IMPLEMENTASI TQM: PENGENDALIAN DAN PERBAIKAN MUTU Oleh Ir. Darwin Kadarisman, MS JURUSAN KETEKNIKAN PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

PENDAHULUAN TQM TQM dapat diimplementasikan dengan menggunakan tiga proses manejerial, yaitu perencanaan, pengendali dan perbaikan. Ketiga istilah tersebut dikenal dengan Trilogi JURAN, yaitu : (1) Perencanaan mutu (Quality Planning) - Mengembangkan produk dan proses untuk memenuhi persyaratan pelanggan. (2) Pengendalian mutu (Quality Control) - Mengevaluasi kinerja aktual membandingkan dengan standar dan bertindak menangani penyimpangan. (3) Perbaikan mutu (Quality Improvement) - Meningkatkan kinerja mutu ke tingkat yang dikehendaki.

DIAGRAM TRILOGI JURAN Puncak sporadis Zona baru pengendalian mutu Perencanaan mutu Pengendalian mutu (selama operasi) Zona baru pengendalian mutu Puncak sporadis 15 5 10 waktu Pelajaran yang diperoleh Perbaikan Mutu Zona awal pengendalian mutu Waktu tunggu (menit) DIAGRAM TRILOGI JURAN

Siklus umpan balik pada pengendalian proses PENGENDALIAN MUTU Pengendalian mutu = Pengendalian proses Terdiri atas beberapa kegiatan : Mengevaluasi kinerja nyata proses Membandingkan kinerja dengan tujuan mutu Melakukan tindakan jika ada penyimpangan PROSES SENSOR PENGGERAK TUJUAN PENILAI Siklus umpan balik pada pengendalian proses

SENSOR = alat pendeteksi khusus Contoh : Instrumen pengukur (termometer, meteran air, meteran listrik dan sebagainya) Panca indra manusia (sasaran manusia) Diagram kendali (Control chart) Indeks harga konsumen Presisi dan Akurasi Sensor Presisi : kemampuan sensor memproduksi hasil yang sama pada pengujian ulang Akurasi : kemampuan sensor memberi kebenaran (nilai yang sesuai dengan nilai sesungguhnya)

  PRINSIP PENGENDALIAN MUTU I N P U T P R O S E S O U T P U T feedforward feedback PENGUKURAN tindakan koreksi REGULATOR PENILAIAN SPESIFIKASI SIKLUS PENGENDALIAN “Feedback” dan “Feedforward”

KARAKTERISTIK PENGUKURAN YANG DIUKUR : bahan, proses atau produk CARA PENGUKURAN Panca indra (sensori) Instrumen (pH meter, termometer, flowmeter, dsb) Automatic atau manual TITIK PENGUKURAN Penerimaan bahan (mentah, semi proses) Selama proses Sebelum distribusi (produk akhir)

UNIT PENGUKURAN Off – Line : sampling secara manual → laboratorium → analisis At – Line : sampling secara manual → analisis di tempat On – Line : sampling otomatis → analisis otomatis In – Line : menggunakan sensor terhadap aliran produk

SUMBER VARIASI DALAM PROSES PRODUKSI MATERIALS ENVIRONMENT METHODS & MEASURES MACHINES, EQUIPMENTS & TOOLS PEOPLE

Titik-Titik Pengendalian Proses Produksi Produk Hasil Pertanian Materials Environment Methods & Measures Material Supply Processing Distribution Receiving Inspection Machines, Equipment & Tools People Process Control

Pengertian Perbaikan Mutu - “Perbaikan” → pencapaian tingkat kinerja dibandingkan keadaan sebelumnya - Perbaikan mutu : suatu pendekatan sistematis utnuk memperbaiki sutau sistem mutu - Perbaikan mutu mencakup : √ memperbaiki “fitness for use” (mutu rancangan) √ mengurangi deffect and error (mutu kesesuaian)

Meningkatkan “fitness for use” (mutu rancangan) Mutu yang lebih baik bagi pengguna Pangsa pasar meningkat Harga jual lebih tinggi Reputasi meningkat

Mengurangi “defect” dan “error” (meningkatkan mutu kesesuaian) Menurunkan harga produk dan kekesalan konsumen Menurunkan biaya produksi Meningkatkan produktivitas Menurunkan volume (penyimpanan)

Fire Fighting versus Improvement Masalah mutu sporadis versus Masalah kronis (JURAN, 1988) Buruk 20 <- kenaikan sporadis -> fire fighting Kinerja (%) 10 Gain Kronis -> Improvement Baik 0 Waktu

Siklus Pengendalian dan Perbaikan Mutu (Kampraath dan Mercelis, 1981) Input Process Output Tindakan Koreksi Pengukuran Perbaikan Rancangan (Spesifikasi) masalah insidental Evaluasi (pengujian) Standard Spesifikasi Regulator masalah struktural Analisis

Pendekatan Umum Perbaikan Berkesinambungan (Annex ISO-9004 : 2000) Melaksanakan proyek-proyek terobosan : Merevisi dan memperbaiki proses yang ada saat ini Meng-implementasikan proses baru Dilakukan “tim lintas fungsional” Melakukan langkah-langkah kecil : Perbaikan proses Dilakukan pada proses yang ada oleh masing-masing pelaku proses

Proyek-Proyek Terobosan (Breakthrough Projects) Menerapkan perancangan ulang proses Tingkat perbaikan bisa mencapai 50% - 1000% Prinsip umum meliputi antara lain : Mengurangi pekerjaan tangan (manual) Mengurangi langkah proses Menyusun proses secara paralel daripada berurutan Melibatkan personil kunci lebih awal untuk mencegah kesalahan

Langkah Penting Perbaikan Proses Suatu Sistem 1.Menetapkan proses Mengumpulkan informasi tentang proses Mendokumentasikan proses Membuat diagram alir 2. Menganalisis proses Kondisi proses Kondisi setiap langkah proses (sub proses) Peluang perbaikan 3. Perancangan ulang proses Menggunakan hasil analisis Mendokumentasikan perbaikan (pengurangan waktu, biaya, waste, turnover pegawai, kecelakaan dan bahaya, peningkatan mutu, kondisikerja, provit dan kepuasan pelanggan)

Perangkat Perbaikan Mutu Seven Tools 1. Check sheet 2. Flowchart 3. Scatter diagram 4. Histogram 5. Pareto Analysis 6. Control chart 7. Course and effect diagram

Persyaratan Pokok Untuk Perbaikan Mutu Melatih karyawan mengenai metoda Statistical Process Control (SPC) Menerapkan SPC sebagai basis operasi harian Membangun tim kerja dan mendorong keterlibatan karyawan Menggunakan perangkat pemecahan masalah dalam tim kerja Membangun rasa memiliki terhadap operator dalam proses

Beberapa Metoda Perbaikan Mutu 1. Siklus PDCA / PDSA Deming SIKLUS DEMING (PDSA) RINCIAN KEGIATAN Mempelajari proses Menganalisis masalah/penyebab Menyusun rencana perbaikan Mencoba rencana perbaikan Mengukur kinerja Mengevaluasi hasil Merevisi rencana jika tidak berhasil Men-standarisasi jika berhasil PLAN DO STUDY ACT

PERANCANGAN (ULANG) PROSES 2. Model Six Sigma : DMAIC PERANCANGAN (ULANG) PROSES PERBAIKAN PROSES KEGIATAN - Identifikasi masalah khusus - Identifikasi peningkatan persyaratan pelanggan - Identifikasi masalah - Tetapkan tujuab perbaikan - Pemetaan proses DEFINE - Mengukur kinerja proses saat ini MEASURE - Identifikasi praktek-praktek terbaik - Evaluasi rancangan proses saat ini - Identifikasi peluang perancangan ulang - Analisis kinerja proses - Membuat hipotesis penyebab masalah - Verifikasi akar masalah ANALIZE - Merancang proses baru - Uji coba rancangan baru - Standarisasi proses sesuai hasil uji coba rancangan baru - Menyusun alternatif solusi penghilangan akar masalah - Menguji solusi - Standarisasi hasil uji solusi IMPROVE - Mengukur kinerja proses baru - Melakukan evaluasi terhadap kinerja proses baru - Mengukur kinerja proses sesuai kondisi perbaikan - Lakukan tindakan koreksi jika ada ketidak sesuaian CONTROL

3. Benchmarking Mencari praktek-praktek terbaik Ada beberapa jenis : Internal Competitive Functional Generic Langkah-langkah benchmarking : Memilih subyek Memilih perusahaan pembanding Mengumpulkan informasi eksternal Analisis data dan menerapkan perbaikan Evaluasi peningkatan kinerja

LATIHAN (1). Jelaskan sumber variasi pada proses produksi hasil pertanian (2). Jelaskan perbedaan siklus pengendalian “feedback” dengan “feedfoward” (3). Apa yang dimaksud dengan sensor pada proses pengendalian mutu ? Terangkan perbedaan antara presisi dan akurasi ! (4). Jelaskan siklus PDCA Deming (5). Jelaskan beberapa pendekatan untuk perbaikan mutu !

Daftar Pustaka Gasperz, Vincent. 2005. Total Quality Management. PT Gramedia Pustaka Utama. Luning.P.A., Marcelis.W.J. dan Jongen.W.M.F. 2002. Food Quality Management, A Techno-Managerial Approach. Wageningen Pers. JURAN.J.M. dan F.M. GRYNA. Juran’s Quality Control Handbook.1998. McGraw-HILL Book Company, Network. Miranda dan Amin W.T. 2002. Six Sigma : Gambaran Umum. Penerapan dan Metode-Metode yang Digunakan Untuk Perbaikan. Harvarindo. Tenner.A.R.dan I.J.Detoro.1992. Total Quality Management. Addison-Wesley Publishing Company.