SISTEM INFORMASI AKUNTANSI -Accounting Information system Marshall B. Romney Paul John Steinbart George H. Bodnar William S. Hopwood

Materi 3 SISTEM TEKNIK DAN DOKUMENTASI

Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari bab ini, Anda diharapkan dapat: Mampu mendokumentasikan, menyimpan, mengamankan, dan menemukan kembali data untuk menjamin kesahihan dan mencegah plagiasi (KU9) Mampu mempresentasikan informasi dan mengemukakan ide dengan jelas, baik secara lisan maupun tertulis, kepada pemangku kepentingan (KU11)

Diagram arus data (DAD – Data flow diagram) DIAGRAM ALIRAN DATA (DFD) Penjelasan grafis dari arus data dalam organisasi, meliputi sumber/tujuan data, arus data, proses transformasi dan penyimpanan data Diagram arus data (DAD – Data flow diagram) Diagram ini menggunakan empat simbol pertama untuk mempresentasikan empat elemen dasar : sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi dan penyimpanan data.

Simbol DFD SIMBOL NAMA PENJELASAN Sumber dan tujuan data Orang dan organisasi yang mengirim data ke dan menerima data dari sistem yang diwakili oleh kotak persegi. Tujuan data juga disebut sebagai data sinks. Arus data Arus data kedalam atau keluar proses disajikan oleh garis lengkung atau garis lurus dengan panah. Proses – proses transformasi / pengolahan data Proses yang mentransformasikan data dari input diwakili oleh lingkaran. Sering disebut sebagai gelembung (bubbles) Penyimpanan data Penyimpanan data diwakili oleh dua garis horizontal Pengendalian internal Pengendalian internal diberi nomor dan dijelaskan dalam tabel pendamping. Simbol DFD

ELEMEN – ELEMEN DIAGRAM ARUS DATA DASAR Sumber data (data source) adalah Entitas yang menghasilkan atau mengirimkan data yang dimasukan kedalam sistem Tujuan data (data destination) adalah entitas yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem Arus data (data flow) Pergerakan data diantara proses, penyimpanan, sumber dan tujuan Proses (Process) adalah tindakan yang mentransformasikan data ke dalam data atau informasi lain. Penyimpanan data (data store) yaitu tempat atau media penyimpanan pada sistem

FIGURE 3.1 – DIAGRAM ALIRAN DATA

FIGURE 3.2 - DIAGRAM ALIRAN DATA

FIGURE 3.2 – Diagram Aliran Data Figure 3.2 karena arus data biasanya jelas. Dalam arus data G, data dari file piutang diambil, diperbarui, dan disimpan kembali dalam file. Jika dua atau lebih arus data bergerak bersama, garis tunggal digunakan. Contohnya, arus data B (Pembayaran pelanggan) terdiri dari pembayaran dan data pengiriman uang. Proses 1.0 (proses pembayaran) membagi keduanya dan mengirimkannya ke arah yang berbeda. Data pengiriman uang (D) digunakan untuk memperbarui catatan piutang, dan pembayaran (E) Di depositokan pada bank. Jika data mengalir secara terpisah, dua garis digunakan. Contohnya pada gambar “membagi pembayaran dan permintaan pelanggan” menunjukan dua garis karena permintaan pelanggan (L) ,tidak selalu menyertai pembayaran (B). Jika diwakili oleh arus data yang sama, elemen-elemen yang terpisah dan tujuan keduanya yang berbeda tidak jelas, dan DAD lebih sulit untuk di interpretasikan.

DIAGRAM ALIRAN DATA Proses (Processes) merepresentasikan transformasi data. Figure 3.2 menunjukkan bahwa proses pembayaran (C) membagi pembayaran pelanggan ke dalam data pembayaran dan cek, yang didepositokan dalam bank. Proses piutang yang diperbarui (F) menggunakan data pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbarui catatan piutang dan mengirim data piutang ke manajer kredit. Penyimpanan data (Data store) adalah tempat data disimpan. DAD tidak menunjukan media penyimpanan fisik (seperti penyedia atau kertas) yang digunakan untuk menyimpan data. Seperti yang ditunjukan pada figure 3.2 penyimpanan data (H) di representasikan oleh garis horizontal, dengan nama file yang tertulis didalam garis.

SUB Pembagian DAD DAD dibagi kedalam level – level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang semakin meningkat, karena beberapa sistem dapat secara penuh dibuat menjadi diagram pada satu lembar kertas. Selain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda dan berbagai level dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda. Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks, karena memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca, ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan sistem input dan output. Contohnya, Ashton pada figure 3.3 untuk mendokumentasikan prosedur pemprosesan penggajian pada sistem. Sistem pemprosesan penggajian menerima data kartu waktudari departemen yang berbeda dan data karyawan dari sumber daya manusia.

FIGURE 3.3 DIAGRAM ARUS DATA Sistem mengolah data – data ini dan menghasilkan (1) laporan dan pembayaran pajak untuk badan pemerintahan, (2) cek pembayaran karyawan, (3) cek penggajian pada akun penggajian dibank, dan (4) informasi penggajian untuk manajemen. Ashton menjelaskan lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut : memperbaharui file induk untuk karyawan / penggajian Menangani kompensasi karyawan Membuat laporan manajemen Membayar pajak Memasukan entri ke buku besar Kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukan pada tabel 1

FIGURE 3.3 DIAGRAM ARUS DATA

Tabel 1. Aktivitas Dan Arus Data Dalam Pemperosesan Penggajian Di Sistem Input Data Output Data Memperbaharui file penggajian/karyawan Formulir karyawan baru Formulir perubahan karyawan File penggajian / karyawan yang sedang di perbaharui Membayar karyawan Kartu waktu File penggajian/karyawan Tabel tarif pajak Cek karyawan Register penggajian File penggajian / karyawan yang diperbarui Voucher pengeluaran kas penggajian Mempersiapakan Laporan File karyawan / pengajian Laporan penggajian Pajak pembayaran File karyawan Laporan pajak Pembayaran pajak Voucher pengeluaran kas pajak penggajian File karyawan /gajian yang diperbarui Memperbarui buku besar Buku besar yang diperbarui

FIGURE 3.3 DIAGRAM ARUS DATA Ashton membuat diagram konteksnya dam membuat DAD level 0. disebut level 0 karena ada titik desimal yang berarti nol – 1,0;2,0;dll) yang ditunjukan pada Figure 3.4 Bahwa beberapa input dan output data telah dikeluarkan dari DAD. Contohnya pada 2.0 arus data masuk dan keluar tidak terkait dengan entitas eksternal atau proses lainnya yang tidak digambarkan (tabel pajak dan register penggajian). Arus data ini adalah internal untuk aktivitas “membayar karyawan” dan ditunjukan pada level DAD selanjutnya.

FIGURE 3.4 DIAGRAM ARUS DATA DAD Level 0 untuk pemprosesan penggajian

FIGURE 3.5 DIAGRAM ARUS DATA Ashton menggambarkan proses 2.0 (membayar karyawan) untuk membuat DAD Level 1(yang memiliki 1 temat desimal – 2,1:2,2:,dll) figure 3.5 memberikan hal yang lebih mendetail mengenai pengolahan data yang terlibat dalam pembayaran karyawan dan itu tremasuk dalam tabel tarif pajak dan register penggajian arus data yang dihilangkan dari figur 3.4. sama halnya setiap proses figure 3.4 dapat dibuat, menggunakan DAD level 1, untuk menunjukan level detail yang lebih besar.

FIGURE 3.5 DIAGRAM ARUS DATA Diagram Level 1 untuk proses 2.0 Pada Pemprosesan Penggajian

BAGAN ALIR (FLOWCHART) Bagan alir (flowchart) adalah teknik analisis yang menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambar beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas dan logis Simbol bagan alir dibagi kedalam empat kategori Simbol input / output menunjukan input atau output dari sistem Simbol pemprosesan menunjukan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan Simbol penyimpanan menunjukan tempat data disimpan Simbol arus dan lain – lain menunjukan arus data, dimana bagan dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.

SIMBOL INPUT / OUTPUT Simbol Nama Penjelasan Dokumen Dokumen atau laporan elektronik atau kerta Berbagai salinan dokumen kerta Di ilustrasikan dengan melebihi simbol dokumen dan mencetak nomor dokumen pada muka dokumen disudut kanan atas Output elektronik Informasi di tampilkan oleh alat output eletronik seperti terminal, monitor, atau layar Entri data elektronik Alat entri data elektronik seperti komputer, terminal, tablet atau telepon Alat input dan output elektronik Entri data elektronik dan simnbol output digunakan bersama untuk menunjukan alat yang digunakan untuk keduanya

SIMBOL PEMPROSESAN Simbol Nama Penjelasan Pemprosesan komputer Fungsi pemprosesan yang dilakukan oleh alat komputer, biasanya menghasilkan perubahan dalam data atau informasi Operasi manual Operasi pemprosesan yang dilakukan secara manual

SIMBOL PENYIMPANAN Simbol Nama Penjelasan Database Data yang disimpan secara elektronik dalam database. Pita magnetis Data yang disimpan dalam pita magnetis, pita yang merupakan media penyimpanan backup yang populer File dokumen kertas File dokumen kertas; huruf mengindikasikan file urutan pemesanan, N= secara numerik, A= secara alfabet, D= berdasarkan tanggal Jurnal / buku besar Jurnal atau buku besara akuntansi berbasis kertas

SIMBOL ARUS DAN LAIN - LAIN Nama Penjelasan Arus dokumen atau pemprosesan Mengarahkan arus pemprosesan atau dokumen ; arus normal kebawah dan kanan. Hubungan komunikasi Transmisi data dari suatu lokasi geografis ke lokasi lainnya via garis komunikasi Konektor dalam halaman Menghubungkan arus pemprosesan pada halaman yang sama ; penggunaanya menghindari garis yang melintasi halaman. Konektor luar halaman Entri dari, atau keluar ke, halaman lain Terminal Awal, akhir atau titik interupsi dalam proses, juga digunakan untuk mengindikasikan pihak luar

SIMBOL ARUS DAN LAIN – LAIN Nama Penjelasan keputusan Langkah pembuatan keputusan Anotasi (Catatan tambahan) Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjelasan sebagai klarifikasi

Bagan Alir Pengendalian Internal (Internal control flowchart) JENIS – JENIS BAGAN ALIR Mengilustrasikan arus data dan dokumen diantara area – area pertanggungjawaban dalam organisasi Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Bagan yang digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan ketidakefisienan sistem. Bagan Alir Pengendalian Internal (Internal control flowchart) Menggambarkan hubungan antar input, pemprosesan, penyimpanan dan output sistem. Bagan alir sistem (System Flowchart) Mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam melakukan program Bagan Alir Program (Program Flowchart)

DIAGRAM PROSES BISNIS Cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis.

Simbol Diagram Proses Bisnis Nama Penjelasan Mulai Mulai atau permulaan proses diwakili oleh lingkaran kecil Akhir Akhir proses direpresentasikan oleh lingkaran kecil bergaris tebal Aktivitas dalam proses Aktivitas dalam proses diwakili oleh persegi yang sisinya tumpul. Penjelasan aktivitas ditempatkan dalam persegi Keputusan Keputusan yang dibuat selama proses diwakili oleh sebuah wajik. Penjelasan keputusan didalam simbol Arus Arus data atau informasi yang ditunjukan oleh panah Informasi Anotasi Informasi yang membantu menjelaskan proses bisnis yang dimasukan kedalam DPB dan jika dibutuhkan, panah yang tebal digambar dari penjelasan simbol

DIAGRAM PROSES BISNIS PENGGAJIAN

PERTANYAAN Tugas materi 2 dan materi 3 dapat di download pada staffsite cicilia, pada folder Tugas dengan nama file Tugas SIA materi 2 dan 3 Kerjakan tugas tersebut pada kertas tugas berwarna sesuai dengan kelas