PENCATATAN & PELAPORAN PELAYANAN KB BY : DEWI RINI ASTUTI ZEGA, SST

A. Defenisi : 1.Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan merekam dan menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan oleh fasilitas pelayanan KB 2.Peserta KB adalah pasangan usia subur (PUS) yang menggunakan kontrasepsi. 3. Peserta KB baru adalah PUS yang pertama kali mengguakan kontrasepsi atau PUS yang kembali menggunakan kontrasepsi setelah mengalami kehamilan yang berakhir dengan keguguran atau persalinan. 4. Peserta KB lama adalah peserta KB yang masih menggunakan kontrasepsi tanpa diselingi kehamilan. 5. Peserta KB ganti cara adalah peseta KB yang berganti pemakaian dari satu metode kontrasepsi ke metode kontrasepsi lainnya.

 Jenis dan Kegunaan Kartu, Register, Formulir dalam Pelayanan KB a.Kartu Peserta KB (K/I/KB/04) Kartu ini diberikan oleh klinik KB kepada peserta KB dan digunakan sebagai tanda bukti diri sebagai peserta KB. Kartu ini juga dapat digunakan untuk mencari kembali kartu status peserta KB (K/IV/KB/04) ditempat pelayanan. b. Kartu Status Peserta KB (K/IV/KB/04) Adalah kartu yang digunakan untuk mencatat identitas diri, catatan medic hasi skrining dalam pelayanan dan pemilihan penggunaan metode/alat kontrasepsi yang tepat bagi peserta KB. Kartu ini dibuat untuk setiap pengunjung baru di klinik KB, baik sebagai peserta KB baru maupun sebagai peserta KB lama dan disimpan secara rapi di klinik KB.

c. Register hasil pelayanan KB di klinik KB(R/I/KB/04) Untuk mencatat tiap hari hasil pelayanan kontrasepsi yang diberikan pada Pasangan Usia Subur (PUS). Register ini menjadi sumber data untuk membuat laporan bulanan klinik KB pada setiap akhir bulan d. Register alat kontrasepsi di klinik KB(R/II/KB/04) Untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran (Mutasi), serta persediaan semua jenis alat kontrasepsi di klinik KB. Register ini menjadi sumber data untuk membuat laporan bulanan klinik KB tentang keadaan alat kontrasepsi pada setiap akhir bulan. e.Buku Bantu Hasil Pelayanan Kontrasepsi pada Dokter/Bidan Praktek Swasta (B/I/DBS/04) untuk mencatat hasil pelayanan peserta KB baru/ulangan pada setiap hari pelayanan KB di tempat pelayanan dokter/BPS.

F. Laporan Bulanan Petugas Penghubung tentang Hasil Pelayanan Kontrasepsi, oleh Dokter/BPS ( F/I/PH/DBS/04 ) Formulir ini digunakan oleh petugas penghubung DBS untuk mencatat dan melaporkan hasil pelayanan kontrasepsi. Laporan ini dibuat dengan cara mengambil atau mencatat data atau informasi dari buku bantu hasil pelayanan kontrasepsi pada dokter/BPS setiap akhir bulan. g. Laporan Bulanan Klinik KB ( F/II/KB/04 ) Digunakan oleh klinik KB untuk melaporkan kegiatan dan hasil kegiatan pelayanan kontrasepsi, baik pelayan peserta KB baru maupun pelayan KB ulang. Laporan ini mencakup identitas klinik KB, termasuk jumlah dokter dan bidan praktek swasta hasil pelayanan peserta KB baru, kontrasepsi ulang dan persediaan alat kontrasepsi

 Pencatatan & pelaporan pelayanan kontrasepsi program KB di tujukan pada kegiatan & hasil kegiatan operasional yang meliputi : 1.Kegiatan pelayanan kontrasepsi 2. Hasil kegiatan pelayanan kontrasepsi baik di klinik KB maupun di praktik dokter/ bidan & praktik swasta 3. Pencatatan keadaan alat-alat kontrasepsi di klinik KB

B. Penggunaan Kartu Catatan Pasien  Penjelasan Umum a. K/IV/KB/04 dibuat untuk setiap pengunjung baru klinik KB, yaitu peserta KB baru dan peserta KB lama, pindahan dari klinik KB atau tempat pelayanan KB lain. Sedangkan untuk pelayanan di dokter/bidan praktek swasta menggunakan kartu pasien yang sudah ada di masing-masing DBS. b. K/IV/KB/04 berfungsi untuk mencatat identitas, catatan medic hasil skrining atau pemeriksaan dan kunjungan ulang peserta KB c. K/IV/KB/04 terdiri dari dua halaman, yaitu :

1. Halaman Depan : Bagian pertama : berisikan Nomor Kode Klinik KB, Nomor Seri Kartu Peserta KB, Nama Peserta KB, Tgl/Bln/Thn lahir/Umur Istri, Nama Suami dan Istri, Pendidikan Suami dan Istri, Alamat Peserta KB, Pekerjaan Suami dan Istri. Bagian kedua : menunjukkan jumlah anak hidup, umur Anak terkecil, Status Peserta KB(Baru, Pernah pakai alat kontrasepsi berhenti sesudah bersalin/ keguguran dengan ganti cara) dan cara KB terakhir 7 jenis ( IUD, MOW, MOP, Kondom, Implant, Suntikan dan Pil).

Bagian ketiga : berisi penapisan (skrining) untuk menentukan alat kontrasepsi yang dapat digunakan calon peserta KB yang terdiri dari Anamnesa dan pemeriksaan. - Anamnesa tersebut mencakup Haid Terakhir Tanggal, Hamil/Diduga Hamil, Jumlah GPA(Gravida, Partus, Abortus), Menyusui dan riwayat penyakit sebelumnya ( sakit kuning, perdarahan pervaginam yang tidak diketahui sebabnya, keputihan yang lama dan tumor) -Pemeriksaan yang dilakukan adalah pemeriksaan fisik meliputi keadaan umum, Berat badan dan Tekanan darah

Bagian keempat : merupakan kesimpulan dari ketiga bagian diatas yang meliputi pemberian alat kontrasepsi, tanggal pelayanan dan tanggal dipesan kembali, serta tanda tangan dokter/bidan/perawat yang memberikan pelayanan 2. Halaman Belakang: Berisi tentang kunjungan ulang untuk mencatat tanggal datang, haid terakhir, berat badan, tekanan darah, akibat kontrasepsi ( komplikasi berat dan kegagalan), pemeriksaan dan tindakan serta tanggal yang dipesan kembali.

C. Mekanisme Pelaporan 1.Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/0/KB/04) Dibuat oleh klinik KB rangkap 2 (dua), 1 lembar untuk Pengelola Daerah Program KB (PDPKB) Kabupaten/Kota yg dikirim selambat2nya tgl. 07 Februari setiap tahun ke PDPKB Kabupaten/Kota dan arsip 2.Rekapitulasi Kartu Pendaftaran Klinik KB Tingkat Kabupaten/Kota (Rek.Kab.K/0/KB/04) Dibuat rangkap 3 (tiga) oleh PDPKB Kab./Kota dan di kirim selambat2nya pada tgl. 14 Februari setiap tahun, masing2 ke BKKBN Provinsi, BKKBN Pusat dan arsip 3. Rekapitulasi Kartu Pendaftaran Klinik KB Tingkat Provinsi (Rek.Prov.K/0/KB/04) Dibuat rangkap 2 (dua) oleh BKKBN Provinsi dan kirim selambat2nya tgl. 21 Februari setiap tahun ke BKKBN pusat dan arsip

4. Laporan Bulanan Petugas Penghubung Hasil Pelayanan Kontrasepsi Oleh Dokter / Bidan Praktik Swasta (F/1/PH/DBS/04) Dibuat oleh PDPKB Dokter / Bidan praktik Swasta dalam rangkap 2 (dua), dikirim selambat2nya tgl. 05 bulan berikutnya ke klinik KB induk di wilayah kerjanya dan arsip 5. Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/04) Dibuat oleh klinik KB dalam rangkap 4 (empat), dikirim selambat- lambatnya pada tgl.07 bulan berikutnya, masing2 ke PDPKB Kab./Kota, mitra kerja TK.II, kantor camat dan arsip 6. Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB Tingkat Kab./Kota (Rek.Kab.F/II/KB/04) Dibuat rangkap 3 (tiga), setiap bulan oleh PDPKB kab./Kota, dikirim selambat-lambatnya tgl.10 bulan berikutnya ke BKKBN Provinsi, BKKBN Pusat dan arsip

7. Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB Tingkat Provinsi (Rek.Prov.F/II/KB/04) Dibuat rangkap 2 (dua) oleh BKKBN Prov. Dan dikirim selambat- lambatnya tgl.15 bulan berikutnya ke BKKBN pusat dan arsip 8. PDPKB Kabupaten/Kota Setiap bulan menyampaikan umpan balik kepada camat dan mitra kerja 9. BKKBN Provinsi (Bidang Informasi Keluarga & Analisis Program) Setiap bulan menyampaikan umpan balik ke PDPKB kab./Kota dan Dinkes 10. BKKBN Pusat (Direktorat Pelaporan & Statistik) Setiap bulan menyampaikan umpan balik kepada semua pimpinan di jajaran BKKBN Pusat, ke BKKBN Provinsi, Kab./Kota dan mitra kerja tingkat pusat

D. Pendokumentasian Rujukan KB 1.Pengertian Rujukan adalah : Penyerahan tanggung jawab secara timbal balik atas masalah yang timbul, baik secara vertikal maupun secara horizontal kepada fasilitas pelayanan yang lebih kompeten, terjangkau dan rasional. Tidak dibatasi oleh wilayah administrasi dengan tujuan untuk penanggulangan masalah yang sedang dihadapi. 2. Tujuan sistem rujukan disini adalah: - Untuk penanggulangan masalah yang sedang dihadapi. -Untuk meningkatkan mutu, cakupan dan efisiensi pelaksanaan pelayanan metode kontrasepsi secara terpadu. -Untuk menunjang upaya penurunan angka kejadian efek samping, komplikasi dan kegagalan penggunaan kontrasepsi.

3. Rujukan Medik dapat berlangsung: a. Internal antar petugas di satu puskesmas b. Antara puskesmas pembantu dan puskesmas c. Antara masyarakat dan puskesmas d. Antara satu puskesmas dan puskesmas lain e. Antara puskesmas dan rumah sakit, laboratorium atau fasilitas pelayanan kesehatan lainnya f. Internal antara bagian/unit palayanan di dalam satu rumah sakit

4. Rujukan bukan berarti melepaskan tanggung jawab dengan menyerahkan klien ke fasilitas pelayanan kesehatan lainnya, akan tetapi karena kondisi klien yang mengaharuskan pemberian pelayanan yang lebih kompeten dan bermutu melalui upaya rujukan. Untuk itu dalam melaksanakan rujukan harus telah pula diberikan: a.Konseling tentang kondisi klien yang menyebabkan memerlukan rujukan b.Konseling tentang kondisi yang diharapkan diperoleh di tempat rujukan c.Informasi tentang fasilitas pelayanan kesehatan tempat rujukan dituju d.Penghantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang dituju mengenai kondisi klien saat ini, riwayat sebelumnya serta upaya/tindakan yang telah diberikan e.Bila perlu berikan upaya mempertahankan keadaan umum klien f.Bila perlu, karena kondisi klien, dalam perjalanan menuju tempat rujukan harus didampingi perawat/bidan g.Menghubungi fasilitas pelayanan tempat rujukan dituju agar memungkin segera menerima rujukan klien

5. Fasilitas pelayanan kesehatan yang menerima rujukan, setelah memberi upaya penangulangan dan kondisi klien telah memungkinkan, harus segera mengembalikan klien ketempat fasilitas pelayanan asalnya dengan terlebih dahulu memberikan : a. Konseling tentang kondisi klien sebelum dan sesudah diberi upaya penanggulangan b. Nasehat yang perlu diperhatikan klien mengenai kelanjutan penggunaan kontrasepsi c. Penghantar tertulis kepada fasilitas pelayanan yang merujuk mengenai kondisi klien, berikut upaya penaggulangan yang telah diberikan serta sasaran upaya pelayanan lanjutan yang harus dilaksanakan, terutama tentang penggunaan kontrasepsi.