Oleh : Aslam Fatkhudin, S.Kom

What for?  Memudahkan kita dalam bekerja terutama dalam mencari file. Very Important for Attention!  Simpan File di Drive/Partisi selain di Drive/Partisi C. Apabila terjadi kerusakan pada SO (Sistem Operasi) / OS (Operating System) dan terpaksa harus diinstal ulang dengan di Format terlebih dulu, maka Data tetap aman.  Backup File. Jangan menyimpan file hanya pada flash disk saja. Flash disk sangat riskan terkena virus yang bisa menyebabkan data hilang (Lost Data), karena flash disk sering menancap di beberapa komputer yang belum jelas keamanannya. Simpan juga file/data di harddisk komputer.

Kondisi  Kondisi Sangat Ideal : Satu unit Komputer untuk Satu Bidang atau Divisi.  Kondisi Ideal : Satu unit Komputer untuk Satu Organisasi.  Kondisi Kurang Ideal : Satu unit Komputer untuk Beberapa Organisasi  Kondisi Tidak Ideal : Satu unit Komputer yang dipakai oleh umum juga dimanfaatkan untuk keperluan Organisasi

Kondisi Sangat Ideal  (sudah sangat jelas) Kondisi Ideal  Jika dalam satu organisasi menggunakan satu unit komputer untuk pekerjaanya, maka buatlah Drive khusus atau Folder di komputer tersebut. Misal kita buat Folder dengan nama Organisasi, lalu di dalamnya buat pula sub-sub folder yang lain. untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut !

Kondisi Kurang Ideal Software Keamanan folder berilah password pada file tersebut  Jika satu unit komputer dipakai oleh beberapa organisasi, maka masing-masing organisasi harus mempunyai sebuah Drive atau Folder tersendiri. Dan lebih amanya pakelah Software Keamanan folder semisal Folder Guard atau setiap kali menyimpan file berilah password pada file tersebut. untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut !

Kondisi Tidak Ideal  Jika di sebuah institusi yang terdiri dari banyak organisasi tidak memiliki fasilitas komputer yang khusus di pakai oleh organisasi tersebut, maka kadang terpaksanya organisasi-organisasi tersebut memanfaatkan fasilitas yang dipakai oleh umum, semisal komputer yang ada di Laboratorium. menyiapkan Drive atau Folder seperti diatas  Bagaimana menyiasatinya. Disamping menyiapkan Drive atau Folder seperti diatas, ada beberapa hal yang harus dilakukan, diantaranya :

 Lebih baik fokuskan pada satu komputer saja. antivirus yang up to date  Pastikan Komputer tersebut terintstall software antivirus yang up to date.  Scan rutin komputer tersebut.  Selalu memBackup atau simpan ulang file di Flash Disk atau lebih baik bila memungkinkan pergunakan CD setiap selesai membuat atau mengedit File.

Mengelompokkan File  Agar lebih mudah lagi dalam membantu kita mencari file, maka perlu kita kelompokkan file-file yang kita miliki berdasarkan klasifikasi waktu pembuatannya di dalam subfolder yang kita buat tadi.  Misal dengan membuat folder tahun dan bulannya. untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut !

 Penamaan File pun perlu kita pikirkan. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut !

Demikian, Mohon Maaf dan Terima Kasih.