Teknik Surat Menyurat Dan Pembuatan Proposal + Presentasi Created By : Oleh : Novianto Puji Raharjo, S.Kom Praktisi NLP | Dosen | Entrepreneur | Praktisi IT | Blogger | SocioPreneur | Internet Marketer | Praktisi Sosial Media

Mengapa butuh Surat Menyurat Yang Benar ???

Alasannya : Surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi dalam suatu instansi pemerintahan. Surat memiliki peranan penting dalam penyampaian informasi yang tidak langsung, agar komunikasi melalui surat dinilai efektif maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas supaya penerima atau pembaca tidak menimbulkan salah arti. Mengingat pentingnya surat maka surat harus dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan fungsi serta tujuan surat tersebut.

Fungsinya : Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi. Surat sebagai alat pengingat, yaitu dimana surat-surat yang telah diterima harus Surat sebagai dokumen historis, dimana surat yang telah diarsipkan juga dapat menjelaskan perkembangan-perkembangan masa lalu. Jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya. Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan sesuatu, contoh surat keputusan, surat intruksi, surat perintah dan sebagainya. Surat sebagai media komunikasi. Surat sebagai alat bukti tertulis. Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan, Surat sebagai barometer kemajuan kantor.

Harapannya : Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan dari pengirim Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.

Salah Penulisan dapat Berdampak : Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang ditempat tujuan. Informasi warta tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima. Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan. Informasi atau warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya

Apa saja yang HARUS DIPAHAMI dalam Surat Menyurat ?

Proses Penyelesainnya : Wujud Surat : 1. Surat Yang menggunakan Kartu Pos 2. Warkat Pos 3. Surat Bersampul 4. Surat Terbuka dan Surat Tertutup 5. Memorandum dan Nota 6. Telegram 7. Surat Biasa Proses Penyelesainnya : 1. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat 2. Surat Segera 3. Surat Biasa

Peruntukan Surat : Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirim. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirim. Untuk mengetahui apa maksud dan tujuan serta keinginan dari pengirim. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.

Apa saja yang DIBUTUHKAN dalam Surat Menyurat ?

Bagian Surat : Kepala surat atau kop surat Nomor surat Nama Kota, Tangal, Bulan dan Tahun Surat Lampiran Hal atau Perihal Alamat dalam atau alamat yang dituju Salam Pembuka IsiSurat Salam Penutup Nama Instansi atau Organisasi dan Perusahaan yang mengeluarkan surat Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan Penanggung jawab surat, dan Tembusan Nama inisial, dan Cap perusahaan atau instansi

CONTOH

KOP SURAT KETERANGAN SURAT TUJUAN SURAT ISI PENANGGUNGJAWAB CONTOH Surabaya, 5 November 2009 Nomor : 002/SP/TPC/XI/2009 Lampiran : - Perihal : Permohonan Audiensi Kepada Yth : Wakil Walikota Surabaya Di Surabaya Dengan Hormat, Bersama ini kami dari Komunitas Blogger Surabaya (Tugupahlawan.com), dalam rangka menindaklanjuti pembicaraan dengan Bapak H. Drs. Arif Afandi tentang kesediaan beliau sebagai salah satu pembicara dalam acara Seminar yang kami adakan pada 28 November 2009, maka kami bermaksud mengadakan audiensi dengan Bapak H. Drs. Arif Afandi. Demikian surat permohonan Audiensi ini kami buat untuk dapat menjadikan maklum adanya, atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Panitia HUT TPC ke-2 Novianto Puji Raharjo, S.Kom Penanggungjawab Acara Catatan : Kontak Person : Novianto Puji Raharjo, S.Kom (031-70739236 / 0811316549) KETERANGAN SURAT TUJUAN SURAT ISI PENANGGUNGJAWAB CONTOH CATATAN

PEMBUATAN PROPOSAL

PERSIAPAN PEMBUATAN PROPOSAL Pelajari merek atau bisnis yang akan anda dekati, untuk uang sponsor dan perlu untuk mengetahui apakah mereka juga pernah memberikan untuk hal yang sama. Tahu tentang jenis kegiatan yang pernah disponsori oleh mereka dan mendapatkan informasi tentang format proposal sponsor yang tepat. Memberikan informasi tentang acara anda secara singkat dan menekankan mengapa acara ini akan mendapatkan keuntungan dari sponsor. Memberikan informasi yang lengkap mengenai acara, durasi dan lokasi bersama dengan informasi tentang penonton yang akan hadir. Berikan perkiraan biaya sponsor secara jelas, bagaimana anda berencana untuk menggunakan uang mereka. Pada bagian berikutnya, berbicara tentang bagaimana mensponsori acara anda, apakah sejalan dengan tujuan bisnis mereka. Memberikan informasi tentang fasilitas iklan dapat mereka sediakan selama acara, seperti spanduk dan outlet untuk promosi produk mereka.

DATA PENTING YANG MESTI ADA : KONSEP ACARA DATA DOKUMENTASI ACARA TERSEBUT PADA PERIODE SEBELUMNYA : MEDIA PROMO YANG POTENSIAL MENURUT PERUSAHAAN TARGET ACARA DIADAKAN POTENSI KEGIATAN TERSEBUT KEUNIKAN KEGIATAN TERSEBUT KORELASI DENGAN PRODUK PERUSAHAAN KESIAPAN UNTUK MENERIMA TARGET DARI PERUSAHAAN

SELANJUTNYA...... 1. Waktu persiapan Ketika anda mengadakan suatu acara dengan jeda waktu yang sempit dengan hari acara, maka semakin kecil harapan anda untuk mendapatkan sponsor. Mengapa? Karena dari situ akan terlihat bagaimana keseriusan dan kesiapan anda dalam melaksanakan acara tersbut. 2. Penyelenggara Kalau anda pernah menyelenggarakan suatu event besar dan sukses, maka sponsor tidak akan segan-segan berpartisipasi di dalamnya. Dengan kata lain, reputasi menjadi hal yang penting untuk memikat sponsor. Semakin besar reputasi anda, semakin mudah pihak sponsor percaya. 3. Jenis Kegiatan Ketika anda membuat suatu acara lihatlah produk apa yang bisa ditampilkan di situ. Hal ini menjadi berkaitan erat pada keterkaitan produk sponsor dengan kegiatan anda.. Kalau anda membuat pensi anak muda, maka anda tidak akan mungkin bisa mendapatkan sponsor seperti mobil, elektronik, namun anda bisa mendapat sponsor rokok, makanan, dll.   4. Penonton atau peserta Berilah target yang akan dicapai dalam proposal, dan fokus golongan apa. Ketika anda menargetkan dengan jumlah yang besar dan yang akan datang adalah sebagian besar anak muda maka perusahaan dengan produk anak muda akan tertarik. Aspek dalam proposal sponsor adalah: - Layout - Kelengkapan perencanaan acara - Penawaran sponsor

LAYOUT .... 1. Ukuran kertas Kebanyakan orang menggunakan kertas besar seperti ukuran A4 dan F4 untuk proposal. proposal dengan ukuran mini, mungkin setengah dari ukuran A4 atau F4, proposal itu akan terlihat unik dan manis. 2. Halaman Cover Berikanlah tampilan yang tidak biasa, berilah gambar yang menarik, Ketika halaman cover anda menarik, seseorang yang membaca akan semakin tertarik untuk melanjutkan ke bagian selanjutnya. 3. Tampilan Halaman Ketika tiap halaman anda terdiri dari tulisan saja, tentu yang membaca akan bosan ketika tulisan anda bertele-tele. Untuk mencegah hal itu berikan hiasan yang menarik pada header dan footernya bahkan bagian bodynya.

LAYOUT .... 4. Penjilidan Bagaimana proposal itu dijilid, apakah hanya menggunakan jilid lakban, atau apakah dijilid spiral, ataukah yang lain gunakan kreasi anda. 5. Wrapping Satu hal yang jarang digunakan orang namun cukup berpengaruh. Rasakan ketika anda meneriman suatu barang dengan bungkus atau tanpa sama sekali. 6. CD Interaktif Berikanlah cd interaktif. CD ini bisa berupa presentasi, atau bisa berupa video. Hal ini untuk mencegah ketika yang menerima proposal anda malas membaca proposal. Apabila acara yang akan anda buat adalah yang kedua kaliya, lampirkan acara anda yang sebelumnya sebagai gambaran bagi pihak sponsor. Berikan pula contoh-contoh pemasangan pihak sponsor ke acara-acara yang pernah anda tangani.

KELENGKAPAN DATA.... Latar belakang Berikanlah suatu sajian yang menarik mengapa anda membuat acara tersebut, gunakan alasan-alasan yang mendukung dan valid. Nama Acara Berdasarkan Latar belakang anda, tuliskan secara terpisah dengan latar belakang, apa acara anda. Gunakan nama yang menarik dan singkat. Tema Acara Buatlah tema acara yang menarik dan unik, jangan buat tema yang terlalu panjang. Kalau diperluka cantumkanlah alasan mengapa anda memilih tema tersebut. Gunakan deskripsi yang kuat, Apabila anda menggunakan lambang, berilah arti lambang tersebut.

KELENGKAPAN DATA.... Waktu dan tempat pelaksanaan Tulislah secara detail waku pelaksanaan secara detail meliputi hari, tanggal, tahun, jam berlangsungnya dan lokasi acara tersebut Sasaran Acara Tulislah peserta yang akan anda tuju, apakah itu anak muda, anak kuliahan, tingkat SD, orang tua, jomblo, atau pedagang. Tuliskan pula target peserta, tuliskan pula target peserta. Tujuan Acara Tuliskan apa tujuan dari Acara tersebut. Sebaiknya berdasarlah pada latar belakang yang anda buat. Manfaat Acara Tuliskan dalam 2 point yang berbeda yaitu manfaat bagi pihak sponsor dengan manfaat bagi pihak anda, atau bahkan anda bisa menambahkan manfaat bagi pihak peserta,dll

YANG PERLU DIPERHATIKAN Kuasai bahan dan bersiaplah untuk menerima penolakan dan kritikan sebelum mendapat sambutan positif. Gunakanlah bahasa yang komunikatif dan to the point Gunakanlah pakaian yang pantas Datang tepat waktu, bahkan datanglah sebelum waktu tersebut untuk memastikan anda tidak datang terlambat

YANG PERLU DIPERHATIKAN Berlatihlah sebelum waktu presentasi Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu terlalu detil, karena detil acara sudah ada didalam proposal. Pada waktu persentasi sebaiknya lebih ditekankan pada personal approach dan lebih menerangkan hal-hal yang menitikberatkan pada kepentingan pihak sponsor daripada pihak penyelenggara kegiatan.

YANG PERLU DIPERHATIKAN Tinggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi oleh pihak sponsor Tanyakan kepada sponsor kapan bisa mendapat kepastian Segera selesaikan apabila mendapat kepastian, jangan ditunda walaupun mendadak.

TEKNIK PRESENTASI

PERSIAPANNYA.... Pastikan bahwa anda menguasai betul topik yang akan dibawakan; Gunakan ‘jurus’ pembuka presentasi yang dapat menarik perhatian audiens ke arah topik presentasi anda. Sisipkan kisah yang bersifat personal atau akrab bagi audiens yang berkaitan dengan topik presentasi Batasi penyampaian dalam setiap tema presentasi; Siapkan handout untuk para audiens agar mereka tidak perlu mencatat

PRESENTASI YANG BAIK Energi dan penuh semangat Kontak mata dengan audiens Berbicara dengan jelas dan cukup keras Sesekali bergerak saat berbicara Menggunakan anekdot dan humor yang sesuai Mengenakan pakaian yang serasi Argumen-argumen terstruktur dengan baik Slide dapat dibaca Tipe slide bervariasi Tidak lebih dari 1 slide per menit Variasi teknologi lain, misalnya video Selesai tepat waktu dan sediakan waktu untuk Tanya jawab.

PRESENTASI YANG JELEK Tujuan tidak jelas Postur tubuh kurang baik, tidak ada kontak mata, dan berbicara dengan suara yang monoton Pengulangan yang tidak perlu (dalam presentasi atau dari pembicara sebelumnya) Kurang persiapan Terlalu rumit/sederhana bagi audiens Terlalu banyak slide Slide tidak dapat dibaca Penggunaan efek-efek teknis Power Point yang berlebihan Penggunaan warna yang buruk pada slide Pengunaan peralatan teknis yang keliru Melebihi waktu yang dialokasikan untuk presentasi anda.

KOMPONEN PRESENTASI Pendahuluan Bagaimana cara Anda membina hubungan dengan audiens? Bagaimana cara Anda menangkap perhatian audiens? Akankah Anda menggunakan kutipan, gambar, fakta atau kisah? Apa maksud presentasi Anda dan bagaimana anda akan menyatakannya dengan jelas di awal pembicaraan sehingga audiens tahu apa yang akan disampaikan pada mereka?

KOMPONEN PRESENTASI II. Isi presentasi Apakah urutan logis untuk topik yang ingin Anda cakup dan dapatkah Anda membuat alur atau cerita untuk membantu audiens memahami arah presentasi anda? Apa 3-5 butir kunci yang ingin Anda sampaikan dan bagaimana cara Anda menggunakan data atau ilustrasi untuk menyampaikan butir-butir tersebut pada audiens? Bagaimana cara Anda meringkas butir-butir Anda, dan kemudian beralih ke bagian berikutnya dari presentasi Anda?

KOMPONEN PRESENTASI III. Ringkasan Ringkas semua butir kunci. Ilhami audiens untuk menggunakan informasi yang Anda sampaikan.

NOVIANTO PUJI RAHARJO, S.KOM CONTACK US : NOVIANTO PUJI RAHARJO, S.KOM 0811316549 - 08155059697 Dunianopy.com nopy.pr@gmail.com @nopy_pr Facebook.com/noviantopr Jl. Semampir Tengah IIA no. 8 Surabaya

MOTTO KAMI : MEMBANGUN KEMANDIRIAN DENGAN SEMANGAT BERBAGI DAN PERSAUDARAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

SEKIAN TERIMA KASIH