NEW RATNA MOTOR IT FORUM 2012 By : Djoko Darmawan IT Divison Head Jakarta, 17 Oktober 2012

IT FORUM 2012 IT OVERVIEW 17/10/2012

IT FORUM 2012 NRM - IT DIVISION Resmi berdiri 1 Januari 2012 (sebelumnya IT Department) Jumlah total personel per 1 Oktober 2012 adalah 16 orang Pemisahan antara : a. System Department b. Support and Infrastructure Dept. 17/10/2012

IT FORUM 2012 NASMOCO INTEGRATED SYSTEM (NIS) Vehicle Sales System Service - Part System Financial System NIS Vehicle HO NIS Depo Part NIS Accounting HO NIS DIO Supplier NIS Service HO and WMR NIS Accounting Dealer NIS Logistik HO NIS Service Cabang with MRS NIS Vehicle Cabang with CLM NIS Auto Paint Center NIS Auto Paint Center NIS PDS Cabang NIS WEB 17/10/2012

BUSINESS & IT CHALLENGE IT FORUM 2012 BUSINESS & IT CHALLENGE 17/10/2012

untuk mengatasi kendala tersebut IT FORUM 2012 Tantangan Bisnis Tantangan IT Efektifitas waktu pelayanan customer . Efektifitas waktu insurance approval (SPK). Permintaan unit repair dan pasokan unit yang semakin meningkat. Kapasitas bengkel dan manpower terbatas. Validitas SOP dan flow dokumentasi. Ketepatan estimasi proses pekerjaan. Efisiensi waktu kerja (TPS line). Efisiensi pemakaian Material Bahan. Remainder lead time pada seluruh proses. Sistem yang support untuk mengatasi kendala tersebut 17/10/2012

IT FORUM 2012 MAIN PROBLEM Produksi 17/10/2012 Penerimaan Estimasi Insurace Approval Dispatch Perb. Body Pers. Permukaan Pengecatan Polishing Reassy Finishing Final Inspection Validasi Billing Delivery Part Order Mixing ISU UTAMA : Insurance approval L/T yang panjang Flow dokumen tidak jelas Tidak ada rencana kerja & visualisasi target selesai per proses RELATED KPI : -Insurance App. L/T Reception L/T On Time Delivery Ratio L/T produksi yang panjang (stagnasi besar) Kualitas painting yang rendah Ratio Pemakaian Material Bahan yang kurang jelas Production L/T Quality (Re-Do & Return Job ratio) On Time Delivery Rate Waktu untuk tunggu invoicing lama (Document incomplete) Waiting for invoicing L/T - On Time Delivery Rate Produksi Order Material Bahan 17/10/2012

IT FORUM 2012 MAIN PROJECT 2012 17/10/2012

IT FORUM 2012 17/10/2012

IT FORUM 2012 IDEA & CREATIVITY 17/10/2012

IT FORUM 2012 Area Penerimaan ( Problem finding, rootcause analisys, Action & implementation ) Problem Rootcause Kaizen Activity Tunggu Dilayani Lama Terlalu banyak input data yang dilakukan saat proses penerimaan Antrian cust. Daftar baru & ambil unit menjadi satu Menambahkan menu registrasi pada sistem penerimaan, khusus cust. Dengan asuransi Memisahkan antrian perndaftaran & pengambilan unit selesai service (priority) Menambahkan remider antrian pada monitor SA Before After Menu registrasi Pemisahan antrian pendaftaran dan pengambilan ( priority ) Terlalu banyak input data saat proses penerimaan Antrian cust. Daftar baru & ambil unit menjadi satu 17/10/2012

IT FORUM 2012 QUEUE APPLICATION 17/10/2012

IT FORUM 2012 QUEUE APPLICATION 17/10/2012

Tunggu Kelengkapan dokumen Asuransi lama Tunggu Kirim Dokumen lama IT FORUM 2012 Area Penerimaan (Problem finding, rootcause analisys, Action & implementation ) Problem Rootcause Kaizen Activity Tunggu Kelengkapan dokumen Asuransi lama Tunggu Kirim Dokumen lama Tidak ada visualisasi status dokumen ( tunggu kelengkapan dokumen / tunggu kirim ) Membuat reminder by sistem untuk status proses dokumen (monitoring visualisai di TV 42”) Develop Dokumen Control Board sebagai Go ahead Instruction Before After reminder by sistem untuk status proses dokumen (monitor) Develop Dokumen Control Board sebagai Go ahead Instruction Tidak ada visualisasi status dokumen ( tunggu kelengkapan dokumen / tunggu kirim ) 17/10/2012

Insurance Approval lama IT FORUM 2012 Area Penerimaan ( Problem finding, rootcause analisys, Action & implementation ) Problem Rootcause Kaizen Activity Lead Time Insurance Approval lama Tidak ada penegasan ketentuan LT penerbitan SPK Tidak ada mekanisme follow up SPK Refresh MoU dengan Asuransi Membuat reminder untuk unit tunggu SPK by Sistem WSS Follow Up SPK & Control Follow Up Before After Tidak ada penegasan ketentuan LT penerbitan SPK Visualisasi Reminder by system unit tunggu SPK Refresh MoU untuk LT penerbitan SPK Tidak ada mekanisme follow up SPK 17/10/2012

IT FORUM 2012 Area Delivery ( Problem finding, rootcause analisys, Action & implementation ) Problem Rootcause Kaizen Activity Related KPI & Result OTD = 83 % Tidak ada standarisasi estimasi selesai Tidak ada visualisasi target selesai pekerjaan per proses Membuat standar estimasi selesai per kategory kerusakan Membuat standarisasi target selesai per proses berdasarkan kategory Visualisasi target selesai per proses (Job Planning) di WO dan Chip JPCB area produksi Total L/T OTD Before SA Controller Foreman Group Final Inspection Mendispatch WO kepada Foreman tanpa target selesai per proses Tanggal Estimasi selesai dituliskan pada chip JPCB area produksi Menginformasikan kepada controller / SA apabila ada problem yang potensial mengakibatkan rescedule Memberikan Estimasi berdasarkan pengalaman masing-masing Di WO tercantum tanggal janji penyerahan 17/10/2012

IT FORUM 2012 Chip dengan target selesai per proses On Time Delivery Control System ( Visualisasi Job Planning ) After FO QC Body FO QC Persiapan FO QC After Spraying Display Reminder Potensial Not OTD ( Tanggal Berwarna merah bila H-1 belum masuk Painting ) Ilustrasi target Selesai per proses dari controller dalam kertas, dipindah ke chip Display e-JPCB for Controller Panduan Target Selesai Proses Controller FORM Standard Estimasi SA Display e-JPCB Final Inspection SA Controller Chip dengan target selesai per proses OTD 92% Standar Etimasi Panduan Target Selesai Proses Board Estimasi Non OTD Potential Reminder e-JPCB e-JPCB JPCB Area Produksi 17/10/2012

IT FORUM 2012 TIDAK ADA DETEKSI HARI LIBUR After Before Area Delivery ( Delivery Plan) After Before TIDAK ADA DETEKSI HARI LIBUR Tidak ada deteksi hari libur Sehingga tidak dapat menghitung estimasi selesai pengerjaan secara akurat Terdapat master untuk mengisi hari libur/merah Tanggal merah/libur akan muncul di Control Board Booking sehingga tidak dapat di plot untuk booking unit. 17/10/2012

IT FORUM 2012 17/10/2012

IT FORUM 2012 Other Reminder ( implementation ) 17/10/2012

IT FORUM 2012 Berdasarkan Total Berdasarkan Group Berdasarkan WO Material & Bahan ( Monitoring - Ratio Material atas Nilai Jasa ) Berdasarkan Total Berdasarkan Group Berdasarkan WO 17/10/2012

REQUEST TO TAM

* Informasi Tahun Produksi Berdasarkan informasi dari TAM, tahun produksi mobil bisa diketahui dari digit ke 10 nomor rangka Contoh : MR053HY9379005982, digit ke 10 : 7, produksi tahun 2007 MR0ZR69GX80015179 , digit ke 10 : 8, produksi tahun 2008 MR0FZ29GX91561908 , digit ke 10 : 9, produksi tahun 2009 MR0FZ29GXA1610058 , digit ke 10 : A, produksi tahun 2010 MR0FZ29GXB1623670 , digit ke 10 : B, produksi tahun 2011 MR0FR22GXC0617403 , digit ke 10 : C, produksi tahun 2012 Hal ini sudah dijadikan acuan pada NIS untuk mengetahui tahun produksi mobil *

* KONFIGURASI DOMESTIK Jumlah : 17 Digits Model : Kijang Innova, Fortuner dan Avanza *

* KONFIGURASI CBU Jumlah : 17 Digits Model : CBU (Camry, Corolla, Vios, Limo, Hilux dan Yaris) *

Kemudian terjadi masalah saat ada model FT 86, dimana digit ke 10 nya adalah D, sehingga sistem mendeteksi unit tersebut produksi tahun 2013 Oleh karena itu, kami mengharapkan informasi sebagai acuan sistem untuk menentukan tahun produksi mobil tersebut, misalnya saja dengan penambahan field di DOTAM *

Data MDP di FTP Server Mulai bulan Juli 2012, NIS menggunakan data MDP sebagai titik awal dealer untuk bisa melakukan matching SPK. Dengan demikian, setiap hari ada PIC di HO yang bertugas men-download data MDP dan meng-upload ke NIS. Karena proses upload yang lama dan mengganggu kerja dealer saat akan melakukan matching SPK dengan MDP, ada wacana untuk melakukan otomatisasi upload MDP ke NIS di luar jam kerja. Untuk itu kami mengharapkan agar data MDP dari TAM secara periodik dapat otomatis di transfer di FTP Server agar kami dapat secara otomatis juga meng-update ke NIS *

* Sistem Online dengan TAM (SPK, ATA) 1. SPK Online Pertengahan Agustus 2012, sejak migrasi web server nasmoco, proses upload data SPK ke server FTP sudah dihentikan dikarenakan email indikasi sukses tidaknya proses SPK sudah tidak pernah diterima sejak akhir April 2012. Mohon diinformasikan secara resmi jika suatu project diberhentikan atau ada perubahan agar secara sistem kami juga melakukan penyesuaian. 2. ATA Online Diharapkan adanya informasi melalui email, sukses tidaknya data ATA yang kami upload ke server FTP sehingga jika ada kegagalan akan dilakukan upload manual (seperti di sistem SPK Online) *

IT ORGANIZATION

*

*

TERIMA KASIH *