STRATEGI TEKNIS 1 Konsep pameran, pembentukan tim, proposal & surat kontrak.

Bagian ini merupakan bagian dari hasil proses perencanaan serta merupakan bagian besar dari pengorganisasian proyek, serta terakhir pada proses pengendalian/ evaluasi. Dalam proses dan aksi-aksi yang akan disebut ini tidak menuntut atau harus dikerjakan secara berurutan. Semua bergantung pada situasi dan kondisi tim atau organisasi (kelompok, lembaga, galeri, museum) yang menjalankannya, serta visi dan misi museum atau pameran yang ingin dicapai. Langkah 1.Tentukan : PAMERAN ADA KURATOR atau TIDAK (ingat setiap pameran tentu ada kuratorial) - KURATOR --- mencari siapa dia? (kecuali museum/ galeri yang telah punya kurator) - NON KURATOR --- Kuratorial diambil alih perupa atau galeri. Langkah 2. Membuat konsep, proposal, sistem kuratorial & pengelolaan waktu (set timing/ barchart).

TIM PELAKSANA hierarki tim jejaring Beberapa departemen atau divisi yang paling sering dibutuhkan adalah sebagai berikut: Departemen perencanaan (kesekretariatan) Departemen humas/pelayanan Departemen pemasaran/promosi Departemen produk (karya) Departemen teritorial (tempat) Departemen dokumentasi

PROPOSAL Tidak ada patokal yang paling benar dalam pembuatan proposal PROPOSAL Tidak ada patokal yang paling benar dalam pembuatan proposal. Penulisan proposal akan dilaksanakan bila terdapat tujuan, yaitu 1. menunjukkan program yang tidak berhubungan dengan sponsorship. 2. sarana untuk penggalangan dana (fundraising) bagi para sponsorship.

Dalam mempersiapkan proposal, alangkah baiknya jika didahului oleh usaha untuk meng-hubungi secara personal pihak pemberi dana. Kontak awal ini akan lebih baik jika dilakukan pada level atas lebih dahulu. Dalam kontak awal ini dapat dikomunikasikan hal-hal yang berhubungan dengan program/ pameran yang akan dilaksanakan, mungkin juga termasuk keberadaan organisasi. Kontak awal ini akan amat berguna dan memudahkan persetujuan proposal. Dalam kontak awal dapat pula dibarengi dengan mengundang pihak pemberi dana untuk mengunjungi lokasi, organisasi dan menyaksikan aktivitas yang dilakukan oleh organisasi bila ada.

Secara umum hal-hal yang penting mengenai penulisan proposal adalah sbb: Halaman pembuka yang ditandatangani oleh pimpinan organisasi. Judul pameran/program (dan sub judul jika ada), biasanya singkat, menarik dan biasanya tidak lebih dari sepuluh kata. Ringkasan (executive summary) pameran/program, biasanya terdiri dari 200 kata atau kurang yang menjelaskan tujuan proposal, waktu pelaksanaan dan kebutuhan dana. Latar belakang, yang menjelaskan fakta/informasi yang mendukung, target kelompok masyarakat yang dilayani atau yang menjadi sebab mengapa pameran/proyek ini di gelar. Tujuan pameran/program, yang bersifat spesifik, eksplisit, dan dapat diukur tentang apa yang akan dicapai melalui pameran atau proyek ini. Hindari pernyataan yang terlalu ambisius yang mungkin tidak dapat dicapai. Metode, yang menjelaskan secara rinci aktivitas yang akan dilakukan, termasuk mengenai orang yang akan menjalankan pameran/proyek tersebut dan mengapa aktivitas atau metode tersebut digunakan, alias pelaksanaan teknis (waktu, tempat, panitia, peserta dan karya yang dipamerkan). Evaluasi, yang menjelaskan cara dan prosedur yang akan dilakukan untuk mengetahui apakah tujuan yang ditetapkan tercapai atau tidak, dan metode yang dipakai tepat atau tidak. Juga lebih baik jika dicantumkan rencana evaluasi periodik selama pameran/proyek dilaksanakan. Anggaran, terutama untuk kebutuhan personal/SDM, fasilitas, peralatan, komunikasi, transportasi, dan biaya lainnya. Rencana masa datang, menjelaskan bagaimana kemungkinan pameran/proyek ini bisa dilanjutkan di masa datang. Hal ini bermanfaat untuk memantapkan hubungan jangka panjang dengan pemberi dana.

Berikut beberapa tips penulisan proposal: 1. hindari kalimat yang panjang-panjang (pedoman: singkat, jelas, komunikatif). 2. hindari penggunaan istilah-istilah atau jargon-jargon yang kurang berfungsi. 3. sampaikan gagasan dalam bagian-bagian yang pendek namun konsisten dan sesuai urutan permasalahan yang dibicarakan. 4. gunakan pernyataan yang spesifik, konkret, dan wajar. 5. pisahkan antara fakta dan opini. 6. akhiri proposal secara lugas dan hindari ungkapan penutup yang klise dan berlebih-lebihan. 7. gunakan format yang enak dibaca 8. sebagai lampiran upayakan bentuk fisik proposal yang menarik bila perlu sertakan portofolio, gambar dan hal-hal yang berhubungan secara visual: foto atau rencana karya, ruang pameran, dan hal lain yang mendukung.