Pandangan Umum Korda terhadap Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Pusat PPI Jepang Periode 2011-2012

Pandangan Umum Korda Kanto (Syafril Bandara, Ketua Korda) Kami mengapresiasi dan menghargai Presidium PPIJ yang telah membangun dasar bagi pengurus secara internal yang sangat baik. Namun demikian catatan kami untuk pelajaran ke depan: Program belum optimal, misal: sensus. Dari 25% data yang didapatkan mau dipakai untuk apa? Data ini masih sangat kecil. Bagaimana kalau tidak hanya dilombakan, tetapi juga diformulasikan/disatukan. Misal: KBRI menunjuk PPIJ dan memerintah anggota PPIJ untuk mengisi sensus, karena saat ini kami masih dikejar-kejar data oleh KBRI. Masih ada rasa pemaksaan untuk mengikuti program di beberapa akhir kepengurusan. Sebaiknya ke depannya agar lebih baik lagi. Terkiat fungsi melayani PPIJ bahwa anggota banyak memiliki kecenderungan. Ada program yang tidak berhasil dilaksanakan. Misal: pertemuan ilmiah, PORMAS (ternyata PORMAS Korda juga dihitung sebagai indikator keberhasilan pusat, padahal kegiatan tersebut dilaksanakan oleh korda). Kami menerima, dengan syarat: rekan-rekan telah membuat target dan itu telah tercapai.

Pandangan Umum Korda Hokuriku (Muh. Akbar Bahar, Wakil Ketua Korda) Beberapa catatan kami adalah: Kami melihat bahwa penguatan telah dijalankan dengan baik walaupun dengan mengorbankan program-program eksternal yang harusnya diperjuangkan. Pertemuan ilmiah adalah sebuah prioritas sesuai amanah AD/ART. Sistem presidium cukup baik, kemampuan berkomunikasi pusat-korda-komsat sangat baik. PORMAS tidak mampu diselenggarakan saat ini karena alasan pendanaan walaupun akhirnya ternyata saldo kas PPIJ surplus. Kami menanyakan ke manakah sensus ini akan dibawa? Kami menerima pertanggungjawaban Pengurus PPI Jepang.

Pandangan Umum Korda Tohoku (Muhammad Rifqi, Wakil Ketua Korda) Untuk kepengurusan saat ini, mereka sudah melakukan apa yang mereka bisa, tetapi sangat disayangkan PORMAS yang ditunggu-tunggu yang dapat menyatukan anggota belum dapat dilakukan. Sebelum ke sini saya sempat berdiskusi dengan beberapa anggota PPI korda, mereka berpendapat bahwa beberapa program kerja PPIJ itu dipaksakan di akhir-akhir, misal 100 yen dan proposal pengabdian. Kalau jauh-jauh hari kami bisa mempersiapkan sebelumnya. Secara keseluruhan dari korda Tohoku menyetujui dari kepengurusan saat ini.

Pandangan Umum Korda Chubu (Suyuti Nurdin, Ketua Korda) Pada kesempatan ini kami akan menyampaikan pandangan umum dari Korda Chubu: Komunikasi internal dipandang cukup bagus, dalam arti kata di tingkat PPIJ pusat, daerah, komsat. Ini ditandai dengan tampilan beberapa slide dalam presentasi. Datanya cukup banyak dan dapat dipertanggungjawabkan. Saat ini di kami, kepedulian terhadap program kerja PPIJ nampak hidup. Indikasinya adalah persentase yang disampaikan, diskusi yang disampaikan oleh rekan-rekan komsat. Dari teman-teman di komsat, bersedekah kadang tidak ditanggapi. Padahal dari hanya 100 yen bisa lebih dari 100 yen. Ini perlu ditingkatkan. Rekomendasinya sensus agar dilanjutkan. Untuk apa? Untuk pengumpulan data, yang belum agar dicoba lagi sehingga di komsat, PPIJ terasa penting. Dicarikan hubungan antara KBRI, KJRI dan sensus PPIJ. Apakah dengan nomor registrasi yang dikeluarkan dari sensus yang kemudian menjadi syarat berikutnya di KJRI/KBRI.

Pandangan Umum Korda Chubu (lanjutan) 5. Perlu sosialisasi kegiatan di awal. Jangan mendadak agar teman-teman lebih menjiwai. 6. Rekomendasi agar partisipasi anggota ditingkatkan. Perlu ada langkah khusus dari PPIJ agar tidak menjadikan masalah dalam berpartisipasi, misal dalam mengisi database tidak perlu dikejar-kejar oleh komsatnya tetapi menjadi suatu kebutuhan. Jadi kesimpulannya setelah diskusi dengan teman-teman di Chubu dan komsat kami menerima apa yang telah dikerjakan oleh PPIJ

Pandangan Umum Korda Kansai (Hanggoro Tri Rinonce, Ketua Korda) 1. Setelah berdiskusi dengan teman-teman di Kansai. Menurut kami kepengurusan yang hanya 8 bulan ini sukses besar. Kansai menjadi baik dengan PPIJ. Kami menilai sangat positif. Baru tahun ini teman-teman komsat berpartisipasi aktif dalam kegiatan PPIJ. Dulu ditanya saja mengenai PPIJ, teman-teman komsat tidak mengetahui. 2. Mohon ke depannya, koordinasi yang seperti ini dipertahankan dan ditambah/ditingkatkan dengan men-support kegiatan di level komsat dan korda. Yang real membantu mencarikan sponsor. Saya kira kegiatan di komsat, PPIJ cukup menkoordinasi kegiatan korda- komsat, misal: sensus, komsat yang melakukan, PPIJ menerima setoran datanya. Kesimpulan: kami secara bulat, LPJ pengurus tahun ini kami terima

Pandangan Umum Korda Shikoku (Sartika Laban, Ketua Korda) Ada gebrakan-gebrakan baru PPI Jepang, seperti: 1) Penyebaran informasi melalui website dan milis yang sangat kencang dan intens. 2) Masalah koordinasi dengan korda-komsat berjalan sangat baik. Namun kami menyayangkan mengapa program 100 yen baru muncul di akhir-akhir kepengurusan. Kami informasikan bahwa berdasarkan satu dan lain hal para ketua komsat kami tidak dapat hadir. Namun demikian, kami mempunyai kesepakatan bersama untuk menerima LPJ dari kepengurusan Presidium 2011-2012.

Pandangan Umum Korda Chugoku (Andika Chandra Putra, Ketua Korda) Sedikit tentang korda: Korda Chugoku dimulai 24 November 2011. Ada tiga komsat, yaitu: Hiroshima, Shimane dan Yamaguchi. Total anggota 120-an mahasiswa. Menanggapi tentang kinerja pengurus: Secara umum bagus, tetapi belum ada indikator yang jelas, misal sensus PPIJ. Sebenarnya didalam rapat Jepang Barat, sensus baru akan dilaksanakan setelah ada kesepakatan KJRI-KBRI-PPIJ. Namun tiba-tiba muncul sensus. Kami sudah memperkirakan tidak akan berhasil. Namun saya melihat hal ini dalam rangka mengerjakan hasil kongres (Kongres PPIJ XXXI –red). Secara umum presidium bagus, tetapi tetap koordinatornya ada. Kita masyarakat yang mengutamakan sense kepemimpinan. Misal: dalam mengurusi PORMAS ketika kita berbicara dengan Pak Subhan mestinya Pak Atus dan Mas Fatwa juga mengetahui, karena kami tahunya presidium.

Pandangan Umum Korda Chugoku (lanjutan) 3. Tata tertib sudah sangat baik sekali, karena sebelumnya belum ada SK (SK bagi ketua korda/komsat –red). 4. Sosialisasi lacking informasi di komsatnya sendiri. Secara umum sangat bagus. 5. Saya memberikan pandangan umum walaupun pandangan yang subyektif. Rasa kepemilikan dengan PPIJ masih kurang. Kita merasakan di komsat, misal: olimpiade. Tiba-tiba muncul di saat-saat akhir. Dan munculnya pemenang-pemenang tersebut. Dengan adanya hadiah tersebut akan merendahkan keikhlasan teman-teman lainnya. Di komsat ada yang merasa di-imingi. Secara sistem presidium tetap dilanjutkan dan pertanggungjawabannya kita terima.

Pandangan Umum Korda Kyushu (Syamsul Hadi, Ketua Korda) Setelah ngobrol-ngobrol dengan 3 komsat dari 8 rencananya yang akan datang, yang lainnya akan menyusul: 1. Yang dikritisi adalah pengiriman LPJ seharusnya jauh-jauh dari sebelum ini, sehingga tidak serba mendadak. Tidak hanya skip-skip saja. 2. Pertanggungjawaban keuangan mohon didetailkan 3. Masalah presidium. Secara umum dari gambaran tadi sudah lumayan bagus berjalan. Pengalaman di Kyushu sedikit lebih macet dibandingkan PPIJ. Koordinasi PPIJ lebih bagus dan banyak progam yang berjalan. 4. Tiga orang di presidium semestinya hasilnya 3x lebih banyak, misal sekian persen, ternyata hasilnya baru 20 persen. Seharusnya lebih tinggi lagi.

Pandangan Umum Korda Kyushu (lanjutan) Metode gaya kerja yang terakhir-akhir seperti dikebut. Beberapa kali kirim (presidium mengirimkan email –red) ke komsat ditembuskan ke saya. Kayak-nya di-kebut di akhir. Mohon untuk diperbaiki. Kalau memang program itu dari awal mestinya step-step-nya lebih jelas. Secara garis besar, dari kyushu bisa menerima pertanggungjawaban dari periode sekarang

Tanggapan Balik Presidium PPIJ 2011-2012 terhadap Pandangan Umum Korda Q: Kegiatan mendesak (Kanto); beberapa program kerja PPIJ dipaksakan di akhir-akhir, misal 100 yen dan proposal pengabdian (Tohoku); mengapa 100yen baru muncul di akhir-akhir kepengurusan (Shikoku); gaya kerja yang terakhir-akhir seperti di-kebut (Kyushu). J: PPI Jepang untuk INDONESIA sebenarnya berasal dari program kerja: Audisi Penulis “Kepemimpinan PPI Jepang” yang telah disusun sejak awal kepengurusan. Kemudian diperluas menjadi Gerakan Sedekah Nasional PPI Jepang untuk Indonesia pada 19 Mei 2012 (https://www.facebook.com/GSNPPIJforINDONESIA). Kegiatan yang akan diselenggarakan telah disosialisasikan via fans page tersebut melalui milis PPIJ-Korda, milis PPIJ Korda-Komsat dan milis PPIJ per: 19 Mei 2012 dengan thread email: 100 hari GSN PPI Jepang untuk Indonesia. Menurut kami 100 hari bukanlah waktu yang mendesak guna menyosialisasikan dan menyelenggarakan suatu program kerja.

Tanggapan Balik Presidium PPIJ 2011-2012 terhadap Pandangan Umum Korda Dalam Rakor PPIJ-Korda di KBRI Tokyo, 26-27 Mei 2012, GSN PPIJ untuk Indonesia disepakati berubah nama menjadi PPI Jepang untuk Indonesia. Selain itu juga disepakati penyederhanaan kegiatan dari 9 menjadi 4, yaitu: 1) Dariku, Buat PPI Jepang untuk Indonesiaku; 2) 53 Inovasi PPI Jepang; 3) Buku antalogi PPI Jepang: “SWOT PPI Jepang: Dulu, Kini dan Esok”; 4) Olimpiade komisariat. Dalam pertemuan tersebut kami pun menyosialisasikan kembali program PPI Jepang untuk Indonesia kepada para ketua PPIJ korda dan komsat yang hadir. Lalu mengapa pada kenyataannya beberapa korda/komsat merasa program kerja tersebut begitu mendesak/baru muncul/dipaksakan/di-kebut di akhir? Beberapa penyebabnya antara lain: 1. Sosialisasi program kerja yang kurang intensif dalam 100 hari tersebut. 2. Pengiriman informasi melalui milis dipandang kurang efektif dibandingkan via email personal.

Tanggapan Balik Presidium PPIJ 2011-2012 terhadap Pandangan Umum Korda (lanjutan) 3. Kepedulian dan kerja sama pengurus dalam melaksanakan program kerja perlu untuk lebih ditingkatkan. Setelah sempat diperpanjang (thread email: extend) dan diingatkan (thread email: reminder) pada tanggal 16 dan 21 Juli 2012, pada tanggal 27 Juli 2012 kami pun mengirimkan email secara personal (tidak melalui milis). Email inilah yang akhirnya mendapatkan respon sangat baik. Namun demikian, empat hari kemudian menjadi batas akhir pengumpulan 100 yen/anggota.

Tanggapan Balik Presidium PPIJ 2011-2012 terhadap Pandangan Umum Korda (lanjutan) Q: Sensus baru akan dilaksanakan setelah ada kesepakatan KJRI-KBRI-PPIJ (Chugoku). J: Memang benar demikian. Setelah pertemuan di KJRI Osaka, 10 Juni 2012, Sekjend PPIJ telah berkali-kali berusaha menghubungi Atdikbud selaku pejabat yang diserahi tugas terkait pendataan mahasiswa oleh Wakil Dubes. Namun belum berhasil. Dalam pertemuan di Osaka, sebenarnya kami pun telah menginformasikan kepada Konjen KJRI dan Wakil Dubes tentang program Sensus Akbar PPIJ 2012, termasuk rencana pemberian hadiah. Pada prinsipnya tidak ada keberatan. Kami pun menyepakati perlunya KJRI dan KBRI berbagi data dengan PPIJ guna verifikasi mahasiswa di lapangan; dan ke depannya menciptakan sistem pendataan mahasiswa yang lebih terintegrasi. Mengingat belum adanya kepastian tentang realisasi rencana tersebut, kesulitan menemui Atdikbud dan semakin dekatnya Kongres PPIJ XXXII, kami pun mencoba untuk menyelenggarakan sensus sebaik mungkin yang dapat kami lakukan. Kami berharap bahwa dengan hasil yang diperoleh nantinya dapat menstimulus atau mempercepat proses pendataan mahasiswa secara terintegrasi.

Tanggapan Balik Presidium PPIJ 2011-2012 terhadap Pandangan Umum Korda (lanjutan) Q: Dari 25% data yang didapatkan mau dipakai untuk apa? Data ini masih sangat kecil. (Kanto). J: Data tersebut minimal dapat dimanfaatkan untuk mendukung pembentukan forum diskusi berdasarkan cluster. PPIJ dapat secara aktif menghubungi yang bersangkutan untuk bergabung dalam forum diskusi. Sejauh ini ajakan untuk mengikuti forum baru sebatas melalui milis dan secara personal dari pengurus ke teman-teman yang dikenalnya. Kami kira kegunaan lainnya masih banyak. Pada prinsipnya, walaupun hanya 25%, data tetaplah sangat penting sebagai pijakan guna menentukan program kerja selanjutnya dan menindaklanjutinya, khususnya dengan pihak-pihak terkait seperti: KBRI dan KJRI.

Tanggapan Balik Presidium PPIJ 2011-2012 terhadap Pandangan Umum Korda (lanjutan) Q: Mengorbankan proram-program eksternal yang harusnya diperjuangkan (Hokuriku) J: Program kerja PPIJ 2011-2012 memprioritaskan pelaksanaan hasil Kongres PPIJ XXXI 2011. Yang eksternal adalah pengupayaan Jepang sebagai tuan rumah Simposium Internasional PPI Dunia 2012. Pasca tidak berhasilnya Jepang menjadi tuan rumah (penyebabnya dijelaskan dalam LPJ), PPIJ fokus pada upaya menjadi tuan rumah Temu Ilmiah PPI Dunia. Disamping itu, aktif terlibat di PPI Dunia sebagai: Sekretaris SC SI PPI Dunia 2012 di Malaysia dan Wakil Direktur Pusat Kajian Strategis PPI Dunia 2012-2013. Jadi, kami tetap memperjuangkan program eksternal di PPI Dunia. Bahkan kami juga berpartisipasi dalam milis KAJI (Keluarga Alumni Jepang di Indonesia).

Selesai - Terima kasih

Streering Committee Kongres PPIJ XXXII Presidium PPI Jepang 2011-2012 Atus Syahbudin (PPIJ Korda Shikoku) Fatwa Ramdani (PPIJ Korda Tohoku) Andi Subhan Mustari (PPIJ Korda Chubu) Streering Committee Kongres PPIJ XXXII Hanggoro Tri Rinonce (PPIJ Korda Kansai) Reza Ari Wibowo (PPIJ Korda Kanto) Syamsul Hadi (PPIJ Korda Kyushu) Multipurpose Hall, Hyogo International Residence, 4-5 Agustus 2012