Quality for professional  www.akualita.com AUDIT LAPANGAN Quality for professional  www.akualita.com

AUDIT LAPANGAN 15/08/11 2

Persiapan Audit Lapangan Persiapan Rencana Audit mencakup: Tujuan dan kriteria audit; Dokumen referensi; Lingkup audit (identifikasi organisasi, fungsi dan proses); Tanggal dan tempat; Waktu dan lamanya audit; Peran dan tanggung jawab anggota tim audit; Sumber daya yang sesuai; Perwakilan Auditi; Bahasa yang digunakan selama audit dan laporan; Logistik (travel, fasilitas dilapangan, dll); Sifat kerahasiaan. 3

Persiapan Audit Lapangan Penetapan tugas Tim Audit Menetapkan tanggung jawab spesifik terhadap anggota tim audit; Fungsi, lokasi, area kegiatan yang akan diaudit; Independen dan kompetensi auditor; Penggunaan sumber daya yang efektif; Peran dan tanggung jawab auditor, auditor magang dan tenaga ahli. 4

Persiapan Audit Lapangan Penetapan Jadwal Audit Tata waktu proses audit keseluruhan Persiapan audit; Audit lapangan; Pelaporan audit. Jadwal audit lapangan Siapa? Kemana? Apa? Kapan? (hari dan jam) Bertemu siapa? Pemilihan waktu audit mempertimbangkan: cuaca; siklus operasional kegiatan auditi; agenda resmi auditi; hari libur; ketersediaan waktu tim audit dan auditi. 5

Persiapan Audit Lapangan Persiapan Dokumen Kerja Checklists dan rencana audit secara sampling; Formulir untuk rekaman informasi (bukti pendukung, temuan audit dan rekaman rapat). 6

Persiapan Audit Lapangan Mengenal lapangan Mengetahui lokasi/fasilitas dan kondisi perusahaan yang akan diaudit dan sekitarnya; Potensi dampak penting (prioritas tinggi) - Proses operasi - Bahan baku dan produk Program Pemantauan; Temuan audit sebelumnya. 7

Persiapan Audit Lapangan Mengerti tentang resiko pencemaran Identifikasi Sumber Pengendalian pencemaran Target/Penerima Cth. Emisi gas, tumpahan Cth. Absorber, saluran air Cth. Area sekitar pabrik

Persiapan Audit Lapangan Merencanakan Pelaksanaan Audit Mengikuti urutan logis (bahan baku, proses, penyimpanan dan penanganan limbah) Mengaitkan rencana wawancara Diskusikan rencana selanjutnya dengan auditi 15/08/11

Persiapan Audit Lapangan Checklist  Protokol Audit Check list audit mendefinisikan apa yang ingin dicari bagaimana mendapatkan bukti : wawancara (dengan siapa ?) catatan inspeksi (yang mana ?) tinjauan ulang notulensi rapat (yang mana ?) observasi (fasilitas yang mana ?) observasi (aktivitas yang mana ?) dimana mendapatkan bukti di atas

Persiapan Audit Lapangan Protokol Audit Alat bantu sebagai penambah ingatan (aid memoire); Berisi rencana dan pedoman kerja audit; Menjaga konsistensi dan reliabilitas audit lapangan; Tidak boleh membatasi cakupan audit yang mungkin berubah dan berkembang selama audit lapangan; Tanggungjawab masing-masing auditor menyusun dan mengembangkan protokol audit sesuai peran dan tanggungjawabnya.

Persiapan Audit Lapangan Jenis Protokol Audit dan perbandingannya

Persiapan Audit Lapangan Jenis Protokol Audit dan perbandingannya

Persiapan Audit Lapangan Checklist Alat bantu mengingat Panduan auditor Bersifat fleksibel Bukan “Tick list” Rekaman audit Time management

Persiapan Audit Lapangan Rencana Audit ‘Kesepakatan’ pelaksanaan audit (Klien dan Auditor); Mencerminkan lingkup dan kompleksitas audit; Bersifat luwes untuk antisipasi adanya perubahan; Dibuat oleh ATL, dievaluasi dan disetujui oleh Klien, disampaikan ke auditi sebelum audit lapangan; Ketidaksetujuan auditi terhadap rencana audit harus diselesaikan diantara Klien, Auditi dan ATL.

Persiapan Audit Lapangan Isi Rencana Audit Kerangka protokol audit; Kerangka sistematika pelaporan; CV ringkas tim audit; Alokasi sumberdaya; Bahasa kerja dan laporan yang digunakan; Pengaturan logistik; Ketentuan kerahasiaan audit; Faktor pembatas audit lapangan; Informasi lain yang relevan. ‘Identitas Klien dan Auditi; Identitas Tim Audit; Tujuan audit; Lingkup audit; Kriteria audit; Proses dan metode kerja audit; Tata waktu audit keseluruhan; Lokasi dan jadwal audit lapangan; Rencana pencuplikan fakta/info;

Persiapan Audit Lapangan Identifikasi kebutuhan wawancara Wakil dari setiap departemen Manajer dan staf operasi Hal-hal yang tercakup dalam wawancara Menyiapkan lembar catatan Menyampaikan tujuan wawancara 17

Persiapan Audit Lapangan Merencanakan rute Mengikuti urutan logis (misal : bahan baku, proses, penyimpanan limbah) Hubungkan rute dengan rencana wawancara Diskusikan rute yang diusulkan dengan koordinator auditi. 18

EVALUASI DAN DOKUMENTASI AUDIT LAPANGAN RAPAT PEMBUKAAN PENGUMPULAN BUKTI EVALUASI DAN DOKUMENTASI TEMUAN AUDIT RAPAT PENUTUPAN

AUDIT LAPANGAN Rapat Pembukaan Memperkenalkan anggota tim audit kepada manajemen auditi; Menjelaskan ruang lingkup, tujuan, kriteria, rencana dan waktu; Menjelaskan secara ringkas metoda dan prosedur audit yang digunakan; Mengkonfirmasikan jalur komunikasi antara tim audit dan auditi; Mengkonfirmasikan bahasa yang digunakan selama audit; Menkonfirmasikan ketersediaan dokumen, sumber daya, dan fasilitas; Mengkonfirmasikan alat keselamatan kerja, keadaan darurat dan prosedur keamanan yang berlaku di perusahaan; Menkonfirmasi waktu kunjungan dan wawancara; Mengkonfirmasikan metode pelaporan termasuk kriteria ketidakpatuhan dan ketidaksesuaian; Konfirmasi waktu pertemuan penutupan; Menyediakan waktu kepada auditi untuk mengajukan pertanyaan; Daftar hadir.

Komunikasi Selama Audit AUDIT LAPANGAN Komunikasi Selama Audit Komunikasi formal antara Team Audit dan dengan auditi perlu dilakukan tergantung lingkup dan kompleksitas dari audit ATL sebaiknya secara periodik mengkomunikasikan progress dari pelaksanaan audit dan hal-hal lain yang menjadi “perhatian” kepada auditi dan klien Bukti audit selama audit berupa perbaikan segera dan berisiko penting (misal : safety, lingkungan atau mutu) harus dilaporkan segera kepada auditi dan klien Bila berdasarkan bukti audit yang ada, tujuan audit tidak bisa dicapai ATL harus melaporkan kepada klien dan auditi untuk menentukan tindakan yang sesuai (misal : konfirmasi ulang atau modifikasi rencana audit, perubahan tujuan atau lingkup audit atau bila perlu audit dihentikan)

Peran dan tanggung jawab pendamping dan observer AUDIT LAPANGAN Peran dan tanggung jawab pendamping dan observer Pendamping dan observer dapat menemani team audit tetapi bukan bagian dari team audit Pendamping yang ditunjuk oleh auditi, mereka harus membantu team audit dan mengikuti ATL selama audit Tanggung jawab pendamping : Mengatur jadwal wawancara Mengatur kunjungan ke lokasi (misal : lokasi spesifik) Memastikan persyaratan yang terkait dengan prosedur keselamatan dan keamanan Mengamati kegiatan audit atas nama auditi Memberikan klarifikasi atau membantu mengumpulkan informasi

Mengumpulkan dan verifikasi informasi AUDIT LAPANGAN Mengumpulkan dan verifikasi informasi Informasi yang relevan berhubungan dengan fungsi, kegiatan, dan proses harus dikumpulkan dengan metoda sampling yang memadai dan harus diverifikasi. Hanya informasi yang dapat diverifikasi menjadi bukti audit Bukti audit yang dikumpulkan hanya merupakan sample dari informasi yang tersedia, sehingga terdapat unsur ketidak pastian yang melekat pada hasilnya.

AUDIT LAPANGAN Metode mengumpulkan informasi a. Wawancara - kepada orang yang sesuai (tingkat dan fungsi sesuai lingkup audit) - pada jam kerja dan ditempat kerja b. Pengamatan kegiatan dan kondisi lingkungan kerja c. Pengujian dokumen (kebijakan, tujuan/sasaran, rencana, prosedur, standar instruksi kerja, perijinan, lisensi, spesifikasi, gambar, kontrak dan order d. Catatan (catatan inspeksi, risalah rapat, laporan audit, program monitoring dan hasil-hasil pengukuran) e. Rangkuman data, analisis dan indikator keberhasilan f. Informasi program sampling dan prosedur pengendalian sampling dan proses pengukuran g. Laporan umpan balik pelanggan, informasi pihak eksternal dan suplier i. Data dalam komputer dan web sites 24

AUDIT LAPANGAN Metode mendapatkan informasi Pemeriksaan dokumen Interview Monitoring data Observasi kegiatan Pengujian data Observasi kondisi Catatan

AUDIT LAPANGAN Data dan Informasi Auditi Struktur organisasi; Peta lokasi dan sekitar; Tata letak fasilitas; Diagram proses produksi; Kapasitas produksi; Bahan baku utama dan penolong; Jumlah karyawan; Jenis-jenis limbah dan emisi; Kebijakan; Pedoman pengelolaan; Daftar dokumen dan rekaman; Tujuan dan sasaran; Rekaman dan laporan audit terdahulu; Informasi penting lain.

Perencanaan Pencuplikan Sampling AUDIT LAPANGAN Perencanaan Pencuplikan Sampling Identifikasi populasi dan besarannya; Kaji karakteristik dan faktor pengaruh; Tetapkan metode pencuplikan yang sesuai dan mewakili: - Acak; - Berjenjang; - Blok; - Interval; - Kombinasi.

Metode Audit H H : Horizontal Audit V : Vertical Audit B Pemasaran F : Forward Tracing B : Backward Tracing B Pemasaran Pembelian Produksi V V QA/QC F Gudang

Metode Audit Horizontal Audit : Vertical Audit : Audit yang dilakukan pada setiap fungsi dalam organisasi dengan menetapkan 1 kriteria Contoh : Mengaudit hanya klausul Aspek Lingkungan ke setiap fungsi, kemudian klausul berikutnya setelah klausul aspek lingkungan selesai Vertical Audit : Audit yang dilakukan pada satu fungsi organisasi dengan seluruh kritria yang sesuai dengan kegiatannya Contoh : Megaudit seluruh klausul yang relevan dengan kegiatannya suatu fungsi, kemudian ke fungsi yang lainnya

Metode Audit Forward Tracing : Backward Tracing : Audit yang dilakukan dengan mengikuti urutan proses yang logis : Input proses output. Backward Tracing : Kebalikan dari Forward Tracing, dimulai dari Output proses input.

AUDIT LAPANGAN Teknik wawancara Sasaran pertanyaan : Eksekutif : Kebijakan, struktur orgnisasi, tinjauan manajemen Operasi : Prosedur/SOP dan hal-hal teknis Jawaban yang tepat dari setiap pertanyaan Mengikuti alur pembicaraan Buat auditi merasa nyaman Hilangkan gangguan Menciptakan tanggapan tertentu dari pertanyaan spesifik Jangan membuat terwawancara merasa bersalah

AUDIT LAPANGAN Auditor hanya bertanya tidak memberi komentar Teknik wawancara Auditor hanya bertanya tidak memberi komentar Gunakan pertanyaan terbuka untuk mendorong auditi berbicara dan membuka informasi Hindari : pertanyaan dengan jawaban ya/tidak pertanyaan yang mengarah (leading questions) pertanyaan ganda

AUDIT LAPANGAN Teknik wawancara Bagaimana tanggapan dari dua macam pertanyaan berikut : Apakah anda menginspeksi barang milik pelanggan Bagaimana prosedur penanganan terhadap barang milik pelanggan Apakah anda memantau penyimpanan limbah B3 setiap 90 hari seperti persyaratan peraturan ? Ceriterakan tentang prosedur anda untuk menjamin bahwa drum limbah B3 tidak bocor ?

Teknik bertanya AUDIT LAPANGAN 5 W : what, when, who, why, where 1 H : how 1 S : show me

AUDIT LAPANGAN Proses wawancara Sesuai dengan Rencana Audit Buat catatan hasil wawancara Buat situasi yang baik agar informasi tambahan mudah untuk mendapatkan (sersan, bersahabat, tapi tidak berlebihan) Setujui tindak lanjut sebelum pergi, jadwal perbaikan dan tolok ukur perbaikan

Perhatikan AUDIT LAPANGAN Auditor mengaudit ketaatan, kinerja, sistem dan prosedur dari kegiatan atau aktifitas, bukan mengaudit orang yang melakukan kegiatan atau aktifitas Jangan menguji auditi Jangan menyalahkan yang diaudit

Informasi yang terkumpul melalui wawancara harus diuji dengan cara : AUDIT LAPANGAN Verifikasi Informasi yang terkumpul melalui wawancara harus diuji dengan cara : pengamatan catatan-catatan pengukuran (bila perlu)

Pengamatan fasilitas/kondisi dan lingkungan kerja AUDIT LAPANGAN Pengamatan fasilitas/kondisi dan lingkungan kerja Penanganan bahan Rancangan penyimpanan Housekeeping Limbah buangan Penanganan limbah dan pembuangannya Bukti kontaminasi Drainase 38

AUDIT LAPANGAN tangki dan tanggul label dan tanda bau dan emisi Pengamatan fasilitas/kondisi dan lingkungan kerja tangki dan tanggul label dan tanda bau dan emisi keamanan lokasi lingkungan sekitar 39

Teknik Pengamatan fasilitas/kondisi dan lingkungan kerja AUDIT LAPANGAN Teknik Pengamatan fasilitas/kondisi dan lingkungan kerja Hal-hal yang diperhatikan: lihat keluar batas pagar fleksibel periksa pintu yang tertutup manholes basements area yang jauh pekerja bila perlu, gunakan kamera 40

PENGUJIAN DOKUMEN, CATATAN, RANGKUMAN, INFORMASI, DLL AUDIT LAPANGAN PENGUJIAN DOKUMEN, CATATAN, RANGKUMAN, INFORMASI, DLL Jenis dokumen dan rekaman: RKL-RPL; Perijinan lingkungan; Manual dan prosedur (SOP) pengelolaan lingkungan; Rekaman, manifest, inventori; Spesifikasi, gambar teknik; Rangkuman data, hasil analisis, indikator kinerja; Rekaman digital dan elektronik (e-file); Dan sebagainya. Populasi dokumen/data/catatan yang besar dipilih melalui ‘pencuplikan’. 41

PENGUJIAN DOKUMEN, CATATAN, RANGKUMAN, INFORMASI, DLL AUDIT LAPANGAN PENGUJIAN DOKUMEN, CATATAN, RANGKUMAN, INFORMASI, DLL Dokumen yang diverifikasi/evaluasi: Dokumen RKL-RPL, UKL-UPL; Dokumen perijinan lingkungan; Dokumen kesiagaan dan tanggap darurat; Rekaman produksi; Rekaman kinerja dan evaluasi kinerja lingkungan; Rekaman komunikasi lingkungan (complaint); Rekaman training, insiden, dll; Rekaman limbah dan manifest; Rekaman audit terdahulu; Rekaman lingkungan lainnya yang relevan. Apa yang diperiksa Kelengkapan/kesesuaian/kecukupan - keberadaan dokumen yang dipersyaratkan menurut kriteria audit; - kelengkapan isi dokumen sesuai kriteria audit. 42

PENGUJIAN DOKUMEN, CATATAN, RANGKUMAN, INFORMASI, DLL AUDIT LAPANGAN PENGUJIAN DOKUMEN, CATATAN, RANGKUMAN, INFORMASI, DLL Apa yang diperiksa Kelengkapan/kesesuaian/kecukupan - keberadaan dokumen yang dipersyaratkan menurut kriteria audit; - kelengkapan isi dokumen sesuai kriteria audit. Validitas isi dokumen/rekaman - keabsahan dokumen/rekaman (otorisasi); - metodologi dan tingkat ketelitian, misalnya data laboratorium, pemantauan dan pengukuran. - konsistensi; - masa berlaku dokumen.

POTENSI KONFLIK - Tekanan external dll - Agresif - Defensif SAYA NOT OK : - Tidak tenang, tidak nyaman - Tekanan external dll SAYA OK KAMU OK SAYA OK KAMU NOT OK KAMU NOT OK : - Agresif - Defensif SAYA NOT OK KAMU OK SAYA NOT OK KAMU NOT OK