Standard Operating Procedure (SOP) Layanan dan penyusunannya SPMAIP

Standar Operasional Prosedur (SOP) Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan di unit, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir (Laksmi, 2008:52).

Tujuan SOP Setiap aktivitas dilakukan dengan variasi sekecil-kecilnya, walaupun dilakukan oleh orang yang berbeda-beda Kita tidak tergantung kepada orang, namun membuat sistem yang bisa dijalankan oleh siapapun juga. SOP menjadi dasar untuk melakukan perbaikan terus-menerus

MANFAAT SOP Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

Prinsip Penyusunan SOP Kemudahan dan kejelasan. Efisiensi dan efektivitas. Keselarasan. Keterukuran. Dinamis. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani).

PRINSIP PELAKSANAAN SOP 1. Konsisten. 2. Komitmen. 3. Perbaikan berkelanjutan. 4. Mengikat. 5. Seluruh unsur memiliki peran penting. 6. Terdokumentasi dengan balk.

FORMAT DOKUMEN SOP TUJUAN Tujuan dibuatnya prosedur RUANG LINGKUP Cakupan wilayah kerja SOP DEFINISI Definisi yang digunakan dalam prosedur REFERENSI Dokumen luar unit yang dipakai rujukan TANGGUNG JAWAB & PROSEDUR orang yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan prosedur Uraian prosedur dalam bentuk narasi KEADAAN KHUSUS Kondisi khusus yang berkaitan dengan prosedur DOKUMENTASI CATATAN MUTU DARI FORM-FORM HASIL DARI PROSEDUR (C) LAMPIRAN INSTRUKSI KERJA (IK) FORM-FORM HASIL DARI PROSEDUR (F)

Instruksi Kerja (IK) Instruksi Kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara  rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung SOP Setiap SOP belum tentu membutuhkan IK Karena SOP sudah lebih jelas dan lengkap Dokumen Instruksi Kerja terdiri dari Instruksi Kerja Menjelaskan urutan kerja yang menunjuk pada orang/pejabat Diagram Alir (flow chart) Diagram alir dibuat untuk memperjelas instruksi kerja dalam bentuk naratif menjadi bentuk diagram flowchart

Contoh SOP

Contoh Instruksi Kerja (IK)

Simbol-simbol: diagram alir Dokumen: Multidokumen Kegiatan Manual Data: Input Manual: Kartu: Mulai Decision: Proses : Penguhubung Prosedur berbeda halaman/ Off-Page Connector Penguhubung Prosedur dalam satu halaman On-Page Connector

Simbol,Bagan Arus Kegiatan Rincian prosedur Tampilan Penghubung Penggabungan Arsip Tetap Pemaduan Sortir Delay Penguraian Arsip sementara Pilihan Langkah/Or

Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur

Simbol Bagan Arus Penyimpanan Pita tertanda: Data tersimpan/Stored Data Disket Magnetik Penyimpanan Internal Disrect Acces Storage Sequential Acces Storage