PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL

FORMASI Dasar Hukum : 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999. 2. PP Nomor 97 Tahun 2000 Jo PP Nomor 54 Tahun 2003 4. Keputusan Prsiden Nomor 42 Tahun 2002 Jo Keppres Nomor 72 Tahun 2004 5. Keputusan Menpan Nomor 75 tahun 2004 6. Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004

PENJELASAN UU NO.43 TAHUN 1999 Kelancaran tugas pemerintahan dan pembangunan nasional sangat tergantung pada kesempurnaan aparatur negara khususnya PNS. Jumlah PNS yang diperlukan ditetapkan berdasarkan beban kerja suatu orgaisasi.

TENTANG FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL FORMASI adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. FORMASI ditetapkan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis,sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan.

PETA JABATAN adalah susunan nama dan tingkat jabatan struktural yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi. PENYEDIAAN PEGAWAI adalah upaya suatu satuan organisasi negara untuk mencari dan mengembangkan pegawai sesuai dengan standar, kualifikasi dan kompetensi jabatan dalam rangka memenuhi kebutuhan suatu satuan organisasi negara.

MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003 Penetapan & persetujuan tertulis oleh Men.PAN Perumusan kebijakan oleh Men.PAN Dikoordi-nasikan Oleh Usul ditujukan Pertimbangan Usul Men.Keu Men. PAN TAP FORMASI PNS PUSAT Inst. Pusat KEBIJAKAN FORMASI PNS MENCAKUP: JUMLAH FORMASI PNS NAS. PRIORITAS BKN PERSETU JUAN TERTULIS ALOKASI FORMASI PNSD Prop/ Kab/ Kota Gub BKN TAP FORMASI OLEH PPKD

PROSEDUR DAN STANDAR WAKTU PENETAPAN FORMASI BATAS WAKTU DEP/LEMBAGA PADA AWAL TIAP TAHUN ANGGARAN MENYUSUN DAFTAR SUSUNAN KEKUATAN PEGAWAI BAGI TIAP UNIT ORGANISASI/KANTOR/SATUAN KERJA. PPK, PUSAT DAN DAERAH MENYUSUN FORMASI PPK PUSAT MENGAJUKAN USUL PENETAPAN FORMASI KEPADA MENPAN DAN BKN GUBERNUR MENGAJUKAN USUL FORMASI PROPINSI/ KAB/KOTA KEPADA MENPAN DAN KA. BKN PERTIMBANGAN OLEH KEPALA BKN KEPADA MENPAN PERSETUJUAN PENETAPAN FORMASI PNS DAERAH OLEH MENPAN PERSETUJUAN FORMASI TERSEBUT DISAMPAIKAN KEPADA GUBERNUR DAN GUBERNUR MENYAMPAIKAN KEPADA PPK KAB/KOTA AKHIR BULAN JANUARI AKHIR BULAN FEBRUARI AKHIR BULAN MARET AKHIR BULAN MEI BULAN JUNI TUJUH HARI SETELAH PERSETUJUAN

TAHAP PENYUSUNAN FORMASI JABATAN PENYUSUNAN INFORMASI JABATAN PERUMUSAN TINGKAT EFISIENSI JABATAN PENYUSUNAN PETA JABATAN PENYUSUNAN FORMASI JABATAN

JUMLAH PEGAWAI SESUAI DENGAN BEBAN KERJA PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI JUMLAH PEGAWAI SESUAI DENGAN BEBAN KERJA FORMASI TERSEDIA KARENA ADANYA POSISI JABATAN YANG LOWONG. KEBUTUHAN PEGAWAI DINYATAKAN DALAM JABATAN DAN SYARAT JABATAN TERSEDIA PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN HASIL ANALISIS JABATAN

PENYUSUNAN FORMASI PNS KEBUTUHAN PEG MENURUT JABATAN KEBUTUHAN PEG MENURUT SYARAT JABATAN SUSUNAN PNS MENURUT JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA KEBUTUHAN PEG MENURUUT KUALIFIKASI PENDIDIKAN ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI PETA JABATAN ANALISIS JABATAN PENYUSUNAN FORMASI KEBIJAKAN PEMERINTAH

ASPEK – ASPEK DALAM MENGHITUNG KEBUTUHAN PEGAWAI v  BEBAN KERJA v  STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA v  WAKTU KERJA

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA ADA 4 PENDEKATAN : v  HASIL KERJA v  OBYEK KERJA v  PERALATAN KERJA v  TUGAS PER TUGAS JABATAN

1.PENDEKATAN HASIL KERJA adalah metoda penghitungan formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. a. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan. Perlu diperhatikan juga bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. CONTOH : JABATAN PENGENTRI DATA

b. Metoda ini dpt dipergunakan juga untuk jabatan yang hasil kerjanya non fisik yg berupa abstrak. Hasil kerja abstrak : informasi, rencana program , konsultasi, servis AC

INFORMASI YG DIPERLUKAN v  SATUAN HASIL KERJA v  BEBAN KERJA v  STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA

PENDEKATAN HASIL KERJA : RUMUS : Σ BEBAN KERJA X 1 ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA   CONTOH :  JABATAN : PENGENTRI DATA HASIL KERJANYA : DATA ENTRIAN BEBAN KERJA : 200 DATA ENTRIAN STANDAR KEMAMPUAN : 30 DATA PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH : 200 DATA ENTRIAN X 1 ORANG = 6,67 ORANG = 7 ORANG 30  DATA PER HARI (DIBULATKAN)

2. PENDEKATAN OBJEK KERJA Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. contoh : dokter melayani pasien, maka objek kerja untuk JABATAN DOKTER adalah pasien.

INFORMASI YG DIPERLUKAN v  SATUAN OBYEK KERJA v  JUMLAH OBYEK KERJA v  STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA

PENDEKATAN OBJEK KERJA : RUMUS : X 1ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA   CONTOH : JABATAN : DOKTER OBYEK KERJA : PASIEN BEBAN KERJA : 80 PASIEN STANDAR KEMAMPUAN : 25 PASIEN PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH : 80 PASIEN X 1 DOKTER = 3,2 ORANG DOKTER = 3 ORANG 25  PASIEN (DIBULATKAN)

3. PENDEKATAN PERALATAN KERJA adalah metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja. contoh : JABATAN PENGEMUDI pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

PENDEKATAN PERALATAN KERJA RUMUS : CONTOH : SATUAN ALAT KERJA : BUS JABATAN YANG DIPERLUKAN : PENGEMUDI BUS, KERNET BUS DAN MONTIR BUS JUMLAH ALAT KERJA YANG DIOPRS : 20 BUS RASIO PENGOPRS ALAT KERJA : 1 PENGEMUDI 1 BUS : 1 KERNET 1 BUS : 1 MONTIR 5 BUS Σ PERALATAN KERJA X 1 ORANG RASIO PENGUNAAN ALAT KERJA

20 BIS 1 BIS PENGHITUNGANNYA ADALAH : PENGEMUDI BUS = KERNET BUS = MONTIR BUS = 20 BIS 1 BIS X 1 Pengemudi = 20 Pengemudi 20 BUS 1 BUS X 1 Kernet = 20 Kernet 20 BUS 5 BUS X 1 Montir = 4 Montir

4. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN adalah metoda ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, beragam artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya contoh : JABATAN PENGADMINISTRASI UMUM.

PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS RUMUS : WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT) adalah waktu yg digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut. WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE) adalah Jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 hari

INFORMASI YG DIPERLUKAN v  URAIAN TUGAS/JUMLAH SETIAP TUGAS v  WAKTU PENYELESAIAN TUGAS v  JAM KERJA EFEKTIF

CONTOH : JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM NO URAIAN TUGAS BEBAN TUGAS SKR WPT 1 2 3 4 5 ( 3 x 4 ) Mengagenda Surat 10 surat/hari 5 menit/surat 50 menit Mengonsep srt 5 surat/hari 30 menit/surat 150 menit Mengetik Surat 20 menit/surat 100 menit Melayani Tamu 4 tamu/hari 10 menit/tamu 40 menit 5 Menyusun Laporan Daftar Hadir 1 laporan/hari 30 menit/data 30 menit 6 dan seterusnya n menit Σ WPT 370 menit + n JKE

Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah : 370 + n menit ( WPT) x 1 Orang = …………. Orang 300 menit ( WKE/hari) 370 menit ( WPT) x 1 Orang = 1, 23 Orang 300 menit (WKE/hari)

PENGHITUNGAN JAM KERJA EFEKTIF : Satu Tahun = 365 Hari Hari Libur Sabtu, Minggu = 104 Hari Hari Libur Nasional = 12 Hari Cuti Dalam Satu Tahun = 12 Hari = 128 Hari (-) Jadi Hari Kerja Efektif/Tahun = 237 Hari KEPPRES NO. 58 TAHUN 1964 JO KEPPRES NO. 24 TAHUN 1972 JO KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995 : Jumlah Jam Kerja/Minggu = 37,5 Jam Hari Kerja Dalam Seminggu = 5 Hari/6 Hari Jumlah Jam Kerja/Hari (Unt. 5 Hari Kerja) = 37,5 : 5 = 7,5 JAM Allowance (Waktu Boros) Standar Ilo = 30 % Jumlah Jam Kerja/Hari = 7,5 Jam Waktu Boros = 30 % X 7,5 = 2,25 Jam (-) Jumlah Jam Effektif/Hari = 5,25 Jam (5 Jam)

Jam Kerja Efektif/Hari (Pola 5 Hari Kerja) dibulatkan menjadi 5 Jam; Maka didapat Jam Kerja Efektif : - Per Hari : 1 hari x 5 jam = 5 jam = 300 menit Per Minggu : 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 menit Per Bulan : 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 menit Per Tahun : 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 menit

DASAR PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT JENIS JABATAN NORMA WAKTU X BEBAN KERJA = JAM KERJA EFEKTIF JML KEB PEG PER JABATAN Norma Waktu = adalah jml waktu yg wajar & benar yang digunakan utk menyelesaikan satu satuan produk/hasil kerja dlm satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan oleh pemangku jabatan Beban Kerja = adalah Frekuensi dan Volume rata-2 masing-2 jenis pekerjaan/jabatan unit organisasi dlm jangka waktu tertentu

Contoh peta jabatan Kepala Biro kepegawaian Kabag Pengembangan peg. Kabag Kesejah-teraan Kabag MUTASI Kasubag Perencanaan Kasubag Pengembangan Kasubag Mutasi Kasubag Pengadaan Kasubag Kesejahteraan Kasubag Pemeliharaan Kesehatan Penyusun rencana kebutuhan pegawai Pengadm. Umum Penyusun rencana pengemb. pegawai 2. Penyusun rencana diklat pegawai. Pemroses SK KP Pemroses SK pensiun Pemroses SK CPNS Operator Komputer Pemroses TASPEN dan BAPETARUM. Pemroses SK Penghaargaan dan Hukuman Disp. Pemroses Askes Pengadm. Umum

Kasubbag Umum Kepegawian Contoh peta jabatan : Jumlah Kekuatan Pegawai = 11 IV/b = 1 III/b = 4 IV/a = 1 III/a = 1 III/d = 2 II/c = 1 III/c = 1 Ka.Bagian Kepegawaian IV/b Kasubbag Umum Kepegawian III/d Ka. Subbag Mutasi Pegawai IV/a Ka. Subbag Pengadaan Pegawai III/d Ka. Subbag Diklat Pegawai III/c Penyusun rencana Kebutuhan pegawai, III/b 1. Penyusun rencana Mutasi pegawai, III/b Operator Komputer, II/c Penyusun rencana Pengadaan pegawai, III/b Operator Komputer, III/a Penyusun rencana Diklat pegawai, III/b

INFORMASI JABATAN Nama Jabatan 9. Tanggung Jawab Kode Jabatan 10. Wewenang Unit Organisasi 11. Nama Jabatan yg ada dibawahnya Ikhtisar Jabatan 12. Korelasi Jabatan Uraian Tugas 13. Kondisi Lingkungan Kerja Bahan Kerja 14 Resiko Pekerjaan Alat Kerja 15. Syarat Jabatan Hasil Kerja 16 Prestasi Kerja Yang diharapkan 17. Butir Informasi lain

KEGUNAAN INFORMASI JABATAN INFORMASI PEMEGANG JABATAN MENGHINDARI PEKERJAAN RANGKAP MENGETAHUI BATAS TANGGUNG JAWAB MENGETAHUI BATAS WEWENANG MENGETAHUI HASIL KERJA DIKLAT INFORMASI SYARAT JABATAN

KEGUNAAN INFORMASI JABATAN PETUNJUK KERJA MENGHINDARI PEKERJAAN RANGKAP MENGETAHUI BATAS TANGGUNG JAWAB MENGETAHUI BATAS WEWENANG MENGETAHUI HASIL KERJA

* Apa yang akan saya kerjakan ? Apa tanggung jawab saya ? PEMEGANG JABATAN * Apa yang akan saya kerjakan ? Apa tanggung jawab saya ? Apa wewenang saya ? * Apa hasil kerja saya ?

Sekian dan Terima kasih