6th Meeting in Komunikasi Bisnis – by Meily Margaretha KOMUNIKASI MELALUI SURAT

KUIS Jelaskan pendekatan apa yang digunakan ketika menulis pesan rutin, good news dan direct request kepada audiens kita? Apa yang dimaksud dengan direct request?

Malcolm Forbes, Publisher and Founder, Forbes Magazines “A good business letter can get you a job interview, get you off the hook, or get you money. It’s totally asinine to blow your chances of getting whatever you want—with a business letter that turns people off instead of turning them on” Malcolm Forbes, Publisher and Founder, Forbes Magazines

KARAKTERISTIK SURAT YANG BAIK ISI YANG JELAS. NADA NIAT YANG BAIK. FORMAT YANG TEPAT.

Penulisan Direct Request. Penulisan Permintaan pesan-pesan rutin & Positif. Penulisan Bad News. Penulisan Pesan-Pesan Persuasif. Dasar-dasar Korespondensi Bisnis.

PENULISAN DIRECT REQUEST

DIRECT REQUEST BUKAN Bentuk permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka.

DIRECT REQUEST Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (individu/organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada.

BAGAIMANA STRATEGI PENGORGANISASIANNYA?

AUDIENS TERTARIK MAU KERJA SAMA DIRECT APPROACH

PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST Pembukaan Permintaan/ide-ide pokok (main idea). Penjelasan Fakta-fakta rinci/detail. Penutup Pernyataan dari tindakan yang diinginkan. Keterangan waktu/dead line. Informasi penting komunikator. Keramahan/ucapan terima kasih. Ok jika tidak dibutuhkan persuasi/khusus.

BENTUK DIRECT REQUEST Surat Permintaan Informasi Rutin. Surat Pengaduan. Surat Undangan. Surat Pesanan & Reservasi. Surat Permintaan Kredit.

Surakarta, 15 September 2008 Yth. Manajer Departemen Pakaian Olah Raga Raganata Store Surakarta Dengan hormat, Saya kirimkan kembali sweater yang telah Bapak kirim pada tanggal 14 September 2008 karena ukurannya tidak sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar sweater tersebut diganti dengan ukuran yang saya kehendaki, yaitu ukuran L warna biru muda. Melalui telepon pada tanggal 12 September 2008, saya telah memesan sweater yang berukuran L warna biru muda agar segera dikirim ke rumah saya. Namun, yang saya terima adalah sweater ukuran S warna merah, dan tentu saja saya tidak bisa memakainya. Oleh karena itu, saya mohon agar dikirimi sweater ukuran L warna biru muda sesegera mungkin. Apabila sweater yang saya kehendaki tersebut tidak tersedia, saya mohon uang saya dikembalikan saja. Terima kasih. Hormat saya, (Pandu Dewanata)

PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN & POSITIF

STRATEGI PENULISAN

PESAN RUTIN PEMBUKAAN Nyatakan dengan jelas ide pokok, permintaan atau berita baik. ISI/BADAN Masukkan semua detail yang diperlukan. PENUTUP Tutup dengan sopan tunjukkan berita baik tersebut atau nyatakan tindakan spesifik yang Saudara inginkan.

Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin Direct Approach Ask-question approach

GOOD NEWS Pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain.

Pembuka: Pernyataan ide pokok. Isi: Penjelasan rinci. Penutup: Mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi masa depan.

Good News Kenaikan Gaji. Bonus Lembur. Insentif. THR. Kredit Ringan. Asuransi Kesehatan. Promosi Jabatan. Fasilitas Kendaraan & Perumahan. Proposal Proyek Diterima. Diskon Produk. Sistem Beli (buy 3 get 1 free). Hadiah Langsung. Jaminan Produk. Jaminan Harga Paling Murah.

Surat Rekomendasi Menyampaikan evaluasi yang jujur & objektif mengenai individu & membantu memadankan kandidat dengan pekerjaan.

Strategi Penulisan Pembukaan: Alasan penulisan dan hubungan kandidat dengan penulis. Isi: Kinerja & potensi kandidat dalam istilah yang spesifik. Penutup: Peringkat keseluruhan dan mungkin menawarkan untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon.

SURAT REKOMENDASI 15 September 2008 KEPADA YANG BERKEPENTINGAN: Ini adalah referensi saya kepada: Saudara Martin Vontela Saudara Martin Fontela adalah mahasiswa saya di Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Program S1, Univeristas Kristen Maranatha Bandung. Saya yakin bahwa pengetahuan hardskill dan softskill yang diperolehnya melalui partisipasi dan interaksi aktifnya pada mata kuliah Komunikasi Bisnis telah membuatnya menjadi seorang profesional muda dengan kemampuan berkomunikasi bisnis yang sangat baik secara lisan tulisan serta verbal dan non verbal. Dia pasti akan menjadi sebuah aset berharga dan dapat menghadapi segala tantangan dalam setiap perusahaan di mana dia bekerja. Hormat saya Rony Setiawan, S.E., MBA. Dosen Universitas Kristen Maranatha Bandung E-mail: rony_luxor@yahoo.com

Referensi Guffey, M.E., Babcock, B.D. (2008). Essentials of business communication. Asian Edition Singapore: Cengage Learning Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan. Indeks:Jakarta. Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga.