari kegiatan: 1.Melakukan diskusi dengan mentor 2.Menyusun draft SK tim kerja 3....dst 2. Tersedianya rencana kerja Pelaksanaan, meliputi milestone: Pengendalian, meliputi milestone: dst (s/d milestone terakhir)

5. Milestone Berisi penjelasan rinci rencana kerja per milstone jangka pendek Dalam bentuk tabel Gantt Chart c. Jadwal

Tabel #. Jadwal Proper NoMilestoneMaretApril 1Tersedianya tim kerja Tersedianya rencana kerja tim 3Terlaksananya dst Contoh

6. Kriteria Keberhasilan 1 Penjelasan singkat output proper, yaitu: Output antara (output jangka pendek dan jangka menengah) Output akhir (output jangka panjang) Outcome (sasaran dan kinerja) Dalam bentuk tabel dan/atau uraian a. Output dan Outcome

6. Kriteria Keberhasilan Ukuran jelas dan terkait kegiatan Terukur (misal persentase, waktu, dan uang) sesuai milestone b. Indikator Keberhasilan

Contoh Tabel #. Indikator Keberhasilan Proper NoIndikatorWaktuVolumePersentase Input 1SDM... 2Anggaran... Proses 1Pengusulan tim kerja 2dst... (sesuai milestone) Output 1Rencana kerja 2dst... (sesuai milestone) -Kalimat kegiatan, mis: “Pelaksanaan...” -Sesuai milestone

7. Identifikasi Stakeholder Analisis stakeholder: identifikasi instansi/individu yang berkepentinganStakeholder: memiliki pengaruh dan ketertarikan pada hasil akhir properStakeholder: internal (di dalam satker) dan eksternal (di luar satker)Tabel identfikasi stakeholder dan Gambar peta stakeholder

NoNama / Jabatan Skor Pengaruh (Influence) Skor Ketertarikan (Interest) Jenis posisi Kelompok 1A23+/-Eksternal 2B23+/-Eksternal 3C23+/-Eksternal 4D44+Internal 5E32+ 6F44+ 7G33+ Tabel #. Identifikasi Stakeholder Contoh Pengaruh (influence)Ketertarikan (interest)Jenis Posisi 1Rendah1 +Mendukung 2Sedang2 -Menentang 3Tinggi3 +/-Netral 4Sangat tinggi4

Contoh 2 Gambar #. Peta Stakeholder (Analisis Kajian Pengaruh dan Kepentingan)

Contoh Tabel #. Manfaat proper bagi Stakeholder NoStakeholdersManfaat (1)(2)(3) Internal 1 a Eksternal

8. Tata Kelola Proyek Nama Jabatan Uraian tugas Tabel Tim kerja Pengarah Ketua Tim teknis Tim adm Struktur Tim Kerja

Contoh 1 Tabel #. Susunan Tim Kerja NoNamaJabatanUraian tugas (1)(2)(3)(4) 1A 2B 3C 4D 5E 6F 7G

Gambar #. Struktur Tim Kerja PengarahKetuaTim Teknis Tim Administrasi Contoh

9. Anggaran Proyek Anggaran rinci per milestonePenanggung jawabWaktu yang diperlukan Poin-poin penting hasil adaptasi BM yang menjadi pertimbangan penganggaran PP

Contoh Tabel #. Rencana Anggaran NoUraian KerjaPenanggung JawabWaktuBiaya (Rp) (1)(2)(3)(4)(5) 1 Pengusulan tim kerja 2 Penyusunan rencana kerja 3 Pembahasan rancangan aplikasi 4 Pengumpulan bahan pendukung 5Pembuatan aplikasi... dst T O T A L

10. Kendala dan Strategi Antisipasi Penjelasan potensi kendala yang menghambat pencapaian target dan tujuan PP Penjelasan per milestone Kendala Penjelasan strategi untuk mengantisipasi kendala agar tidak terjadi atau dapat diminimalisir Strategi Antisipasi Sistemik Bukan ad hoc Sarana/prasarana Terkait kebijakan/aturan Jenis Kendala

Project LeaderMentorCoach NIP. NIP. NIP. Tanggal, Pengesahan

LAMPIRAN KAP (Gagasan perubahan, OBT, Analisis SWOT, Analisis GAP, dokumentasi/ bukti pendukung, dll) Kanvas Inovasi (BMC) Analisis / Laporan Individual Hasil Benchmarking

Aspek penilaian 4: kaitan dgn hasil & tahap jelas 3: kaitan dgn hasil jelas, tahap tidak 2: kaitan jelas, tahap tidak jelas 1: keduanya tidak jelas 4: semua & jelas 3: tidak semua tetapi jelas 2: semua tetapi tidak jelas 1: tidak semua & tidak jelas 4: SH 3: organisasi 2: sebagian org. 1: hanya unit ybs 4: orisinil 3: sebagian orisinil 2: replikasi dgn modifikasi 1: replikasi tanpa modifikasi Jenis perubahan (10%) Cakupan manfaat perubahan (10%) Kejelasan tahapan perubahan (10%) Peta Stakeholder (10%) Range nilai: 4: 80,1-100; 3: 60,1-80; 2: 40,1-60; 1: 0-40