SIA: Siklus Pendapatan Sururi

SASARAN PERANCANGAN SIA Seluruh kegiatan dijalankan secara efektif dan efisien. Seluruh kegiatan dijalankan dengan mudah, cepat, akurat, lengkap, aman, dan tepat. Laporan disajikan tepat waktu, lengkap, dan dalam format yang mudah difahami. Seluruh kegiatan dijalankan tanpa pemborosan waktu, tenaga, dan biaya. Sumberdaya manusia dan teknologi dimanfaatkan secara optimal. Sururi

Dokumen Yang Umum Digunakan TRANSAKSI DAN DOKUMEN Jenis Transaksi Dokumen Yang Umum Digunakan Penjualan Kredit Pesanan penjualan (sales order) Nota pengiriman (shipping notice) Faktur penjualan (sales invoice) Penjualan tunai Nota penjualan (sales ticket) Penerimaan kas Bukti pembayaran (remittance advise) Retur penjualan Memo kredit (credit memo) Potongan piutang (Sales allowance) Memo kredit (sales allowance adalah pengurangan terhadap piutang karena adanya barang rusak tanpa pengembalian barang) Penghapusan piutang Memo dan daftar umur piutang (memo and aged accounts receivable trial balance) Jurnal voucher (journal voucher) Sururi

SUB SISTEM SIKLUS PENDAPATAN Sururi

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENDAPATAN Sururi

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENDAPATAN Salah satu tujuan SIA adalah untuk menjamin efektifitas dan efisiensi arus data/informasi seperti yang tergambar dalam diagram kontek siklus pendapatan. Kegiatan dalam organisasi hanya terlaksana jika tersedia data/informasi sebagai dasar pelaksanaan kegiatan. Sururi

DFD SIKLUS PENDAPATAN

DATA FLOW DIAGRAM Diagram kontek siklus pendapatan dapat diurai menjadi lebih detil dalam bentuk diagram arus data (data flow diagram – DFD). DFD menggambarkan arus data/ informasi secara lebih lengkap. Sururi

Pesanan penjualan (sales order) Nota pengiriman (shipping notice) TRANSAKSI DAN DOKUMEN Transaksi Dokumen Penjualan Kredit Pesanan penjualan (sales order) Nota pengiriman (shipping notice) Faktur penjualan (sales invoice) Penjualan tunai Nota penjualan (sales ticket) Penerimaan kas Bukti pembayaran (remittance advise) Retur penjualan Memo kredit (credit memo) Sururi

Jurnal voucher (journal voucher) TRANSAKSI DAN DOKUMEN Potongan piutang (Sales allowance) Memo kredit (sales allowance adalah pengurangan terhadap piutang karena adanya barang rusak tanpa pengembalian barang) Penghapusan piutang Memo dan daftar umur piutang (memo and aged accounts receivable trial balance) Jurnal voucher (journal voucher) Sururi

CONTOH BAGAN ALIR DOK. PENJUALAN KREDIT

CONTOH BAGAN ALIR DOK. PROS. RETUR PENJUALAN DAN PENGHAPUSAN PIUTANG

CONTOH BAGAN ALIR DOK. PROS. PENERIMAAN KAS

LAPORAN MANAJERIAL Laporan mutasi rekening (control report), adalah ringkasan transaksi yang digunakan untuk meng-update rekening buku pembantu dan buku besar. Register transaksi, misalnya dalam bentuk daftar penerimaan kas, daftar penjualan tunai, daftar penjualan kredit, penjualan per kategori produk, retur dan potongan tunai untuk memungkinkan pengujian dan penelusuran transaksi. Sururi

LAPORAN MANAJERIAL Laporan khusus (special purpose reports), misalnya: Laporan pelanggan/customer statements Daftar umur piutang/the aged accounts receivable trial balance Daftar pembayaran/pelunasan piutang/remittance list Laporan analisis penjualan/sales analysis reports. Laporan khusus lainnya Sururi

TUJUAN LAPORAN MANAJERIAL Control report untuk memastikan bahwa perubahan atau mutasi rekening telah diproses dengan benar. Registers untuk penelusuran dan pengujian validitas transaksi dan pembukuan (jejak audit/audit trail). Special purpose reports untuk menyajikan berbagai informasi khusus, baik untuk kepentingan manajemen maupun untuk kepentingan fihak-fihak tertentu di luar manajemen. Sururi

LAPORAN KEUANGAN Piutang Dagang Kerugian Piutang Dagang Cadangan Kerugian Piutang Penjualan Potongan Tunai Retur Penjualan Kas Sururi

SISTEM PEMBUKUAN Sistem manual (non-computerized) Jurnal khusus (jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum untuk mencatat memo kredit) Buku pembantu piutang dagang Buku pembantu penjualan. Buku besar Sururi

SISTEM PEMBUKUAN Sistem berbantuan komputer (computerized) Prinsip pembukuan pada sistem berbantuan komputer sama dengan sistem manual. Komputer berfungsi untuk mengotomatisasikan pekerjaan manual dan untuk memungkinkan penyajian laporan secara lebih cepat, lengkap, dan terpercaya. Pada sistem berbantuan komputer arsip pembukuan dalam bentuk file atau data-base. Data base adalah kumpulan file. Sururi

KATEGORI FILE File transaksi (transaction file), file ini berisi data transaksi tertentu, misalnya transaksi penjualan, penerimaan kas, dan retur penjualan. Data pada file transaksi digunakan sebagai basis pemutakhiran file induk (master file). File induk (master file), file ini berisi data lengkap setiap pelanggan dan tersedia untuk seluruh pelanggan. Sururi

SISTEM DATE BASE Dalam sistem data base (DBMS- data base management system), seluruh data disimpan menjadi satu dalam data base. Sistem aplikasi berfungsi sebagai alat untuk mengakses data base. Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN SIA dirancang untuk mengatasi ancaman dan risiko. Ancaman dan risiko pada siklus pendapatan antara lain: Ancaman Keputusan kredit lemah Kerugian Piutang sulit ditagih Penghapusan piutang tinggi Prosedur pengendalian Keputusan kredit oleh bagian kredit Standarisasi prosedur otorisasi kredit Disediakan informasi lengkap calon debitur. Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Kesalahan pengiriman: Kesalahan barang, Kesalahan kuantitas atau Kesalahan alamat Kerugian Kekecewaan pelanggan Prosedur pengendalian Pencocokan order penjualan dengan picking ticket dan packing slip. Penggunaan bar-code scanners. Pengendalian pemasukan data. Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Pencurian/penggelapan persediaan Kerugian Persediaan hilang Persediaan dilaporkan lebih besar Prosedur pengendalian Pembatasan akses fisik persediaan. Dokumentasi seluruh mutasi persediaan. Penghitungan fisik persediaan dan pencocokan dengan catatan persediaan. Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Piutang tidak ditagih Kerugian Persediaan dan Penghasilan hilang (tidak ditagih) Prosedur pengendalian Pemisahan fungsi pengiriman dengan fungsi penagihan Seluruh dokumen pengiriman bernomor urut tercetak serta rekonsiliasi seluruh bill of lading dengan faktur penjualan. Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Kesalahan penagihan Kerugian Kekecewaan konsumen Prosedur pengendalian Rekonsiliasi picking tickets, bills of lading dengan pesanan penjualan. Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Pencurian kas Kerugian Aset hilang Piutang dilaporkan lebih besar. Prosedur pengendalian Rekonsiliasi picking tickets, bills of lading dengan pesanan penjualan. Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Pencurian kas Kerugian Aset hilang Piutang dilaporkan lebih besar. Prosedur pengendalian Pemisahan fungsi. Minimalisasi penanganan kas. Seluruh penerimaan segera disetor ke bank, dan cek segera ditandatangani. Rekonsiliasi pembukuan dengan laporan bank secara periodik. Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Kesalahan posting Kerugian Kekecewaan konsumen Data salah, keputusan lemah. Prosedur pengendalian Rekonsiliasi buku pembantu piutang dengan buku besar piutang. Laporan bulanan kepada pelanggan. Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Data hilang Kerugian Data untuk pengambilan keputusan tidak benar. Data/informasi rahasia hilang. Prosedur pengendalian Cadangan data dan prosedur pemulihan kerusakan sistem. Pembatasan akses (akses fisik dan akses logis). Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Kinerja rendah Kerugian Proses tidak efektif dan efisien. Prosedur pengendalian Pembuatan laporan kinerja. Review laporan kinerja. Sururi

ANCAMAN, KERUGIAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Account receivable change log file, adalah file untuk penelusuran transaksi (audit trail) serta penyusunan laporan bulanan kepada pelanggan (monthly customer statements). Account receivable system, adalah kombinasi antara sistem penagihan dan sistem penerimaan kas (the billing applications and cash receipts applications). Sururi

ISTILAH-ISTILAH PENTING Credit memo, adalah dokumen untuk mengotorisasi retur dan cadangan retur penjualan. Customer master record, adalah arsip data yang berisi referensi data untuk setiap pelanggan (lihat contoh bentuk customer master record pada buku acuan) . Sururi

ISTILAH-ISTILAH PENTING Customer statement, adalah laporan untuk pelanggan yang berisi daftar transaksi selama jangka waktu tertentu. Cycle billing system, adalah praktik pengiriman laporan pelanggan (customer statement) dan penagihan untuk kelompok pelanggan tertentu pada setiap kali pengiriman dan penagihan. Sururi

ISTILAH-ISTILAH PENTING General ledger batch summary file, adalah file pada aplikasi siklus pendapatan yang akan diposting ke file induk buku besar. Open item system, adalah sistem piutang dagang dengan informasi lengkap saldo yang belum terbayar. Remittance advice, adalah dokumen yang dikembalikan oleh pelanggan bersama dengan pembayarannya. Sururi

ISTILAH-ISTILAH PENTING Remittance list, adalah daftar uang dan cek untuk pelunasan piutang yang diterima pada setiap hari. Sales invoice, adalah dokumen yang dikirim ke pelanggan untuk menginformsikan tagihan atas penjualan. Sales order, adalah dokumen yang digunakan oleh bagian penjualan untuk mencatat pesanan pelanggan. Sururi

ISTILAH-ISTILAH PENTING Shipping notice, adalah dokumen yang dibuat bagian pengiriman untuk bagian penagihan atas pengiriman untuk menginformasikan pengiriman barang yang telah dilakukan. General ledger batch summary file, adalah record yang berisi ringkasan pembukuan transaksi dalam buku besar. Sururi

ISTILAH-ISTILAH PENTING Sistem penagihan piutang Postbilling system, dalam sistem ini faktur penjualan dibuat setelah diperoleh konfirmasi bahwa barang telah dikirimkan. Sistem ini umum digunakan pada perusahaan manufaktur, di mana sering terjadi selisih waktu antara penerimaan order penjualan dengan pengiriman barang. Sururi

ISTILAH-ISTILAH PENTING Sistem penagihan piutang Prebilling system, dalam sistem ini faktur penjualan dibuat (tetapi tidak dikirimkan) setelah order penjualan disetujui (misalnya setelah kredit disetujui dan barang tersedia). Persediaan barang dagangan, piutang dagang, dan buku besar dimutakhirkan bersamaan dengan pembuatan faktur. Sururi

Terima Kasih Sururi