PROSES PEMECAHAN MASALAH DAN PERBAIKAN MUTU SUATU PROSES SIRKULER Disajikan oleh MARGONO SLAMET

PROSES PEMECAHAN MASALAH ATAU PROSES PERBAIKAN MUTU Plan P A Act D Do C Check

RINCIAN PROSES PERBAIKAN PLAN = BUAT RENCANA 1. Pilih masalah atau proses yang akan di- pecahkan atau diperbaiki lebih dahulu, dan jelaskan adanya kesempatan untuk memperbaikinya ----> SWOT Analysis. Strength * Weakness Opportunity * Threat SWOT: 2. Uraikan proses yang berlaku, berkenaan dengan hal tersebut di atas. 3. Uraikan semua hal yang menjadi penyebab timbulnya masalah atau mutu yang tak me- muaskan sesuai dengan akar permasalahannya 4. Kembangkan cara pemecahan masalah atau perbaikan yang efektif dan dapat dilaksanakan.

DO = KERJAKAN, LAKSANAKAN 5. Laksanakan pemecahan masalah atau laksanakan perubahan proses sesuai yang direncanakan. ( Dilaksanakan sebagai UJI COBA) CHECK = EVALUASI 6. Tinjau dan evaluasi hasil dari perubah- an proses. Kalau masih kurang baik mutunya, adakan perbaikan lagi sampai mutunya sesuai dengan yang kita harap- kan.

ACT = TINDAK LANJUTI 7. Tarik pelajaran dari perubahan dan hasilnya; gunakan proses yang sudah baik hasilnya itu sebagai prosedur standar.

Penjelasan lebih lanjut dan contohnya PLAN = BUAT RENCANA YANG MELAKUKAN : Tim Pimpinan, Kelompok Kerja, Panitia Khusus, atau Tim Perbaikan. Setiap anggota Tim/Panitia harus menyi- apkan diri untuk berpartisipasi dalam pembuatan rencana. LANGKAH 1 : Pilih masalah atau proses yang akan lebih dahulu dipecahkan / diperbaiki, dan uraikan faktor-faktor yang memungkinkan dipecahkannya masalah itu atau yang memungkinkan dilakukannya perbaikan proses.

a. Identifikasi hal-hal yang merugikan reputasi PT. b. Bentuk dan dukung Tim perbaikan mutu yang tepat. c. Tinjau data yang berkaitan dengan masalah/isu di atas. d. Batasi permasalahannya hingga terfokus pada intinya. e. Rumuskan maksud dan tujuan usaha perbaikan atau usaha pemecahan masalah yang akan dilakukan. Proses pelaksanaan Langkah 1 : Cara dan Alat yang biasa dipakai : Curah pendapat (brainstorming) * Affinity Diagram Checksheet * Control Chart * Histogram Interrelationship Diagraph * Pareto Chart Prioritization Maices * Process Capability Radar Chart * Run Chart.

Contoh : Situasi : Di Fakultas A dari Unversitas X terjadi keresahan karena sebagian besar mahasiswa harus menempuh pendidikan lebih dari 4 tahun dan banyak yang belum siap pula pada batas waktu yang ditentukan oleh Universitas, yaitu 7 tahun. Akibat dari kenyataan yang sudah ber- langsung bertahun-tahun ini akhirnya hanya sedikit mahasiswa yang berminat masuk ke Fakultas A itu.

Data yang bisa menjelaskan situasi tersebut perlu di- himpun dan disajikan secara jelas. Run Chart : Jumlah Mahasiswa baru di Fak. A 100 75 50 - 25 | | | | | | | | | | 1985 86 87 88 89 90 91 92 93 94

Pareto Chart : KELUHAN MAHASISWA 200 150 100 50 35% A = Skripsi susah dan lama B = Terlalu banyak mata kuliah C = Kuliahnya tak jelas D = Dosennya sering tak ada E = Nilai dari Dosen mahal F = Tak ada bukunya. 23% 19% 14% 6% 3% A B C D E F

Lama Studi Mahasiswa Per Jurusan di Fak. A PARETO CHART : Lama Studi Mahasiswa Per Jurusan di Fak. A 1988 - 1995 275 -- 250 -- 225 -- 200 -- 175 -- 150 -- 125 -- 100 -- 75 -- 50 -- 25 -- 230 218 > 6 TAHUN 78 48 78 160 4.1 - 6 TAHUN 135 4 TAHUN 85 121 126 109 49 49 17 26 26 9 A B C D J U R U S A N

MASALAH : Jumlah mahasiswa menurun karena waktu studi Dari data-data tersebut tadi ditariklah kesimpulan : MASALAH APA YANG SEBENARNYA DIHADAPI OLEH FAKULTAS A INI. MASALAH : Jumlah mahasiswa menurun karena waktu studi di Fakultas A sangat panjang, dan ini disebabkan oleh beban yang terlalu berat pada skripsi dan terlalu ba- nyaknya mata kuliah. Dalam hal ini Jurusan D dan C yang paling perlu mendapat perhatian. Sesudah mengetahui secara lebih spesifik apa yang menjadi ma- salah, dan timbul keinginan untuk memperbaiki keadaan dengan memecahkan masalah yang ada itu, perlu dirumuskan tujuan yang ingin dicapai dengan usaha perbaikan itu. TUJUAN : Kurangi jumlah mahasiswa yang masa studinya lebih dari 4 tahun.

CARA ATAU ALAT YANG BIASA DIPAKAI : LANGKAH 2 : Uraikan proses yang terjadi pada saat ini yang meliputi pendidikan mahasiswa mulai dari masuk sampai wisuda, Pilihlah proses yang relevan atau sebagian dari proses yang berkaitan dengan munculnya ma- salah. Jelaskanlah proses yang sedang dalam pengamatan. CARA ATAU ALAT YANG BIASA DIPAKAI : Curah pendapat (brainstorming) Flowchart (diagram alir)

PROSES MAHASISWA MENJALANI TUGAS SKRIPSI FLOWCHART : PROSES MAHASISWA MENJALANI TUGAS SKRIPSI Akhir Sem. 8 Mahasiswa mendaftar Mahasiswa selesai semua kuliah 2 mg 2 mg Penunjukan Do- sen Pembimbing Penentuan Judul Menyusun Ren- cana Penelitian 1 bl 2 bl 2 mg Melakukan Penelitian Konsultasi dengan Dosen Pembimbing Seminar 1 2 mg 1 bl 3 bl Menganalisa & Menulis Skripsi Konsultasi Seminar 2 UJIAN 2 bl 2 bl 3 bl (17 bl )

Masalah lamanya penyelesaian tugas skripsi tidak KESIMPULAN : Masalah lamanya penyelesaian tugas skripsi tidak berdiri sendiri tetapi berkaitan dengan kebijakan makro dari Fakultas. LANGKAH 3 : Uraikan semua hal yang mungkin menjadi penyebab masalah di atas. Tentukan dan kumpulkan semua fakta dan pendapat yang menjadi penyebab masalah tersebut. Konfirmasikan pendapat-pendapat itu dengan data bila mungkin. CARA DAN ALAT YANG BIASA DIPAKAI : Diagram Afinitas * Curah Pendapat Diagram Tulang Ikan * Analisa Medan Gaya Diagram Pareto

DIAGRAM TULANG IKAN MAHASISWA DOSEN STAF ADMINISTRASI TERLALU LAMA MENYELESAIKAN SKRIPSI FASILITAS LINGKUNGAN PROSEDUR/ METODA

MISAL : Tariklah kesimpulan berdasarkan apa yang ditemukan melalui Diagram Tulang Ikan. MISAL : 1. Mahasiswa terlambat mendapatkan Dosen Pembimbing. 2. Dosen senior yang berhak membimbing terbatas. 3. Judul skripsi terlalu lambat ditentukan. 4. Terlalu banyak persyaratan yang memberatkan maha- siswa. 5. Dosen tak punya cukup waktu untuk membimbing, karena terlalu banyak mahasiswa yang dibimbing. 6. Mahasiswa sulit menemui Dosen Pembimbing karena se- ring tidak ada di tempat. 7. Mahasiswa jarang menemui Dosen Pembimbingnya.

Buatlah cara pemecahan masalah atau cara perba- LANGKAH 4 : Buatlah cara pemecahan masalah atau cara perba- ikan yang efektif dan yang dapat dilaksanakan, ter- masuk sasaran (target) yang harus dicapai. Tentukan cara-cara pemecahan masalahnya, dan tentukan rankingnya. Rencanakan perubahan proses : Apa ? Siapa ? Kapan ? Buatlah rencana cadangan bila menyangkut ren- cana baru dan berisiko tinggi. Tentukan target untuk perbaikan dan tentukan metoda pemantauan.

CARA ATAU ALAT YANG BIASA DIPAKAI : Diagram Alir * Gantt Chart Matrix Diagram * Tree Diagram Responsibility Matrix * Brainstorming KEPUTUSAN : (Sebagai misal) 1. Pada akhir Semester 5 Dosen Pembimbing sudah ditetapkan. 2. Persyaratan untuk Dosen Pembimbing diturunkan menjadi Gol. IIIc. 3. Pelatihan Bimbingan Skripsi untuk Dosen Gol. IIIc. 4. Akhir Semester 6 judul skripsi sudah disetujui. 5. Seminar I dihapus. 6. Jumlah mahasiswa bimbingan per Dosen max. 5 orang. 7. Setiap Dosen pinya jam kerja untuk konsultasi mahasiswa. 8. Minimum seminggu 1 kali mahasiswa harus menemui Do- sennya.

Alat yang biasanya dipakai : DO = LAKSANAKAN LAKSANAKAN SOLUSI DAN PERUBAHAN PROSES YANG SUDAH DITENTUKAN. LANGKAH 5 : Sering disarankan agar mencoba solusi itu pada skala kecil lebih dahulu. Ikuti rencana dan pantaulah proses dan hasilnya. Adakan penyesuaian pada cara atau proses bila keadaan memerlukan demikian. Alat yang biasanya dipakai : Activity Network Diagram * Gantt Chart Check Sheet * Control Chart

Alat yang biasa dipakai : CHECK = EVALUASI TINJAU DAN EVALUASI HASIL DARI PERUBAHAN YANG DILAKUKAN. LANGKAH 6 : Buatlah alat atau cara untuk memantau (memo- nitor) pelaksanaan proses dan hasilnya. Konfirmasikan bahwa cara atau alat itu absyah untuk digunakan. Apakah solusi itu mendatangkan efek yang di- inginkan ? Apakah ada konsekuensi yang tak diharapkan ? Alat yang biasa dipakai : Check Sheet * Control Chart Flowchart * Pareto Chart Run Chart

ACT = TINDAK LANJUTI Alat yang biasa dipakai : LANGKAH 7 : LANJUTKAN USAHA PERBAIKAN MUTU BERDASAR PELAJARAN YANG DIPER- OLEH DARI PERUBAHAN DAN HASILNYA. LANGKAH 7 : Nilailah hasil-hasil yang dicapai, demikian pula proses pemecahan masalah dan perubahan proses yang dire- komendasikan. Teruskan perbaikan proses bila diperlukan; bakukan bila memungkinkan. Rayakan keberhasilan yang dicapai. Alat yang biasa dipakai : Affinity Diagram Brainstorming

Pantau dan Evaluasi Kemajuan ENAM LANGKAH UTAMA PERBAIKAN MUTU 1. 2. Temukan hal-hal yang Perlu Diperbaiki Evaluasi Kinerja Saat Ini Perbaikan Mutu Berkelanjutan 6. Akui dan Hargai Keberhasilan 3. Tentukan Tujuan Perbaikan 5. Pantau dan Evaluasi Kemajuan 4. Lakukan Proses Pemecahan Masalah (Margono Slamet)

PERBAIKAN MUTU LANGKAH 1 : EVALUASI KINERJA SAAT INI. 1.1. Kumpulkan, susun dan simpulkan data dan informasi dari pelanggan dan kinerja warga.. 1.2. Evaluasi sistem / proses kerja yang ada. LANGKAH 2 : TENTUKAN HAL-HAL YANG PERLU DIPERBAIKI. 2.1. Analisis masukan dari pelanggan dan warga. 2.2. Jelaskan aktivitas-aktivitas yang tidak berguna dan temukan hal-hal yang perlu diperbaiki. LANGKAH 3 : TENTUKAN TUJUAN PERBAIKAN. 3.1. Tentukan tujuan-tujuan perbaikan yang diinginkan. 3.2. Perjelas maksud tujuan-tujuan itu perbaikan. (Margono Slamet)

LANGKAH 4 : LAKUKAN PROSES PEMECAHAN MASALAH 4.1. Temukan dan Pilihlah Masalah-masalah  Rumuskan secara jelas masalah-masalah yang ada agar sepenuhnya dapat dimengerti oleh semua anggota tim.  Tentukan urutan prioritas masalah.  Kumpulkan informasi yang berkaitan dengan masalah.  Pilih masalah yang terpenting secara sistematis. 4.2. Analisis Masalah itu.  Rumuskan pernyataan tentang masalah.  Cari kemungkinan penyebab-penyebab masalah dari sudut pandang sistem.  Tentukan penyebab utama.  Kumpulkan tambahan data yang diperlukan. 4.3. Pikirkan dan Pilih Cara Pemecahan.  Kalau tak ada satu cara terbaik yang dapat disetujui bersama, pilih beberapa cara pemecahan. (Margono Slamet)

LANGKAH 5 : PANTAU DAN EVALUASI KEMAJUAN. 4.4. Dapatkan Persetujuan dan Dukungan.  Perlu mengkomunikasikan informasi permasalahan itu kepada semua pejabat yang terkait untuk mendapatkan dukungan yang berlanjut dengan pemecahan masalah. 4.5. Buat Rencana Kerja dan Tindak Lanjutnya.  Buat Rencana Kerja (Action Plan)  Pastikan Pelaksanaan yang Sesuai/Tepat.  Tindak Lanjuti. LANGKAH 5 : PANTAU DAN EVALUASI KEMAJUAN. 5.1. BUAT RENCANA UNTUK MELACAK EFEKTIVITAS. 5.2. KUMPULKAN MASUKAN INFORMASI DARI PELANGGAN. 5.3. ANALISIS HASIL-HASILNYA DAN RENCANAKAN MODIFIKASI UNTUK MEMPERBAIKI. Suatu cara dikatakan efektif bila menghasilkan sesuatu (yang dapat diukur) yang memperbaiki proses dan keluaran yang memuaskan pelanggan.

LANGKAH 6 : AKUI DAN HARGAI KEBERHASILAN DAN KEMAJUAN  Hasil evaluasi tidak akan pernah dipakai untuk menyasalakan orang tertentu, tetapi sebagai masukan kedalam lingkaran- pemecahan-masalah untuk perbaikan mutu. LANGKAH 6 : AKUI DAN HARGAI KEBERHASILAN DAN KEMAJUAN 6.1. TENTUKAN TUJUAN-TUJUAN MANA YANG SUDAH DAPAT DICAPAI ATAU BAHKAN MELEBIHI. 6.2. LAKSANAKAN SISTEM PENGHARGAAN DAN PENGAKUAN. 6.3. KOMUNKASIKAN KEBERHASILAN.

SELAMAT MELAKSANAKAN PERBAIKAN MUTU KERJA SELESAI SELAMAT MELAKSANAKAN PERBAIKAN MUTU KERJA