Document Flow Sistem Penjualan Kredit Pertemuan 6 Document Flow Sistem Penjualan Kredit

Statement penjualan kredit: Mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari bagian pembelian. Perusahaan mempunyai piutang kepada pembeli untuk periode tertentu. Sebelum transaksi jual beli, dilakukan analisis kelayakan kepada pembeli.

Proses penjualan kredit - Garis Besar: 1. Penanganan order penjualan. 2. Analisis pemberian kredit 3. Penanganan piutang perusahaan. Prosedure pengiriman barang. Prosedure pencatatan piutang. Prosedure penagihan. 4. Penyusunan laporan untuk manajemen, mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.

1. Proses order penjualan: Fungsi penjualan: Menerima surat order dari pembeli/pelanggan. Menambahkan informasi yang belum ada pada surat order (spesifikasi barang, rute pengiriman. Meminta otorisasi kredit, dari bagian kredit. Menentukan tanggal pengiriman dari gudang-2 mana barang akan dikirim. Mengirimkan surat order pengiriman ke fs. Pengiriman dn fs. Gudang. Membuat back order, jika barang tidak tersedia.

Dokumen flow order penjualan: Pelanggan Penjualan Kredit Gudang Pengiriman Mulai Surat Order Penjualan lkp. Surat Order Penjualan Surat Order pengiriman Surat Order Penjualan lkp. Sdh diotorisasi Membuat order Memberikan otrisasi Menambahkan informasi Surat Order Penjualan Surat Order Penjualan lkp. Surat Order Penjualan lkp. Sdh diotorisasi form so pengiriman Surat Order pengiriman Menyerahkan ke penjual Meminta otorisasi ke fs. kredit Mengirimkan sop ke penjualan Mengisi form so pengiriman & tgl kirim surat pemberitahuan ke pelanggan surat pemberitahuan ke pelanggan Surat Order pengiriman Selesai mengirimkan ke gudang mengirimkan ke pelg.

2. Proses analisis pemberian kredit: Fungsi kredit: Meneliti status kredit pelanggan, berdasarkan order pelanggan yang dikirimkan fs. Penjualan. Memberikan otorisasi kredit.  dibutuhkan kartu piutang dari bagian akuntansi. Mengirimkan hasil otorisasi kredit ke fs. Penjualan. Jika otorisasi tidak dapat diberikan, maka bagian penjualan memberitahukan pembatalan pengiriman ke fs. Pengiriman.

Dokumen flow analisis pemberian kredit: Penjualan Pengiriman Akuntansi SOP yg disetujui kartu piutang pelanggan Mulai SOP yg tdk disetujui Menerima sop lkp dari penjualan Mendistribusikan ke bag kredit kartu piutang pelanggan Membuat surat pembatalan pengiriman Surat Order Penjualan lkp. surat pembatalan pengiriman Evaluasi piutang pelanggan piutang yg disetujui Mengirimkan ke fs. pengiriman surat pembatalan pengiriman Memberikan otorisasi SOP yg disetujui Selesai SOP yg disetujui Mengirimkan ke penjualan SOP yg tdk disetujui

3a. Prosedure pengiriman barang (persiapan): Fs. Gudang: Menyiapkan barang yang dipesan pembeli/pelanggan berdasarkan surat order pengiriman dari fs. Penjualan. Menyerahkan barang ke fs. Pengiriman Mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

Dokumen flow pengiriman barang (persiapan): Penjualan Gudang Mulai Surat Order pengiriman Menerima Surat Order pengiriman Menyiapkan barang & mengirimkan ke pengiriman Menerima barang Surat Order pengiriman Selesai Mencatat barang ke kartu gudang kartu gudang: catatan mutasi barang

3a. Prosedure pengiriman barang (pelaksanaan): Fs. Pengiriman: Menerima surat order pengiriman dari fs. Penjualan. Menerima pemberitahuan otorisasi terhadap surat order pengiriman dari fs. Penjualan. Mengirimkan barang ke pembeli/pelanggan, dan mengirimkan bukti pengiriman telah dilaksanakan ke fs penjualan. Mengarsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Jika ada return, minta memo debit ke fs. Pembelian.

3a. Dokumen flow pengiriman barang (pelaksanaan) Penjualan Pembeli Mulai Menerima Surat Order pengiriman Menerima barang dr gudang Surat Order pengiriman SOP yg disetujui bukti pengiriman order Menerima SOP yg disetujui Surat Order pengiriman Memeriksa barang & bukti pengiriman order Memeriksa barang dg semua dokumen yg terkait SOP yg disetujui A bukti pengiriman order Mengirimkan barang + bukti pengiriman

3a. Dokumen flow pengiriman barang (pelaksanaan): Penjualan Pembeli A meminta petugas merevisi bukti pengiriman order bukti pengiriman order yg sdh ditandatangani pelanggan Ok? N B Y bukti pengiriman order yg sdh ditandatangani pelanggan Surat Order pengiriman Mengirimkan bukti pengiriman order Mengarsip so pengiriman ke order yg sdh terpenuhi menandatangani bukti pengiriman order C A menyerahkan bukti ke fs. pengiriman bukti pengiriman order yg sdg ditandatangani surat order pengiriman terlak sana Selesai A

3a. Dokumen flow pengiriman barang (pelaksanaan): Pembeli B bukti pengiriman order yg sdg direvisi menandatangani bukti pengiriman order bukti pengiriman order revisi yg sdg ditandatangani C

3b. Proses pencatatan piutang: Fs. Penagihan: membuat faktur penjualan, dan mengirimkan copy faktur ke fs. Akuntansi untuk pencatatan transaksi penjualan kredit. Fs. Akuntansi: mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang. Mengarsip dokumen tembusan menurut abjad, sebagai catatan piutang.

3b. Dokumen flow pencatatan piutang: Penagihan Akuntansi Mulai faktur penjualan 2 A membuat faktur penjualan mencatat ke dalam kartu piutang faktur penjualan 1 mengirimkan copy faktur penjualan ke fs akuntansi kartu piutang faktur penjualan 2 faktur penjualan 3 Selesai

3c. Proses penagihan: Fs. Penagihan: Membuat faktur penjualan rangkap 3. Mengirimkan faktur penjualan (asli) kepada pembeli/pelanggan. Mengarsip faktur penjualan (copy 3).

3c. Dokumen flow penagihan: Pembeli/pelanggan Mulai faktur penjualan 1 membuat faktur penjualan Selesai faktur penjualan 1 mengirimkan faktur penjualan asli faktur penjualan 2 faktur penjualan 3 A

4. Proses penanganan laporan manajemen: Fs. Akuntansi: Mencatat piutang pembeli/pelanggan berdasarkan faktur penjualan yang diterima dari fs. Penagihan. Membuat pernyataan piutang, dan mengirimkannya ke kreditur. Membuat laporan keuangan. Mencatat harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan secara periodik. Membuat jurnal penjualan, dan laporan penjualan. Menyelenggarakan kartu persediaan. Mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.