BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 3rd Meeting in Komunikasi Bisnis – by Meily Margaretha BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PERANAN PENTING KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Saling bertukar informasi. Membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

FUNGSI-FUNGSI KOMUNIKASI BISNIS Fungsi Komunikasi internal: berbagi ide & pesan dengan atasan, rekan kerja, & bawahan. Fungsi Komunikasi eksternal: berkomunikasi dengan pelanggan, pemasok, pemerintah & masyarakat.

Fungsi komunikasi internal Mengumumkan & menjelaskan prosedur & kebijakan. Menginformasikan kemajuan manajemen. Mengembangkan produk & layanan baru. Mengajak karyawan atau manajemen untuk membuat perubahan atau perbaikan. Mengkoordinasi aktivitas. Mengevaluasi atau memberi penghargaan kepada karyawan.

Fungsi komunikasi eksternal Menjawab pertanyaan tentang produk & layanan. Membujuk konsumen untuk membeli produk atau jasa. Menjelaskan spesifikasi pemasok. Mengajukan kredit. Menagih utang. Merespon biro pemerintah. Mempromosikan citra positif perusahaan.

Pola Komunikasi Saluran Komunikasi Formal Saluran Komunikasi Informal/Nonformal

Berbagai Aliran Komunikasi Formal dalam Organisasi Komunikasi ke bawah Komunikasi ke atas Komunikasi Horizontal Komunikasi Diagonal

KOMUNIKASI KE BAWAH (Downward Communication) Meliputi rencana kerja, kebijakan, & prosedur. Umpan balik mengenai kinerja karyawan & menajamkan kepekaan misi dalam mencapai tujuan organisasi. DISTORSI terjadi karena garis komunikasi yang panjang. Aliran Komunikasi dapat ditingkatkan melalui: lap.berkala, pengumuman, rapat, dll.

KOMUNIKASI KE ATAS (Upward Communication) Umpan balik dari karyawan nonmanajemen ke pihak manajemen. Karyawan menjelaskan kemajuan penyelesaian tugas. Melaporkan rintangan yang ditemui. Menyarankan metode-metode.

Upward Communication (Con’t) DISTORSI terjadi karena hilang rasa percaya & sindrom “abs”. Cara-cara untuk meningkatkan aliran komunikasi ke atas: Mempekerjakan konsultan. Meminta karyawan melaporkan keluhan. Mendorong rapat reguler. Membangun situasi saling percaya. Melaksanakan program insentif.

KOMUNIKASI HORIZONTAL Mengkoordinasikan tugas-tugas. Membagi Informasi. Memecahkan masalah. Menyelesaikan konflik.

KOMUNIKASI HORIZONTAL (Lanjutan) DISTORSI terjadi karena kemampuan komunikasi yang buruk, prasangka, keterlibatan ego, dll. Cara untuk meningkatkan aluran komunikasi Horizontal: Melatih karyawan dalam kerjasama tim & komunikasi. Membangun sistem penghargaan berbasis pencapaian tim. Mendorong partisipasi penuh dalam fungsi-fungsi tim.

KOMUNIKASI DIAGONAL Komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda

SALURAN INFORMAL

Rintangan dalam Aliran dalam Organisasi Struktur organisasi yang terlalu berbelit. Alur komunikasi yang panjang. Iklim komunikasi yang tertutup. Kurangnya saling percaya antar manajemen & karyawan. Persaingan untuk kekuasaan, status & penghargaan. Ketakutan. Kurangnya kemampuan berkomunikasi.

? Trivia Time ? Menurut Saudara, mana yang lebih penting Downward Communication atau Upward Communication? Mengapa Saudara mengatakan demikian?

Communicating Across Cultures

Definisi Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis baik komunikasi verbal maupun nonverbal dengan memperhatikan faktor-faktor budaya disuatu daerah, wilayah, atau negara.

Mengapa Penting? Batas-batas negara semakin tidak berarti seiring ekspansi bisnis melalui merger, aliansi, & akuisisi Bermunculan suatu pola kerjasama ekonomi secara regional, seperti kawasan ASEAN, Asia Pasifik, Eropa, Kanada, Amerika Utara, dll Perjanjian perdagangan yang menguntungkan mendorong ekspansi pasar global Kemajuan teknologi dalam transportasi & informasi buat dunia lebih kecil & terjalin

Memahami Budaya Culture: Sistem kompleks nilai-nilai, ciri, moral, & adat istiadat yang dimiliki oleh suatu masyarakat

Karakteristik Kebudayaan Kebudayaan bisa dipelajari. Kebudayaan bersifat logis. Kebudayaan merupakan dasar dari identitas pribadi & masyarakat. Kebudayaan bersifat dinamis.

PERBEDAAN BUDAYA Nilai-nilai sosial. Peran & status. Kebiasaan pengambilan keputusan. Waktu. Bahasa Tubuh. Jarak Komunikasi. Perilaku sosial & Etis. Budaya Perusahaan.

Perbedaan Budaya Dalam Komunikasi AS: Beberapa detik. Jepang: anggukan kepala. Beberapa negara Asia Tenggara: Seperti berdoa. Timur Tengah & Timur Jauh: genggaman lembut. AS: Ok, Good work, Good job. Jerman: 1 & Jepang: 5 Iran, Ghana, Australia: isyarat cabul. AS: keramahan, kekuatan, & dapat dipercaya. Jepang & Korsel: agresif. Keramahan, kebahagiaan, kesepakatan. Berhasil di seluruh dunia. Silent: - Budaya Barat: penolakan, ketidaksukaan, depresi, penyesalam, malu, tdk tahu. - Jepang: Bijaksana, 60% wanitanya menikah dengan pria pendiam.

Mencapai Kepekaan Antarbudaya Menghindari Etnosentrisme. Menjembatani Kesenjangan Toleransi. Empati. Menjaga Muka. Kesabaran.

Komunikasi Lintas Budaya Yang Efektif Mengenali Variasi Budaya Mengatasi Etnosentrisme Meningkatkan Sensitivitas Antarbudaya Komunikasi Lintas Budaya Yang Efektif Memperbaiki Keterampilan Komunikasi Antarbudaya Mempelajari budaya- Budaya dan bahasa- bahasa lain Menulis & Berbicara Dengan jelas Mendengarkan Dengan Seksama Menghargai Preferensi Gaya Menggunakan Interpreter, penerjemah & perangkat lunak terjemah Membantu orang lain Beradaptasi dengan Budaya anda

Mengenal perbedaan budaya suatu negara merupakan cara terbaik untuk berkomunikasi secara efektif

Referensi Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan. Indeks:Jakarta. Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga