PENGETAHUAN PERKANTORAN DR. HAMIDAH NAYATI UTAMI, MSi

Membahas: PERKANTORAN ORGANISASI PERKANTORAN LAYOUT PERKANTORAN LINGKUNGAN KANTOR KEARSIPAN

1. PERKANTORAN Pengertian Kantor: Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, pegawai, organisasi, lembaga, instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Kantor adalah bagian dari unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan (Atmosudirdjo). 

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi, tempat berkumpulnya pegawai, pimpinan dan mitra kerja dalam melakukan aktivitas organisasi.

Unsur-unsur Kantor Personnel: semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari petugas kebersihan, satpam, sampai pimpinan System: aturan, manual prosedur, program kerja. Building: bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung. Equipment: mesin-mesin kantor dan perabot- perabot kantor. 

2. ORGANISASI DAN PERKANTORAN Aktivitas organisasi dijalankan di dalam kantor. Penempatan unsur-unsur organisasi di kantor menentukan efektifitas dan efisiensi aktivitas organisasi. UB memiliki Struktur Organisasi  OTK UB

Contoh Struktur Organisasi

Struktur Organisasi di atas mengatur: Departementalisasi (Fakultas, biro, bagian, sub bagian) Spesialisasi pekerjaan (tendik: jabatan fungsional; dosen: keahlian) Rantai komando (arah komando) Rentang kendali (jumlah bawahan yang di dikendalikan) Sentralisasi dan Desentralisasi (dalam pengambilan keputusan) Formalisasi (standarisasi, ISO, akreditasi, jaminan mutu)

3. LAYOUT PERKANTORAN Layout kantor (tata ruang kantor) adalah penataan perabot dan perlengkapan kantor yang menjadi tempat kedudukan para pegawai atau pimpinan dalam kantor. Prinsip layout kantor adalah: efisiensi, kenyamanan, keamanan, dan kepuasan.

Layout kantor yang baik akan bermanfaat untuk: Mengoptimalkan penggunaan ruang Menjamin efisiensi dari arus kerja Memberikan kesan yang positif terhadap perusahaan Memberikan keamanan bagi organisasi Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman Memberikan kepuasan bagi karyawan

Layout Terbuka

Layout Semi Terbuka

Layout Tertutup

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun layout kantor: Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja Mengkondisikan arus kerja agar bergerak secara linear garis lurus dan meminimalisir crisscrossing dan backtracking Pegawai yang melakukan pekerjaan serupa ditempatkan berdekatan Pegawai atau divisi yang berhubungan dengan publik ditempatkan di pintu masuk kantor Pegawai yang membutuhkan konsentrasi ditempatkan di ruang kerja yang suasananya tenang

Alokasi berdasarkan posisi, pekerjaan, dan peralatan yang diperlukan Perabot dan peralatan sesuai kebutuhan Lorong harus nyaman dan sesuai lebarnya Pertimbangan keamanan menjadi prioritas tinggi Proporsi yang tepat pada: pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban dan kontrol suara.

4. LINGKUNGAN KANTOR Pencahayaan Warna Suara Udara Keamanan

Pencahayaan Sumber pencahayaan: Listrik Matahari

Warna Faktor pemilihan warna Warna penting dalam ruang kantor : Kombinasi Warna Efek Cahaya pada Warna Nilai Pemantulan Warna Dampak dari Warna Warna penting dalam ruang kantor : Penutup Lantai Penutup Dinding Warna Furnitur

Kontrol Suara Tingkat kebisingan perlu dikontrol. Dampak Kebisingan: Fisik dan Psikis beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap pegawai akan terjadi Yang perlu diperhatikan untuk kontrol suara: Konstruksi yang sesuai Penggunaan Material Peredam Suara Alat Peredam Suara 4. Penutup telinga

Tingkat Kelembaban Udara Sirkulasi Udara Kebersihan Udara Temperatur Udara Tingkat Kelembaban Udara Sirkulasi Udara Kebersihan Udara

Musik Musik dapat membantu meningkatkan semangat kerja, kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor Musik memberikan efek menenangkan dari kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan Tipe musik yang dimainkan akan mempengaruhi produktivitas karyawan

Keamanan Kantor Penggunaan shredder (penghancur dokumen kertas) Penggunaan pengaman kantor Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai “mencuri” waktu kerja Sistem keamanan yang terintegrasi Menggunakan password untuk mengakses data di komputer

5. Kearsipan Manejemen arsip adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik

Pengklasifikasian Arsip AKTIF DOKUMEN (RECORD/ ARSIP DINAMIS) INAKTIF ARSIP ARSIP STATIS (ARCHIVES)

Arsip Aktif: Penggunaan secara kontinyu minimal 12 kali setahun. Disimpan di unit kerja/Fakultas: Filing Cabinet Contoh: Daftar Pegawai, daftar standar biaya. Arsip In Aktif: Dokumen jangka panjang dan semi aktif Penggunaan minimal 5 kali setahun. Disimpan di unit kerja/Fakultas: Record Center Contoh: OTK, Renstra. Arsip Statis: Arsip yang mempunyai nilai sejarah Penggunaan sangat jarang. Contoh: SK Pendirian, Foto2 gedung, Disimpan di Universitas: Depo Arsip

Penyimpanan Hal-hal yang dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan: Jenis dokumen yang akan disimpan Kecepatan temu kembali dokumen Kebutuhan ruangan Pertimbangan keamanan Biaya peralatan Biaya operasional penyimpanan

Pemusnahan Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi sudah tidak diperlukan lagi atau habis masa kadaluarsanya. Ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu: 1. Pencacahan 2. Pembakaran Pemusnahan kimiawi Pembuburan

Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronik Cepat ditemukan Pengindeksan yang fleksibel Pencarian secara full-text Kecil kemungkinan file akan hilang Menghemat tempat Mengarsip secara digital Berbagi arsip secara mudah Meningkatkan keamanan Mudah melakukan recovery data

Hal-hal Negatif dari Penggunaan Sistem Pengelolaan Secara Elektronik Adanya peluang untuk memanipulasi file Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang virus, terhapus secara permanen karena tidak sengaja, atau sengaja.